Hệ thống: Định nghĩa, làm việc và kiểm soát

Đọc bài viết này để tìm hiểu về định nghĩa, làm việc và kiểm soát các hệ thống trong hành chính công.

Định nghĩa và bản chất của hệ thống:

Almond và Powell định nghĩa hệ thống theo cách sau; Một hệ thống ngụ ý sự phụ thuộc lẫn nhau của các bộ phận và ranh giới của một số loại giữa nó và môi trường của nó. Theo Henry, mô hình hệ thống dựa trên các khái niệm về lý thuyết thông tin (đặc biệt là phản hồi, đầu vào và đầu ra) và quan niệm về quá trình về cơ bản là theo chu kỳ. Chính sách được khởi nguồn, thực hiện, điều chỉnh, thực hiện lại và điều chỉnh lại và vô hạn.

Almond và Powell đã quan sát thêm: Khi một biến trong một hệ thống thay đổi về cường độ hoặc chất lượng, các biến khác phải chịu biến dạng và bị biến đổi, hệ thống thay đổi theo mô hình hiệu suất. Rõ ràng từ ý tưởng hệ thống này, tất cả hoặc hầu hết các bộ phận cấu thành một hệ thống đều liên quan đến nhau về bản chất và bất kỳ thay đổi nào xảy ra ở bất kỳ phần nào (dù là nhỏ đến đâu) tác động của sự thay đổi đó đều phụ thuộc vào nhau các bộ phận. Có thể quan sát thêm rằng Almond và Powell đã nói rằng mọi hệ thống đều có một ranh giới. Ranh giới này phân biệt hệ thống này với hệ thống khác. Nhưng điều này không có nghĩa là các hệ thống khác nhau hoàn toàn không liên quan.

Có mối quan hệ giữa các hệ thống khác nhau và, một lần nữa, chúng khác nhau. COD định nghĩa hệ thống theo cách sau đây là một hệ thống phức tạp, một tập hợp các thứ hoạt động cùng nhau như một cơ chế hoặc mạng kết nối. Định nghĩa của COD về cơ bản không khác biệt với các định nghĩa được đưa ra bởi các sách giáo khoa khác nhau. Có nhiều phần khác nhau của mọi hệ thống và tất cả chúng đều được kết nối với nhau theo nghĩa đó là chúng phụ thuộc lẫn nhau. Tôi tin rằng đây là ý tưởng trung tâm của hệ thống. Bây giờ chúng ta hãy xem sự liên quan của nó trong hành chính công.

Hệ thống và tổ chức:

Có một mối quan hệ chặt chẽ giữa hệ thống và tổ chức. Một hệ thống có một số bộ phận hoặc hệ thống phụ và tất cả chúng có liên quan chặt chẽ với nhau. Một lần nữa, một hệ thống cũng liên quan đến môi trường tồn tại xung quanh nó. Mối quan hệ có thể được nêu theo cách sau. Ảnh hưởng của môi trường rơi vào hệ thống và hệ thống dưới bất kỳ hình thức hay cách thức nào phản ứng hoặc phản ứng với điều đó.

Môi trường, một lần nữa, không bị ảnh hưởng. Nó cũng đáp ứng, và theo cách này hành động và phản ứng giữa hệ thống và môi trường tiếp tục. Nguyên tắc tương tự giữ tốt cho tổ chức. Một tổ chức giống như một hệ thống được chia thành nhiều phần. Nó được áp dụng cho cả các tổ chức chính phủ và phi chính phủ.

Một tổ chức được chia thành nhiều bộ phận cấu trúc và các bộ phận rất phức tạp. Nhưng từ quan điểm quản trị và mục đích, nó là một tổng thể hoàn chỉnh, có nghĩa là để đạt được các mục tiêu của các tổ chức, tất cả các bộ phận đều có chức năng quan trọng và không có phần nào là không cần thiết hoặc không cần thiết. Khái niệm này đặc biệt áp dụng cho các tổ chức mô hình mở. Loại hình tổ chức này mở cửa cho môi trường; kết quả là có những hành động và phản ứng giữa môi trường và tổ chức.

Ảnh hưởng hoặc hành động của môi trường đối với tổ chức có thể được coi là đầu vào và phản ứng của tổ chức có thể được gọi là đầu ra. Theo cách này, mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường tiến lên từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Đây là cơ sở của phân tích hệ thống và trong thời gian gần đây, một số nhà lý thuyết tổ chức đã áp dụng điều này vào nghiên cứu về tổ chức. Từ nửa sau của thế kỷ trước, việc áp dụng phân tích hệ thống vào nghiên cứu về tổ chức đã đạt được tầm quan trọng.

Hệ thống hoạt động như thế nào trong tổ chức?

Mỗi tổ chức đều có một số bộ phận và những bộ phận quan trọng nhất là đưa ra quyết định và thực hiện quyết định. Cả hai chức năng này không chỉ quan trọng mà còn rất phức tạp. Trong khi đưa ra quyết định, một giám đốc điều hành sẽ phải xem xét một số yếu tố và anh ta phải nghiêm túc trong cách tiếp cận.

Trong khi đưa ra hoặc đưa ra quyết định, giám đốc điều hành phải xem xét tất cả các vấn đề liên quan và thiết yếu của tổ chức và cả những ảnh hưởng (có thể) của môi trường xung quanh. Điều này đặc biệt tốt trong trường hợp các tổ chức mô hình mở. Herbert Simon đã nói rằng đằng sau mỗi quyết định đều có số lượng cơ sở và một người ra quyết định phải suy nghĩ nghiêm túc về những cơ sở này vì chúng ảnh hưởng đến việc ra quyết định.

Nó đã được duy trì rằng trong tình huống thực tế, người ra quyết định không hoàn toàn tự do trong chức năng của mình (đó là ra quyết định). Anh ta phải đối mặt với những hạn chế hoặc hạn chế trong các chức năng của mình. Điều này là do cả tổ chức và môi trường có liên quan chặt chẽ với nhau. Đó cũng là một thực tế rằng một điều hành hợp lý không thể bỏ qua môi trường. Cần lưu ý thêm rằng các nguồn lực hoặc thành phần của quyết định đến từ môi trường và vì điều này, người ra quyết định không thể hiển thị bất kỳ liên doanh nào để bỏ qua những ảnh hưởng hoặc tài nguyên của môi trường. Trong các tổ chức mô hình mở, môi trường và các tổ chức do đó đi cạnh nhau.

Trong khi phân tích bản chất của hệ thống, chúng tôi nhấn mạnh một điểm. Một hệ thống 'có một số bộ phận và chúng được gọi là hệ thống phụ. Tất cả các hệ thống phụ có liên quan rất nhiều với nhau đến mức mối quan hệ này có thể được gọi là hữu cơ trong tự nhiên. Herbert Simon nói rằng một tổ chức cũng là hữu cơ trong tự nhiên.

Một tổ chức được chia thành nhiều phần hoặc nhiều phần và cũng có nhiều công nhân. Mặc dù vậy, tất cả các bộ phận được kết nối chặt chẽ và tất cả các nhân viên hợp tác với nhau. Nếu hai tình huống này thất bại, tổ chức sẽ ngừng hoạt động ổn định. Bản chất của tổ chức này khiến chúng ta kết luận rằng một tổ chức là một hệ thống.

Nếu chúng ta xem xét việc áp dụng lý thuyết hệ thống cho tổ chức, chúng ta sẽ bắt gặp khái niệm về tính tương hỗ. Mối quan hệ qua lại này có thể được so sánh với sinh vật sinh học. Tổ chức là một hệ thống kết thúc mở và vì lý do đó, nó luôn phải đối mặt với các yếu tố hoặc ảnh hưởng của môi trường. Một tổ chức thu thập vật liệu và các yếu tố khác từ môi trường và sau đó biến chúng thành vật liệu phù hợp với mục đích sử dụng của con người. Đó là, các vật liệu được thu thập từ bên ngoài được chuyển đổi thành hàng tiêu dùng được gọi là đầu ra.

Hệ thống một lần nữa xuất khẩu một số sản phẩm ra môi trường. Do đó, chúng tôi thấy rằng tổ chức, là một mô hình mở, có liên quan chặt chẽ với môi trường và tổ chức được đặc trưng bởi hệ thống đầu vào-đầu ra và phản hồi. Năm hoặc sáu thập kỷ trước, cách tiếp cận hệ thống, mô hình đầu vào-đầu ra và phản hồi thực tế xa lạ với tổ chức.

Vì vậy, khái niệm mô hình mở của tổ chức đã được phổ biến rộng rãi và ứng dụng rộng rãi trong tổ chức. Đặc biệt trong thời đại toàn cầu hóa và tự do hóa, bản chất mô hình mở của tổ chức ngày càng phổ biến. Trong nửa sau của thế kỷ trước, Simon đã nói về nó và ngày nay, bất kỳ lý thuyết hay phân tích nào về tổ chức đều không thể tránh được ảnh hưởng của môi trường đối với việc ra quyết định và hoạt động của tổ chức.

Kiểm soát, quyền lực và quyền hạn trong tổ chức:

Một khía cạnh quan trọng của lý thuyết tổ chức là quyền lực, thẩm quyền và với sự giúp đỡ của hai người đứng đầu của một tổ chức kiểm soát các công nhân. Việc thực hiện kiểm soát là rất cần thiết bởi vì không có nó, cơ quan có thẩm quyền không thể khắc phục những thiếu sót của tổ chức. Có thể có các yếu tố đáng lo ngại mà thái độ, hành vi và chức năng của chúng có thể cản trở hoạt động bình thường của một tổ chức. Vì đây là một vấn đề rất phổ biến của hệ thống tổ chức hiện đại, nên phải có điều khoản kiểm soát. Các chức năng và hành vi của các tổ chức phần lớn được xác định bởi quyền hạn và quyền lực và ứng dụng thích hợp của họ.

Nhưng trong việc thực thi quyền lực và quyền lực, có một sự khác biệt tốt giữa quyền lực và quyền lực mà không bao giờ có thể đòi hỏi sự đồng nhất trong sử dụng ở mọi nơi. Ví dụ, trong các nhà tù, các cảnh sát viên thường sử dụng sức mạnh cưỡng chế để kiểm tra hành vi của các tù nhân. Trong một số tổ chức, các sĩ quan sử dụng quyền lực và thẩm quyền để khôi phục bình thường trong hoạt động của tổ chức. Nhưng trong những trường hợp như vậy, quyền lực không mang tính chất cưỡng chế.

Chức năng của tổ chức cho thấy một khía cạnh thú vị của quyền lực và thẩm quyền. Mục đích của việc thực thi quyền lực và thẩm quyền là để đảm bảo xã hội hóa. Trong một tổ chức sẽ có sự tham gia của nhân viên và sự phối hợp hiệu quả giữa tất cả các bộ phận. Nhưng khi có bất kỳ sự vắng mặt nào của tất cả những người này, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thực thi quyền lực để kiểm soát các hoạt động.

Kiểu thực thi quyền lực này đôi khi trở nên cần thiết cho hoạt động đúng đắn và hiệu quả của một tổ chức. Trong bất kỳ xã hội nào cũng có các tổ chức phi lợi nhuận và trong trường hợp đó, cơ quan hành pháp hoặc cơ quan có thẩm quyền thấy rằng tổ chức đó giữ nguyên mục tiêu của mình và nếu có bất kỳ vi phạm nào trong tổ chức thì chính quyền buộc phải thực hiện kiểm soát.

Quyền lực trong tổ chức là một hiện tượng chính trị phức tạp. Bề ngoài quyền lực, thẩm quyền và kiểm soát là dễ dàng để áp dụng. Nhưng Nicholas Henry cho rằng toàn bộ khái niệm này rất phức tạp. Chester Barnard đã chỉ ra một tình huống thực tế. Vấn đề trật tự và thực hiện trật tự là một khái niệm hai chiều. Chính quyền có thể có quyền ra lệnh cho cấp dưới của mình, nhưng cấp dưới có thể không hợp tác với chính quyền bằng cách thực hiện mệnh lệnh. Đây là một vấn đề rất phổ biến và tình huống này được gọi là vùng lãnh đạm của cấp dưới. Người ta nói rằng chỉ thị của cấp trên là một vụ việc hai chiều của người Hồi giáo. Chính quyền sẽ ban hành lệnh và cấp dưới sẽ thực hiện. Hai chiều này là phức tạp.

Một nhân vật rất quan trọng khác của lý thuyết tổ chức và hành chính công là Herbert Simon. Ông đã nói rằng vấn đề trật tự và sự chấp nhận của nó - cả hai đều tạo ra vấn đề. Người ra lệnh phải chắc chắn rằng anh ta có toàn quyền ra lệnh. Một lần nữa, người nhận lệnh phải biết rằng mình nhất định hành động theo trật tự. Simon gọi toàn bộ khu vực hệ thống chấp nhận.

Có bốn tình huống khác nhau được Simon nghĩ ra. Ông đặc biệt gọi đó là động lực. Ông đã nói rằng cấp dưới sẽ có động lực để thực hiện mệnh lệnh của cấp trên, sẽ có quy định cho các phần thưởng và chế tài, đằng sau trật tự sẽ có tính hợp pháp và phê duyệt xã hội. Cấp dưới sẽ hoàn toàn tin tưởng vào cơ quan cấp lệnh.

Simon đã nói rằng những điều kiện này phải tồn tại giữa vấn đề đặt hàng và sự chấp nhận của nó. Nhưng trong nhiều tổ chức điều này tạo ra vấn đề. Trong một số trường hợp người ta đã phát hiện ra rằng những người ra lệnh không có thẩm quyền thực hiện công việc. Hơn nữa, cấp dưới không tuân theo mệnh lệnh đang làm công việc bất hợp pháp. Bất kỳ lý thuyết về tổ chức phải nhìn vào nó.