Quy trình hoạt động hiệu quả của bộ phận mua hàng

Quy trình hoạt động hiệu quả của bộ phận mua hàng (Với mẫu vật)!

(a) Yêu cầu mua hàng hoặc thụt lề cho vật liệu :

Nhân viên mua hàng không khởi xướng bất kỳ hành động nào đối với việc mua nguyên liệu theo ý mình. Với sự giúp đỡ của các yêu cầu mua hàng, nhân viên mua hàng biết được các loại vật liệu cần thiết trong tổ chức.

Yêu cầu mua hàng là một hình thức được sử dụng như một yêu cầu chính thức cho bộ phận mua hàng để mua nguyên liệu. Mẫu này được thủ kho chuẩn bị cho các vật liệu chứng khoán thông thường và bởi trưởng bộ phận cho các vật liệu đặc biệt không được dự trữ như các mặt hàng thông thường. Yêu cầu được phê duyệt bởi một giám đốc điều hành, chẳng hạn như giám đốc nhà máy hoặc người quản lý công trình, ngoài việc bắt nguồn từ các yêu cầu.

Yêu cầu mua hàng thường được chuẩn bị trong ba lần. Bản gốc được gửi đến bộ phận mua hàng, bản sao được lưu giữ bởi thủ kho hoặc bộ phận khởi xướng việc trưng dụng và bộ ba được gửi đến giám đốc điều hành.

Yêu cầu mua hàng do thủ kho khởi xướng cho các mặt hàng vật liệu thông thường được gọi là yêu cầu mua hàng 'thông thường' và yêu cầu mua hàng do trưởng bộ phận chuẩn bị cho các vật liệu đặc biệt được gọi là yêu cầu mua hàng 'đặc biệt' hoặc 'thỉnh thoảng'. Yêu cầu mua hàng thường xuyên được chuẩn bị khi các mặt hàng vật liệu đạt đến mức đặt hàng, tức là mức độ đặt hàng để bổ sung.

Điều này được thực hiện với mục đích tránh tình trạng thiếu nguyên liệu và cung cấp nguyên liệu sẵn có liên tục cho các công việc hoặc phòng ban. Mẫu vật của yêu cầu mua hàng được đưa ra dưới đây.

Rõ ràng từ mẫu trên của yêu cầu mua hàng cung cấp ba thông tin cơ bản hỗ trợ công việc của Bộ phận mua hàng.

Đó là:

(а) Loại vật liệu nào sẽ được mua? Mô tả các bài viết và mã số cửa hàng nên được cung cấp rõ ràng trong yêu cầu mua hàng để có thể mua đúng chất lượng vật liệu.

(b) Khi nào được mua? Các tài liệu nên được mua đúng lúc để không bị thiếu nguyên liệu cũng như không cần đầu tư quá nhiều vào cổ phiếu.

(b) Khám phá các nguồn cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp:

Một nguồn cung cấp nguyên liệu phải được chọn sau khi nhận được yêu cầu mua hàng. Bộ phận mua hàng thường duy trì cho mỗi nhóm vật liệu một danh sách tên và địa chỉ của nhà cung cấp. Báo giá có thể được mời từ các nhà cung cấp này bằng cách phát hành đấu thầu cho họ. Khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, cần chuẩn bị một báo cáo so sánh các báo giá khác nhau và các nhà cung cấp mong muốn nên được chọn.

Trong khi lựa chọn nhà cung cấp sẽ đặt hàng để mua nguyên liệu, bộ phận mua hàng cần lưu ý:

(i) Năng lực sản xuất,

(ii) Độ tin cậy của nhà cung cấp,

(iii) Điều kiện tài chính của nhà cung cấp,

(iv) Quản lý của công ty cung ứng,

(v) Giá niêm yết,

(vi) Số lượng áp dụng giá được áp dụng,

(vii) Điều khoản thanh toán,

(viii) Điều khoản giao hàng và

(ix) Thông số kỹ thuật mà các sản phẩm được sản xuất.

Tất cả các yếu tố khác; là như nhau, giá mua phải là giá thấp nhất mà tại đó một vật liệu cụ thể sẽ được mua. Vì vậy, nhà cung cấp mà vật liệu được mua phải đáng tin cậy và có khả năng cung cấp vật liệu có chất lượng đồng đều vào đúng thời điểm với giá cả hợp lý.

Nhân viên mua hàng cần ghi nhớ tất cả các tiêu chí được đưa ra ở trên trong việc lựa chọn nhà cung cấp; tuy nhiên, anh ta không được trở nên khôn ngoan và ngốc nghếch. Anh ta không được ngại chi tiêu, đôi khi nhiều tiền hơn của công ty để đáp ứng lịch giao hàng cần thiết, tiêu chuẩn chất lượng và điều khoản thanh toán.

Người quản lý mua hàng sẽ có được thông tin cần thiết từ lịch trình báo giá, hồ sơ trong quá khứ, danh mục, hướng dẫn của người mua và các sách khác. Nói tóm lại, anh ta nên duy trì tất cả các hồ sơ cần thiết ghi nhớ mục tiêu quan trọng nhất của Phòng mua hàng, tức là mua đúng số lượng và chất lượng vật liệu ở mức giá rẻ nhất vào thời điểm thích hợp để giúp vận hành trơn tru chức năng sản xuất.

Mẫu vật của một hình thức đấu thầu được phát hành cho các nhà cung cấp khác nhau để mời Báo giá như sau:

Cần có sự đánh giá định kỳ của các nhà cung cấp và những người có hiệu suất bị coi là kém về chất lượng, thời gian giao hàng, chính sách bán hàng và giá cả cạnh tranh, nên bị loại khỏi danh sách các nhà cung cấp. Trong tương lai, trích dẫn không nên được mời từ các nhà cung cấp như vậy cho đến khi hiệu suất của họ được tìm thấy tốt.

Nguyên liệu có thể được mua bằng phương pháp đấu thầu mở, phương pháp đấu thầu hạn chế và phương pháp đấu thầu đơn. Phương thức đấu thầu mở giúp mời các trích dẫn từ nhiều bên bằng cách quảng cáo trên báo chí và được theo dõi khi việc mua hàng liên quan đến số lượng và giá trị đáng kể.

Phương pháp này sẽ làm tăng dự trữ vật liệu vì đấu thầu được quảng cáo mất nhiều thời gian hơn để giải quyết đấu thầu và đặt hàng. Trong phương thức đấu thầu hạn chế, báo giá được mời từ số lượng nhà cung cấp hạn chế. Trong đấu thầu hạn chế, các nhà cung cấp thường quen thuộc với các tài liệu và có thể gửi báo giá thực tế.

Các nhà cung cấp là nhà cung cấp đã được chứng minh trong quá khứ. Do đó, nguồn cung cấp liên tục có thể được đảm bảo theo các điều khoản được trích dẫn. Trong một hệ thống đấu thầu như vậy, khả năng cạnh tranh cũng có thể xảy ra bởi vì giá trước đó có thể được so sánh với giá niêm yết và nếu giá thầu đấu thầu nhiều hơn, đấu thầu có thể được gọi để biện minh cho sự gia tăng. Phương pháp này phổ biến hơn vì những ưu điểm của nó. Phương pháp đấu thầu duy nhất được sử dụng để nhà cung cấp là nhà cung cấp duy nhất.

(c) Đơn đặt hàng:

Sau khi chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng chuẩn bị một đơn đặt hàng để cung cấp cho các cửa hàng. Đơn đặt hàng là văn bản ủy quyền cho nhà cung cấp để cung cấp vật liệu hoặc vật liệu cụ thể. Nó là bằng chứng của hợp đồng giữa người mua và nhà cung cấp ràng buộc cả người mua và nhà cung cấp với các điều khoản theo đó đơn đặt hàng được đặt.

Nhà cung cấp buộc phải cung cấp nguyên vật liệu theo các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng và người mua được yêu cầu chấp nhận giao hàng và thanh toán cho các vật liệu theo thỏa thuận. Ngoài ra, đây là tài liệu cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền để nhận các tài liệu được đặt hàng và cho bộ phận tài khoản để chấp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp để thanh toán.

Số lượng bản sao của đơn đặt hàng được chuẩn bị khác nhau tùy theo từng tổ chức. Ba đến năm bản được chuẩn bị tùy thuộc vào quy mô của tổ chức.

Nếu năm bản được chuẩn bị, việc sử dụng có thể có thể như sau:

(i) Bản gốc được gửi cho nhà cung cấp.

(ii) Một bản sao được gửi đến bộ phận tiếp nhận.

(iii) Một bản sao được gửi cho người khởi xướng yêu cầu mua hàng.

(iv) Một bản sao được gửi đến bộ phận kế toán.

(v) Bản sao cuối cùng được bộ phận mua hàng giữ lại để tham khảo trong tương lai.

Một mẫu vật của đơn đặt hàng được đưa ra dưới đây:

Cần có một sự theo dõi thường xuyên của các đơn đặt hàng được đặt để có thể nhận được vật liệu kịp thời. Thắc mắc nên được thực hiện đều đặn vào các ngày giao hàng đã thỏa thuận. Các biện pháp khắc phục phù hợp có thể được thực hiện hoặc các nguồn cung cấp thay thế có thể được khai thác nếu họ gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc cung cấp nguyên liệu tại các ngày giao hàng đã hứa.

Khi ngày giao hàng đã hết hạn, các nhà cung cấp nên được yêu cầu cho biết ngày mà họ dự kiến sẽ cung cấp nguyên liệu. Gia hạn giao hàng chỉ nên được cấp theo hình phạt trong hợp đồng. Vì vậy, theo dõi các đơn đặt hàng đảm bảo mua nguyên liệu trơn tru và cũng bảo vệ chống lại việc đóng cửa nhà máy do không nhận được vật liệu.

(d) Tiếp nhận và kiểm tra tài liệu :

Trong mối quan tâm lớn, một Bộ phận Tiếp nhận và Kiểm tra riêng biệt độc lập với các địa điểm thả cần được thiết lập để nhận và kiểm tra các tài liệu. Nhưng trong những mối quan tâm nhỏ, công việc nhận hàng có thể được giao cho thủ kho.

Các chức năng của bộ phận tiếp nhận và kiểm tra là:

1. Bảo trì các tập tin đặt hàng mua.

2. Nhận, dỡ và giải nén các tài liệu được cung cấp bởi các nhà cung cấp theo challans giao hàng. Các challan này được ký bởi một nhân viên trong bộ phận tiếp nhận và một bản sao của challan được trả lại cho nhà cung cấp như một bằng chứng cho việc nhận các tài liệu được cung cấp bởi nhà cung cấp theo challan.

3. Kiểm tra số lượng và tình trạng vật lý của vật liệu nhận được. Điều này được thực hiện bằng cách so sánh đơn đặt hàng với challan giao hàng. Bất kỳ sự thiếu hụt hoặc phá vỡ nên được thông báo cho nhà cung cấp.

4. Kiểm tra chất lượng vật liệu nhận được. Kỹ sư hoặc nhà hóa học có thể được gọi để kiểm tra chất lượng vật liệu. Ông là để đảm bảo rằng chất lượng là theo đơn đặt hàng. Sau khi kiểm tra chất lượng vật liệu, bộ sẽ gửi báo cáo về chất lượng và nếu một số vật liệu bị từ chối thì lý do đó.

5. Khi hoàn thành kiểm tra, nhân viên nhận hàng cần nhập chi tiết về các vật liệu nhận được trong Cửa hàng hoặc Ghi chú nhận hàng. Năm bản sao của ghi chú cần được chuẩn bị. Một bản sao sẽ được Bộ phận Tiếp nhận giữ và bốn bản cùng với các tài liệu sẽ được gửi cho thủ kho.

Anh ta sẽ một lần nữa kiểm tra số lượng vật liệu và so sánh nó với số lượng được đưa ra trên ghi chú. Ông sẽ ký tất cả bốn bản.

Một bản sao sẽ được thủ kho lưu giữ cho hồ sơ của mình và ba bản còn lại sẽ được gửi đến các bộ phận sau (một bản sao cho mỗi bộ phận):

(i) Phòng mua hàng,

(ii) Phòng tài khoản,

(iii) Bộ khởi xướng việc trưng dụng.

Hình thức Cửa hàng (hoặc Hàng hóa) Ghi chú đã nhận được đưa ra dưới đây:

Cần lưu ý rằng các cột tỷ lệ và số lượng sẽ được điền bởi Bộ phận chi phí.

Hàng hóa nhận được ghi chú là một tài liệu trên cơ sở mua hàng được xác minh và thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp. Nó cũng hữu ích trong việc nộp bất kỳ yêu cầu cho nguồn cung cấp ngắn. Nó cung cấp một hồ sơ đầy đủ của tất cả các tài liệu nhận được.

(e) Kiểm tra và chuyển hóa đơn thanh toán :

Khi hóa đơn được nhận từ nhà cung cấp, nó được gửi đến bộ phận kế toán của cửa hàng để kiểm tra cả tính xác thực cũng như độ chính xác của số học. Số lượng được đề cập trong hóa đơn được kiểm tra với tham chiếu đến các cửa hàng nhận được ghi chú trong khi giá trong hóa đơn được kiểm tra từ đơn đặt hàng. Giá vật liệu phải được điều chỉnh để giảm giá, phí vận chuyển, thuế hải quan, thuế tiêu thụ đặc biệt, chi phí container, v.v.

Trước khi xác minh hóa đơn cuối cùng, các điểm sau cần chú ý:

1. Chiết khấu thương mại, nếu có, sẽ được khấu trừ vào giá mua vật liệu.

2. Giảm giá số lượng được cung cấp bởi nhà cung cấp để mua số lượng lớn cũng sẽ được khấu trừ vào giá vật liệu.

3. Giảm giá tiền mặt chỉ được yêu cầu nếu thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt. Tuy nhiên, một số chuyên gia ủng hộ rằng giảm giá tiền mặt là một mặt hàng có tính chất tài chính thuần túy, do đó, nó không nên được đưa vào tài khoản chi phí.

4. Phí vận chuyển phát sinh trong việc đưa vật liệu đến tổ chức là một phần của chi phí vật liệu. Nếu các chi phí đó được đáp ứng bởi nhà cung cấp thay mặt cho người mua, hóa đơn vật liệu nên được tăng lên cùng với số tiền phí vận chuyển.

5. Bất kỳ chi phí bảo hiểm được trả bởi nhà cung cấp cũng sẽ được thêm vào giá vật liệu.

6. Thuế bán hàng, thuế tiêu thụ đặc biệt, vv cũng được thêm vào.

7. Bất kỳ lợi ích do số dư do nhà cung cấp phải được thêm vào.

8. Chi phí của container được thêm vào giá mua vật liệu nếu chúng không được trả lại cho nhà cung cấp. Giá mua, tuy nhiên, sẽ không bao gồm bất kỳ chi phí nào cho container nếu chúng có thể trả lại với giá trị đầy đủ. Trong trường hợp container có thể trả lại với giá trị giảm, giá thuê, tức là, chênh lệch giữa giá được tính bởi nhà cung cấp và giá có thể trả lại được thêm vào giá vật liệu.

Sau khi xác minh tính xác thực của hóa đơn, độ chính xác cũng phải được kiểm tra. Bộ phận kế toán cửa hàng cuối cùng đã phê duyệt, xác nhận và chuyển hóa đơn thanh toán và trên cơ sở này, nhân viên thu ngân có thể thực hiện thanh toán. Thanh toán được thực hiện theo các điều khoản đã thỏa thuận trong bất kỳ thứ tự cụ thể.

Minh họa 1:

Khi đấu thầu được mời cho một cửa hàng, báo giá đã được nhận như sau:

Nhà cung cấp A:

(a) Tỷ giá 2 Rup mỗi cái; (b) Chiết khấu thương mại 10%; (c) Chiết khấu tiền mặt 5% nếu hóa đơn được thanh toán trong vòng hai tuần sau khi nhận; (d) Phí vận chuyển 1 Rupi trên 100 đơn vị.

Nhà cung cấp B:

(a) Tỷ giá 1, 80 Rupi mỗi chiếc (tối đa 1.000 đơn vị), 1, 60 Rupi mỗi chiếc (đối với đơn hàng trên 1.000 đơn vị); (b) Lãi suất 6% mỗi năm sẽ được thêm vào nếu hóa đơn không được thanh toán trong vòng hai tuần sau khi nhận được tài liệu; (c) Phí vận chuyển 3 Rupi trên 100 đơn vị.

Giả sử khoảng 5.000 đơn vị được yêu cầu mỗi tháng và chất lượng và các điều kiện cung cấp khác là như nhau, hãy đưa ra ý kiến của bạn về việc ai có thể đưa ra đơn đặt hàng. Nhà máy trả 50% tổng hóa đơn hàng tháng mỗi hai tuần.

Dung dịch:

Đơn đặt hàng nên được cấp cho nhà cung cấp B vì chi phí vật liệu thấp nhất.

Minh họa 2:

Sau khi mời thầu, hai trích dẫn được nhận như sau:

(a) R. 4, 20 mỗi đơn vị.

(b) R. 4, 00 mỗi đơn vị cộng với. 2.000 chi phí cố định được thêm vào bất kể đơn vị đặt hàng.

Tư vấn với các đối số của bạn nên đặt hàng với ai và số lượng sẽ được đặt hàng.

Minh họa 3:

Một tải trọng vật liệu của hàng hóa hỗn hợp đã được mua với giá RL. 9.000. Chúng được sắp xếp theo các lớp sau có tỷ lệ thị trường được hiển thị theo từng loại: