Bố cục văn phòng: Lựa chọn, yếu tố, tầm quan trọng và nguyên tắc

Đọc bài viết này để tìm hiểu về sự lựa chọn, các yếu tố, tầm quan trọng, nguyên tắc, loại và lợi thế của bố trí văn phòng.

Lựa chọn bố trí văn phòng:

Ban quản lý của mỗi văn phòng phải đưa ra một quyết định lớn về việc vị trí của văn phòng là ở khu vực thành thị hay khu vực ngoại ô, nằm cách xa thành phố. Trong khi xem xét yếu tố này, có một văn phòng nằm cách xa thành phố, người ta cũng phải xem xét liệu nó có được kết nối bằng phương tiện giao thông hay không.

Ở các nước phương Tây, ngày nay, có xu hướng ngày càng tăng để đặt văn phòng cách xa thành phố, nói ở các khu vực ngoại ô.

Những lý do cho một xu hướng như vậy là:

1. Chi phí cao:

Trong thành phố, chi phí cho mỗi feet vuông của một chỗ ở là rất cao, trong khi ở khu vực ngoại ô thì thấp.

2. Quá đông và tắc nghẽn:

Thành phố quá đông đúc và hối hả với các hoạt động mọi lúc. Đây không phải là trường hợp với vùng ngoại ô. Đôi khi không gian cần thiết để điều hành văn phòng cũng không có sẵn trong thành phố.

3. Phát triển phương tiện giao thông:

Sự phát triển của phương thức và phương tiện giao thông trong những năm qua đã giúp nhiều doanh nghiệp có văn phòng ở xa thành phố.

4. Phương tiện truyền thông:

Giờ đây, các phương tiện liên lạc như điện thoại di động, internet, máy fax, v.v., ngoài chi phí bảo trì văn phòng ở vùng ngoại ô thấp, đã buộc nhiều văn phòng tốt phải chuyển cơ sở từ khu vực thành phố sang khu vực ngoại thành.

Ngày nay, văn phòng của các ngân hàng và công ty bảo hiểm hoạt động hiệu quả hơn ở khu vực thành thị vì mật độ dân số, thu nhập cá nhân tốt, lưu lượng giao thông tốt hơn và nổi bật hơn của một trang web. Tuy nhiên, trong phân tích cuối cùng, nó là yếu tố chi phí ảnh hưởng đến sự lựa chọn.

Ngược lại, các ngành công nghiệp và văn phòng của họ nằm ở ngoại ô, và trong một số trường hợp, đang được chuyển sang các khu vực ngoại thành. Điều này cũng có nghĩa là một số phần của văn phòng phải đi đến vùng ngoại ô cùng với các đơn vị sản xuất.

Các yếu tố ảnh hưởng đến bố cục văn phòng:

Khi đã có quyết định về vị trí đặt văn phòng, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau để chọn tòa nhà văn phòng:

1. Lấy không gian cần thiết:

Trước khi quyết định vị trí, điều cần thiết là tìm hiểu xem có đủ không gian cần thiết tối thiểu ở một vị trí nhất định hay không.

2. Yếu tố về thuế:

Các loại thuế đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định kinh doanh của văn phòng. Thuế doanh nghiệp và thuế nước cho văn phòng, và Thuế bán hàng trung ương, Thuế bán hàng nhà nước và Thuế tiêu thụ đặc biệt đã áp dụng cho sản phẩm được sản xuất, và do đó nó có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của văn phòng.

3. Tác dụng của nội địa hóa:

Nếu văn phòng được đặt tại một nơi mà các đơn vị khác của văn phòng tham gia kinh doanh tương tự, được đặt, nó sẽ đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt hơn và uy tín. Nhưng điều này không thể là một yếu tố hướng dẫn. Trong thực tế trong thập kỷ qua hoặc lâu hơn, đã có một xu hướng chống lại loại tập trung này ở nước ta do phương tiện truyền thông tốt hơn và các phương tiện giao thông được cải thiện.

4. Hiện trạng xung quanh:

Sẽ thật lý tưởng khi định vị một tòa nhà văn phòng ở nơi có môi trường xung quanh lành mạnh hơn. Tiếng ồn, khói và tắc nghẽn trong một khu vực có ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và môi trường của văn phòng làm việc.

5. Sự sẵn có của các cơ sở dịch vụ khác nhau:

Những cơ sở này như ngân hàng, công ty bảo hiểm, bưu điện, văn phòng công ty vận tải đường bộ, cửa hàng bán lẻ và nhà hàng đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao hơn vì chúng được sử dụng bởi nhân viên cũng như doanh nghiệp.

6. Sẵn có của Giao thông vận tải:

Văn phòng nên được đặt sao cho phương tiện giao thông hiệu quả có sẵn cho nhân viên cũng như khách hàng. Điều này sẽ đảm bảo hoạt động trơn tru của văn phòng. Vị trí gần ga xe lửa, bến xe buýt liên bang hoặc sân bay là lợi thế lớn cho một số loại hình kinh doanh.

Quy hoạch không gian văn phòng hoặc bố trí văn phòng:

Sau khi thảo luận về các yếu tố sẽ được xem xét, bước tiếp theo cần thực hiện là lập kế hoạch cho không gian hoặc bố trí văn phòng. Bố cục văn phòng được định nghĩa là Cảnh sắp xếp tất cả các thành phần vật lý trong không gian sàn có sẵn để mang lại hiệu quả tối đa và sự phối hợp của các thành phần này thành một thể thống nhất hiệu quả hoặc hấp dẫn.

Nói cách khác, nó có thể được mô tả như là sự sắp xếp của các phòng ban, thiết bị và nam giới khác nhau trong một không gian sàn nhất định với tầm nhìn để tận dụng tối ưu không gian và đảm bảo hiệu quả tối đa của văn phòng.

Tầm quan trọng của bố cục không gian trong văn phòng:

Tầm quan trọng của bố trí không gian có thể được đánh giá từ thực tế rằng:

1. Nó đảm bảo sử dụng đúng không gian sàn:

Để đảm bảo rằng không gian sàn là đủ để đặt đồ nội thất, vv, việc sử dụng hợp lý không gian sàn là cần thiết.

2. Để đảm bảo một luồng công việc trôi chảy:

Để thấy rằng công việc văn phòng tiến lên phía trước mà không bị trì hoãn và gián đoạn thủ công, một bố cục thích hợp là rất quan trọng để đảm bảo công việc trôi chảy để giảm chi phí quản lý hành chính.

3. Để tạo điều kiện giám sát:

Một giám sát thích hợp của công việc văn phòng là điều cần thiết cho hoạt động đúng đắn của văn phòng. Bố trí tạo điều kiện cho nhiệm vụ giám sát và nó cắt giảm chi phí của nó.

4. Để tạo tác động đến khách truy cập và khách hàng:

Sự thịnh vượng của một tổ chức kinh doanh hiện đại phụ thuộc nhiều vào thiện chí của khách truy cập và khách hàng. Văn phòng là một trong những phương tiện như vậy để chiếu hình ảnh của tổ chức. Do đó tầm quan trọng của bố trí văn phòng là để đạt được mục tiêu này.

5. Để tạo điều kiện cho truyền thông:

Để điều hành một văn phòng suôn sẻ và thành thạo các sự kiện xảy ra trong văn phòng, cần có một giao tiếp liên lạc đầy đủ. Điều này được tạo điều kiện bởi một bố trí văn phòng tốt.

6. Để đảm bảo sự thoải mái và thúc đẩy tinh thần làm việc:

Tầm quan trọng của việc bố trí văn phòng phù hợp cũng xuất phát từ việc người lao động phải cảm thấy thoải mái khi làm việc để tinh thần của họ tốt. Một bố trí văn phòng tốt nhằm mục đích cung cấp điều kiện làm việc tốt nhất.

7. Để đảm bảo sử dụng tốt hơn các thiết bị văn phòng:

Để giảm chi phí bình quân đầu người khi điều hành văn phòng, cần phải sử dụng máy móc văn phòng và thiết bị văn phòng để sử dụng tốt nhất. Điều này là có thể nếu bố trí văn phòng là thích hợp. Nó giúp tập trung vào một số máy văn phòng nhất định, như các máy Xerox, trong khi các máy khác như các nhà văn loại có thể di chuyển và phân cấp.

Nguyên tắc bố trí văn phòng:

Không có quy tắc cứng và nhanh về những gì có thể là cách bố trí văn phòng và làm thế nào nó nên được. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu có một bố trí văn phòng phù hợp theo các nguyên tắc nhất định.

Một nỗ lực được thực hiện ở đây và liệt kê:

1. Thông gió tốt:

Nó cho phép dòng ánh sáng mặt trời từ trên xuống bên cạnh luồng không khí xấu và ô nhiễm.

2. Công việc:

Dòng chảy của công việc nên rất trơn tru. Dù hình dạng của bộ phận, sự di chuyển của giấy tờ và người dân nên được tối thiểu.

3. Ánh sáng:

Không gian tối đa và công việc và góc của sàn nhà sẽ nhận được ánh sáng rực rỡ, cho dù từ ánh sáng mặt trời đi qua máy thở, hoặc từ đèn, bóng đèn và đèn ống.

4. Di chuyển và quan sát:

Trong khi đặt một văn phòng và chọn không gian, khái niệm về sự chuyển động của mọi người nên được ghi nhớ. Nó tạo điều kiện cho sự di chuyển của các tập tin, vv

5. Sắp xếp nội thất:

Đồ nội thất nên được sắp xếp theo cách mà họ phải đối mặt theo cùng một kế hoạch tiêu chuẩn. Bằng cách này, không chỉ văn phòng trông hiệu quả hơn mà việc giám sát cũng trở nên dễ dàng hơn.

6. Giám sát:

Bố cục phải như vậy sẽ giúp và tạo điều kiện giám sát thích hợp.

7. Vị trí đặt thiết bị:

Một số thiết bị như giá đỡ, tủ hồ sơ, vv chiếm không gian lớn và những thiết bị này thường được sử dụng bởi các nhân viên văn phòng. Do đó lập kế hoạch bố trí văn phòng nên sao cho phù hợp với những điều này.

8. Linh hoạt:

Bố cục nên sao cho nó sẽ cho phép một số thay đổi nhất định cho tương lai vì văn phòng không tĩnh. Nó thay đổi theo sự thay đổi của thời gian và nó mở rộng ra nếu cần.

9. Chi phí:

Không gian văn phòng nên được sử dụng hết công suất để chi phí thảm, tức là chi phí cho không gian sử dụng, luôn ở mức tối thiểu; tuy nhiên, trong khi làm như vậy, cần lưu ý rằng tự do tối đa cho phép mỗi người lao động di chuyển phải là nguyên tắc được ghi nhớ bởi vì sau đó hiệu quả của công việc được giữ nguyên.

10. Nguyên tắc cân bằng:

Điều này là cần thiết vì sự cân bằng mang lại ý thức trách nhiệm và sự xuất hiện của văn phòng thu hút ngày càng nhiều khách hàng và do đó cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp.

Các kiểu bố trí văn phòng:

Có hai loại bố cục dựa trên các hoạt động được thực hiện trong văn phòng:

1. Bố trí nhóm:

Trong kiểu bố trí văn phòng này, công nhân và những người thực hiện các hoạt động tương tự được tham gia cùng nhau. Ví dụ, tất cả các nhân viên đánh máy được đặt trong nhóm gõ và tất cả các kế toán viên được đặt trong một phòng.

2. Bố cục quy trình:

Trong quy trình này, một bố cục được đặt theo cách mà người và máy được sắp xếp trên cơ sở trình tự hoạt động, ví dụ như phần nộp đơn có thể được đặt bên cạnh phần gửi hàng, v.v.

Trong thực tế, cả hai loại bố cục này đều không thể được sử dụng riêng. Nhưng cả hai loại bố trí này sẽ được kết hợp để đạt được luồng công việc và hiệu quả mong muốn. Ví dụ, người đánh máy có thể được đặt trong nhóm gõ tập trung, tuy nhiên một số trong số họ có thể được đặt bên cạnh các giám đốc điều hành quan trọng.

Ưu điểm của bố cục văn phòng tốt:

1. Thiện chí tốt hơn:

Một kế hoạch bố trí tốt hơn dự án một hình ảnh của hiệu quả cho khách truy cập. Điều này dẫn đến thiện chí lớn hơn trong tâm trí của những người làm việc với văn phòng.

2. Ổn định kinh tế:

Nó liên quan đến việc giảm chi phí văn phòng. Một cách bố trí văn phòng tốt nhằm mục đích sử dụng kinh tế và hiệu quả nhất của không gian sàn có sẵn.

3. Tinh thần tốt hơn:

Một bố trí văn phòng được lên kế hoạch tốt làm tăng tinh thần và sự thoải mái của người lao động. Nó có lợi cho năng suất tốt hơn; ngược lại một văn phòng có kế hoạch xấu có ảnh hưởng đến tâm trí của người lao động.

4. Thúc đẩy hiệu quả:

Hiệu quả tự động cải thiện nếu một văn phòng được đặt ra đúng cách. Đường dẫn của các tài liệu di chuyển theo cách mà người ta muốn sau đó sẽ di chuyển hiệu quả để thực hiện các hành động mang tính xây dựng tốt.

5. Giảm chi phí trong bảo trì văn phòng:

Các chi phí chiếu sáng, làm mát, sưởi ấm và điều hòa không khí đang tăng lên từng ngày. Một văn phòng được bố trí hợp lý làm giảm chi phí của đồ đạc và thiết bị cố định. Bên cạnh đó, việc bảo trì và chi phí vận hành của các hệ thống này đều giảm.

6. Nâng cao chất lượng giám sát:

Một bố trí văn phòng tốt làm cho giám sát hiệu quả hơn. Trên thực tế, số lượng giám sát cần thiết sẽ giảm xuống mức tối thiểu, gánh nặng giám sát sẽ giảm và tiết kiệm chi phí giám sát.

7. Tăng tốc truyền thông giữa các bộ phận:

Trong một văn phòng, được bố trí đầy đủ, ghi nhớ sự tương tác mà nó sẽ phải làm với các bộ phận khác nhau, hệ thống truyền thông được tăng tốc. Đó là bởi vì các đơn vị khác nhau của văn phòng và các phòng ban được đặt theo một trình tự. Các liên lạc theo con đường ngắn nhất.

8. Công dụng tối ưu của máy móc và thiết bị:

Mỗi văn phòng sử dụng các máy móc và thiết bị khác nhau và do đó bố trí cung cấp cho việc sử dụng chung các thiết bị và máy móc. Điều này, tình cờ, làm giảm số tiền đầu tư vào chúng.