Kiểm soát vật liệu: Định nghĩa, mục tiêu và yêu cầu

Ở đây chúng tôi chi tiết về các định nghĩa, mục tiêu và yêu cầu của kiểm soát vật liệu!

Định nghĩa kiểm soát vật liệu:

Kiểm soát vật liệu có thể được định nghĩa là một hệ thống đảm bảo có sẵn số lượng vật liệu cần thiết có chất lượng phù hợp vào thời điểm thích hợp và đồng thời tránh việc chặn vốn không cần thiết trong các cửa hàng. Hệ thống kiểm soát nguyên liệu phải toàn diện đến mức nó bao gồm toàn bộ quy trình từ khi đặt hàng với các nhà cung cấp cho đến giai đoạn cho đến khi nguyên liệu được tiêu thụ trong sản xuất.

Mục tiêu của kiểm soát vật liệu:

Những điều sau đây có thể được liệt kê dưới dạng các mục tiêu rộng lớn của kiểm soát vật liệu hoặc nói cách khác, các bước sau đây phải được thực hiện để thấy rằng không có sự không hiệu quả liên quan đến vật liệu:

1. Sẵn có:

Các vật liệu và cửa hàng khác nhau cần thiết để thực hiện sản xuất trơn tru luôn luôn có sẵn. Điều này có nghĩa là không chỉ đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu chính và các cửa hàng chính được yêu cầu mà còn cả các vật liệu nhỏ và rẻ tiền nhưng cần thiết. Ví dụ, trong một nhà máy dệt bông, nguồn cung cấp bông và than sẽ luôn được chăm sóc, nhưng cũng cần phải có dầu bôi trơn thích hợp cho máy móc luôn có sẵn. Việc ngừng sản xuất vì bất kỳ lý do nào đều rất tốn kém và người phụ trách cung cấp nguyên liệu và cửa hàng phải thấy rằng việc sản xuất không bị gián đoạn vì muốn có bất kỳ mặt hàng vật liệu và cửa hàng nào.

2. Chất lượng và giá cả phù hợp:

Trong khi mua các vật liệu và cửa hàng, cần chú ý để thấy rằng chất lượng cần thiết của vật liệu được mua và giá phải trả là hợp lý thấp. Không được sử dụng mua hàng hóa kém chất lượng hoặc chất lượng rất cao. Đối với mỗi sản phẩm hoặc công việc, có một chất lượng vật liệu cụ thể cần thiết và chỉ nên mua chất lượng đó. Để in sách văn bản, ví dụ, không được sử dụng giấy in nghệ thuật hay giấy in báo; giấy in trắng có trọng lượng hợp lý sẽ là cần thiết. Nhưng một cuốn sách chứa hình ảnh nghệ thuật và giá khá cao phải được in trên giấy nghệ thuật chất lượng tốt; báo chí phải sử dụng giấy in báo nếu không chi phí sẽ quá cao.

Giá cũng phải cao một cách không cần thiết mặc dù trong một số trường hợp, chính sách của công ty có thể khuyến khích một số nguồn cung cấp nhất định bằng cách trả cho họ một mức giá cao hơn so với hiện tại trên thị trường; nhưng điều này có thể chỉ trong một thời gian ngắn và trong trường hợp đặc biệt.

3. Chất thải tối thiểu:

Trong khi các vật liệu khác nhau đang được lưu trữ trong các vị thần, việc mất hoặc hư hỏng các vật phẩm khác nhau phải được giữ ở mức thấp nhất có thể. Các tổn thất thường là ăn cắp hoặc hư hỏng do bụi bẩn hoặc nước. Tất cả những mất mát này phải được kiểm soát kỹ lưỡng.

4. Không ép xung:

Đầu tư vào cổ phiếu của các vật liệu và cửa hàng phải được giữ ở mức thấp nhất có thể. Điều này có nghĩa là các cổ phiếu lớn không cần thiết không phải được duy trì.

5. Thông tin về sự sẵn có của cổ phiếu:

Thông tin phải liên tục có sẵn liên quan đến chứng khoán. Điều này sẽ đảm bảo lập kế hoạch công việc phù hợp và cũng bổ sung đúng hạn.

6. Mất tối thiểu trong quá trình:

Trong khi các vật liệu đang được sử dụng trong nhà máy, chất thải phải được giữ ở mức tối thiểu có thể. Một số lãng phí nhất định ở đó, nhưng hiệu quả đòi hỏi rằng chất thải không được phép vượt quá mức tối thiểu.

Yêu cầu quan trọng của kiểm soát vật liệu (Kỳ vọng quản lý):

Các yêu cầu quan trọng của mọi hệ thống kiểm soát vật liệu như sau:

1. Phối hợp đúng đắn của tất cả các bộ phận liên quan đến mua, nhận, kiểm tra, phê duyệt, lưu trữ, kế toán và phân phối vốn.

2. Sử dụng vật liệu, vật tư và ngân sách thiết bị để có thể thực hiện được tính kinh tế trong việc mua và sử dụng vật liệu.

3. Vận hành hệ thống kiểm tra nội bộ để tất cả các giao dịch liên quan đến mua nguyên liệu, vật tư và thiết bị đều được kiểm tra và phê duyệt bởi một số người được ủy quyền hợp lệ.

4. Tập trung mua là khuyến khích. Kinh tế trong việc mua và sử dụng vật liệu có thể đạt được thông qua việc sử dụng vật liệu, vật tư và ngân sách thiết bị.

5. Các hình thức tiêu chuẩn theo đó các hướng dẫn liên quan đến việc mua và sử dụng vật liệu được viết đúng nên được chấp nhận.

6. Lưu trữ tất cả các vật liệu và vật tư ở một địa điểm được chỉ định, được bảo vệ đúng cách dưới sự giám sát hiệu quả.

7. Cần áp dụng một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn để có thể xác định mọi lúc số lượng và giá trị của từng loại vật liệu trong kho.

8. Xác định số lượng tối thiểu cho từng mặt hàng vật liệu dưới điểm mà hàng tồn kho không được phép giảm và cũng là số lượng tối đa trên mức không nên mang theo hàng hóa.

9. Cần áp dụng một hệ thống kiểm soát và phát hành chứng khoán phù hợp và hiệu quả để có thể giao tài liệu khi trưng dụng cho các bộ phận đúng lúc và đúng số lượng tại thời điểm cần thiết.

10. Phát triển hệ thống kiểm soát tài khoản và hồ sơ công ty con thể hiện chi phí nguyên vật liệu tóm tắt và chi tiết ở từng giai đoạn nhận và tiêu thụ nguyên liệu từ phòng kho đến hàng hóa thành phẩm.

11. Báo cáo thường xuyên về các vật liệu được mua, phát hành từ chứng khoán, số dư tồn kho, chứng khoán lỗi thời, hàng hóa được trả lại cho nhà cung cấp và các mặt hàng hư hỏng hoặc bị lỗi.