6 bước chính liên quan đến kiểm soát ngân sách (có vấn đề)
Các điểm sau đây nêu bật sáu bước chính trong kiểm soát ngân sách.
Bước # 1. Sơ đồ tổ chức:
Nó đưa ra ánh sáng về trách nhiệm chức năng của từng thành viên trong nhóm quản lý để anh ta có thể làm quen với vị trí của chính mình trong tổ chức và cả mối quan hệ của anh ta với các thành viên khác.
Mô hình cấu trúc của Sơ đồ tổ chức phụ thuộc vào quy mô và tính chất của các đơn vị kinh doanh.
Một mẫu của Sơ đồ tổ chức là:
Bước # 2. Trung tâm ngân sách:
Trung tâm ngân sách là một bộ phận của tổ chức cam kết và được xác định theo quan điểm của Kiểm soát ngân sách. Nó phải được phân định rõ ràng bởi vì một ngân sách riêng biệt sẽ được lập ra với sự giúp đỡ của từng bộ phận liên quan.
Bước # 3. Sổ tay ngân sách:
Viện Kế toán chi phí và quản lý, Anh, định nghĩa Sổ tay ngân sách là một tài liệu quy định, ngoài các vấn đề, trách nhiệm của những người tham gia vào thói quen và các biểu mẫu và hồ sơ cần thiết cho Kiểm soát ngân sách . Do đó, sẽ có một Sổ tay ngân sách hướng dẫn các cán bộ ngân sách và trưởng phòng của các bộ phận tương ứng. Đây thực tế là một tài liệu bằng văn bản đưa ra các ý tưởng liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện các ngân sách khác nhau.
Bước # 4. Ủy ban ngân sách:
Ủy ban Ngân sách là một nhóm các giám đốc điều hành của nhiều chức năng chính, ví dụ: Tổng Giám đốc, Giám đốc Công trình, Giám đốc Sản xuất, Quản lý Bán hàng, Kế toán, v.v. Tổng Giám đốc đóng vai trò là Chủ tịch và các nhà quản lý chức năng sẽ chuẩn bị ngân sách tương ứng và gửi cho ủy ban phê duyệt. Ủy ban sẽ thực hiện các điều chỉnh cần thiết và điều phối tất cả các ngân sách và cuối cùng phê duyệt như nhau. Đó là một lực lượng mạnh mẽ trong việc đan xen các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp và thực thi quyền kiểm soát thực sự đối với các hoạt động.
Các chức năng chính của Ủy ban Ngân sách là:
(i) Nhận và xem xét dự toán ngân sách từ các bộ phận tương ứng và đưa ra khuyến nghị;
(ii) Xây dựng các chính sách quản lý chung liên quan đến ngân sách;
(iii) Để đưa ra lời khuyên có sẵn trong việc chuẩn bị ngân sách trên cơ sở thông tin trong quá khứ;
(iv) Xây dựng Ngân sách Chính trên cơ sở ngân sách chức năng đã được phê duyệt;
(v) Để lưu hồ sơ về độ lệch hoặc phương sai của hiệu suất thực tế từ ngân sách;
(vi) Đề xuất các hành động khắc phục và điều phối chương trình ngân sách.
Bước # 5. Kỳ ngân sách:
Nó có nghĩa là khoảng thời gian mà ngân sách được chuẩn bị và sử dụng. Không có giai đoạn khó khăn và nhanh chóng cho ngân sách.
Thông thường, khoảng thời gian phụ thuộc vào hai yếu tố sau:
(i) Loại hình kinh doanh;
(ii) Khía cạnh kiểm soát.
Nói cách khác, độ dài của kỳ ngân sách phụ thuộc vào:
(i) Bản chất của sản phẩm;
(ii) Bản chất của cung và cầu của sản phẩm; và
(iii) phạm vi kiểm soát.
Các ngành công nghiệp có chi phí vốn lớn Vận chuyển, Dịch vụ vận tải, Phát điện, v.v. Có thể có ngân sách dài hạn kéo dài từ 5 đến 10 năm do những thay đổi xảy ra rất chậm trong các ngành này. Mặt khác, các ngành sản xuất Radio, Truyền hình, Tủ lạnh, vv có thể có ngân sách trung hạn kéo dài từ 2 đến 3 năm. Và các ngành công nghiệp sản xuất các sản phẩm thời trang trên quy mô lớn có thể có ngân sách ngắn hạn, hàng tuần, hai tuần, hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm.
Vì ngân sách dài hạn không thể là một phương tiện kiểm soát doanh nghiệp rất chính xác và hiệu quả và ngân sách ngắn hạn rất tốn kém (mặc dù nó rất hữu ích), đôi khi hai ngân sách được chuẩn bị, ngân sách cơ bản và ngân sách hiện tại, để khắc phục những khó khăn trên.
Viện Kế toán chi phí và quản lý, Anh, định nghĩa Ngân sách cơ bản và Ngân sách hiện tại là:
Ngân sách cơ bản:
'Một ngân sách dựa trên kế hoạch dài hạn và được sử dụng làm cơ sở để phát triển ngân sách hiện tại. 'Ngân sách cơ bản' thường có phạm vi rộng hơn nhiều và ít chi tiết hơn so với 'Ngân sách hiện tại'.
Ngân sách hiện tại:
'Một ngân sách được thiết lập để sử dụng trong một khoảng thời gian ngắn, thường là một năm nhưng đôi khi ít hơn và liên quan đến các điều kiện hiện tại. Các điều kiện hiện tại có thể được hiểu là các điều kiện trung bình có khả năng chiếm ưu thế trong giai đoạn ngân sách.
Bước # 6. Yếu tố chính:
Yếu tố đặt giới hạn cho toàn bộ hoạt động được gọi là Yếu tố chính ảnh hưởng đến ngân sách. Nó cũng được gọi là Yếu tố giới hạn hoặc Yếu tố quản lý hoặc Yếu tố ngân sách chính. Ví dụ, có thể có nhu cầu cao đối với một sản phẩm cụ thể, nhưng do không có sẵn nguồn cung cấp nguyên liệu, sản xuất có thể phải bị hạn chế và yếu tố này được gọi là Yếu tố chính.
Nó rất có ý nghĩa trong quá trình lập ngân sách cho sản xuất hoặc bán hàng. Đôi khi, có thể có một số yếu tố chính, chẳng hạn như, lao động, vốn, bán hàng, v.v.
Tuy nhiên, sau đây là các ví dụ về Yếu tố chính:
Yếu tố chính không tạo ra bất kỳ vấn đề thường trực nào trong hoạt động kinh doanh vì có thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào bằng hành động quản lý phù hợp trong tương lai thông qua một số thiết bị.
