Hướng dẫn cho người mới bắt đầu kiểm soát ngân sách
Các thành phần của hệ thống kiểm soát ngân sách:
Chính sách của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định được thể hiện bằng ngân sách chính, các chi tiết được đưa ra trong một số ngân sách riêng lẻ được gọi là ngân sách chức năng.
Các loại ngân sách khác nhau:
Các loại ngân sách khác nhau đã được phát triển để theo dõi các mục đích khác nhau mà chúng phục vụ.
Ngân sách có thể được phân loại theo:
(1) Phạm vi bảo hiểm họ bao gồm;
(2) Năng lực mà chúng có liên quan;
(3) Các điều kiện mà chúng dựa trên; và
(4) Các giai đoạn mà họ bao gồm.
Kiểm soát ngân sách được áp dụng cho một hệ thống quản lý và kiểm soát kế toán, theo đó tất cả các hoạt động và đầu ra được dự báo càng xa càng tốt và kết quả thực tế khi được so sánh với dự toán ngân sách.
C. cơ sở để sửa đổi của nó.
Tính năng, đặc điểm:
Các tính năng cơ bản của kiểm soát ngân sách có trong định nghĩa này là:
(i) Thiết lập ngân sách cho từng chức năng và bộ phận của tổ chức.
(ii) Trách nhiệm điều hành để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để có thể đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
(iii) So sánh liên tục hiệu suất thực tế với ngân sách để biết các biến thể từ ngân sách và đặt trách nhiệm của các giám đốc điều hành về việc không đạt được kết quả mong muốn như được đưa ra trong ngân sách.
(iv) Thực hiện hành động khắc phục phù hợp để đạt được mục tiêu mong muốn nếu có sự khác biệt về hiệu suất thực tế so với hiệu suất được dự toán.
(v) Sửa đổi ngân sách trong bối cảnh hoàn cảnh thay đổi.
Ngân sách, ngân sách và kiểm soát ngân sách :
Một ngân sách chỉ đơn giản là một dự báo về các sự kiện trong tương lai được thể hiện dưới dạng định lượng. Nó thực hiện ba chức năng cơ bản của một công ty.
Họ đang:
(i) Nó cho biết số tiền và thời gian chính xác của nhu cầu của công ty đối với tài chính trong tương lai.
(ii) Phải thực hiện các hành động khắc phục trong đó các số liệu ngân sách không khớp với thực tế.
(iii) Nó cung cấp một cơ sở để đánh giá hiệu suất.
Ngân sách là một kỹ thuật để xây dựng ngân sách. Nó chỉ ra một con đường đúng đắn để quản lý doanh nghiệp. Nó giúp quản lý dự đoán các vấn đề khác nhau của doanh nghiệp và đưa ra các biện pháp khắc phục để khắc phục các vấn đề.
Kiểm soát ngân sách là một kỹ thuật kiểm soát quản lý thông qua ngân sách. Nó được thiết kế để hỗ trợ quản lý trong việc phân bổ các trách nhiệm khác nhau. Đây là một hệ thống đạt được các mục tiêu của công ty với chi phí tối thiểu và cung cấp một công cụ mạnh mẽ cho ban quản lý để thực hiện hiệu quả các chức năng quản lý.
Rowland và William trong cuốn sách của họ có tên Ngân sách để kiểm soát quản lý đã đưa ra sự khác biệt giữa ngân sách, ngân sách và kiểm soát ngân sách như sau:
Ngân sách là mục tiêu cá nhân của một bộ phận, vv trong khi ngân sách có thể được coi là hành động xây dựng ngân sách. Kiểm soát ngân sách bao gồm tất cả những điều này và ngoài ra còn bao gồm khoa học tự lập kế hoạch ngân sách và sử dụng ngân sách đó để thực hiện một công cụ quản lý tổng thể cho việc lập kế hoạch và kiểm soát kinh doanh.
Do đó, ngân sách là một kế hoạch tài chính và kết quả kiểm soát ngân sách từ việc điều hành kế hoạch tài chính.
Mục tiêu của kiểm soát ngân sách :
Mục tiêu chính của kiểm soát ngân sách là lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát và điều chỉnh các nguồn lực để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh đã thỏa thuận trong khi vẫn nằm trong giới hạn được thông báo. Kiểm soát ngân sách được lên kế hoạch để hỗ trợ ban quản lý phân bổ trách nhiệm và quyền hạn để hỗ trợ lập dự toán và kế hoạch cho tương lai, hỗ trợ phân tích các biến đổi giữa kết quả ước tính và thực tế và phát triển cơ sở đo lường hoặc tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của hoạt động.
Các mục tiêu chung của kiểm soát ngân sách như sau:
1. Lập kế hoạch:
Bước đầu tiên và quan trọng nhất để hiểu ngân sách là lập kế hoạch. Lập kế hoạch liên quan đến việc tìm ra những gì ngân sách lý tưởng sẽ thực hiện. Nếu không có kế hoạch đúng đắn, ngân sách sẽ giống như một bản đồ mà không có đích đến. Kế hoạch cho ngân sách cá nhân sẽ khác với kế hoạch cho doanh nghiệp.
Lập kế hoạch liên quan đến việc chỉ định loại, số lượng và chất lượng dịch vụ sẽ được cung cấp cho các thành phần, ước tính chi phí dịch vụ và xác định cách thanh toán cho các dịch vụ. Để mang lại ngân sách hiệu quả, nó phải tính đến các nguồn thu nhập hiện tại và các chi phí hiện tại.
Ngân sách sẽ đáp ứng mục tiêu dựa trên mức thu nhập và chi phí hiện tại Ngân sách là kế hoạch của chính sách cần theo đuổi (thu hút khoảng thời gian xác định để đạt được mục tiêu nhất định. Kiểm soát ngân sách sẽ buộc quản lý các cấp phải lập kế hoạch trong thời gian tất cả các hoạt động sẽ được thực hiện trong các giai đoạn tương lai.
Một ngân sách như một kế hoạch hành động đạt được các mục đích sau:
(a) Hành động được hướng dẫn bởi kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng vì ngân sách được chuẩn bị sau khi nghiên cứu và nghiên cứu cẩn thận.
(b) Ngân sách đóng vai trò là một cơ chế thông qua đó các mục tiêu và chính sách của ban quản lý được thực hiện.
(c) Đó là cầu nối thông qua đó giao tiếp được thiết lập giữa quản lý cấp cao và các hợp tác xã để thực hiện các chính sách của quản lý cấp cao.
(d) Quá trình hành động có lợi nhất được chọn từ các phương án khác nhau có sẵn.
(e) Ngân sách là một công thức hoàn chỉnh của chính sách cam kết được theo đuổi cho mục đích đạt được một mục tiêu nhất định.
2. Phối hợp:
Kiểm soát ngân sách phối hợp các hoạt động khác nhau của công ty và đảm bảo sự hợp tác của tất cả các bên liên quan để mục tiêu chung của công ty có thể đạt được thành công. Nó buộc các giám đốc điều hành phải suy nghĩ và suy nghĩ như một nhóm. Nó phối hợp các xu hướng kinh tế rộng lớn hơn và vị trí kinh tế của một cam kết. Nó cũng hữu ích trong việc điều phối các chính sách, kế hoạch và hành động.
Một tổ chức không có sự kiểm soát ngân sách giống như một con tàu đang đi trên biển. Một ngân sách đưa ra định hướng cho doanh nghiệp và truyền đạt ý nghĩa và tầm quan trọng đối với thành tích của nó bằng cách so sánh hiệu suất thực tế và hiệu suất ngân sách.
3. Kiểm soát:
Kiểm soát bao gồm các hành động cần thiết để đảm bảo rằng hiệu suất của tổ chức phù hợp với các kế hoạch và mục tiêu. Kiểm soát hiệu suất là có thể với các tiêu chuẩn được xác định trước được đặt trong ngân sách.
Do đó, kiểm soát ngân sách giúp kiểm soát có thể bằng cách so sánh liên tục hiệu suất thực tế với ngân sách để báo cáo các biến thể từ ngân sách sang quản lý hành động khắc phục.
4. Báo cáo và Đánh giá:
Đánh giá là một quá trình tự phát hoặc hành động đánh giá hiệu quả, hiệu quả, chi phí, mức độ liên quan và tác động của dự án dựa trên các mục tiêu được chỉ định. Đánh giá ngân sách liên quan đến việc thu thập và phân tích dữ liệu về các hoạt động ngân sách. Đánh giá là để cải thiện cả một dự án đang diễn ra và thực hiện các dự án trong tương lai.
Ngân sách đặt nền tảng cho các báo cáo và đánh giá cuối kỳ. Khi một ngân sách gắn liền với các mục tiêu của tổ chức, nó có thể tạo điều kiện cho việc đánh giá hiệu quả và hiệu quả. Đánh giá và báo cáo thích hợp giúp một tổ chức tạo điều kiện cho việc xác định và giải quyết các vấn đề khác nhau của doanh nghiệp tức là tạo điều kiện cho việc xác định và giải quyết các vấn đề.
Do đó, hệ thống ngân sách tích hợp các chức năng quản lý chính vì nó liên kết chức năng lập kế hoạch của quản lý hàng đầu với chức năng kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp trong phân cấp quản lý. Nhưng hiệu quả của ngân sách như một thiết bị lập kế hoạch và kiểm soát phụ thuộc vào hoạt động mà nó đang được sử dụng.
Một ngân sách chính xác hơn có thể được phát triển cho những hoạt động có mối quan hệ trực tiếp tồn tại giữa đầu vào và đầu ra. Mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra trở thành cơ sở để phát triển ngân sách và thực hiện kiểm soát.
Kiểm soát ngân sách và kế toán :
Một hệ thống kế toán phù hợp là điều cần thiết để phát triển một ngân sách thỏa đáng. Sự hình thành của ngân sách phụ thuộc vào thông tin được thu thập phần lớn từ hệ thống kế toán chi phí. Một đặc điểm quan trọng của kiểm soát ngân sách là so sánh hiệu suất thực tế với các ước tính hoặc mục tiêu trước đó được đặt trong ngân sách để đảm bảo rằng hiệu suất thực tế đang đi đúng hướng.
Chức năng này chỉ có thể được thải ra khi có sẵn thông tin kế toán đáng tin cậy và nhanh chóng. Hệ thống kế toán cần cung cấp thông tin được phân loại theo thẩm quyền và trách nhiệm của tổ chức để trách nhiệm đối với những cạm bẫy có thể được khắc phục và có thể thực hiện hành động khắc phục. Thông tin kế toán phải phù hợp với yêu cầu của kiểm soát ngân sách để có thể phát triển ngân sách thỏa đáng.
Chúng tôi đã thấy rằng kiểm soát ngân sách phụ thuộc vào kế toán. Tương tự, một hệ thống kế toán chi phí hợp lý cũng phụ thuộc vào hoạt động hiệu quả của nó đối với thủ tục ngân sách hợp lý. Kế toán chi phí, kế toán đặc biệt, dựa trên ngân sách chi phí cẩn thận trong tương lai, tương ứng với năng lực điều hành khác nhau.
Tỷ lệ chi phí cho việc hấp thụ trong công việc, đơn đặt hàng hoặc quy trình được xác định dựa trên các ước tính trong tương lai được thực hiện trong khi chuẩn bị các ngân sách khác nhau. Việc xác định chi phí ước tính hoặc chi phí tiêu chuẩn được thực hiện dựa trên chi phí ngân sách của vật liệu, nhân công và chi phí chung. Do đó, theo đó, việc phát triển một hệ thống kiểm soát ngân sách hiệu quả là một điều kiện tiên quyết quan trọng để vận hành một hệ thống chi phí hợp lý.
Các yếu tố cần thiết của một hệ thống kiểm soát ngân sách hiệu quả:
Để có một hệ thống kiểm soát ngân sách hiệu quả, phải có những điều kiện tiên quyết cần thiết. Đó là như sau:
(i) Hỗ trợ quản lý hàng đầu:
Không có hệ thống kiểm soát nào có thể có hiệu quả trừ khi nó nhận được sự hỗ trợ đầy đủ từ mọi thành viên trong ban quản lý, đặc biệt là quản lý cấp cao phải được cam kết với ý tưởng ngân sách cũng như các nguyên tắc và chính sách trong hệ thống.
(ii) Mục tiêu hợp lý:
Các mục tiêu ngân sách phải thực tế và phải thể hiện các mục tiêu hợp lý có sẵn.
(iii) Mục tiêu rõ ràng:
Các mục tiêu cần đạt được thông qua ngân sách cần được nêu rõ.
(iv) Sự tham gia của các nhà điều hành có trách nhiệm:
Những người được giao phó thực hiện ngân sách nên tham gia vào quá trình thiết lập ngân sách. Điều này sẽ đảm bảo thực hiện đúng các chương trình.
(v) Hệ thống kế toán phù hợp:
Có mối quan hệ chặt chẽ giữa ngân sách và kế toán. Người ta phải phụ thuộc vào bộ phận kế toán cho dữ liệu lịch sử đáng tin cậy. Kế toán trách nhiệm là điều cần thiết để kiểm soát ngân sách thành công.
(vi) Giáo dục ngân sách liên tục:
Cần có một hệ thống giáo dục liên tục của nhân viên về các mục tiêu và kỹ thuật lập ngân sách.
(vii) Lợi nhuận tối đa:
Mục tiêu cuối cùng này là hiện thực hóa lợi nhuận tối đa phải luôn được giữ ở mức cao nhất.
(viii) Cảnh giác liên tục:
Cần thận trọng liên tục để so sánh liên tục giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu thực tế và phương sai phải được báo cáo.
(ix) Chi phí của hệ thống:
Chi phí của hệ thống không được nhiều hơn lợi ích nhận được từ hệ thống.
(x) Phối hợp với chi phí tiêu chuẩn:
Trường hợp hệ thống chi phí tiêu chuẩn cũng đang được sử dụng, chương trình ngân sách nên được chuẩn bị phối hợp với chi phí tiêu chuẩn.
Tổ chức kiểm soát ngân sách:
Điều cần thiết là một mối quan tâm phải có một kế hoạch tổ chức nhất định để chuẩn bị, duy trì và điều hành ngân sách. Cần có một sơ đồ tổ chức.
Nó có thể như sau:
Sơ đồ tổ chức cho thấy giám đốc điều hành là người đứng đầu hệ thống kiểm soát ngân sách. Ông ủy quyền cho nhân viên ngân sách, người thấy rằng tất cả các ngân sách đều được phối hợp và rút ra kịp thời. Các nhà quản lý khác sẽ chuẩn bị ngân sách hiển thị so với họ trong biểu đồ. Do đó, kiểm soát ngân sách là một hành động phối hợp trong đó tất cả các cá nhân tham gia và phải có sự phối hợp để có mối liên kết đúng đắn giữa họ.
Tất cả những người chịu trách nhiệm cho việc thực hiện và thực hiện của nó phải được tin tưởng. Khi có sự phân chia rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn, sẽ không có sự chồng chéo nào ở đó. Nó sẽ tạo ra công việc nhóm và tinh thần hợp tác giữa các nhân viên, cuối cùng dẫn đến mức độ cao về ý thức ngân sách.
Tổ chức kiểm soát ngân sách thường được lãnh đạo bởi một giám đốc điều hành hàng đầu được gọi là Kiểm soát ngân sách hoặc Giám đốc ngân sách hoặc Cán bộ ngân sách. Giám đốc điều hành nên bổ nhiệm giám đốc điều hành như vậy, người sẽ được giao nhiệm vụ cụ thể là quản lý ngân sách. Cấp bậc của anh ta phải ngang bằng với các nhà quản lý chức năng khác.
Vì công việc của anh ấy sẽ giải quyết việc chuẩn bị và điều phối ngân sách liên quan đến các số liệu, anh ấy thường sẽ là một người có kiến thức kế toán. Ông cũng nên có kiến thức kỹ thuật về kinh doanh. Anh ta nên thấy rằng các nhà quản lý chức năng rút ra ngân sách kịp thời.
Ông cũng là để theo đuổi ngân sách và để thấy rằng hiệu suất thực tế đang đi đúng với hiệu suất ngân sách và đưa ra cảnh báo kịp thời khi hiệu suất thực tế khác nhau đáng kể. Anh ta nên giúp sửa đổi ngân sách nếu có những thay đổi cơ bản trong hoàn cảnh sau khi ngân sách đã được chuẩn bị.
Ông phải đảm bảo rằng ngân sách đang được chuẩn bị theo sổ tay ngân sách. Bộ điều khiển ngân sách có chức năng nhân viên. Anh ta không có chức năng dòng ngoại trừ phần riêng của mình. Chức năng của ông là đưa ra lời khuyên cho các nhà quản lý dòng.
Phát triển ngân sách không phải là trách nhiệm trực tiếp của người kiểm soát ngân sách; vị trí của ông là giám sát và điều phối viên của tất cả các chức năng ngân sách. Nói chung trong các tổ chức lớn, một Kiểm soát viên ngân sách toàn thời gian được chỉ định nhưng trong các tổ chức nhỏ, một quan chức hàng đầu được giao trách nhiệm thực thi hệ thống kiểm soát ngân sách bên cạnh việc tuân thủ các nhiệm vụ của mình.
Kiểm soát ngân sách được hỗ trợ bởi Ủy ban ngân sách. Ủy ban Ngân sách sẽ bao gồm Tổng Giám đốc (hoặc bất kỳ giám đốc điều hành nào khác), Giám đốc bán hàng, Giám đốc công trình, Kế toán hoặc Kiểm soát ngân sách, Cán bộ mua hàng, Quản lý nhân sự và Quản lý bộ phận. Tổng giám đốc thường đóng vai trò là Chủ tịch của Ủy ban.
Các nhà quản lý chức năng sẽ chuẩn bị ngân sách và trình Ủy ban phê duyệt. Ủy ban Ngân sách có nhiệm vụ thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong ngân sách, điều phối tất cả các ngân sách và cuối cùng là phê duyệt ngân sách. Ngân sách là một chức năng quản trị, sự liên kết gần nhất của các giám đốc điều hành khác nhau phụ trách các chức năng khác nhau của doanh nghiệp là điều cần thiết; vì vậy tất cả các nhà quản lý chức năng được bao gồm trong ủy ban ngân sách.
Ủy ban ngân sách là một ủy ban tư vấn. Nó kiểm tra các báo cáo ngân sách để so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất được ngân sách và đề xuất hành động khắc phục sự khác biệt giữa thực tế và ngân sách.
Ủy ban ngân sách thường được giao các nhiệm vụ sau:
1. Để nhận, xem xét kỹ lưỡng, sửa đổi và phê duyệt ngân sách chức năng được chuẩn bị bởi từng bộ phận / bộ phận.
2. Nhận báo cáo theo lịch trình quy định và so sánh thực tế với các số liệu ngân sách.
3. Để xác định trách nhiệm bằng cách phân tích các sai lệch và đề xuất hành động khắc phục hoặc sửa đổi ngân sách, nếu cần thiết.
4. Tham gia thảo luận để đánh giá các dự án hoặc chương trình khác nhau có ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách.
Nhiệm vụ của Kiểm soát viên ngân sách có thể được tóm tắt như sau:
1. Để tạo ra sự phối hợp giữa các nhà quản lý chức năng khác nhau và cung cấp cho họ hướng dẫn trong mọi vấn đề liên quan đến ngân sách.
2. Sửa đổi và sửa đổi sổ tay ngân sách khi cần thiết phải làm như vậy.
3. Để chuẩn bị các chương trình ngân sách và ban hành các hướng dẫn để thực hiện đúng từng chương trình.
4. Sửa đổi và xem xét kỹ lưỡng các ngân sách chức năng nhận được từ các bộ phận khác nhau và cung cấp thông tin cần thiết có tác động đến việc chuẩn bị ngân sách của họ.
5. Thảo luận về các yêu cầu đề xuất của các phòng ban và ngân sách tổng thể với ủy ban ngân sách.
6. Để chuẩn bị ngân sách tóm tắt với sự tư vấn của ủy ban ngân sách và đặt tất cả thông tin và ngân sách trước ủy ban ngân sách.
7. Sửa đổi ngân sách theo hướng dẫn của ủy ban ngân sách và đặt nó trước Hội đồng quản trị để phê duyệt lần cuối trước khi gửi cho các bộ phận khác có liên quan.
8. Để thu thập chi phí thực tế từ văn phòng chi phí và so sánh nó với các số liệu ngân sách trong báo cáo ngân sách, hãy đặt nó trước ủy ban ngân sách để quyết định và cuối cùng chuyển nó cho các nhà quản lý bộ phận để họ tuân thủ.
Kiểm soát viên ngân sách chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành hoặc Chủ tịch hoặc Giám đốc tài khoản, nếu được đính kèm với anh ta. Ông duy trì một liên kết chặt chẽ giữa hồ sơ kế toán và ngân sách. Anh ta có quyền truy cập vào tất cả các hồ sơ kế toán và do đó tránh chồng chéo công việc bằng cách cung cấp tất cả thông tin khi cần thiết.
