10 ngân sách chức năng được chuẩn bị trong kế toán chi phí

Ngân sách chức năng là ngân sách liên quan đến bất kỳ chức năng nào của một cam kết, ví dụ: bán hàng, sản xuất, nghiên cứu và phát triển, tiền mặt, v.v.

Các ngân sách chức năng sau đây thường được chuẩn bị:

(i) Ngân sách bán hàng:

Ngân sách bán hàng là ngân sách quan trọng nhất và có tầm quan trọng hàng đầu. Nó tạo thành cơ sở mà tất cả các ngân sách khác được xây dựng. Ngân sách này là một dự báo về số lượng và giá trị bán hàng sẽ đạt được trong một giai đoạn ngân sách. Mọi nỗ lực nên được thực hiện để đảm bảo rằng các số liệu của nó là chính xác nhất có thể bởi vì đây thường là ngân sách bắt đầu (doanh số là yếu tố giới hạn mà tất cả các ngân sách khác được xây dựng).

Giám đốc bán hàng phải chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc chuẩn bị và thực hiện ngân sách. Ngân sách bán hàng có thể được chuẩn bị theo sản phẩm, lãnh thổ bán hàng, loại khách hàng, nhân viên bán hàng, v.v.

Trong quá trình chuẩn bị ngân sách bán hàng, người quản lý bán hàng cần cân nhắc các yếu tố sau:

1. Số liệu và xu hướng bán hàng trong quá khứ:

Phần bổ sung của ngân sách bán hàng cần được hỗ trợ bởi các biểu đồ ghi lại doanh số của năm trước và xu hướng bán hàng chung (tăng và giảm) nên được chú ý từ các biểu đồ. Kỷ lục về doanh số của năm trước là cơ sở đáng tin cậy nhất cho doanh số trong tương lai vì hiệu suất trong quá khứ dựa trên các điều kiện kinh doanh thực tế. Nhưng ngoài doanh số trong quá khứ, các yếu tố khác ảnh hưởng đến doanh số trong tương lai, ví dụ như biến động theo mùa, tăng trưởng của thị trường, chu kỳ thương mại, v.v., cần được xem xét trong việc chuẩn bị ngân sách bán hàng.

2. Ước tính của nhân viên bán hàng:

Khi chuẩn bị ngân sách bán hàng, người quản lý bán hàng nên xem xét các ước tính doanh số nhận được từ nhân viên bán hàng vì họ có thể ước tính chính xác hơn, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, cần thấy rằng ước tính của nhân viên bán hàng không nên quá lạc quan cũng không quá bảo thủ.

3. Công suất nhà máy:

Ngân sách phải nằm trong khả năng của nhà máy và nên đảm bảo sử dụng hợp lý các cơ sở của nhà máy. Đề nghị mở rộng nhà máy nên được cho phép trong việc chuẩn bị ngân sách bán hàng.

4. Sự sẵn có của Nguyên liệu thô và Vật tư khác:

Cần đảm bảo cung cấp đủ nguyên liệu thô và các vật tư khác trước khi chuẩn bị dự toán bán hàng. Ước tính doanh thu phải được điều chỉnh theo sự sẵn có của nguyên liệu thô nếu nguyên liệu thô bị thiếu.

5. Triển vọng thương mại chung:

Xác suất bán hàng tăng hay giảm phụ thuộc vào triển vọng thương mại chung. Trong kết nối này, thông tin có giá trị có thể được thu thập từ các tờ báo và tạp chí tài chính như Thời báo kinh tế, Báo cáo tài chính, Thương mại, v.v.

6. Đơn đặt hàng trong tay:

Trong thời kỳ bùng nổ hoặc trong đó sản xuất là một quá trình rất dài, giá trị của các đơn hàng trong tay có thể có ảnh hưởng đáng kể đến số lượng doanh thu được dự toán.

7. Biến động theo mùa:

Để chuẩn bị ngân sách bán hàng, nên xem xét biến động theo mùa vì doanh số bị ảnh hưởng bởi những biến động này. Để có một dòng sản xuất đồng đều, cần nỗ lực để giảm thiểu tác động của biến động theo mùa đối với doanh số bán hàng bằng cách nhượng bộ đặc biệt hoặc thêm các khuyến khích trong mùa vụ.

8. Khía cạnh tài chính:

Ngân sách bán hàng nên nằm trong khả năng tài chính của mối quan tâm. Mở rộng bán hàng thường đòi hỏi phải tăng vốn. Do đó, nếu bất kỳ kế hoạch mở rộng bán hàng lớn nào được lên kế hoạch, phải đảm bảo rằng các cơ sở có sẵn để tài trợ cho các hoạt động.

9. Thu nhập đầy đủ trên vốn sử dụng:

Khối lượng bán hàng được dự toán sẽ tạo ra lợi nhuận tương xứng cho số vốn được sử dụng.

10. Cạnh tranh:

Bản chất và mức độ cạnh tranh trong ngành cần được xem xét trong việc chuẩn bị ngân sách bán hàng để có ngân sách bán hàng thực tế có khả năng đạt được khi đối mặt với cạnh tranh.

11. Cân nhắc linh tinh:

Những cân nhắc khác như các nỗ lực quảng cáo và thúc đẩy bán hàng, sự can thiệp của chính phủ, khả năng nhập khẩu, lợi nhuận của sản phẩm, nghiên cứu thị trường, chính sách giá cả cũng cần được lưu ý.

Người quản lý bán hàng, sau khi xem xét các yếu tố trên, nên chuẩn bị ngân sách bán hàng về số lượng và số lượng và ước tính doanh số phải được phân tích cho các giai đoạn và lãnh thổ sản phẩm. Ngân sách bán hàng nên bao gồm ước tính chi phí bán hàng và phân phối ngoài ước tính tổng số tiền thu được.

Mẫu vật của ngân sách bán hàng được đưa ra như dưới đây:

Dự báo doanh số và ngân sách bán hàng :

Dự báo doanh số có thể chỉ là dự đoán về doanh số mà không tính đến năng lực sản xuất và có thể thiếu bất kỳ mục tiêu nào để kiểm soát hiệu suất thực tế. Mặt khác, ước tính doanh số được đưa ra trong ngân sách bán hàng không chỉ là phỏng đoán; nó dựa trên công suất của nhà máy, sự sẵn có của vật liệu, lao động và vốn lưu động và nhiều cân nhắc khác. Nó có khả năng đạt được; do đó, nó có thể kiểm soát được.

Minh họa 1:

Một công ty sản xuất đệ trình các số liệu sau của sản phẩm Câm X 'trong quý đầu tiên của năm 2011:

(ii) Ngân sách sản xuất:

Ngân sách sản xuất là một dự báo về tổng sản lượng của toàn bộ tổ chức được chia thành ước tính sản lượng của từng loại sản phẩm với lịch trình hoạt động (theo tuần và tháng) sẽ được thực hiện và dự báo về việc đóng kho thành phẩm. Ngân sách này có thể được thể hiện bằng các đơn vị định lượng (trọng lượng, đơn vị, v.v.) hoặc tài chính (rupee) hoặc cả hai.

Ngân sách này được chuẩn bị sau khi xem xét các cổ phiếu mở ước tính, doanh thu ước tính và cổ phiếu hoàn thành mong muốn của mỗi sản phẩm. Giả sử, nếu cổ phiếu mở của sản phẩm X ước tính là 2.000 đơn vị và doanh số ước tính là 15.000 đơn vị và lượng đóng cửa của sản phẩm là 2.500 đơn vị thì sản lượng ước tính sẽ là 15.000 + 2.500 - 2.000 (Bán hàng + đóng cửa - mở kho) = = 7.500 chiếc.

Giám đốc công trình chịu trách nhiệm về tổng ngân sách sản xuất và các giám đốc bộ phận chịu trách nhiệm về ngân sách sản xuất của bộ phận.

Trong việc chuẩn bị ngân sách sản xuất, các yếu tố sau được xem xét:

(1) Cần xem xét độ trễ thời gian giữa sản xuất tại nhà máy và bán cho khách hàng để cho phép thời gian cần thiết cho việc gửi hàng từ nhà máy đến nơi của khách hàng.

(2) Dự trữ hàng hóa được duy trì cả tại nhà máy của nhà máy và tại các trung tâm bán hàng.

(3) Mức độ sản xuất cần thiết để đáp ứng chương trình bán hàng. Các mục tiêu sản xuất hàng tháng nên được cố định và cần thấy rằng sản xuất được giữ ít nhiều ở mức thống nhất trong suốt cả năm.

Lập kế hoạch mức độ sản xuất liên quan đến câu trả lời của bốn câu hỏi:

(a) Cái gì sẽ được sản xuất?

(b) Khi nào nó được sản xuất?

(d) Sản xuất ở đâu?

Các yêu cầu về vật liệu, lao động và nhà máy cần được xác định để có sản lượng mong muốn đáp ứng chương trình bán hàng.

Doanh thu và ngân sách sản xuất phụ thuộc lẫn nhau vì ngân sách sản xuất bị chi phối bởi ngân sách bán hàng và ngân sách bán hàng phần lớn được quyết định bởi năng lực sản xuất và chi phí sản xuất. Hồ sơ mẫu của ngân sách sản xuất được đưa ra trên trang tiếp theo.

Minh họa 2:

Một công ty sản xuất nộp các số liệu sau đây liên quan đến Sản phẩm X trong quý đầu tiên của năm 2012:

(iii) Chi phí ngân sách sản xuất:

Sau khi xác định khối lượng đầu ra, chi phí mua sắm đầu ra phải đạt được bằng cách chuẩn bị một chi phí ngân sách sản xuất. Ngân sách này là một ước tính chi phí đầu ra được lên kế hoạch cho một giai đoạn ngân sách và có thể được phân loại thành ngân sách chi phí vật chất, ngân sách chi phí lao động và ngân sách chi phí vì chi phí sản xuất bao gồm vật liệu, nhân công và chi phí chung.

Ngân sách vật liệu:

Trong việc lập ngân sách sản xuất, một trong những yêu cầu đầu tiên được xem xét là nguyên liệu. Như chúng ta biết, vật liệu có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp. Do đó, ngân sách vật liệu liên quan đến các yêu cầu và mua sắm vật liệu trực tiếp. Vật liệu gián tiếp được xử lý theo ngân sách chi phí công trình.

Ngân sách nên liên quan đến ngân sách sản xuất và thời gian của ngân sách nên có thời hạn ngắn vì ngân sách này có ảnh hưởng quan trọng đến ngân sách tiền mặt.

Việc chuẩn bị ngân sách vật liệu bao gồm:

(1) Việc chuẩn bị các ước tính của các loại nguyên liệu thô khác nhau cần thiết cho các sản phẩm khác nhau.

(2) Mua sắm hoặc mua nguyên liệu với số lượng cần thiết tại thời điểm yêu cầu.

Trong việc chuẩn bị ngân sách vật liệu, các yếu tố sau được xem xét:

(i) Nguyên liệu cần thiết cho đầu ra ngân sách.

(ii) Tỷ lệ nguyên liệu thô trên tổng giá thành sản phẩm phải được tính toán trên cơ sở các hồ sơ trước đó. Trên cơ sở tỷ lệ phần trăm này, tổng giá trị nguyên liệu thô cần thiết cho sản lượng ngân sách sẽ được xác định.

(iii) Phải xem xét chính sách thả giống của công ty. Các số liệu liên quan đến dự trữ nguyên liệu thô dự kiến sẽ được tổ chức tại các thời điểm khác nhau nên được biết.

(iv) Phải xem xét độ trễ giữa việc đặt thứ tự mua vật liệu và nhận vật liệu.

(v) Bản chất theo mùa trong sự sẵn có của nguyên liệu nên được xem xét.

(vi) Xu hướng giá trên thị trường.

Ngân sách vật liệu có thể được phân loại thành ngân sách yêu cầu vật chất và ngân sách mua sắm vật liệu. Ngân sách yêu cầu vật liệu cung cấp thông tin về số lượng vật liệu cần thiết trong giai đoạn ngân sách để đạt được mục tiêu sản xuất. Ngân sách yêu cầu vật liệu sẽ xem xét việc kiểm kê vật liệu và vật liệu theo thứ tự khi bắt đầu kỳ ngân sách, và hàng tồn kho vật liệu dự kiến là nguyên liệu sẽ được đặt hàng vào ngày kết thúc kỳ ngân sách.

Minh họa 3:

Lập ngân sách yêu cầu vật liệu (định lượng) từ các thông tin sau:

Doanh số dự kiến của một sản phẩm 40.000 đơn vị. Mỗi đơn vị sản phẩm cần 3 đơn vị vật liệu A và 5 đơn vị vật liệu B.

Số dư mở dự kiến vào đầu năm tới:

Thành phẩm Sầu 5.000 đơn vị; Nguyên liệu A 12.000 đơn vị; Chất liệu Bùi 20.000 đơn vị; Nguyên liệu theo đơn đặt hàng Vật liệu A 7 7 đơn vị và Vật liệu Bội 11.000 đơn vị. Số dư cuối kỳ mong muốn vào cuối năm tới: Thành phẩm 7.000 chiếc; Nguyên liệu A 15.000 đơn vị; Chất liệu Bơi 25000 chiếc; Nguyên liệu theo đơn đặt hàng Vật liệu A 8.000 đơn vị và Vật liệu B £ 10.000 đơn vị.

Dung dịch:

Dự tính sản xuất trong năm tới không được đưa ra trong câu hỏi.

Nó được tính như sau:

Sản lượng dự kiến = Doanh thu dự kiến + Đóng cửa mong muốn của hàng hóa thành phẩm - Dự kiến mở kho của Goo đã hoàn thành

= 40.000 đơn vị + 7.000 đơn vị - 5.000 đơn vị = 42.000 đơn vị

Ngân sách mua hàng:

Ngân sách mua hàng chủ yếu phụ thuộc vào ngân sách sản xuất và ngân sách yêu cầu vật chất. Ngân sách này cung cấp thông tin về các vật liệu sẽ được mua từ thị trường trong giai đoạn ngân sách.

Các yếu tố sau nên được xem xét trong khi chuẩn bị ngân sách mua hàng:

1. Số lượng và chất lượng của từng vật liệu cần thiết theo mục tiêu sản xuất;

2. Các hạng mục vốn, công cụ và vật tư chung cần thiết trong giai đoạn ngân sách;

3. Vị trí chứng khoán hiện tại và vật liệu dự kiến sẽ đến, đã được bảo đảm bởi các đơn đặt hàng;

4. Ngày mà các mặt hàng được yêu cầu;

5. Giá các mặt hàng được mua và khả năng giảm giá số lượng;

6. Nguồn cung cấp;

7. Có sẵn tiền mặt để giải quyết tài khoản của các nhà cung cấp;

8. Yêu cầu vận chuyển;

9. Sắp xếp kiểm tra và tiếp nhận; và

10. Khả năng lưu trữ và các yếu tố khác như xử lý cổ phiếu, bảo hiểm, lỗi thời và co ngót.

Ngân sách mua hàng nên được chuẩn bị bởi người quản lý mua hàng bằng cách lấy thông tin liên quan về các hạng mục vốn, công cụ, vật tư chung và nguyên liệu trực tiếp cần thiết trong giai đoạn ngân sách từ các bộ phận liên quan khác. Giống như các ngân sách khác, ngân sách mua phải được ủy ban ngân sách phê duyệt.

Sau khi phê duyệt, trách nhiệm của nhân viên mua hàng là phải xem việc mua hàng được thực hiện theo ngân sách mua hàng.

Đôi khi các giao dịch mua bổ sung không thuộc ngân sách mua hàng được thực hiện trong các trường hợp sau:

(а) Nếu không có sự gia tăng sản xuất trong khi chuẩn bị ngân sách mua và mua số lượng lớn vật liệu trở nên cần thiết.

(b) Nếu tích lũy cổ phiếu trở nên cần thiết để tránh thiếu nguyên liệu.

Người quản lý mua hàng sẽ nhận được các biện pháp trừng phạt bổ sung từ các cơ quan có thẩm quyền cao hơn để thực hiện các giao dịch mua thêm không nằm trong ngân sách mua hàng.

(iv) Ngân sách lao động và nhân sự:

Ngân sách lao động trực tiếp:

Ngân sách này đưa ra ước tính về các yêu cầu của lao động trực tiếp thiết yếu để đáp ứng mục tiêu sản xuất. Ngân sách này có thể được phân loại thành ngân sách yêu cầu lao động và ngân sách tuyển dụng lao động. Ngân sách yêu cầu lao động được xây dựng trên cơ sở yêu cầu của ngân sách sản xuất được cung cấp và thông tin chi tiết về các loại lao động khác nhau, ví dụ: thợ hàn, thợ hàn, thợ tiện, thợ mài, thợ mài, v.v., yêu cầu cho từng bộ phận, thang lương của họ và giờ để được chi tiêu.

Ngân sách này được chuẩn bị để cho phép bộ phận nhân sự thực hiện các chương trình đào tạo và chuyển giao và tìm ra các nguồn lao động cần thiết để mọi nỗ lực có thể được thực hiện để loại bỏ những khó khăn phát sinh trong sản xuất thông qua việc thiếu nhân sự phù hợp.

Ngân sách tuyển dụng lao động được lập trên cơ sở ngân sách yêu cầu lao động sau khi xem xét các lao động có sẵn ở mỗi bộ phận, những thay đổi dự kiến trong lực lượng lao động trong giai đoạn ngân sách do doanh thu lao động.

Ngân sách này cung cấp thông tin về các thông số kỹ thuật nhân sự cho các công việc mà người lao động sẽ được tuyển dụng, mức độ kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết và mức lương. Trong việc chuẩn bị ngân sách chi phí lao động, không nên bỏ qua câu hỏi về thời gian làm thêm vì người lao động phải có mức lương cao hơn nếu họ làm thêm giờ.

Làm thêm giờ thường xuyên nên tránh bằng sự tham gia của công nhân bổ sung và mở rộng nhà máy. Khi áp dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn, ngân sách chi phí lao động được phát triển trên cơ sở chi phí lao động tiêu chuẩn trên một đơn vị nhân với số lượng sản xuất dự kiến được xác định trong ngân sách sản xuất. Nếu hệ thống chi phí tiêu chuẩn không được tuân theo trong tổ chức, thông tin về chi phí lao động có thể được lấy từ các hồ sơ trong quá khứ hoặc chi phí ước tính.

Minh họa 6:

P Ltd. sản xuất hai sản phẩm sử dụng một loại lao động.

Dưới đây là một trích xuất từ các giấy tờ làm việc của công ty cho ngân sách của giai đoạn tiếp theo:

Ngân sách nhân lực:

Ngân sách này đưa ra các yêu cầu của lao động trực tiếp và gián tiếp cần thiết để đáp ứng chương trình đặt ra trong ngân sách bán hàng, sản xuất, bảo trì, nghiên cứu và phát triển và chi tiêu vốn. Các yêu cầu lao động được thể hiện bằng giá trị đồng rupee, số giờ lao động, số lượng và loại công nhân, v.v ... Ngân sách này cung cấp cho ca làm việc và làm thêm giờ và đào tạo hiệu quả cho người lao động mới về chi phí lao động.

Mục đích chính của ngân sách này là:

(1) Nó cung cấp quản lý nhân sự hiệu quả.

(2) Nó giúp cung cấp một thước đo phù hợp mà lực lượng lao động thực tế có thể được so sánh và kiểm soát.

(3) Nó giúp giảm doanh thu lao động bằng cách cung cấp các điều kiện thuận lợi.

(4) Nó cũng giúp đo lường và ổn định tỷ lệ giữa lao động trực tiếp và lao động gián tiếp.

(5) Nó đưa ra các yêu cầu về tiền mặt để trả lương và do đó tạo điều kiện cho việc chuẩn bị Ngân sách Tiền mặt.

Một hồ sơ ngân sách nhân lực được đưa ra như dưới đây:

(v) Sản xuất (hoặc sản xuất) Ngân sách chi phí :

Ngân sách này đưa ra ước tính chi phí đầu tư công trình phải chịu trong giai đoạn ngân sách để đạt được mục tiêu sản xuất. Ngân sách bao gồm chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, lao động gián tiếp và chi phí công trình gián tiếp. Ngân sách có thể được phân loại thành chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí bán biến. Nó có thể được chia vào ngân sách chi phí để tạo điều kiện kiểm soát.

Khi chuẩn bị ngân sách, chi phí cố định của các công trình cố định có thể được ước tính trên cơ sở thông tin trong quá khứ sau khi xem xét các thay đổi dự kiến có thể xảy ra trong giai đoạn ngân sách. Chi phí biến đổi được ước tính trên cơ sở đầu ra ngân sách vì các chi phí này chắc chắn sẽ thay đổi theo sự thay đổi của đầu ra.

Kế toán chi phí chuẩn bị ngân sách này trên cơ sở các số liệu có sẵn trong sổ cái chi phí sản xuất hoặc người đứng đầu xưởng có thể được yêu cầu đưa ra ước tính cho chi phí sản xuất. Một phương pháp tốt là kết hợp các ước tính của Kế toán chi phí và nhân viên điều hành cửa hàng.

Minh họa 7:

Chuẩn bị ngân sách chi phí sản xuất và xác định tỷ lệ chi phí sản xuất ở mức 50% và 70% công suất.

Các chi tiết sau đây được đưa ra với 60% công suất:

(vi) Ngân sách chi phí quản lý:

Ngân sách này bao gồm các chi phí phát sinh trong các chính sách đóng khung, chỉ đạo tổ chức và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Nói cách khác, ngân sách cung cấp một ước tính về
chi phí của văn phòng trung ương và tiền lương quản lý. Ngân sách có thể được chuẩn bị với sự giúp đỡ của kinh nghiệm trong quá khứ và những thay đổi dự đoán.

Ngân sách có thể được chuẩn bị cho từng bộ phận hành chính để trách nhiệm tăng chi phí đó có thể được cố định và liên quan đến các giám đốc điều hành khác nhau. Nhiều khó khăn không có kinh nghiệm trong việc phát triển ngân sách như vậy vì hầu hết các chi phí quản lý có tính chất cố định.

Mặc dù chi phí cố định không đổi và không liên quan đến khối lượng bán hàng trong ngắn hạn, nhưng chúng phụ thuộc vào doanh số trong dài hạn. Với một thay đổi nhỏ trong đầu ra, chúng không thay đổi.

Tuy nhiên, nếu sản lượng giảm liên tục, chi phí quản lý sẽ phải giảm bằng cách xả dịch vụ của một số thành viên của nhân viên và thực hiện các biện pháp kinh tế khác. Mặt khác, với sự gia tăng liên tục trong sản lượng hoặc hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý sẽ tăng nhưng chúng có thể tụt hậu so với hoạt động kinh doanh.

(vii) Ngân sách sử dụng nhà máy :

Ngân sách này đưa ra các yêu cầu về công suất nhà máy để thực hiện sản xuất theo chương trình sản xuất. Ngân sách này được thể hiện dưới dạng các đơn vị vật lý thuận tiện như trọng lượng hoặc số lượng sản phẩm hoặc giờ làm việc.

Các chức năng chính của ngân sách này là:

(i) Nó sẽ hiển thị tải máy ở mỗi bộ phận trong giai đoạn ngân sách.

(ii) Nó sẽ chỉ ra tình trạng quá tải trên một số bộ phận, máy hoặc nhóm máy và các khóa hành động thay thế như làm việc ngoài giờ, giảm tải, mua sắm hoặc mở rộng nhà máy, ký hợp đồng phụ, v.v., có thể được thực hiện.

(iii) Công suất nhàn rỗi ở một số bộ phận có thể được sử dụng bằng cách nỗ lực tăng nhu cầu về sản phẩm bằng cách cung cấp dịch vụ sau bán hàng, thực hiện chiến dịch quảng cáo, giảm giá, giới thiệu phiếu thưởng may mắn, tuyển nhân viên bán hàng hiệu quả, v.v.

Minh họa 10:

Ba sản phẩm X, Y và Z được sản xuất tại một nhà máy. Họ đi qua hai trung tâm chi phí A và B. Từ dữ liệu được cung cấp biên dịch một tuyên bố về việc sử dụng máy được ngân sách ở cả hai trung tâm.

(viii) Ngân sách chi tiêu vốn:

Ngân sách chi tiêu vốn đưa ra ước tính về số vốn có thể cần thiết để có được tài sản cố định cần thiết để đáp ứng các yêu cầu sản xuất như được quy định trong ngân sách sản xuất. Ngân sách được chuẩn bị sau khi xem xét năng lực sản xuất có sẵn, phân bổ lại có thể xảy ra của các tài sản hiện có và cải thiện có thể trong kỹ thuật sản xuất. Ngân sách riêng biệt có thể La chuẩn bị cho các hạng mục tài sản cố định khác nhau như ngân sách nhà máy và thiết bị, ngân sách xây dựng, v.v.

Ngân sách chi tiêu vốn là một ngân sách quan trọng cung cấp cho việc mua lại tài sản, được yêu cầu bởi các yếu tố sau:

(i) Thay thế các tài sản hiện có.

(ii) Mua tài sản bổ sung để đáp ứng sự gia tăng sản xuất do nhu cầu tăng.

(iii) Mua thêm tài sản vì bắt đầu các dây chuyền sản xuất mới.

(iv) Lắp đặt một loại máy móc cải tiến để giảm chi phí sản xuất.

Do đó, ngân sách chi tiêu vốn cho phép người ta biết cần những tài sản cố định mới nào và chi phí và tỷ suất lợi nhuận của họ là gì.

(ix) Ngân sách chi phí nghiên cứu và phát triển:

Trong khi phát triển ngân sách chi phí nghiên cứu và phát triển, cần lưu ý rằng công việc liên quan đến nghiên cứu và phát triển khác với công việc liên quan đến chức năng sản xuất. Chức năng sản xuất cho kết quả nhanh hơn nghiên cứu và phát triển có thể diễn ra trong vài năm. Do đó, các ngân sách này được thiết lập trên cơ sở dài hạn, trong vòng 5 đến 10 năm, có thể được chia nhỏ thành ngân sách ngắn hạn trên cơ sở hàng năm.

Là một công nhân nghiên cứu quy tắc ít có ý thức chi phí; vì vậy họ không dễ bị kiểm soát chặt chẽ. Một ngân sách nghiên cứu và phát triển được chuẩn bị có tính đến các dự án nghiên cứu trong tay và các dự án nghiên cứu và phát triển mới sẽ được đưa lên. Do đó, ngân sách này cung cấp một ước tính về chi phí phát sinh cho nghiên cứu và phát triển trong giai đoạn ngân sách.

Sau khi ấn định ngân sách chi phí nghiên cứu và phát triển, nhà điều hành nghiên cứu sửa các ưu tiên cho các dự án nghiên cứu và phát triển khác nhau và nộp các mẫu ủy quyền dự án nghiên cứu và phát triển cho ủy ban ngân sách.

Các dự án cuối cùng đã được phê duyệt bởi các giám đốc điều hành cao cấp. Trước khi phê duyệt, chi phí cho nghiên cứu và phát triển được kết hợp với các lợi ích có thể có được từ đối tượng mới. Sau khi phê duyệt ngân sách, một người theo dõi chặt chẽ sẽ theo dõi chi tiêu để nó không vượt quá quy định ngân sách. Người ta cũng thấy rằng mức độ tiến bộ được thực hiện tương xứng với chi phí phát sinh.

(x) Tiền mặt (hoặc tài chính) Ngân sách :

Ngân sách này đưa ra ước tính về các khoản thu và thanh toán tiền mặt dự kiến trong giai đoạn ngân sách. Do đó, ngân sách này được chia thành hai phần, một phần hiển thị các khoản thu tiền mặt ước tính trên tài khoản bán hàng bằng tiền mặt, các khoản thu tín dụng và các khoản thu linh tinh và phần còn lại cho thấy khoản giải ngân ước tính trên tài khoản mua bằng tiền mặt, số tiền phải trả cho chủ nợ, tiền lương phải trả cho công nhân, chi phí gián tiếp phải trả, thuế thu nhập phải trả, cổ tức phải trả, chi phí vốn ngân sách, v.v. Tóm lại, mọi yếu tố ảnh hưởng đến các khoản thu và thanh toán tiền mặt đều được tính đến khi chuẩn bị ngân sách này.

Ngân sách tiền mặt cung cấp một khoản dự phòng cho số dư tiền mặt tối thiểu sẽ có sẵn tại mọi thời điểm. Nói chung, số dư này phải bằng chi phí hoạt động của một tháng cộng với một số khoản dự phòng cho các khoản dự phòng. Số dư tiền mặt tối thiểu sẽ giúp ngăn chặn các điều kiện bất lợi có tính chất nhỏ. Trong khi đó quản lý có thể sắp xếp thay thế cho tiền mặt bổ sung.

Ngân sách này được chuẩn bị bởi Kế toán trưởng cho hướng dẫn của quản lý để có thể sắp xếp cho các yêu cầu của tổ chức.

Ưu điểm của ngân sách tiền mặt :

Sau đây là những lợi thế chính của việc chuẩn bị ngân sách tiền mặt:

(i) Nó cung cấp một cơ hội để xem xét dòng tiền cho các giai đoạn trong tương lai một cách thực tế nhất có thể và đảm bảo rằng tiền mặt có sẵn cho doanh thu và chi tiêu vốn.

(ii) Khi không có đủ lượng tiền mặt trong một số giai đoạn nhất định, ví dụ như khi thanh toán tiền thưởng, cổ tức, thuế, v.v ... do công ty có thể biết trước để có thể thực hiện hành động ứng trước để cung cấp số tiền cần thiết vào các điều khoản có lợi nhất.

(iii) Nếu thặng dư tiền mặt lớn có khả năng dẫn đến trong một số giai đoạn nhất định thì có thể lập kế hoạch đầu tư có lợi nhất cho các quỹ này.

(iv) Việc chuẩn bị ngân sách tiền mặt của một công ty sẽ giúp lập kế hoạch cho vị trí tiền mặt của mình theo cách có thể giảm giá tối đa theo mùa.

(v) Ngay cả để có được tiền từ các tổ chức tài chính, hệ thống chuẩn bị ngân sách tiền mặt giúp thuyết phục ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác về lợi ích của các yêu cầu của công ty.

(vi) Tầm quan trọng của ngân sách tiền mặt có thể nhiều hơn trong một số giao dịch so với các giao dịch khác, ví dụ như trong các giao dịch nơi có biến động theo mùa rộng hoặc khi các hợp đồng dài được thực hiện.

Có ba phương pháp chuẩn bị dự báo tiền mặt:

(i) Phương thức nhận và thanh toán

(ii) Phương pháp dự báo bảng cân đối kế toán

(iii) Phương pháp dự báo lợi nhuận.

(i) Phương thức nhận và thanh toán:

Phương pháp này hữu ích để dự báo tất cả các khoản thu và thanh toán tiền mặt trong một thời gian ngắn. Dự báo các khoản thu và thanh toán tiền mặt được thực hiện trên cơ sở các quy định được thực hiện trong ngân sách chức năng cá nhân bao gồm ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách nghiên cứu và phát triển. Nói tóm lại, phương pháp dự báo tiền mặt này giống như chúng tôi đã mô tả khi bắt đầu cuộc thảo luận về ngân sách tiền mặt. Sau đây minh họa sẽ làm cho nó rõ ràng hơn.

(2) Tiền lương: 75% của tháng + 25% của tháng trước.

(3) Tổng chi phí: 50% của tháng + 50% của tháng trước.

(ii) Phương pháp dự báo bảng cân đối kế toán:

Phương pháp này được sử dụng để dự báo dài hạn về tiền mặt. Dự báo tiền mặt được thực hiện trên cơ sở thay đổi trong bảng cân đối kế toán. Số dư tiền mặt mở tất cả các thay đổi dự kiến trong tài sản và nợ phải trả được thêm hoặc khấu trừ theo tính chất của thời gian.

Giảm tài sản và tăng nợ phải trả được thêm vào số dư mở của tiền mặt và tăng tài sản và giảm nợ phải trả được khấu trừ từ số dư mở của tiền mặt. Con số kết quả là tiền mặt ước tính trong tay hoặc tiền mặt cần thiết vào cuối kỳ.

Phương pháp này bị các khiếm khuyết sau:

(a) Phương pháp này không xem xét các khoản mục chi phí và thu nhập dựa trên giả định rằng có một mô hình dòng tiền và dòng tiền mặt đều đặn.

(b) Phương pháp này không đưa ra ý tưởng về thặng dư hoặc thiếu tiền mặt xảy ra trong kỳ ngân sách vì nó cho thấy tiền mặt trong tay hoặc tiền mặt cần thiết vào cuối kỳ ngân sách.

(iii) Phương pháp dự báo lợi nhuận:

Phương pháp này cũng hữu ích cho dự báo tiền mặt dài hạn và dựa trên giả định rằng đó là lợi nhuận tạo ra tiền mặt cho số dư tiền mặt, lợi nhuận ròng ước tính được điều chỉnh bằng cách thêm khấu hao (không phải là dòng tiền ra), giảm về số lượng do cổ phiếu, hóa đơn phải thu, con nợ, tài sản đang thực hiện và tài sản cố định, biên lai vốn, tăng nợ phải trả và số tiền nhận được khi phát hành cổ phiếu và ghi nợ được thêm vào.

Tăng số lượng do tài sản hiện tại và tài sản cố định, giảm nợ phải trả, thanh toán cổ tức và trả trước được khấu trừ và con số kết quả sẽ là tiền mặt trong tay hoặc tiền mặt cần thiết vào cuối kỳ ngân sách.

Phương pháp này cũng có những nhược điểm tương tự mà phương pháp dự báo bảng cân đối kế toán có. Trong tất cả ba phương thức, phương thức nhận và thanh toán là phổ biến nhất vì nó cho thấy thặng dư hoặc thiếu tiền mặt xảy ra trong kỳ ngân sách.

Ngân sách tổng thể (hoặc ngân sách tổng hợp hoặc kế hoạch lợi nhuận cuối cùng):

Ngân sách tổng thể được tổng hợp tổng hợp các ngân sách chức năng khác nhau. Nó đã được định nghĩa là một bản tóm tắt về lịch trình ngân sách ở dạng viên nang được thực hiện cho mục đích trình bày, trong một báo cáo, những điểm nổi bật của dự báo ngân sách.

Định nghĩa về ngân sách này được đưa ra bởi Viện Kế toán Quản lý Chartered, Anh, như sau:

Ngân sách tóm tắt kết hợp ngân sách chức năng thành phần của nó và cuối cùng đã được phê duyệt và sử dụng.

Ngân sách tổng thể được chuẩn bị bởi ủy ban ngân sách trên cơ sở ngân sách chức năng phối hợp và trở thành mục tiêu của công ty trong giai đoạn ngân sách khi cuối cùng được ủy ban phê duyệt.

Ngân sách này tóm tắt ngân sách chức năng để tạo Tài khoản lãi và lỗ ngân sách và Bảng cân đối ngân sách vào cuối kỳ ngân sách rõ ràng từ mẫu được đưa ra như sau:

Ưu điểm của ngân sách tổng thể:

Sau đây là những lợi thế chính của ngân sách tổng thể:

(1) Một bản tóm tắt của tất cả các ngân sách chức năng ở dạng viên nang có sẵn trong một báo cáo.

(2) Độ chính xác của tất cả các ngân sách chức năng được kiểm tra vì thông tin tóm tắt của tất cả các ngân sách chức năng phải đồng ý với thông tin được cung cấp trong ngân sách chính.

(3) Nó đưa ra một vị trí lợi nhuận ước tính tổng thể của tổ chức cho giai đoạn ngân sách.

(4) Thông tin liên quan đến bảng cân đối dự báo có sẵn trong ngân sách tổng thể.

Ngân sách này rất hữu ích cho quản lý hàng đầu vì nó thường quan tâm đến thông tin có ý nghĩa tóm tắt được cung cấp bởi ngân sách này.