Giao tiếp kinh doanh hiệu quả: Nguyên tắc, 7C và lợi ích
Đọc bài viết này để tìm hiểu về truyền thông hiệu quả. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Nguyên tắc giao tiếp kinh doanh hiệu quả 2. Bảy chữ C trong giao tiếp hiệu quả 3. Lợi ích của giao tiếp hiệu quả.
Nguyên tắc giao tiếp kinh doanh hiệu quả:
Giao tiếp kinh doanh là một quá trình năng động và phức tạp.
Để làm cho quá trình này có hiệu quả và đạt được các mục tiêu của kinh doanh, chúng ta nên tính đến các yếu tố sau:
A. Quan điểm của Chester I. Barnard:
Theo Chester I. Barnard, giao tiếp kinh doanh, để có hiệu quả, phải có một thông điệp:
tôi. Có thể hiểu được cho người nhận;
ii. Tương thích với lợi ích của những người liên quan;
iii. Có liên quan đến các mục tiêu của tổ chức; và
iv. Thể chất và tâm lý khả thi.
B. Mười điều răn của Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ:
Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ đã quy định mười điều cần thiết sau đây để giao tiếp kinh doanh hiệu quả:
tôi. Hình thành một ý tưởng rõ ràng về thông tin trước khi giao tiếp;
ii. Khắc phục mục đích, mục tiêu hoặc mục đích của truyền thông;
iii. Tạo môi trường vật lý và tâm lý để giao tiếp;
iv. Lập kế hoạch truyền thông thông qua tham vấn;
v. Chọn đúng đối tượng của giao tiếp;
vi. Làm cho người nhận nhận ra giá trị của tin nhắn;
vii. Theo dõi thông tin liên lạc;
viii. Có một ý tưởng rõ ràng về tầm quan trọng của giao tiếp;
ix Hành động phù hợp với giao tiếp;
x. Nghe đúng.
C. Nguyên tắc chung của truyền thông kinh doanh hiệu quả:
Các nguyên tắc chung để giao tiếp kinh doanh hiệu quả có thể được nêu ra như sau:
1. Rõ ràng:
Quá trình giao tiếp, để phục vụ mục đích, phải đảm bảo sự rõ ràng của giao tiếp. Một giao tiếp kinh doanh sở hữu sự rõ ràng khi nó được thể hiện bằng ngôn ngữ và được truyền tải theo cách mà người nhận sẽ hiểu.
Mục tiêu cơ bản của giao tiếp là mang hai tâm trí lại với nhau, và điều này chỉ có thể xảy ra khi người gửi có nghĩa là gì được người nhận hiểu theo cùng một cách. Vì vậy, giao tiếp nên rõ ràng và đơn giản bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
2. Tính thỏa đáng:
Mục tiêu trong giao tiếp là đảm bảo luồng thông tin tối ưu. Nó là đủ để bao gồm các lĩnh vực. Quá trình giao tiếp phải đảm bảo rằng tất cả những thông điệp cần thiết cho các cá nhân khác nhau trong tổ chức liên quan đến việc thực thi các nhiệm vụ chính thức của họ phải được truyền tới họ và hơn nữa, luồng này liên quan đến các loại thông điệp khác nhau phải đầy đủ
3. Chú ý:
Thông điệp, khi nhận được, cần được hiểu đúng về ý nghĩa và nội dung của nó với sự chú ý đầy đủ. Mặc dù rõ ràng về biểu hiện, thông điệp được sáng tác tốt có thể rất khó khăn và, do đó, có thể không được hiểu vì sự chú ý nửa vời của chúng tôi.
Vì vậy, sự chú ý và tập trung đầy đủ của người nhận đối với việc nghe hoặc đọc tin nhắn nên được coi là rất cần thiết để hiểu đúng về thông điệp được truyền đạt. Nếu tin nhắn nhận được sự công nhận và hiểu biết dưới bàn tay của người nhận, người giao tiếp sẽ cảm thấy được khuyến khích nhiều trong nỗ lực của mình.
4. Thời gian:
Tiện ích của bất kỳ tin nhắn nào đến người nhận đều bị ảnh hưởng rõ rệt bởi tính kịp thời của nó. Do đó, quá trình giao tiếp không chỉ đảm bảo rằng tin nhắn đến được người nhận mà còn đến được với anh ấy / cô ấy khi anh ấy / cô ấy yêu cầu. Có thể một người có thể cần một chút thời gian để biên dịch thông tin có nội dung đa dạng và phức tạp.
Một khoảng thời gian phù hợp nên được cho phép cho mục đích xem xét mức độ khẩn cấp và yêu cầu về thời gian của thông tin.
5. Tính toàn vẹn:
Nguyên tắc này đòi hỏi giao tiếp kinh doanh phải hỗ trợ cơ cấu tổ chức và mục tiêu. Truyền thông là một phương tiện và một công cụ để đảm bảo và duy trì sự hợp tác giữa cấp trên và cấp dưới cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp.
Đối với mục đích này, cũng cần đặc biệt chú ý đến vị trí của các nhà quản lý cấp dưới là trung tâm truyền thông. Họ nên có sự hỗ trợ và khuyến khích để sử dụng vị trí và trạng thái của họ. Các nhà quản lý hàng đầu thường quên điều này và truyền đạt thông điệp bằng cách thông qua các nhà quản lý cấp dưới này trong nỗ lực liên hệ trực tiếp với các nhân viên có ý nghĩa liên lạc.
Thủ tục này không thể theo ý thích của các nhà quản lý cấp dưới, những người chiếm giữ các vị trí quan trọng với tình trạng xác định. Do đó, một giao tiếp từ trên xuống dưới phải vượt qua mọi giai đoạn của chính quyền.
6. Chiến lược sử dụng của tổ chức không chính thức:
Tổ chức không chính thức bắt nguồn từ nhu cầu truyền thông tin. Nó tiếp tục có hoặc không có sự chấp thuận của các nhà quản lý và có thể có kết thúc mang tính xây dựng hoặc phá hoại. Vì vậy, nhiệm vụ của người quản lý là sử dụng nó một cách xây dựng như một phương tiện giao tiếp.
Khi tổ chức không chính thức phát triển một cách tự phát, không nên khuất phục hoặc dập tắt nó. Nó cũng không nên được bỏ qua, nhưng nên được sử dụng để truyền và nhận thông tin liên lạc để bổ sung cho những người của tổ chức chính thức.
Điều này sẽ đảm bảo sự phối hợp và nỗ lực táo bạo thích hợp. Hơn nữa, thông điệp chảy chính thức giữa cấp trên và cấp dưới có thể không đầy đủ và không đáng tin cậy trong việc xử lý chúng một cách nhanh chóng với sự hiểu biết đúng đắn. Trong tình huống như vậy, việc sử dụng chiến lược của tổ chức không chính thức là dẫn đến quá trình truyền thông.
7. Cân bằng giữa Khả năng thích ứng và Tính đồng nhất:
Hoạt động trơn tru của một tổ chức phụ thuộc một phần vào tính đồng nhất. Tuy nhiên, khả năng thích ứng nên được sử dụng khi các tình huống và cá nhân khác nhau có liên quan. Đơn đặt hàng và báo cáo có thể được truyền đạt thông qua các hệ thống cung cấp cơ hội thích ứng với các tình huống cụ thể.
8. Lãi suất và chấp nhận:
Mục đích của giao tiếp kinh doanh là bảo đảm một phản ứng tích cực. Người được truyền đạt nên quan tâm đến tin nhắn và chấp nhận nó. Giao tiếp đi xuống sẽ hiệu quả hơn nếu tinh thần tốt, và giao tiếp đi lên được thông qua khi cấp trên là người biết lắng nghe.
Trong khi áp dụng các nguyên tắc giao tiếp, cần nhớ rằng chúng có thể hiếm khi được thực thi. Vì vậy, tất cả các thành viên của tổ chức chấp nhận các nguyên tắc này.
9. Lịch sự:
Lịch sự nên được duy trì bằng mọi giá trong mọi giao tiếp. Trong giao tiếp kinh doanh, đặc biệt, lịch sự là một dấu hiệu của một tổ chức tốt. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, xin lỗi vì một lỗi lầm, cảm ơn sự giúp đỡ, trả lời thư không chậm trễ, vv là một số ví dụ về phép lịch sự trong giao tiếp kinh doanh.
10. Đồng tình:
Giao tiếp kinh doanh, để có hiệu quả, nên ngắn gọn. Chỉ có sự thật cần thiết được nêu ra tránh lặp lại.
11. Kênh:
Sử dụng kênh trực tiếp và ngắn nhất giúp tiết kiệm đối tượng truyền thông khỏi sự biến dạng. Cần thận trọng trong vấn đề này.
12. Phản hồi:
Một giao tiếp hoàn tất khi nhận được phản hồi từ người nhận. Mục tiêu cuối cùng của truyền thông được thực hiện thông qua nguyên tắc này.
13. Giao tiếp hai chiều:
Giao tiếp một chiều là không mong muốn. Nó không thể thực hiện mục đích của giao tiếp kinh doanh. Cả người gửi và người nhận nên giao tiếp với nhau. Nó giúp quá trình phản hồi.
Bảy C trong giao tiếp hiệu quả :
Một giao tiếp để có hiệu quả đòi hỏi bảy C sau:
1. Hoàn thành:
Tiêu chí đầu tiên của một giao tiếp hiệu quả là tính đầy đủ của nó. Thông điệp hoặc bối cảnh của giao tiếp nên chứa tất cả các sự kiện cần thiết cho phản ứng thích hợp của người nhận. Một giao tiếp hoàn chỉnh làm rõ tất cả các câu hỏi có thể và giúp đưa ra quyết định đúng đắn.
2. Tính đồng nhất:
Các chủ đề của giao tiếp nên ngắn gọn và ngắn gọn về bản chất. Không có công phu không cần thiết sẽ được thực hiện trong một giao tiếp. Các từ được sử dụng trong giao tiếp phải phù hợp và diễn đạt phải chính xác. Sự lặp lại nên tránh Thông điệp súc tích giúp tiết kiệm thời gian của cả người gửi và người nhận.
3. Cân nhắc:
Trong khi thực hiện giao tiếp, người gửi nên xem xét nền tảng xã hội và văn hóa, giáo dục, tuổi tác, cảm xúc, v.v. của người nhận và sửa đổi ngôn ngữ, thay đổi thái độ và cách tiếp cận phù hợp.
4. Cụ thể:
Truyền thông cụ thể đề cập đến việc trao đổi thông tin cụ thể, xác định và chính xác thay vì thông tin mơ hồ và chung chung. Nó có sức thuyết phục và chấp nhận được đối với người nhận vì không có sự mơ hồ trong đó.
5. Lịch sự:
Một cách tiếp cận lịch sự nên được trình bày trong một giao tiếp hiệu quả. Người gửi tin nhắn nên cảnh giác về nhân phẩm, sự tôn trọng và danh dự của người nhận. Cần thận trọng để thông tin liên lạc không bị tổn thương, tổn thương, coi thường hoặc kích thích người nhận bằng bất kỳ cách nào. Người gửi cũng sẽ lần lượt được tôn trọng như danh dự.
6. Rõ ràng:
Sự rõ ràng phải được duy trì trong giao tiếp. Ý tưởng chứa trong thông điệp cần được thể hiện rõ ràng. Sẽ không có sự nhầm lẫn về ý nghĩa của thông điệp. Người gửi và người nhận tin nhắn sẽ hiểu nó giống hệt nhau.
7. Chính xác:
Giao tiếp hiệu quả phải chính xác trong cách đánh vần, xây dựng câu và sử dụng ngôn ngữ. Những lỗi ngữ pháp phải tránh. Từ điển, kiểm tra chính tả trên máy vi tính, vv có thể được sử dụng để làm cho thông báo không có lỗi. Sửa đổi văn bản là cần thiết để tránh bất kỳ thiếu sót bất cẩn. Một thông điệp chính xác tạo ra tác động tốt đến người nhận và nâng cao uy tín của người gửi.
Lợi ích của truyền thông hiệu quả:
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin, sự kiện, ý tưởng, suy nghĩ, ý kiến giữa hai hoặc nhiều người hoặc nhóm người. Khi giao tiếp rõ ràng, đầy đủ, ngắn gọn, chính xác và được người nhận hiểu đầy đủ, nó được gọi là 'Hiệu quả - Giao tiếp'. Nếu giao tiếp mơ hồ, không đầy đủ, không chính xác và khó hiểu, nó có thể được gọi là 'Giao tiếp không hiệu quả'.
Giao tiếp không hiệu quả không tạo ra kết quả tốt; ngược lại, nó là nơi sinh sản của sự hiểu lầm, ngờ vực, thù địch, xung đột và hỗn loạn. Trong một tổ chức kinh doanh, giao tiếp hiệu quả là vô cùng quan trọng vì nó giúp ra quyết định, tăng tốc độ công việc, tăng năng suất, làm cho mối quan hệ kinh doanh trở nên mạnh mẽ, tăng sự hài lòng của khách hàng và giải quyết nhiều vấn đề khác.
Những lợi ích của truyền thông kinh doanh hiệu quả là:
1. Giúp đưa ra quyết định:
Một quyết định, để chính xác và phù hợp, phải dựa trên thông tin đầy đủ và chính xác mà chỉ có giao tiếp hiệu quả mới có thể mang lại với nhau.
2. Tăng tốc luồng công việc:
Luồng công việc không bị cản trở nếu đơn đặt hàng, hướng dẫn, đề xuất, vv được truyền đạt đúng cách và kịp thời.
3. Tăng năng suất:
Giao tiếp hiệu quả cho phép đội ngũ công nhân tập trung vào công việc tương ứng loại bỏ sự nhầm lẫn khỏi tâm trí họ. Nó làm tăng khả năng, hiệu quả và chất lượng hiệu suất của họ dẫn đến năng suất cao hơn.
4. Cải thiện sự hài lòng của công việc:
Giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên và người giám sát tại nơi làm việc có thể thúc đẩy sự hài lòng trong công việc ở cả hai đầu. Các nhân viên nghĩ rằng chúng rất cần thiết cho tổ chức và mặt khác, người giám sát cũng cảm thấy hài lòng rằng các đơn đặt hàng của mình được thực hiện bởi các nhân viên.
Khi các nhân viên biết rõ phải làm gì, khi nào nên làm và về phần thưởng cho hiệu suất của họ, họ có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả. Họ vẫn hài lòng và trung thành với thẩm quyền cao hơn của họ.
5. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc:
Nếu một giao tiếp không được hiểu đúng cách sẽ cần thêm cuộc trò chuyện để có sự rõ ràng liên quan đến thêm thời gian và tiền bạc. Giao tiếp hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách ngăn chặn nhiều giao tiếp. Lựa chọn phương tiện liên lạc phù hợp trong số các phương pháp khác nhau (ví dụ: điện thoại, điện thoại di động, e-mail, fax, thư, trò chuyện trực tiếp, v.v.) theo yêu cầu có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.
6. Tăng cường hoạt động quảng cáo:
Hàng hóa và dịch vụ được đưa đến kiến thức của người tiêu dùng thông qua các hoạt động truyền thông và quảng cáo (ví dụ: quảng cáo, sử dụng các phương tiện khác nhau, v.v.) được thực hiện hiệu quả thông qua nó.
7. Làm cho mối quan hệ kinh doanh trở nên mạnh mẽ:
Giao tiếp hiệu quả với những người bên ngoài và các tổ chức (ví dụ: chủ nợ, ngân hàng, công ty bảo hiểm, quản lý doanh nghiệp, v.v.) tạo mối quan hệ lành mạnh với tất cả các bên liên quan.
8. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp:
Cách một tổ chức giao tiếp diễn xuất dựa trên ấn tượng về hiệu quả của nó trên giao tiếp. Giao tiếp tốt biểu thị tổ chức tốt và chuyên nghiệp hiệu quả.
9. Tăng sự hài lòng của khách hàng:
Sự hài lòng của khách hàng là một khía cạnh quan trọng của việc xem xét đối với một tổ chức kinh doanh. Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào nó. Giao tiếp hiệu quả là cần thiết trong việc đạt được sự tự tin của khách hàng. Nó làm rõ tất cả các truy vấn (liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, tính sẵn có, giá cả, chất lượng, sự đa dạng, v.v.) của khách hàng và làm cho họ hài lòng và hài lòng.
10. Giải quyết các vấn đề khác nhau:
Vô số vấn đề (ví dụ như tin đồn, tin đồn, xung đột, sự ngờ vực giữa các nhân viên, nhà quản lý, v.v.) mọc lên trong một tổ chức kinh doanh do giao tiếp kém hoặc không có giao tiếp. Giao tiếp hiệu quả có thể giải quyết các vấn đề dễ dàng. Nó thiết lập một liên kết giữa các nhà quản lý và nhân viên. Mối quan hệ giữa họ được xoa dịu và những vấn đề và bất bình khác nhau được xóa bỏ.
