16 bước hàng đầu để giảm thiểu gian lận trong thanh toán tiền lương

Các bước sau đây có thể được thực hiện để giảm thiểu rủi ro gian lận:

1. Nên so sánh thẻ công việc hoặc thẻ công việc mảnh và thẻ thời gian nhàn rỗi với thẻ thời gian vào cuối mỗi tuần để xem có sự khác biệt về thời gian trong hai loại ghi thời gian của người lao động không. Điều này sẽ khiến việc đưa người lao động không có thật trở nên khó khăn vì cả thẻ thời gian và thẻ công việc hoặc thẻ công việc phải bị làm sai lệch để có sự gian lận.

2. Trong trường hợp tiền lương được trả theo phương pháp tỷ lệ mảnh hoặc một số chương trình khuyến khích, số lượng công việc được thực hiện bởi công nhân nên được tính toán cẩn thận sau khi kiểm tra và đo lường thích hợp để không thể thực hiện thanh toán cho công việc dư thừa.

3. Làm việc ngoài giờ nên được cho phép bởi một nhân viên có trách nhiệm. Nếu cảnh sát cảm thấy hợp lý, anh ta nên viết bằng văn bản về việc làm của người lao động khi làm thêm giờ.

4. Một số người nên tham gia vào việc chuẩn bị các bảng lương. Hai thư ký nên kiểm tra thẻ thời gian và thẻ công việc hoặc thẻ công việc mảnh để thấy rằng không có bất thường. Thư ký thứ ba nên điền tên và số công nhân, mức lương, số giờ làm việc và tổng số tiền lương. Thư ký thứ tư nên kiểm tra công việc đã hoàn thành và tính toán số tiền lương ròng sau khi thực hiện các khoản khấu trừ liên quan đến Quỹ tiết kiệm, Thuế thu nhập, ESI, (bảo hiểm nhà nước của nhân viên), nếu có. Thư ký thứ năm là kiểm tra toàn bộ công việc để thấy rằng không có sai sót trong bảng lương.

5. Tất cả những người tham gia vào việc chuẩn bị bảng lương nên ký tên và nó phải được chứng nhận là đúng và được ký bởi người quản lý công trình.

6. Nhân viên thu ngân nên rút số tiền chính xác như được hiển thị trong bảng lương dưới cột của tiền lương ròng. Ghi chú và tiền xu nên được lấy từ ngân hàng với các mệnh giá phù hợp nhất để có thể không gặp khó khăn trong thanh toán. Nhân viên thu ngân không nên kết hợp với việc chuẩn bị các bảng lương.

7. Phong bì cho biết tên của công nhân và số tiền có trong đó nên được chuẩn bị. Cần phải thấy rằng người chi trả cho các khoản thanh toán và cũng là người thực hiện phong bì tiền lương không nên liên quan đến việc chuẩn bị bảng lương.

8. Để ngăn chặn sự bao gồm của công nhân giả, bảng lương và phong bì tiền lương nên được xem xét kỹ lưỡng bởi các nhân viên có trách nhiệm đôi khi theo nguyên tắc lấy mẫu ngẫu nhiên.

9. Tiền lương nên được trả theo bộ phận của bộ phận và công nhân của một bộ phận nên được yêu cầu có mặt cùng một lúc. Quản đốc của bộ cũng nên có mặt để xác định người nhận tiền lương. Hoặc, một phiếu lương cho thấy chi tiết về các tính toán của tiền lương do một công nhân nên được trao cho mỗi nhân viên của người quản lý của mình. Nhân viên đưa phiếu này cho nhân viên thu ngân và nhận thanh toán. Mẫu vật của phiếu thanh toán được đưa ra trên trang tiếp theo.

10. Chỉ nên thanh toán cho sản xuất bị từ chối và bị lỗi và thời gian nhàn rỗi nếu được ủy quyền bởi cơ quan có thẩm quyền.

11. Phòng ngừa thích hợp nên được thực hiện để thanh toán cho người lao động, những người vắng mặt tại thời điểm thanh toán. Trong mọi trường hợp, tiền lương của một công nhân phải được trả cho một công nhân hoặc một thành viên trong gia đình của công nhân trừ khi anh ta đưa ra một lá thư ủy quyền từ công nhân liên quan. Thư ủy quyền như vậy cần được chứng nhận là chính xác bởi người quản lý công trình.

12. Tiền lương không được yêu cầu nên được tìm hiểu và lý do được thiết lập. Tiền lương nên được giữ trong văn phòng của nhân viên thu ngân trong một thời gian sau đó những khoản này sẽ được ghi có vào Tài khoản tiền lương chưa thanh toán của họ và gửi vào một tài khoản ngân hàng đặc biệt đang chờ xử lý.

13. Đôi khi, một nhân viên cấp cao của công ty nên đích thân đến thăm nơi trả lương để thấy rằng thủ tục thanh toán tiền lương thích hợp đang được tuân thủ.

14. Để giảm thiểu các cơ hội gian lận, việc thanh toán cho người lao động không thường xuyên nên được thực hiện với sự có mặt của một cán bộ có trách nhiệm và nhân viên sử dụng lao động nhân quả không nên kết hợp với việc trả lương.

15. Bảng lương phải được chuẩn bị kịp thời để người lao động có thể được trả lương kịp thời. Theo Đạo luật thanh toán tiền lương, 1936 tiền lương phải được trả trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn trả lương nếu số lượng công nhân lên tới 1.000 và trong vòng 10 ngày nếu số lượng công nhân nhiều hơn 1.000 .

16. Tiền lương do công nhân làm việc tại các trang web nên được trả bởi một quan chức từ trụ sở chính.