Xác định cấu trúc phòng ban tốt nhất cho tổ chức của bạn

Các cơ sở khác nhau của nhóm các hoạt động chỉ cung cấp các hướng dẫn chung. Trong khi phân nhóm, người quản lý phải xem xét ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp phân chia cùng với các yếu tố cơ bản, liên quan đến việc phân nhóm các hoạt động của doanh nghiệp. Sau khi đánh giá như vậy chỉ nên suy ngẫm xác định loại cấu trúc phòng ban tổng hợp phù hợp nhất với yêu cầu của tổ chức.

Các yếu tố cơ bản trong hoạt động nhóm là:

Chuyên ngành:

Cơ cấu tổ chức nên phân chia và nhóm các hoạt động của mối quan tâm theo cách mà các hoạt động tương tự và đồng minh, trong tất cả các trường hợp, được đặt dưới một bộ phận. Chuyên môn hóa dẫn đến công việc nhiều hơn và tốt hơn với cùng một nỗ lực.

Điều khiển:

Phòng ban nên được thực hiện để tạo điều kiện kiểm soát.

Phối hợp:

Nếu các mục tiêu được hoàn thành một cách hiệu quả, bộ phận không chỉ tạo điều kiện kiểm soát mà còn giúp phối hợp.

Cân đối:

Bộ phận cũng nên cho phép chú ý đầy đủ đến từng chức năng của doanh nghiệp để các hoạt động khác nhau được cân bằng hợp lý.

Sao chép các phần Sở nên, càng nhiều càng tốt, tránh trùng lặp các phần.

Phía người:

Bộ phận không nên bỏ qua phía con người của tổ chức. Tác động của cấu trúc lên yếu tố con người nên được xem xét thích hợp.

Giảm chi phí:

Các hoạt động cũng nên được nhóm lại theo cách sẽ đóng góp tốt nhất để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và giảm chi phí hoạt động.

Công nhận điều kiện địa phương:

Mô hình của nhóm nên được phát triển theo cách để các điều kiện địa phương được công nhận do.

Ngoài các yếu tố cơ bản được tính đến trong khi nhóm các hoạt động đã được liệt kê trước đó, các nguyên tắc sau đây cũng cần được xem xét thích hợp, theo yêu cầu, trong việc phân chia các hoạt động hoặc chức năng:

(a) Dễ định hướng

(b) Linh hoạt

(c) Sử dụng tối ưu nhân lực

(d) Cơ hội để áp dụng các tài năng cá nhân

(e) Chính sách hoạt động thống nhất và nhất quán

(f) Hiệu quả chức năng trong sản xuất, phân phối và tài chính

(g) Các kênh truyền thông rõ ràng và toàn diện

(h) Đóng góp cho sự tồn tại và thịnh vượng của doanh nghiệp

Quy trình của Sở:

Quá trình phân chia có thể được chia thành ba giai đoạn sau:

1. Bộ phận chính, đạt được bằng cách chia nhỏ chức năng ban đầu thành các hoạt động cơ bản

2. Bộ phận trung gian, đạt được bằng cách tạo ra các phòng ban ở cấp trung của tổ chức

3. Bộ phận cuối cùng, được thực hiện bằng cách chia các hoạt động thành các đơn vị riêng biệt ở các cấp thấp hơn

Dựa trên các thực tiễn phổ biến, cơ cấu tổ chức có thể thuộc bốn loại chính sau:

1. Cấu trúc chức năng

2. Cơ cấu bộ phận

3. Cấu trúc lai

4. Cấu trúc ma trận

Các mẫu được sử dụng trong Sở:

Các mẫu phổ biến nhất là nhóm theo chức năng, sản phẩm, lãnh thổ, quy trình, khách hàng và thời gian. Ngoài ra, phân chia theo số lượng đơn giản là một phương pháp quan trọng trong việc tổ chức các bộ lạc và quân đội. (Số đơn giản, trong quân đội, là số được gán cho mỗi đơn vị hoặc bộ phận. Một số bộ lạc cũng có số đơn giản được gán cho họ.)

Bộ phận theo chức năng:

Nó đề cập đến việc nhóm các hoạt động của một doanh nghiệp vào các bộ phận chức năng chính. Các chức năng cơ bản thường được phân loại là sản xuất, bán hàng và tài chính. Các chức năng thường được công nhận khác yêu cầu các nhóm riêng biệt là mua, kế toán, nhân sự và nghiên cứu. Tuy nhiên, các chức năng này thay đổi tùy theo tổ chức.

Bộ phận theo chức năng là cơ sở được sử dụng rộng rãi nhất để phân nhóm các hoạt động thành các đơn vị hành chính và được tìm thấy ở hầu hết các doanh nghiệp ở cấp độ này hay cấp độ khác. Hình 4.1 minh họa một cấu trúc tổ chức chức năng của một công ty đa sản phẩm có cả doanh số bán lẻ và tổ chức; chỉ có chiều sâu của tiếp thị và nhân sự được hiển thị.

Bộ phận theo sản phẩm hoặc dịch vụ:

Khi các hoạt động liên quan đến từng sản phẩm hoặc một nhóm các sản phẩm liên quan chặt chẽ được kết hợp thành các đơn vị tương đối tự chủ và tích hợp trong khuôn khổ chung của một công ty, tổ chức có bộ phận sản phẩm.

Theo sự sắp xếp này, một giám đốc điều hành chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến một dòng sản phẩm hoặc sản phẩm và có thẩm quyền rộng rãi đối với sản xuất, bán hàng, phát triển, dịch vụ và các chức năng khác liên quan đến sản phẩm cụ thể đó. Địa điểm hoặc vị trí của đơn vị sản phẩm không liên quan ở đây. Chúng tôi đã minh họa một cấu trúc phân chia trung tâm quá trình của một công ty sản xuất chè trong Hình 4.2.

Bộ phận sản phẩm hoặc quy trình tận hưởng lợi thế của kiến ​​thức sản phẩm chuyên ngành và thúc đẩy sự phối hợp của các hoạt động khác nhau được kết nối với một sản phẩm cụ thể. Vì trách nhiệm đối với kết quả của mỗi sản phẩm là cố định, giám đốc điều hành phụ trách sản phẩm được thúc đẩy để mở rộng, cải tiến và đa dạng hóa sản phẩm.

Nó giúp một tổ chức so sánh một dòng sản phẩm với một dòng sản phẩm khác, tạo điều kiện cho việc bỏ các dòng sản phẩm không có lợi nhuận và mở rộng các dòng sản phẩm có lợi nhuận. Sự hình thành của các đơn vị tự trị cũng cho phép tổ chức đạt được những lợi thế của sự phối hợp tốt hơn, dịch vụ khách hàng tốt hơn và kiểm soát tốt hơn các nguồn lực.

Hệ thống cũng có nhược điểm của nó. Một sự sắp xếp như vậy đôi khi có thể dẫn đến khó khăn trong việc phối hợp. Người quản lý đã thành công trong việc điều hành bộ phận của mình cũng có thể được nhắc nhở để kiêu ngạo nhiều quyền lực hơn cho chính mình. Tuy nhiên, những điều này có thể được khắc phục thông qua việc tập trung vào một số hoạt động chính và các quyết định chính sách lớn ở đầu tổ chức. Nó cũng yêu cầu các tổ chức thuê những người có khả năng quản lý chung, làm tăng chi phí quản lý.

Chi phí cũng tăng lên do sự trùng lặp của các dịch vụ tập trung và các hoạt động của nhân viên. Ở cấp quản lý cao nhất, nó cũng có thể tạo ra các vấn đề trong việc kiểm soát và giám sát hoạt động của các bộ phận sản phẩm khác nhau. Các vấn đề cũng có thể phải đối mặt ở mức độ ra quyết định trong các tổ chức như vậy bởi vì ban lãnh đạo cao nhất có thể không muốn giao quyền quyết định quan trọng cho các trưởng bộ phận.

Phân nhóm theo Địa điểm hoặc Lãnh thổ:

Khi các hoạt động của một doanh nghiệp bị phân tán về mặt vật lý hoặc địa lý, việc cung cấp cho mỗi đơn vị riêng biệt đó các quyền hạn và phương tiện để điều hành chính quyền địa phương là rất mong muốn và có lợi cho hiệu quả và kinh tế trong hoạt động. Bộ phận như vậy được gọi là bộ phận lãnh thổ.

Koontz và O'Donnell đã đưa ra hai lý do hợp lệ ủng hộ sự phân chia lãnh thổ:

(a) Nó tránh sự vắng mặt, nghĩa là, nó đảm bảo rằng các nhà quản lý không bỏ qua các yếu tố địa phương trong việc ra quyết định.

(b) Nó giúp tận dụng lợi thế của các nền kinh tế nhất định của hoạt động địa phương hóa.

Nhóm theo vị trí biểu thị sự thích ứng với nhu cầu địa phương và tạo điều kiện cho các hành động kịp thời. Các hoạt động trong phạm vi khu vực hoặc quyền hạn của một người có thể được phối hợp và kiểm soát hiệu quả hơn. Bộ phận như vậy cũng cung cấp cơ hội cho ban lãnh đạo cao nhất để cho phép nhân viên có được kinh nghiệm với rủi ro tối thiểu cho công ty. Tuy nhiên, khoảng cách truyền thông và sự chậm trễ trong việc ra quyết định là nhược điểm lớn của nó.

Sở theo thời gian:

Khi các hoạt động vượt xa thời gian làm việc bình thường của một cá nhân, nó cũng có thể được trải đều trên một số ca nhất định. Một nhóm như vậy thường được gọi là phân chia theo thời gian. Trong các doanh nghiệp tham gia vào các quy trình liên tục như tiện ích công cộng, nhà hàng, v.v., việc phân chia theo thời gian là một thông lệ bình thường.

Các đơn vị được tạo ra trên cơ sở thời gian thực hiện các hoạt động tương tự. Các vấn đề được quyết định ở đây được tập hợp xung quanh mức độ mà mỗi ca sẽ được khép kín và loại mối quan hệ nên tồn tại giữa các hoạt động chuyên môn vào thời gian bình thường và trong giờ làm thêm. Phân nhóm theo thời gian là phổ biến hơn trong chức năng sản xuất của doanh nghiệp.

Phân nhóm theo quy trình và thiết bị:

Các hoạt động cũng có thể được nhóm vào các phòng ban khác nhau trên cơ sở các quy trình liên quan hoặc các thiết bị được sử dụng. Các nhóm như vậy thường được sử dụng trong mối quan tâm sản xuất. Do đó, một đơn vị dệt bông có thể có các đơn vị riêng biệt để kéo sợi, dệt, nhuộm, kiểm tra và vận chuyển.

Giám sát tốt hơn, sử dụng tối ưu các thiết bị, chuyên môn hóa và tránh trùng lặp đầu tư là những lợi thế của bộ phận đó. Trong trường hợp này, chúng tôi cũng theo mô hình phân chia giống như minh họa trong Hình 4.2.

Phân nhóm theo khách hàng:

Loại hình phòng ban này phổ biến hơn trong các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Mô hình này thường được thực hiện khi lợi ích tối cao được yêu cầu phải được hiển thị cho phúc lợi và lợi ích của khách hàng. Khách hàng có thể được phân loại dựa trên độ tuổi, giới tính, thu nhập và khẩu vị.

Bộ phận khách hàng đảm bảo sự quan tâm đầy đủ đến các nhóm khách hàng khác nhau. Mẫu này giúp nâng cao hình ảnh và thiện chí của công ty. Vì khách hàng được chia thành các nhóm nhận dạng, mẫu cho phép sử dụng kiến ​​thức chuyên ngành cho từng nhóm này.

Cấu trúc lai:

Cấu trúc này là một hình thức của bộ phận kết hợp cả cấu trúc chức năng và phân chia. Cấu trúc này được thông qua bởi các tổ chức lớn tìm cách đạt được những lợi thế của cả cấu trúc chức năng và phân chia.

Cấu trúc chức năng mang lại lợi ích của các nền kinh tế về quy mô, chuyên môn sâu và hiệu quả sử dụng tài nguyên, trong khi cấu trúc phân chia mang lại lợi ích của việc chuyên môn hóa sản phẩm, dịch vụ và thị trường. Ở Ấn Độ, hầu hết các đơn vị thuộc khu vực công và các chủ trương của bộ (như Đường sắt, v.v.) đều theo cấu trúc này. Một cấu trúc lai điển hình của một tổ chức được minh họa trong Hình 4.3.

Cấu trúc lai mang lại lợi ích của chuyên môn chuyên môn và tính kinh tế của quy mô trong các khu vực chức năng chính. Nó tạo điều kiện cho khả năng thích ứng và linh hoạt trong việc xử lý các sản phẩm hoặc dòng dịch vụ đa dạng, lãnh thổ, nhu cầu khác nhau của khách hàng, liên kết các mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp, v.v. vì tính chất phân chia một phần của nó.

Tuy nhiên, cấu trúc này đòi hỏi phải thuê một số nhân viên ở cả cấp độ công ty và chức năng (hoạt động). Kiểm soát cũng khó khăn vì cơ cấu tổ chức khổng lồ và nó cũng dẫn đến xung đột. Sự phối hợp giữa một bộ phận và một bộ phận chức năng của công ty là tốn thời gian, điều này càng tạo ra sự mất cân bằng trong tổ chức.

Cấu trúc ma trận:

Kiểu phân chia này áp dụng một tập hợp các mối quan hệ báo cáo phân chia theo chiều ngang trên cấu trúc chức năng phân cấp. Nó còn được gọi là tổ chức lưới hoặc tổ chức quản lý dự án / sản phẩm. Nó là sự kết hợp của cả tổ chức chức năng và bộ phận cùng một lúc. Do đó, nó thích hai chuỗi lệnh dọc và ngang. Một cấu trúc ma trận điển hình được minh họa trong Hình 4.4.

Ra quyết định phi tập trung, điều phối dự án hoặc sản phẩm tốt hơn, giám sát môi trường được cải thiện và phản ứng kết quả với thay đổi, sử dụng linh hoạt nhân lực và các nguồn lực khác (bao gồm cả dịch vụ hỗ trợ) là một số lợi thế của cấu trúc ma trận.

Mặt khác, cấu trúc này đòi hỏi chi phí hành chính cao, tạo ra sự nhầm lẫn về thẩm quyền và trách nhiệm, tăng cường xung đột giữa các cá nhân và quá coi trọng việc ra quyết định của nhóm.

Mặc dù có những bất lợi tiềm tàng, cấu trúc ma trận hiện được sử dụng rộng rãi để đối phó với áp lực môi trường gia tăng và để phát triển chiến lược cạnh tranh. Trừ khi toàn bộ quá trình được quản lý một cách hiệu quả, nó không có khả năng mang lại lợi ích cho một tổ chức.

Gần đây, người ta cũng thấy rằng các tổ chức đang cấu trúc theo khái niệm Đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU) hoặc Đơn vị kinh doanh độc lập (IBU). SBU _s / IB Chúng tôi được thiết lập thành các đơn vị kinh doanh riêng biệt để đảm bảo rằng một số sản phẩm hoặc dòng sản phẩm được quảng bá là doanh nghiệp độc lập. Công ty General Electric là người đầu tiên sử dụng phương pháp cấu trúc này. Chúng tôi đã minh họa một cấu trúc SBU trong Hình 4.5

Cơ cấu tổ chức trong một thế giới toàn cầu hóa:

Đối với các mệnh lệnh kinh doanh, các tổ chức ngày nay hoạt động trên toàn cầu. Để phù hợp với các yêu cầu kinh doanh ảm đạm, các tổ chức ngày nay đóng khung các cấu trúc khác nhau như toàn cầu, quốc tế, đa quốc gia, xuyên quốc gia, thông tin, di động và kết nối mạng. Một cấu trúc tổ chức toàn cầu không đáp ứng cục bộ. Nó không tin vào việc tìm nguồn cung ứng tối ưu, và tập trung hơn vào các hoạt động công việc tại một địa phương, nghĩa là ở quốc gia gốc của nó và tuân theo cách tiếp cận tập trung.

Nó tin tưởng vào các hoạt động tại nhà, mặc dù nó kinh doanh trên toàn cầu. Về mặt chiến lược, loại hình tổ chức này cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự trên toàn thế giới, bất kể sự chấp nhận của nó hay nói cách khác là ở các thị trường toàn cầu khác nhau. Một tổ chức quốc tế vượt ra ngoài hoạt động tại nhà. Nó tạo ra các trung tâm riêng biệt cho các sản phẩm hoặc dịch vụ hỗn hợp khác nhau, định vị các trung tâm đó ở các quốc gia nơi có thể nhận được lợi ích của việc tìm nguồn cung ứng tối ưu.

Các trung tâm này ở các quốc gia khác nhau hoạt động như "trung tâm xuất sắc" và phục vụ thị trường thế giới. Các tổ chức đa quốc gia tuân theo cách tiếp cận dựa trên địa lý phi tập trung để tùy chỉnh hoạt động của họ, cụ thể theo yêu cầu của các quốc gia nơi họ dự định kinh doanh. Họ phát triển các sản phẩm và dịch vụ cụ thể được thị trường địa phương chấp nhận.

Các tổ chức xuyên quốc gia pha trộn các cách tiếp cận quốc tế và đa quốc gia để tối ưu hóa lợi thế địa điểm của họ và cũng để gặt hái những lợi ích của việc tìm nguồn cung ứng tối ưu. Họ tùy chỉnh các sản phẩm và dịch vụ kết hợp trên cơ sở khu vực và đồng thời giành được lợi thế từ các trung tâm hoạt động trên toàn thế giới của họ. Unilever, Proctor và Gamble và NEC là những ví dụ điển hình của loại hình tổ chức này (Bartlett và Ghoshal 1998). Các tổ chức thông tin quản lý thông tin lên xuống trong tổ chức, sử dụng rộng rãi các máy tính và các hỗ trợ liên quan khác.

Họ có khả năng ảo hóa thấp và truyền dịch CNTT cao (Zuboff 1988). Các tổ chức tế bào được đặc trưng bởi các nhóm làm việc nhỏ, tự trị hoặc các đơn vị kinh doanh, tự quản lý và có thể phát triển, tái sản xuất và hình thành các mối quan hệ theo nhu cầu của họ (Miles et al. 1984).

Trên thực tế, chúng khác với SBU hoặc IBU đã thảo luận trước đó của chúng tôi theo nghĩa là chúng có thể hoạt động độc lập hơn, thậm chí vượt qua ranh giới của các tế bào. Các tổ chức kết nối mạng phát triển mối liên kết tích cực giữa các tổ chức bên trong và bên ngoài để đáp ứng nhu cầu kiến ​​thức. Chúng là sự pha trộn giữa ảo hóa và truyền tin CNTT và tích cực trong việc tạo ra các liên minh chiến lược.