Bản chất của tổ chức: Tổ chức theo quy trình & tổ chức theo cấu trúc

Về cơ bản, bản chất của tổ chức có thể được xem xét theo hai cách: (1) Tổ chức như một quá trình (2) Tổ chức như một cấu trúc hoặc khuôn khổ của mối quan hệ!

(1) Tổ chức như một quá trình:

Là một quá trình, tổ chức là một chức năng điều hành. nó trở thành một chức năng quản lý liên quan đến các hoạt động sau:

(i) Xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh,

(ii) Phân chia công việc,

(iii) Nhóm các hoạt động liên quan đến nhau,

(iv) Phân công nhiệm vụ cho những người có thẩm quyền cần thiết,

(v) Ủy quyền và

(vi) Phối hợp các nỗ lực của những người và nhóm khác nhau.

Khi chúng ta coi tổ chức là một quá trình, nó sẽ trở thành chức năng của mọi người quản lý. Tổ chức là một quá trình liên tục và diễn ra trong suốt cuộc đời của một doanh nghiệp. Bất cứ khi nào có sự thay đổi trong hoàn cảnh hoặc thay đổi vật chất trong tình huống, loại hoạt động mới sẽ xuất hiện.

Vì vậy, cần phải xem xét lại liên tục và giao lại nhiệm vụ. Đúng người phải được tuyển dụng và đào tạo cần thiết được truyền đạt để làm cho họ có thẩm quyền để xử lý các công việc.

Do đó, quá trình tổ chức bao gồm việc phân chia công việc một cách hợp lý và tích hợp các hoạt động với các tình huống công việc và nhân sự. Nó cũng đại diện cho quan điểm nhân văn của doanh nghiệp vì đó là những người đứng đầu trong quá trình hội nhập các hoạt động. Xem xét và điều chỉnh liên tục làm cho nó năng động là tốt.

(2) Tổ chức theo cấu trúc (hoặc, khung các mối quan hệ):

Là một cấu trúc, tổ chức là một mạng lưới các mối quan hệ thẩm quyền và trách nhiệm nội bộ. Đó là khuôn khổ của các mối quan hệ của những người hoạt động ở các cấp độ khác nhau để thực hiện các mục tiêu chung. Một cấu trúc tổ chức là sự kết hợp có hệ thống của con người, chức năng và cơ sở vật chất.

Nó tạo thành một cấu trúc chính thức với thẩm quyền xác định và trách nhiệm rõ ràng. Nó phải được thiết kế đầu tiên để xác định kênh liên lạc và dòng chảy của thẩm quyền và trách nhiệm. Đối với điều này, các loại phân tích khác nhau phải được thực hiện. Peter F Drucker gợi ý ba loại phân tích sau:

(i) Phân tích hoạt động

(ii) Phân tích quyết định

(iii) Phân tích mối quan hệ

Một hệ thống phân cấp phải được xây dựng tức là một hệ thống phân cấp các vị trí có thẩm quyền và trách nhiệm được xác định rõ ràng. Trách nhiệm của từng chức năng phải được chỉ định. Do đó, nó phải được đưa vào thực tế. Theo một cách nào đó, tổ chức cũng có thể được gọi là một hệ thống.

Sự nhấn mạnh chính ở đây là về các mối quan hệ hoặc cấu trúc chứ không phải là con người. Cấu trúc một khi được xây dựng không có khả năng thay đổi sớm. Do đó, khái niệm tổ chức này là một khái niệm tĩnh. Nó cũng được gọi là khái niệm cổ điển. Sơ đồ tổ chức được chuẩn bị mô tả mối quan hệ của những người khác nhau.

Trong một cấu trúc tổ chức, cả các tổ chức chính thức và không chính thức hình thành. Cái trước là một kế hoạch trước và được xác định bởi hành động điều hành. Cái sau là một sự hình thành tự phát, được đặt ra bởi những tình cảm, sự tương tác và các thuộc tính liên quan khác của những người trong tổ chức. Cả hai tổ chức chính thức và không chính thức, do đó, có cấu trúc.