Sổ cái chi phí: Các loại, lợi thế và kiểm soát (Với các mục tạp chí)

Đọc bài viết này để tìm hiểu về các loại, lợi thế và kiểm soát sổ cái chi phí với các mục tạp chí.

Các loại sổ cái chi phí:

Các sổ cái chi phí quan trọng nhất như sau:

(а) Sổ cái chính:

Nó chứa tất cả các tài khoản cá nhân. Nó được thực hiện tự cân bằng bằng cách duy trì trong đó một tài khoản kiểm soát cho mỗi sổ cái khác.

(b) Cửa hàng sổ cái:

Điều này chứa tất cả các tài khoản cửa hàng. Một tài khoản riêng được mở cho từng hạng mục của cửa hàng.

(c) Sổ cái tiến độ:

Điều này chứa các tài khoản của các công việc khác nhau. Mỗi công việc, đơn vị hoặc quy trình được cung cấp một số công việc và một tài khoản riêng được mở cho mỗi công việc.

(d) Sổ cái thành phẩm:

Điều này chứa tài khoản của tất cả các loại hàng hóa thành phẩm. Một tài khoản riêng được mở cho từng loại thành phẩm.

Vì vậy, sổ cái chi phí là sổ chính của các tài khoản. Nó chứa tất cả các tài khoản cá nhân. Nó là sổ cái duy nhất được duy trì trong mối quan tâm nhỏ. Trong các mối quan tâm lớn nơi có nhiều tài khoản, các sổ cái phụ như Cửa hàng sổ cái, Sổ cái tiến độ, Sổ cái hàng hóa thành phẩm, v.v., có thể phải được sử dụng. Khi các sổ cái chi nhánh như vậy được duy trì, Sổ cái chi phí nên được tự cân bằng bằng cách sử dụng các tài khoản kiểm soát. Với mục đích này, một tài khoản kiểm soát nên được mở trong sổ cái chi phí cho mỗi sổ cái công ty con khác.

Ưu điểm của sổ cái chi phí :

Sau đây là những lợi thế của việc duy trì một sổ cái chi phí:

(i) Nó giúp quản lý trong các quyết định chính sách vì sổ cái này tóm tắt tất cả các thông tin chi tiết liên quan đến chi phí trong hồ sơ công ty con.

(ii) Nó cung cấp cơ sở để phân tích chi phí và chuẩn bị tài khoản cho từng trung tâm chi phí để xác định và kiểm soát chi phí.

(iii) Nó cung cấp một sự kiểm soát thích hợp đối với vật liệu và vật tư, lao động và chi phí chung.

(iv) Các tiêu chuẩn có thể được thiết lập để cung cấp hướng dẫn đo lường và nâng cao hiệu quả và sổ cái chi phí có thể cung cấp các tài khoản phương sai cần thiết để nộp cho ban quản lý cho mục đích kiểm soát.

(v) Việc duy trì sổ cái chi phí giúp xác định giá trị của việc đóng cửa cổ phiếu và tiến độ công việc mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào và có thể chuẩn bị kịp thời tài khoản lãi và lỗ và bảng cân đối kế toán theo định kỳ.

(vi) Nó phục vụ như một kiểm tra về các giao dịch và hồ sơ trong tài khoản tài chính.

(vii) Nó tạo điều kiện cho việc chuẩn bị kịp thời Tài khoản lãi và lỗ chi phí và giúp ban quản lý biết kết quả hoạt động của công ty.

(viii) Một hệ thống kiểm tra nội bộ tồn tại thông qua việc sử dụng các tài khoản kiểm soát khác nhau. Điều này giúp phát hiện lỗi và do đó duy trì độ chính xác.

(ix) Khi tài khoản chi phí được duy trì riêng biệt, có thể duy trì tính bảo mật của dữ liệu chi phí.

(x) Bảo trì sổ cái chi phí phục vụ để cung cấp thông tin chi tiết cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hiệu suất và ra quyết định bằng cách tạo điều kiện cho việc tạo các báo cáo nội bộ.

Tài khoản kiểm soát:

Để tạo điều kiện xử lý nhiều giao dịch thay vì được đăng trong sổ cái chung được ghi vào sổ cái công ty con. Các giao dịch được giữ chi tiết trong một hoặc nhiều tài khoản của sổ cái công ty con được đăng tổng cộng vào cuối kỳ để kiểm soát tài khoản. Tài khoản kiểm soát là tổng số tài khoản được duy trì trong sổ cái chi phí. Mỗi tổng tài khoản đại diện cho một sổ cái công ty con trong đó các tài khoản cá nhân được duy trì.

Ví dụ, Cửa hàng Tài khoản Kiểm soát Sổ cái đại diện cho Sổ cái Cửa hàng trong đó thẻ chứng khoán riêng lẻ được duy trì. Các khoản ghi nợ và tín dụng cá nhân trong thẻ chứng khoán được tóm tắt, tổng hợp và đưa vào tài khoản kiểm soát trong Sổ cái chi phí. Bất cứ lúc nào, tổng số dư trong tài khoản kiểm soát và tổng hợp số dư cá nhân trong tài khoản sổ cái công ty con nên đồng ý.

Các tài khoản kiểm soát như vậy:

(i) Tạo điều kiện tổng hợp các tài khoản cuối cùng và đối chiếu với các tài khoản tài chính;

(ii) Đưa ra một bản tóm tắt của hàng ngàn tài khoản cá nhân; và

(iii) Cung cấp tổng số vị trí tức là, để biết giá trị của các công việc đang chờ xử lý hoặc các tài liệu trong tay, người ta không cần liệt kê các số dư riêng lẻ.