Truyền thông văn phòng: Ý nghĩa, tầm quan trọng và các loại

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Office Communication. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của giao tiếp văn phòng 2. Tầm quan trọng của giao tiếp văn phòng 3. Các loại giao tiếp văn phòng.

Ý nghĩa của giao tiếp văn phòng:

Đến xã nghĩa là làm chuyện. Đây là một chức năng bình thường trong cuộc sống hàng ngày của chúng tôi. Điều này là cần thiết để thực hiện liên lạc, để giải thích mọi thứ, trao đổi ý tưởng, truyền đạt thông tin, đưa ra hướng dẫn và loại bỏ những hiểu lầm. Truyền thông là không thể thiếu cho sự tồn tại. Truyền thông, tuy nhiên, có một ý nghĩa cụ thể hơn trong khoa học quản lý.

Theo giáo sư Allen, thì đó là một cây cầu có ý nghĩa. Nó bao gồm một cách nói, nghe và hiểu có hệ thống và liên tục. Rõ ràng là giao tiếp hoàn tất khi thông điệp được gửi bởi người giao tiếp được hiểu bởi giao tiếp. Nó là một cầu nối của ý nghĩa, nghĩa là ý nghĩa của một thông điệp được hiểu theo nghĩa tương tự bởi người giao tiếp và người giao tiếp.

Tầm quan trọng của giao tiếp văn phòng:

Tầm quan trọng của nó là rất lớn và đang tăng lên. Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc vào cách thức truyền thông rộng rãi và chuyên sâu được thực hiện bởi nó. Nó được mô tả như một công cụ quản lý. Đó là từ cuối cùng trong quản lý. Bất cứ khi nào có nhiều hơn một người gặp nhau, có sự giao tiếp giữa họ.

Trong một văn phòng mọi người gặp gỡ và làm việc cùng nhau. Do đó, phải có sự giao tiếp giữa họ. Chức năng chính của một văn phòng là giao tiếp, bên trong và bên ngoài. Một tổ chức cần một văn phòng vì tất cả các giao tiếp sẽ đi ra và đi vào đó. Số lượng lớn nhất của máy văn phòng là dành cho giao tiếp.

Các loại giao tiếp văn phòng:

Nói rộng hơn, giao tiếp có thể là nội bộ và bên ngoài. Giao tiếp nội bộ diễn ra giữa những người làm việc bên trong, văn phòng. Nó cũng có nghĩa là giao tiếp giữa chủ lao động và nhân viên hoặc giữa các thành viên của hiệp hội hoặc giữa một công ty và các cổ đông của nó.

Giao tiếp bên ngoài là với những người bên ngoài, như khách hàng, nhà cung cấp, con nợ, chủ nợ, các tổ chức khác, Chính phủ và các cơ quan khác nhau, và cuối cùng là công chúng nói chung. Thư ký có nhiệm vụ chính là giám sát và kiểm soát cả hai loại hình giao tiếp.

Theo các phương pháp, giao tiếp có thể được chia thành ba phần bằng miệng, bằng văn bản (tương ứng) và cử chỉ.

Sự giao tiếp nội bộ:

Thông qua giao tiếp, mối quan hệ giữa chủ lao động và nhân viên cũng như mối quan hệ cấp trên có thể được duy trì. Các quyết định được đưa ra ở cấp quản lý cao nhất chảy xuống ở cấp độ thực thi và vận hành thông qua chuỗi các mối quan hệ cấp dưới trong một cấu trúc tổ chức.

Trừ khi các mục tiêu và chính sách của tổ chức được truyền đạt tới nhân viên, họ không thể tự nhận mình với tổ chức cũng như không thể thực hiện các chức năng tương ứng.

Bất cứ khi nào có bất kỳ thay đổi nào được đưa ra trong tổ chức, phải liên lạc trước với các thành viên của nhân viên để họ chuẩn bị tinh thần. Nếu không có thể có một cú sốc. Các nhân viên cũng phải có khả năng truyền đạt sự bất bình, khiếu nại hoặc khó khăn của họ cho người sử dụng lao động.

Bằng cách này, mối quan hệ giữa chủ lao động và nhân viên tốt hơn được thiết lập và những hiểu lầm, nếu có, được xóa bỏ. Truyền thông được mô tả như một giao thông hai chiều. Giao tiếp nội bộ có thể bằng miệng, bằng văn bản, hình ảnh và cử chỉ. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, v.v., tham vấn chung hoặc thảo luận nhóm, v.v., gửi báo cáo, bản sao biên bản, v.v ... là một số phương pháp truyền thông nội bộ hiệu quả.

Liên quan đến truyền thông, có sáu loại truy vấn và các truy vấn có câu trả lời rõ ràng. Họ đang:

Tại sao?

Không có giao tiếp, cả bên trong và bên ngoài, không có tổ chức nào có thể được xây dựng và chạy.

Khi nào?

Trước khi tin nhắn bị rò rỉ ra ngoài thông qua các nguồn khác.

Gì?

Không có gì nên được che giấu về các vấn đề lợi ích chung. Không có bí mật, thực sự, cuối cùng có thể được bảo tồn. Do đó, tốt hơn là không che giấu bất cứ điều gì cho các thành viên của nhân viên, tuy nhiên, một số trường hợp ngoại lệ.

Ở đâu?

Giao tiếp có thể diễn ra một cách tự tin giữa hai người trong một nhóm rất nhỏ trong một phòng, hoặc công khai tại một cuộc họp hoặc hội nghị giữa số lượng lớn người hoặc tại một cuộc họp công cộng.

Làm sao?

Nó phải được thực hiện bằng cách sử dụng một phương tiện như vậy có thể hiểu được bởi người giao tiếp và cả người giao tiếp. Giao tiếp bằng hình ảnh rất phù hợp với người mù chữ. Có nhiều rào cản đối với giao tiếp hiệu quả, chẳng hạn như, ngôn ngữ, tiếng ồn, trạng thái, v.v.

Ai?

Các mục tiêu chung của tổ chức phải được truyền đạt tới mọi người trong tổ chức để mọi người có thể đồng nhất mình với tổ chức.

Thiết bị cơ khí:

Có nhiều máy móc hoặc thiết bị tiết kiệm lao động khác nhau được sử dụng cho giao tiếp nội bộ:

(a) Hệ thống điện thoại Inter-com bằng miệng, Dictaphone, ống khí nén, v.v.

(b) Máy đánh chữ bằng văn bản, máy sao chép, v.v.

(d) Chuông báo hiệu cuộc gọi, chuông, đèn đỏ, v.v.

Giao tiếp bên ngoài:

Giao tiếp bên ngoài là điều cần thiết để thực hiện các hoạt động và cho sự phát triển của bất kỳ tổ chức, giao dịch hoặc phi giao dịch nào. Điều này là cần thiết để mở rộng và cải thiện quan hệ công chúng và cũng để tăng cường thiện chí và uy tín. Phương pháp quảng cáo khác nhau có nghĩa là để truyền thông. Xuất bản các báo cáo, tạp chí, vv cũng là một kỹ thuật khác. Giao tiếp bên ngoài có thể bằng miệng, bằng văn bản và trực quan.

Thiết bị cơ khí:

Có nhiều máy móc hoặc thiết bị tiết kiệm labour khác nhau được sử dụng cho giao tiếp bên ngoài:

(a) Điện thoại di động bằng miệng với hệ thống trung kế, dây cáp, v.v.

(b) Máy đánh chữ bằng văn bản, máy sao chép, máy in tele (hệ thống telex), v.v.

Trong thực tế, truyền hình là một kỹ thuật nghe nhìn.