Cơ cấu tổ chức: Vai trò, các bước để thiết kế và các tính năng của nó
Cơ cấu tổ chức: Vai trò, các bước để thiết kế và các tính năng của nó!
Vai trò của cơ cấu tổ chức:
Một cấu trúc tổ chức phục vụ các chức năng khác nhau của doanh nghiệp. Nó được thiết kế để phục vụ các động cơ cụ thể. Cũng cần có những nỗ lực để phù hợp với cấu trúc tổ chức với nhu cầu thay đổi. Một cấu trúc tốt không chỉ tạo điều kiện giao tiếp mà còn mang lại hiệu quả trong các phân khúc khác nhau.
Cấu trúc cung cấp các vai trò sau:
1. Khuyến khích hiệu quả:
Mục tiêu chính của cấu trúc tổ chức là truyền hiệu quả vào các chức năng khác nhau. Một cấu trúc có hệ thống sẽ không để bất cứ điều gì có cơ hội và mọi hoạt động được phối hợp để thực hiện đến mức tối đa. Các thành viên tổ chức cố gắng tối đa hóa sản lượng hàng hóa và dịch vụ từ các đầu vào nhất định. Có một nỗ lực để có nỗ lực có hệ thống, hợp lý và phối hợp để kiểm soát các chất thải và mất mát khác nhau. Các mô hình tổ chức khác nhau được phát triển để mang lại hiệu quả trong hoạt động.
2. Truyền thông:
Truyền thông là vấn đề số một của mọi tổ chức. Một cấu trúc tốt cung cấp kênh liên lạc thích hợp giữa những người làm việc trong tổ chức. Một mối quan hệ báo cáo được thiết lập và một hệ thống phân cấp của những người báo cáo cho ai cũng được chỉ định trong một cấu trúc tốt. Cần có một quá trình giao tiếp ngang, dọc và ngang và nó được thực hiện bởi một cấu trúc được lên kế hoạch tốt.
3. Sử dụng tối ưu các nguồn lực:
Việc phân bổ nguồn lực hợp lý cũng giúp sử dụng tối ưu chúng. Cơ cấu tổ chức mang lại vị trí cao hơn cho các hoạt động quan trọng hơn đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các hoạt động được đặt theo tầm quan trọng của chúng trong cấu trúc và các hướng dẫn phù hợp được đưa ra để phân bổ nguồn lực. Việc phân bổ nguồn lực tối ưu rất quan trọng cho sự phát triển của một doanh nghiệp.
4. Sự hài lòng trong công việc:
Một cấu trúc tổ chức tốt cung cấp sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhiều người làm việc trong doanh nghiệp. Các công việc được phân công theo kiến thức, chuyên môn và chuyên môn của họ. Mọi người có được một cơ hội để giải thích công việc của họ. Sẽ có sự hài lòng trong công việc khi mọi người được tự do hoạt động trong giới hạn quy định.
5. Tư duy sáng tạo:
Trong một cấu trúc tổ chức tốt, có quyền tự do lập kế hoạch và thực hiện công việc của chính mình. Nó cho phép một người suy nghĩ và phát triển những cách làm việc mới và tốt hơn. Cơ cấu tổ chức cố gắng đưa mọi người vào những nơi phù hợp nhất. Nhiều người đã đóng góp cho sự phát triển tư duy quản lý vì sự sáng tạo của họ trong một cấu trúc tổ chức cụ thể.
6. Quản lý tạo điều kiện:
Có một số người làm việc trong một doanh nghiệp. Công việc của họ sẽ phải được chỉ định và nhiệm vụ sẽ được phân công theo yêu cầu của tổ chức. Một cấu trúc tốt sẽ giúp thiết lập mối quan hệ giữa những người làm việc ở các vị trí khác nhau. Cơ cấu tổ chức là một cơ chế thông qua đó quản lý chỉ đạo, điều phối và kiểm soát các hoạt động của nhiều người khác nhau.
Một cấu trúc được thiết kế tốt sẽ giúp cả quản lý và vận hành một doanh nghiệp. Nó được đảm bảo rằng không có hoạt động nào không được giám sát và công việc được phân công theo khả năng của những người thực hiện nó. Một cấu trúc tổ chức được suy nghĩ tốt là một trợ giúp tuyệt vời cho quản trị tốt.
Thiết kế cấu trúc tổ chức:
Một cơ cấu tổ chức cần đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp. Nó cần đảm bảo sử dụng tối ưu nhân lực và các chức năng khác nhau nên được thực hiện đúng. Cần có mối quan hệ hài hòa giữa những người ở các vị trí khác nhau. Thiết kế một cấu trúc là một nhiệm vụ quan trọng và nó cần được thực hiện cẩn thận.
Các bước sau đây rất cần thiết để thiết kế cấu trúc tổ chức:
1. Xác định hoạt động:
Các hoạt động được yêu cầu phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu của tổ chức nên được xác định. Các chức năng được thực hiện để đạt được các mục tiêu khác nhau cần được xác định và các hoạt động liên quan đến các chức năng này cần được xác định. Các hoạt động chính được phân loại thành một số hoạt động phụ. Trong khi xác định các hoạt động cần lưu ý rằng không có hoạt động nào thoát ra được, không có sự trùng lặp trong các hoạt động và các hoạt động khác nhau được thực hiện theo cách phối hợp.
2. Nhóm các hoạt động:
Các hoạt động tương tự và liên quan chặt chẽ được nhóm lại với nhau cho các bộ phận, bộ phận hoặc bộ phận. Sự phối hợp giữa các hoạt động chỉ có thể đạt được thông qua việc phân nhóm thích hợp. Các hoạt động được nhóm có thể được chỉ định cho các vị trí khác nhau. Việc phân công các hoạt động cho các cá nhân tạo ra thẩm quyền và trách nhiệm. Cơ quan được ủy quyền cho các cấp thấp hơn của các bộ phận khác nhau và trách nhiệm được cố định.
3. Phái đoàn chính quyền:
Đoàn là một quy trình hành chính để hoàn thành công việc của người khác bằng cách giao cho họ trách nhiệm. Khi các vị trí khác nhau được tạo ra trong tổ chức thì công việc được giao cho những người này. Để hoàn thành công việc cần có thẩm quyền. Quyền hạn được giao cho những người khác nhau theo sự phân công trách nhiệm. Thông qua quá trình ủy quyền, quyền hạn, cấu trúc được tạo ra trong tổ chức xác định ai sẽ chính thức tương tác với ai.
Các tính năng của cấu trúc tổ chức tốt:
Một cơ cấu tổ chức tốt phải đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.
Sau đây là các tính năng của một cấu trúc tổ chức tốt:
1. Xóa đường dây thẩm quyền:
Cần có một dòng thẩm quyền rõ ràng từ trên xuống dưới. Việc ủy quyền nên theo từng bước và theo tính chất công việc được giao. Mọi người trong tổ chức nên rõ ràng về công việc của mình và quyền hạn được ủy quyền cho anh ta. Trong trường hợp không có sự rõ ràng này sẽ có sự nhầm lẫn, ma sát và xung đột.
2. Phân quyền đầy đủ:
Phân quyền có thẩm quyền phải tương xứng với trách nhiệm được giao. Nếu cơ quan không đủ để nhận nhiệm vụ được giao thì công việc sẽ không được hoàn thành. Đôi khi các nhà quản lý phân công công việc cho cấp dưới mà không trao cho họ quyền hạn thích hợp, điều đó cho thấy sự thiếu quyết định từ phía họ. Một cơ quan không đủ năng lực sẽ tạo ra vấn đề cho cấp dưới vì họ có thể không hoàn thành được nhiệm vụ.
3. Cấp độ quản lý ít hơn:
Các cấp quản lý tối thiểu có thể được tạo ra. Càng nhiều số lượng các cấp độ này, càng nhiều sự chậm trễ trong giao tiếp. Sẽ mất nhiều thời gian hơn để truyền đạt các quyết định từ đầu đến cuối. Tương tự, thông tin từ các cấp thấp hơn sẽ mất nhiều thời gian để đạt đến đỉnh. Số lượng cấp quản lý phụ thuộc vào tính chất và quy mô hoạt động. Không có số lượng cấp cụ thể có thể được chỉ định cho từng và mọi mối quan tâm nhưng cần nỗ lực để giữ chúng ở mức tối thiểu.
4. Khoảng cách kiểm soát:
Khoảng cách kiểm soát đề cập đến số lượng người mà người quản lý có thể trực tiếp giám sát. Một người chỉ nên giám sát số lượng cấp dưới mà anh ta có thể trực tiếp giữ liên lạc. Số lượng người được giám sát có thể không được cố định toàn cầu vì nó sẽ bị ảnh hưởng bởi tính chất công việc. Cần nỗ lực để giữ một nhóm được quản lý tốt dưới sự giám sát nếu không sẽ có hiệu quả và hiệu suất thấp.
5. Đơn giản và linh hoạt:
Cơ cấu tổ chức nên rất đơn giản. Không nên có các cấp quản lý không cần thiết. Một cấu trúc tốt nên tránh sự mơ hồ và nhầm lẫn. Hệ thống cũng cần linh hoạt để điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi. Có thể có một sự mở rộng hoặc đa dạng hóa đòi hỏi phải phân loại lại nhiệm vụ và trách nhiệm. Cấu trúc tổ chức có thể kết hợp các thay đổi mới mà không làm thay đổi các yếu tố cơ bản.
