Quy trình mua và xử lý hàng hóa (6 giai đoạn)

Mua và giữ hàng hóa là một phần quan trọng của việc thực hiện kế hoạch hàng hóa.

Đây là một quá trình từng bước và bao gồm các giai đoạn sau:

(i) Thu thập thông tin,

(ii) Chọn nhà cung cấp,

(iii) Đánh giá hàng hóa,

(iv) Đàm phán với các nhà cung cấp,

(v) Mua hàng hóa,

(vi) Nhận và dự trữ hàng hóa,

(vii) Đặt hàng lại và

(viii) Đánh giá lại, như được đề cập trong hình 11.1

Các bước này được giải thích chi tiết dưới đây:

1. Thu thập thông tin:

Đây là bước đầu tiên của quy trình mua và xử lý hàng hóa. Khi kế hoạch hàng hóa tổng thể của công ty được xác định, thông tin chính xác về nhu cầu thị trường hiện tại và các nhà cung cấp tiềm năng là bắt buộc.

Đây là điều cần thiết như một nhà bán lẻ trước khi mua hàng hóa muốn biết:

(i) Những gì người tiêu dùng đang tìm kiếm,

(ii) Nơi các nhà cung cấp được đặt và thiện chí của họ trên thị trường là gì và

(iii) Những gì đối thủ của họ đang cung cấp. Sau khi hiểu những khía cạnh này, nhà bán lẻ sẽ ở trong một vị trí để quyết định những gì anh ta muốn mua và từ ai.

Để thu thập thông tin, nhà bán lẻ / người mua có một số nguồn có thể được xác định là nguồn bên trong và bên ngoài.

Nó phụ thuộc vào nhà bán lẻ (người mua) mà anh ta muốn chọn nguồn nào. Thông thường, các nhà bán lẻ toàn cầu dựa vào cả nguồn bên trong và bên ngoài để có bức tranh tốt hơn về yêu cầu của người tiêu dùng. Không còn nghi ngờ gì nữa, nguồn có giá trị nhất là 'nghiên cứu về người tiêu dùng'. Các nhà bán lẻ toàn cầu như Wall Mart, Spencer và Noodle Ki Doodle có các bộ phận nghiên cứu người tiêu dùng phù hợp, liên tục theo dõi lối sống, thói quen sinh hoạt và nhân khẩu học thay đổi của họ để nghiên cứu trực tiếp nhu cầu của người tiêu dùng.

Các nhà cung cấp (nhà sản xuất và bán buôn), mặt khác, thực hiện các dự đoán của riêng họ về doanh số và nhu cầu thị trường trong tương lai, đồng thời hoàn tất 'thỏa thuận mua hàng' với các nhà bán lẻ. Các nhà cung cấp trình bày các dự đoán này thông qua các biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh và các biểu đồ hai và / hoặc ba chiều khác nhau.

Họ cũng thông báo cho các nhà bán lẻ số tiền hỗ trợ quảng cáo sẽ được cung cấp cho họ, điều này có thể ảnh hưởng lớn đến quyết định mua của nhà bán lẻ. Nhưng các nhà bán lẻ phải hiểu một điều rằng họ là người phải tương tác với khách hàng và chịu trách nhiệm đáp ứng nhu cầu của thị trường mục tiêu. Do đó, họ không nên chỉ phụ thuộc vào dự đoán của nhà cung cấp mà có thể sử dụng chúng để tham khảo.

Vì các nhà bán lẻ hoàn toàn chịu trách nhiệm về các kế hoạch bán hàng và kế hoạch bán hàng hoàn chỉnh trong danh mục riêng của họ, họ nên chỉ đạo nhân viên bán hàng của họ có được cái nhìn về nhu cầu tiềm năng của khách hàng bằng cách đến thăm các nhà cung cấp, nói chuyện với các chuyên gia bán hàng và quan sát hành vi của người tiêu dùng. Bên cạnh dữ liệu này được cung cấp bởi các hiệp hội thương mại, các dự án của các cơ quan chính phủ như ASSOCHAM, bản tin FICCI có thể được tư vấn. Internet cũng đã trở thành một nguồn quan trọng để thu thập thông tin và cũng tiết kiệm thời gian.

Các nhà bán lẻ có thể sử dụng thông tin được thu thập để đưa ra quyết định về hàng hóa về (i) hàng hóa chủ lực và (ii) hàng hóa thời trang. Các nguồn được đề cập ở trên là đủ để có hình ảnh về hàng hóa chủ lực nhưng đối với hàng hóa thời trang thường xuyên thay đổi, có thể sử dụng kết hợp các nguồn bên trong và bên ngoài.

2. Chọn nhà cung cấp:

Sau khi thu thập thông tin về nhu cầu của người tiêu dùng, bước tiếp theo là chọn nguồn hàng và tương tác với họ để chọn nhà cung cấp tiềm năng.

Để chọn nhà cung cấp, các nhà bán lẻ thường có ba lựa chọn thay thế:

(i) Nhà cung cấp thuộc sở hữu công ty:

Đúng như tên gọi, các nhà cung cấp này thuộc sở hữu của chính công ty. Các nhà bán lẻ lớn có hoạt động sản xuất hoặc bán buôn riêng của họ. Họ chỉ làm việc cho các nhà bán lẻ cụ thể và cung cấp theo yêu cầu của họ.

(ii) Nhà cung cấp bên ngoài, được sử dụng rộng rãi:

Loại nhà cung cấp này không thuộc sở hữu của nhà bán lẻ mà được anh ta sử dụng thường xuyên. Các nhà bán lẻ đang mua hàng hóa lâu dài và nhận thức được về chất lượng và dịch vụ được cung cấp bởi anh ta.

(iii) Nhà cung cấp bên ngoài, không được sử dụng:

Loại nhà bán lẻ này đã không được nhà bán lẻ sử dụng vì anh ta là người đăng ký mới hoặc nhà bán lẻ chưa mua bất cứ thứ gì từ anh ta cho đến nay. Do đó, chất lượng anh ấy cung cấp không thể được biết trước. Các nhà bán lẻ có thể sử dụng bất kỳ một loại nhà cung cấp nào theo yêu cầu, ngân sách và khu vực hoạt động của họ hoặc họ có thể sử dụng kết hợp chúng. Các nhà bán lẻ lớn thường giao dịch với tất cả các loại nhà cung cấp. Do đó, sau khi chọn danh mục nhà cung cấp, nhà bán lẻ nên tương tác với họ về các điều khoản và điều kiện mua hàng.

Các điểm sau phải được xem xét trong khi lựa chọn nhà cung cấp:

(i) Thiện chí của nhà cung cấp trên thị trường.

(ii) Bảo hành và / hoặc bảo hành.

(iii) Nhà cung cấp nào cung cấp hàng hóa với tổng chi phí thấp nhất?

(iv) Chất lượng được cung cấp bởi nhà cung cấp

(v) Nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ lưu trữ vận chuyển và các phương tiện khác chứ?

(vi) Là hàng hóa của nhà cung cấp bảo thủ hay đổi mới?

(vii) Nhà cung cấp có cung cấp tín dụng mua hàng không?

(viii) Nhà cung cấp hỗ trợ quảng cáo nào?

(ix) Sẽ đánh dấu là đủ?

(x) Nhà cung cấp quan tâm hoặc sẽ có sẵn cho các mối quan hệ lâu dài?

(xi) Nhà cung cấp sẽ thực hiện những gì anh ta đã đồng ý?

(xii) Nhà cung cấp sẽ cung cấp quyền bán có điều kiện / độc quyền?

(xiii) Đơn hàng sẽ được giao nhanh như thế nào?

3. Đánh giá hàng hóa:

Sau khi quyết định nguồn hàng, bước tiếp theo là đánh giá chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp.

Tại đây, một nhà bán lẻ gặp phải các tình huống sau:

(i) Cho dù toàn bộ lô được kiểm tra, hoặc

(ii) Việc mua hàng chỉ được thực hiện trên mô tả của nhà cung cấp.

Nhà bán lẻ sau khi tương tác với nhà cung cấp nên đánh giá hàng hóa đang được xem xét mua. Mỗi đơn vị hàng hóa nên được kiểm tra? Hoặc các mặt hàng nên được mua
chỉ trên cơ sở mô tả và trình diễn được trình bày bởi các nhà cung cấp.

Để đánh giá các mặt hàng, nhà bán lẻ có ba lựa chọn trong tay:

1. Kiểm tra

2. Lấy mẫu và

3. Mô tả

Phương pháp nào nên được thực hiện tùy thuộc vào tính năng, chi phí và tần suất mua hàng của các mặt hàng. Kiểm tra là một quá trình kiểm tra từng mặt hàng một cách kỹ lưỡng trước khi mua sắm hàng hóa và cả sau khi giao hàng. Trang sức (kim cương, vàng, bạch kim và các loại đá quý khác) là một trong những ví dụ mà nhà bán lẻ kiểm tra tất cả các mặt hàng mua.

Kỹ thuật lấy mẫu được sử dụng khi nhà bán lẻ mua các mặt hàng thường xuyên với số lượng lớn dễ hỏng, dễ vỡ hoặc tốn kém. Do đó, nhà bán lẻ sử dụng phương pháp Lấy mẫu chấp nhận. Đây là một trong những cách tiếp cận đường giữa mà thực hiện kiểm soát hàng tồn kho đến mà không cần kiểm tra 100%. Nó đơn giản có nghĩa là chấp nhận hoặc từ chối phân loại hàng hóa của nhà cung cấp.

Ở đây quyết định được đưa ra mà không qua kiểm tra 100% toàn bộ lô. Đó là một sự thỏa hiệp giữa không kiểm tra và kiểm tra 100%. Nó có hai cách phân loại chính của các kế hoạch chấp nhận: thứ nhất là theo các thuộc tính (ra đi, không đi) và thứ hai là theo các biến.

Mô tả mua hàng là một quá trình mua hàng hóa trong đó một nhà bán lẻ đặt hàng các mặt hàng sau khi đi qua danh mục hình ảnh của nhà cung cấp đề cập đến các tính năng sản phẩm, giá cả, kích thước và các chi tiết liên quan khác. Ví dụ, một nhà bán lẻ có thể đặt hàng thực phẩm và quần áo từ một danh mục hoặc trang web của công ty có liên quan. Khi nhận hàng, chúng chỉ được tính cho kích thước đơn hàng phù hợp.

4. Đàm phán:

Sau khi nhà bán lẻ đã đánh giá chất lượng hàng hóa và các tính năng khác, anh ta đàm phán với nhà cung cấp về giá cả và các điều khoản và điều kiện hậu quả của nó. Cả hai bên lắng nghe nhau cẩn thận và đặt câu hỏi bất cứ khi nào có nghi ngờ. Các điều khoản và điều kiện sau đó được quyết định và hợp đồng được thực hiện liên quan đến tổng số tiền mà nhà bán lẻ phải trả, ngày giao hàng, điều kiện giao hàng và các khía cạnh pháp lý khác. Một nhà bán lẻ trong khi đàm phán cũng nói về các điều kiện để đặt hàng lại.

Trong giai đoạn Đàm phán, nhà bán lẻ thương lượng với nhà cung cấp để được giảm giá và điều kiện mua hàng. Một nhà bán lẻ muốn biết những gì sẽ được giảm giá bổ sung nếu anh ta đi mua số lượng lớn. Chiết khấu tiền mặt là gì? Giảm giá giao dịch là gì? Có giảm giá trái mùa? Sau khi hàng hóa được đàm phán về chất lượng, số lượng và giá cả, nhà bán lẻ sẽ đặt hàng và kết thúc bài tập mua bằng cách trả số tiền đến hạn. Nhà bán lẻ lấy tiêu đề của các mặt hàng ngay sau khi mua.

5. Mua hàng hóa:

Sau khi đàm phán các điều khoản và điều kiện và thỏa thuận về giá, một nhà bán lẻ sau khi đặt kích thước của đơn đặt hàng (số lượng và chất lượng của từng loại hàng hóa), trả tiền ban đầu theo thỏa thuận. Các nhà bán lẻ lớn thường đặt hàng và thanh toán hóa đơn trực tuyến thông qua trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) và phản hồi nhanh (QR) Lập kế hoạch hàng tồn kho, các nhà bán lẻ nhỏ do nguồn hạn chế, kết thúc mua hàng thủ công.

Họ điền vào mẫu đơn đặt hàng và gửi cá nhân hoặc thông qua bưu chính. Với sự tiến bộ công nghệ và dễ dàng truy cập vào cơ sở internet, các nhà bán lẻ đặt hàng trực tuyến. Các nhà bán lẻ nhỏ liên kết với các nhà cung cấp lớn cũng thanh toán hóa đơn và xử lý các đơn đặt hàng thông qua các hệ thống EDI và QR theo chính sách.

6. Mua hàng hóa:

Nó có nghĩa là sau khi thanh toán hóa đơn, nhà bán lẻ nên nhận hàng hóa và dự trữ đúng cách. Trong khi mua hàng hóa, nhà bán lẻ nhận vật phẩm, đếm vật tư, thanh toán hóa đơn, đánh dấu các mặt hàng, hiển thị các mặt hàng và tồn kho trong các cửa hàng / kho hàng để tránh mọi sự ăn cắp và hư hỏng. Trong trường hợp mua tập trung, hàng hóa được nhận bởi văn phòng khu vực / kho trung tâm và sau đó được chuyển đến chuỗi cửa hàng theo yêu cầu của họ và đơn đặt hàng nhận được từ họ.

Sau khi thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp, nhà bán lẻ sẽ cung cấp cách thức và nơi các mặt hàng nên được nhận và dự trữ. Các mặt hàng nên được cung cấp trực tiếp cho cửa hàng hoặc kho, được đề cập tại thời điểm đàm phán và thanh toán hàng hóa.

Sau khi nhận được các mặt hàng, bước tiếp theo của nhà bán lẻ là đảm bảo rằng các mặt hàng được dự trữ đúng cách. Đôi khi có thể mất nhiều thời gian để tiếp cận từ kho đến cửa hàng, do đó, khi nhận được đơn đặt hàng, họ phải được kiểm tra về số lượng và chất lượng của nó. Hóa đơn phải được kiểm tra cẩn thận về mô tả và số lượng được in để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào với nhà cung cấp sau này.

Khi hàng hóa đã được mua và dự trữ, nó sẽ được phát hành để lưu trữ / s bất cứ khi nào có nhu cầu. Do đó, nhà bán lẻ nên để mắt đến hàng hóa được phát hành và các mặt hàng còn lại trong kho. Bất cứ khi nào mức độ tồn kho gần với mức sắp xếp lại, hàng hóa được đặt hàng cho nguồn cung cấp tươi.

Khi một kế hoạch hàng hóa được thực hiện, nó cần được đánh giá lại theo khoảng thời gian thường xuyên bằng cách giám sát chặt chẽ kế hoạch thực hiện với mục tiêu làm hài lòng người tiêu dùng.

Trong trường hợp mua trung tâm, quản lý phân phối là chìa khóa để lưu trữ hiệu suất. Người mua / nhân viên liên quan nên cẩn thận trong khi chuyển hàng hóa sang chuỗi cửa hàng hoặc kho.

Các biện pháp phòng ngừa sau đây phải được thực hiện trong giai đoạn này:

(i) Kiểm tra tính chính xác của hóa đơn. Sau khi hóa đơn được ký và thanh toán, nhà cung cấp sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ tổn thất nào trong quá trình vận chuyển hoặc trong trường hợp thiếu các mặt hàng. Do đó, khi nhận được đơn đặt hàng, chúng phải được kiểm tra kỹ lưỡng về kích thước của đơn đặt hàng và bất kỳ sự phá vỡ / ăn cắp nào trong quá trình vận chuyển.

(ii) Trong khi dỡ hàng hóa, hãy cẩn thận rằng việc đóng gói của chúng không được làm hỏng. Hơn nữa, giữ các vật phẩm ở khoảng cách xa và ở vị trí thích hợp vì việc dỡ hàng thường gây ra vỡ và trộn các vật phẩm với nhau.