Span of Control: Định nghĩa và Đánh giá

Đọc bài viết này để tìm hiểu về định nghĩa và đánh giá khoảng kiểm soát trong quản trị.

Định nghĩa và tự nhiên:

Hãy để chúng tôi xác định nguyên tắc theo lời của Nicholas Henry: kiểm soát Span có nghĩa là người quản lý chỉ có thể kiểm soát đúng một số lượng cấp dưới, sau khi vượt quá một số lượng nhất định, giao tiếp của các lệnh ngày càng bị cắt xén và việc kiểm soát ngày càng kém hiệu quả Mùi. Nói cách khác, có giới hạn cho tất cả mọi thứ và trong hành chính công, một sĩ quan không thể kiểm soát số lượng cấp dưới không giới hạn.

Khái niệm này ban đầu được áp dụng trong bộ quân sự và sau đó là các thành viên của trường khoa học - mượn nó từ bộ quân sự - đã giới thiệu nó với bộ máy hành chính công. Một số nhà quản trị tin rằng việc quản lý một tổ chức có thể được cải thiện đáng kể bằng cách tăng số lượng cấp dưới. Nhưng sau đó nó đã được tìm thấy rằng ý tưởng hoặc quá trình là sai. Chính quyền có thể tăng số lượng cấp dưới nhưng điều đó không tạo ra bất kỳ tác động nào đối với sự cải tiến của tổ chức.

Sau khi thử nghiệm kéo dài, người ta thấy rằng có giới hạn trong phạm vi kiểm soát, điều đó có nghĩa là một giám đốc điều hành không bao giờ có thể kiểm soát các hoạt động của nhân viên không giới hạn. Peter Self lập luận, về những nguyên tắc cụ thể nhất của trường phái khoa học là một phạm vi giám sát trực tiếp nên được giới hạn. Nó đã được đề xuất rằng một giám đốc điều hành có thể kiểm soát tối đa sáu cấp dưới và nếu có nhiều nhân viên hơn sự giám sát của anh ta sẽ dẫn đến sự hỗn loạn hoặc quản lý sai. Nó đã được duy trì rằng ngay cả một sĩ quan có hiệu quả cao và lượng kiến ​​thức hành chính lớn cũng không thể kiểm soát số lượng lớn công nhân. Khái niệm này, thực tế, muốn nói điều này.

Peter Self liệt kê một số yếu tố có liên quan đến nguyên tắc này.

Đó là:

(a) Thời gian và sự chú ý mà người giám sát có thể dành cho sự kiểm soát của cấp dưới. Nói cách khác, một giám sát viên không thể có năng lượng và sức mạnh vô hạn. Anh ta chỉ có thể giám sát một số lượng nhân viên hạn chế,

(b) Hiệu quả của kiểm soát phụ thuộc vào chất lượng và trí thông minh của người lao động. Một giám sát viên không thể kiểm soát số lượng lớn công nhân có trí thông minh thấp.

(c) Khoảng cách kiểm soát, một lần nữa, phụ thuộc vào một yếu tố khác là bản chất của công việc. Điều này ngụ ý rằng nếu công việc có tính chất phức tạp và đòi hỏi kỹ năng quản lý đặc biệt thì một giám đốc điều hành không thể kiểm soát số lượng lớn nhân viên.

Hơn nữa, các chuyên gia cho rằng nguyên tắc mở rộng kiểm soát có mối liên hệ chặt chẽ với chất lượng và bản chất của kiểm soát hoặc giám sát. Kiểm soát có thể được đóng lại hoặc hời hợt. Nếu nó thuộc loại cũ, nó vượt quá khả năng của nhà điều hành để kiểm soát một số lượng lớn công nhân. Nhưng nếu giám đốc điều hành được trao quyền giám sát một cách hời hợt, anh ta có thể kiểm soát số lượng lớn nhân viên.

Những người ủng hộ khoảng kiểm soát phải tính đến khía cạnh này. Người ta cũng nói rằng hiệu quả của kiểm soát ở mức độ lớn phụ thuộc vào điều kiện nội bộ hoặc quản lý của tổ chức. Nếu quản lý có tiêu chuẩn cao và tồn tại rất nhiều sự phối hợp và mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, một giám đốc điều hành có thể dễ dàng kiểm soát một số lượng lớn công nhân. Nhưng nếu tình huống ngược lại chiếm ưu thế, quyền giám sát của hành pháp sẽ gặp phải rắc rối. Tâm lý, triển vọng, hành vi, vv của người lao động cũng phải được xem xét tích cực trong khi phân tích nguyên tắc kiểm soát nhịp.

Đánh giá:

Các nhà phê bình về khoảng kiểm soát không đặt niềm tin lớn vào nguyên tắc này. Herbert Simon nói, một phạm vi kiểm soát bị hạn chế chắc chắn sẽ tạo ra băng đỏ quá mức, cho mỗi lần tiếp xúc giữa tổ chức và các thành viên phải được đưa lên trên cho đến khi tìm thấy một cấp trên chung (Simon). Các nhà phê bình nói thêm rằng nếu nguyên tắc này được tuân thủ nghiêm ngặt thì chắc chắn sẽ dẫn đến băng đỏ sẽ gây tổn hại cho việc quản lý và phát triển tổ chức. Nếu tổ chức khá lớn và nếu được chia thành một số phần, và nếu có một người đứng đầu trong mỗi phần thì sẽ rất khó để tổ chức đưa ra quyết định. Ngay cả quản lý sẽ không thể quyết định bất cứ điều gì một cách nhanh chóng. Băng đỏ là kết quả tự nhiên của việc áp dụng các nguyên tắc.

Simon đã gợi ý rằng để đạt được hiệu quả của nguyên tắc, khoảng thời gian kiểm soát phải được mở rộng hết mức có thể. Nhưng đây lại là một vấn đề. Nếu khoảng thời gian kiểm soát được mở rộng một cách tự do, nó có thể không hoạt động đến mức hài lòng. Tổ chức sẽ phải đối mặt với những vấn đề nghiêm trọng. Đưa ra quyết định sẽ mất nhiều thời gian. Ngoài ra, một giám đốc điều hành có giới hạn quyền lực hoặc năng lực của mình. Không thể quản lý một số lượng lớn nhân viên. Sẽ phát sinh một vấn đề trong kỷ luật. Có thể cho một giám đốc điều hành để quản lý một số lượng lớn công nhân? Simon đã đưa ra câu hỏi.

Có những ví dụ về hiệu quả của nguyên tắc của họ trong quản lý quân sự. Nhưng có một sự khác biệt cơ bản giữa chính quyền quân sự và hành chính công. Trong bất kỳ chính quyền dân sự nào có rất ít sự nghiêm ngặt của sự cai trị trong khi trong chính quyền quân sự, sự nghiêm ngặt về nguyên tắc được tuân theo. Sự khác biệt này đặt nguyên tắc trong rất nhiều sự không chắc chắn. Việc áp dụng quy tắc quân sự trong quản lý dân sự là không thể.