Xác định yêu cầu công việc (Quá trình tham gia)
Việc xác định yêu cầu công việc thường bao gồm quá trình sau đây là: 1. Tiến hành phân tích công việc, 2. Mô tả công việc và 3. Đặc tả công việc.
1. Tiến hành phân tích công việc:
Đây là một cuộc điều tra về các khía cạnh khác nhau của một nhiệm vụ về kỹ năng, trình độ, nhiệm vụ và trách nhiệm. Nó bao gồm chức danh công việc, bộ phận liên quan đến giám sát, mối quan hệ với các công việc khác, các loại vật liệu và thiết bị được sử dụng, khéo léo về tinh thần và thủ công, điều kiện làm việc, v.v.
Phân tích công việc giúp thực hiện một công việc một cách trơn tru. Edwin B. Flippo đã định nghĩa phân tích công việc là quy trình nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan đến hoạt động và trách nhiệm của một công việc cụ thể. Các sản phẩm ngay lập tức của phân tích này là mô tả công việc và làm giàu công việc.
Thiếu phân tích công việc tạo ra sự nhầm lẫn và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Làm sao?
Ví dụ tưởng tượng sau đây minh họa nó:
Đây là một câu chuyện về bốn người tên là Mọi người, Ai đó, Bất kỳ ai và Không ai. Có một công việc quan trọng phải làm. Mọi người đều chắc chắn rằng ai đó sẽ làm điều đó. Bất cứ ai cũng có thể làm được, nhưng không ai làm được.
Ai đó đã tức giận về điều đó bởi vì đó là công việc của mọi người. Mọi người đều nghĩ ai cũng có thể làm được, nhưng không ai nhận ra rằng mọi người sẽ không làm điều đó. Cuối cùng mọi người đổ lỗi cho ai đó khi không ai làm những gì mà bất cứ ai cũng có thể làm.
2. Mô tả công việc:
Nói một cách đơn giản, mô tả công việc liên quan đến những gì, tại sao, khi nào và làm thế nào để thực hiện các nhiệm vụ. Nói cách khác, đó là một tuyên bố bằng văn bản về điều kiện làm việc, sự tham gia của thời gian và trách nhiệm công việc. Điều này tập trung vào công việc.
3. Đặc tả công việc:
Đặc tả công việc không là gì ngoài một mô tả về các đặc điểm nổi bật của người được tuyển dụng trong công việc cụ thể. Đó là một tiêu chuẩn mà các tính năng nổi bật của nhân viên phù hợp với các đặc điểm công việc. Nói cách khác, nó mô tả phẩm chất cá nhân của nhân viên như kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất lãnh đạo và khả năng ra quyết định, v.v. Đặc tả công việc, do đó, tập trung vào người giữ công việc.
Dưới đây là một ví dụ về mô tả công việc và đặc tả công việc của một tổ chức giáo dục như Học viện quản lý tài chính quốc gia.
Bộ Tài chính, chính phủ Ấn Độ, Faridabad:
Mô tả công việc:
Bài viết của Giáo sư liên quan đến giảng dạy, nghiên cứu, tư vấn và quản trị.
Đặc tả công việc:
Ứng cử viên cho vị trí Giáo sư cần phải là Ph. D. với hạng nhất hoặc tương đương ở mức độ trước trong ngành thích hợp với thành tích học tập rất tốt trong suốt và tối thiểu 10 năm kinh nghiệm trong đó ít nhất 5 năm trình độ của Phó giáo sư.
