Kỹ thuật kiểm soát chi phí vật liệu (11 kỹ thuật)

Một số kỹ thuật quan trọng nhất của kiểm soát chi phí vật liệu như sau:

Kiểm soát vật liệu nhằm mục đích loại bỏ và giảm thiểu tất cả các loại chất thải và tổn thất trong khi các vật liệu đang được mua, lưu trữ, xử lý, phát hành hoặc tiêu thụ. Một số kỹ thuật được sử dụng ở giai đoạn lập kế hoạch, mua sắm và nắm giữ vật liệu giúp thực hiện và thực hiện kiểm soát chi phí vật liệu.

Những kỹ thuật như vậy đã được thảo luận dưới đây:

I. Cài đặt cấp độ:

Để kiểm soát vật liệu thích hợp, các cấp độ sau được đặt:

(a) Cấp lại đơn hàng

(b) Mức tối thiểu

(c) Mức tối đa

(d) Mức nguy hiểm

(e) Mức chứng khoán trung bình

Chúng được thảo luận từng cái một.

(а) Cấp độ đặt hàng lại:

Đó là điểm mà nếu dự trữ một loại vật liệu cụ thể trong cách tiếp cận cửa hàng, thủ kho nên bắt đầu yêu cầu mua hàng đối với nguồn cung cấp nguyên liệu mới đó. Mức này được cố định ở đâu đó giữa mức tối đa và tối thiểu sao cho chênh lệch về số lượng nguyên liệu giữa cấp đặt hàng lại và mức tối thiểu sẽ đủ để đáp ứng các yêu cầu sản xuất cho đến khi cung cấp mới tài liệu được nhận.

Mức đặt hàng lại có thể được tính bằng cách áp dụng công thức sau.

Mức đặt hàng = Mức tối thiểu + Tiêu thụ trong thời gian cần thiết để nhận được giao hàng mới.

Một công thức khác được đưa ra bởi Wheldon trong cuốn sách 'Kế toán chi phí' như sau:

Cấp độ đặt hàng lại = Tiêu thụ tối đa x Thời gian đặt hàng lại tối đa. Ở đây, thời gian đặt hàng lại tối đa có nghĩa là khoảng thời gian tối đa được thực hiện để có được tài liệu một khi nó được bắt đầu. Wheldon đã lấy khoảng thời gian tối đa và mức tiêu thụ tối đa trong khoảng thời gian đó để nhà máy không thể dừng lại trong mọi trường hợp do thiếu nguyên liệu.

Minh họa 1:

Tính toán mức độ đặt hàng của vật liệu A từ các chi tiết sau:

(i) Giới hạn tối thiểu 500 đơn vị.

(ii) Giới hạn tối đa 2.500 đơn vị.

(iii) Yêu cầu hàng ngày của vật liệu 100 đơn vị.

(iv) Thời gian cần thiết để giao hàng mới 10 ngày. DUNG DỊCH

Mức đặt hàng = Giới hạn tối thiểu + Tiêu thụ trong thời gian cần thiết để giao hàng mới

= 500 đơn vị + 100 x 10 đơn vị = 1.500 đơn vị.

Đặt mua vật liệu nên được đặt khi nguyên liệu trong kho đạt 1.500 đơn vị.

Minh họa 2:

Tính mức đặt hàng lại từ các thông tin sau:

Tiêu thụ tối đa = 300 đơn vị mỗi ngày Tiêu thụ tối thiểu = 200 đơn vị mỗi ngày Thời gian đặt hàng lại = 8 đến 10 ngày.

Dung dịch:

Mức đặt hàng lại = Mức tiêu thụ tối đa x Thời gian đặt hàng lại tối đa = 300 đơn vị x 10 = 3.000 đơn vị.

(b) Mức tối thiểu (Cr Safety Stock):

Điều này thể hiện số lượng tối thiểu của vật liệu phải được duy trì trong tay mọi lúc. Số lượng được cố định để sản xuất có thể không được giữ do thiếu nguyên liệu.

Khi sửa mức này, các yếu tố sau được xem xét:

1. Thời gian dẫn tức là độ trễ thời gian giữa thụt và nhận vật liệu. Đó là thời gian cần thiết để bổ sung nguồn cung.

2. Tỷ lệ tiêu thụ của vật liệu trong thời gian dẫn.

3. Bản chất của vật liệu. Mức tối thiểu là không bắt buộc trong trường hợp vật liệu đặc biệt được yêu cầu theo đơn đặt hàng cụ thể của khách hàng.

Công thức tính mức tối thiểu do Wheldon đưa ra như sau:

Mức chứng khoán tối thiểu = Mức đặt hàng lại - (Tiêu dùng bình thường x Thời gian đặt hàng lại bình thường),

(c) Mức tối đa:

Nó đại diện cho số lượng tối đa của một mặt hàng vật liệu có thể được giữ trong kho bất cứ lúc nào. Cổ phiếu không được vượt quá số lượng này. Số lượng được cố định để có thể không bị ép xung.

Overstocking nên tránh càng xa càng tốt vì những nhược điểm sau:

1. Overstocking khối lượng vốn lưu động không cần thiết có thể được sử dụng có lợi nhuận ở một nơi khác.

2. Overstocking sẽ cần nhiều không gian hơn, vì vậy sẽ phải trả nhiều tiền thuê hơn.

3. Có thể có mất mát do lỗi thời trên tài khoản quá mức.

4. Có cơ hội giảm chất lượng vì các cổ phiếu lớn sẽ cần nhiều thời gian hơn trước khi chúng được tiêu thụ.

5. Có thể sợ giảm giá trị thị trường của các nguyên liệu thừa.

Mức cổ phiếu tối đa được cố định bằng cách tính đến các yếu tố sau:

1. Lượng vốn có sẵn để duy trì các cửa hàng.

2. Không gian Godown có sẵn.

3. Yêu cầu tối đa của các cửa hàng cho mục đích sản xuất tại bất kỳ thời điểm nào.

4. Tỷ lệ tiêu thụ của vật liệu trong thời gian dẫn.

5. Độ trễ thời gian giữa thụt và nhận vật liệu.

6. Khả năng mất mát trong các cửa hàng do hư hỏng, bốc hơi, v.v ... Có một số cửa hàng nhất định sẽ xuống cấp về số lượng nếu chúng được lưu trữ trong một thời gian dài.

7. Chi phí duy trì cửa hàng.

8. Có khả năng biến động về giá. Ví dụ, nếu có khả năng tăng giá đáng kể trong giai đoạn tới, một mức cổ phiếu tối đa tương đối lớn sẽ được cố định. Mặt khác, nếu có khả năng giảm giá trong tương lai gần, cổ phiếu được giữ ở mức rất giảm

9. Bản chất theo mùa của việc cung cấp nguyên liệu. Một số tài liệu chỉ có sẵn trong các giai đoạn cụ thể trong năm, vì vậy những tài liệu này phải được dự trữ rất nhiều trong những khoảng thời gian này.

10. Các hạn chế do Chính phủ hoặc chính quyền địa phương áp đặt đối với vật chất có rủi ro cố hữu, ví dụ như cháy nổ.

11. Khả năng thay đổi trong thời trang và thói quen sẽ đòi hỏi phải thay đổi các yêu cầu của vật liệu.

Công thức tính mức tồn kho tối đa được đưa ra bởi Wheldon như sau:

Mức chứng khoán tối đa = Mức sắp xếp lại + Số lượng đặt hàng lại - (Tiêu thụ tối thiểu x Thời gian đặt hàng lại tối thiểu)

(d) Mức nguy hiểm:

Điều này có nghĩa là mức độ mà các vấn đề thông thường của tài liệu bị dừng lại và các vấn đề chỉ được thực hiện theo hướng dẫn cụ thể. Nhân viên mua hàng sẽ sắp xếp đặc biệt để có được các vật liệu đạt đến mức nguy hiểm để việc sản xuất không thể dừng lại do thiếu nguyên liệu.

Mức nguy hiểm = Mức tiêu thụ trung bình x Tối đa. thời gian đặt hàng lại để mua hàng khẩn cấp

(e) Mức chứng khoán trung bình:

Mức này được tính theo công thức sau:

Mức chứng khoán trung bình = Mức chứng khoán tối thiểu + 1/2 số lượng đặt hàng lại hoặc 1/2 (Mức chứng khoán tối thiểu + Mức chứng khoán tối đa)

Minh họa 3:

Nếu mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho trung bình của nguyên liệu A lần lượt là 20.000 và 40.000 đơn vị, hãy tìm hiểu số lượng đặt hàng lại.

Dung dịch:

Mức chứng khoán trung bình = Mức chứng khoán tối thiểu + Số lượng đặt hàng lại

hoặc Số lượng đặt hàng lại = Mức cổ phiếu trung bình - Mức cổ phiếu tối thiểu

hoặc Số lượng đặt hàng lại = 40.000 đơn vị - 20.000 đơn vị.

Số lượng đặt hàng lại = 20.000 đơn vị x 2 = 40.000 đơn vị.

Minh họa 4:

Trong một công ty, mức tiêu thụ tối thiểu và tối đa hàng tuần của vật liệu A lần lượt là 25 và 75 đơn vị. Số lượng đặt hàng lại theo cố định của công ty là 300 đơn vị. Các tài liệu được nhận trong vòng 4 đến 6 tuần kể từ khi phát hành lệnh cung cấp. Tính mức tối thiểu và mức tối đa của vật liệu A.

Dung dịch:

Mức tối thiểu = Cấp đặt hàng lại - (Tiêu dùng bình thường x Thời gian đặt hàng lại bình thường)

= 450 đơn vị - (50 đơn vị x 5 tuần)

= 450 đơn vị - 250 đơn vị = 200 đơn vị

(Mức đặt hàng lại = Tiêu thụ tối đa x Thời gian đặt hàng lại tối đa)

= 75 đơn vị x 6 tuần = 450 đơn vị

Bình thường, tức là Tiêu thụ trung bình = 25 đơn vị + 75 đơn vị / 2 = 50 đơn vị

Bình thường, tức là Thời gian trung bình = 4 tuần + 6 tuần / 2 = 5 tuần

Mức tối đa = Cấp đặt hàng lại + Số lượng đặt hàng lại - (Tiêu thụ tối thiểu x Thời gian đặt hàng lại tối thiểu)

= 450 đơn vị + 300 đơn vị - (25 đơn vị x 4 tuần) = 650 đơn vị

Minh họa 5:

'ZEE' là sản phẩm được sản xuất từ ​​ba nguyên liệu thô 'M', 'N' và 'Q'. Mỗi đơn vị ZEE yêu cầu 10 Kg., 8 Kss. và 6 Ks., của M, N và Q tương ứng. Các mức đặt hàng lại của 'M' và 'N' là 15.000 Kss. và 10.000 Ks. tương ứng trong khi mức tối thiểu của 'Q' là 2.500 Kss. Sản lượng hàng tuần của ZEE thay đổi từ 300 đến 500 đơn vị, trong khi sản xuất trung bình hàng tuần là 400 đơn vị.

Bạn được yêu cầu tính toán:

Minh họa 6:

Trong sản xuất các sản phẩm của mình, một công ty sử dụng ba nguyên liệu A, B và C, theo đó áp dụng các điều sau đây:

Minh họa 7:

(a) Tính khả dụng của một bộ phận máy móc nhập khẩu là không thường xuyên, và do đó, mô hình tiêu thụ cũng thay đổi trong năm. Chỉ ra mức độ đặt hàng lại của các cấp độ khác được xác định cho thành phần này.

(b) Từ dữ liệu sau trong mười hai tháng qua, hãy tính mức cổ phiếu trung bình cho thành phần nói trên:

II. Số lượng đặt hàng kinh tế :

Tổng chi phí của một vật liệu thường bao gồm:

Tổng chi phí mua lại + Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí vận chuyển.

Tổng chi phí mua lại:

Tổng chi phí mua lại thông qua việc mua thường không bị ảnh hưởng bất kể số lượng nguyên liệu được đặt hàng tại một thời điểm trừ khi số lượng giảm giá có sẵn. Ví dụ: cho dù tổng số yêu cầu hàng năm của vật liệu 10.000 đơn vị được mua ở mức 10 Rupi mỗi đơn vị trong năm mươi đơn hàng 200 đơn vị mỗi đơn hàng hoặc trong 10 đơn hàng 1.000 đơn vị mỗi đơn vị, tổng chi phí mua lại sẽ là 1, 00, 000 (tức là 10.000 đơn vị @ R 10) dưới mỗi phương án nếu không có giảm giá số lượng.

Do đó, khi chi phí mua vật liệu vẫn giữ nguyên, chúng không liên quan và thường bị loại trừ trong khi quyết định số lượng vật liệu được đặt hàng cùng một lúc. Các chi phí duy nhất được chăm sóc là chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển.

Số lượng vật liệu được đặt hàng tại một thời điểm được gọi là số lượng đặt hàng kinh tế. Số lượng này được cố định theo cách để giảm thiểu chi phí mang và đặt hàng chứng khoán.

Chi phí vận chuyển:

Đó là chi phí giữ vật liệu trong cửa hàng và bao gồm:

1. Chi phí không gian lưu trữ có thể đã được sử dụng cho một số mục đích khác.

2. Chi phí thùng và giá đỡ phải được cung cấp cho việc lưu trữ vật liệu.

3. Chi phí duy trì vật liệu để tránh hư hỏng.

4. Số tiền lãi phải trả cho số tiền bị khóa trong tài liệu.

5. Chi phí hư hỏng trong các cửa hàng và xử lý.

6. Chi phí vận chuyển liên quan đến chứng khoán.

7. Chi phí lỗi thời trên tài khoản của một số vật liệu trở nên lỗi thời sau một thời gian lưu trữ hoặc do thay đổi trong quy trình hoặc sản phẩm.

8. Chi phí bảo hiểm.

9. Chi phí văn thư, vv

Tất cả các chi phí này được thực hiện cùng nhau, ở Ấn Độ, lên tới khoảng 20-25% chi phí nguyên vật liệu mỗi năm. Vì vậy, những nỗ lực nên được thực hiện để giảm tỷ lệ đáng báo động của chi phí mang theo.

Chi phí đặt hàng:

Đó là chi phí đặt hàng cho việc mua nguyên liệu và bao gồm:

1. Chi phí nhân viên đăng trong bộ phận mua hàng, bộ phận kiểm tra và bộ phận thanh toán.

2. Chi phí văn phòng phẩm, bưu chính và phí điện thoại.

Do đó, loại chi phí này bao gồm chi phí đấu thầu thả nổi, chi phí đánh giá so sánh báo giá, chi phí công việc giấy tờ và bưu chính liên quan đến việc đặt hàng, chi phí kiểm tra và chi phí kế toán và thanh toán. Nói cách khác, chi phí thay đổi theo số lượng đơn đặt hàng.

Số lượng được đặt hàng phải được giảm thiểu chi phí vận chuyển và đặt hàng. Đơn đặt hàng vật liệu cần mua phải đủ lớn để kiếm thêm chiết khấu thương mại và tận dụng vận chuyển số lượng lớn, nhưng đồng thời, nó không quá lớn để phát sinh một khoản thanh toán quá lớn cho tài khoản lãi, lưu trữ và bảo hiểm chi phí.

Nếu giá phải trả là ổn định, số lượng được đặt hàng mỗi lần có thể được xác định theo công thức sau:

Ở đâu

Q = Số lượng được đặt hàng.

C = Tiêu thụ vật liệu liên quan đến các đơn vị trong một năm.

O = Chi phí đặt một đơn hàng bao gồm chi phí nhận hàng tức là chi phí nhận hàng vào kho của công ty.

I = Thanh toán lãi bao gồm chi phí lưu trữ biến đổi trên mỗi đơn vị mỗi năm, tức là giữ chi phí lưu kho.

Ví dụ, một đơn vị vật liệu X có giá 50 Rupee và mức tiêu thụ hàng năm là 20.000 đơn vị. Chi phí đặt một đơn hàng bao gồm chi phí nhận nguyên liệu là 20 rupee và tiền lãi bao gồm chi phí lưu trữ biến đổi là 10% mỗi năm. Số lượng tối ưu để đặt hàng là

Tóm lại, số lượng đơn hàng kinh tế được xác định theo dõi chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển. Với sự tương tác của hai chi phí này, chi phí đặt hàng kinh tế trong một khoảng thời gian cụ thể bằng với chi phí mang theo trong khoảng thời gian đó và tổng chi phí để đặt hàng và thực hiện là thấp nhất như được nêu rõ trong hình. 4.1:

Từ sơ đồ trên, rõ ràng chi phí mang theo và chi phí đặt hàng hành xử theo cách ngược lại. Nếu số lượng lớn được đặt hàng cùng một lúc, chi phí đặt hàng sẽ thấp và chi phí vận chuyển sẽ cao và ngược lại nếu số lượng thấp được đặt hàng cùng một lúc.

Giả định trong tính toán EOQ:

1. Có những điều kiện năng động của nguồn cung cho phép một công ty đặt nhiều đơn hàng theo nhu cầu.

2. Giá của mặt hàng vẫn ổn định mà giữ chi phí mang theo không đổi.

3. Số lượng của mặt hàng được tiêu thụ trong một khoảng thời gian cụ thể là hoàn toàn được biết, nghĩa là, số lượng được tiêu thụ là chắc chắn.

Sự khác biệt giữa EOQ và Số lượng đặt hàng lại :

Số lượng đặt hàng kinh tế khác với số lượng đặt hàng lại. Số lượng đặt hàng lại là số lượng mà đơn đặt hàng thực sự được đưa ra. Nó có thể nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng đặt hàng kinh tế, nếu công ty không đặt hàng theo số lượng đặt hàng kinh tế. Trong trường hợp không có thông tin về số lượng đặt hàng kinh tế, số lượng đặt hàng lại được đưa ra có thể được coi là số lượng đặt hàng kinh tế.

Minh họa 8:

Tìm hiểu số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) từ các chi tiết sau đây và cũng hiển thị một biểu đồ xác định số lượng đặt hàng kinh tế.

Sử dụng hàng năm: 6.000 đơn vị

Chi phí vật liệu trên mỗi đơn vị: 20 rupee

Chi phí đặt và nhận một đơn hàng: 60 rupee

Chi phí vận chuyển hàng năm của một đơn vị: 10% giá trị hàng tồn kho.

Dung dịch:

Công thức tính số lượng đặt hàng kinh tế là:

Minh họa 9:

Tìm hiểu số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) từ các chi tiết sau:

Minh họa 10:

Khoảng 50 mặt hàng được yêu cầu mỗi ngày cho một máy. Một chi phí cố định của R. 50 mỗi đơn hàng phát sinh để đặt hàng. Các hàng tồn kho chi phí cho mỗi mặt hàng lên đến rupi 0, 02 mỗi ngày. Thời gian dẫn là 32 ngày. Tính toán:

(i) Số lượng đặt hàng kinh tế

(ii) Cấp lại đơn hàng.

Minh họa 11:

Người làm vườn hoàn chỉnh đang quyết định số lượng đặt hàng kinh tế cho hai nhãn hiệu phân bón cỏ: Super Grown và Nature's own.

Thông tin sau đây được thu thập:

Minh họa 12:

Thông tin sau đây liên quan đến một loại vật liệu có sẵn:

Minh họa 13:

Nhu cầu hàng năm cho một mặt hàng cụ thể của hàng tồn kho là 10.000 đơn vị. Chi phí vận chuyển hàng tồn kho trên mỗi đơn vị mỗi năm là 20% và chi phí đặt hàng là Rup. 40 mỗi đơn hàng. Giá được trích dẫn bởi các nhà cung cấp là Rs. 4 mỗi đơn vị. Tuy nhiên, nhà cung cấp sẵn sàng giảm giá 5% cho đơn hàng từ 1.500 chiếc trở lên. Có đáng để tận dụng các ưu đãi giảm giá?

Minh họa 14:

PQR Limited sản xuất một sản phẩm có nhu cầu hàng tháng là 52.000 chiếc. Sản phẩm yêu cầu một thành phần X được mua tại R. 15 mỗi đơn vị. Đối với mỗi sản phẩm hoàn chỉnh, cần có 2 đơn vị thành phần X. Chi phí đặt hàng là Rs. 350 mỗi đơn hàng và chi phí vận chuyển là 12% / năm

Minh họa 15:

Một nhà bán buôn cung cấp 30 búp bê nhồi bông mỗi ngày cho các cửa hàng khác nhau. Búp bê được mua từ nhà sản xuất với số lượng 12 mỗi chiếc. 1.200 mỗi lô. Mỗi đơn hàng phải chịu một khoản phí xử lý của R. 60 cộng với một khoản phí vận chuyển của R. 250 mỗi đơn hàng. Nhiều lô và phân số cũng có thể được đặt hàng và tất cả các đơn đặt hàng được lấp đầy vào ngày hôm sau. Chi phí gia tăng là Rs. 0, 60 mỗi năm để lưu trữ một con búp bê trong kho. Nhà bán buôn tài trợ đầu tư hàng tồn kho bằng cách trả cho công ty mẹ 2% hàng tháng cho các khoản vay.

(i) Mỗi ​​lần đặt bao nhiêu búp bê để giảm thiểu tổng chi phí tồn kho hàng năm? Giả sử có 250 ngày trong một năm?

(ii) Anh ấy nên đặt hàng thường xuyên như thế nào?

Minh họa 16:

(a) EXE Limited đã nhận được đề nghị giảm giá số lượng theo đơn đặt hàng nguyên vật liệu như sau:

Yêu cầu hàng năm đối với vật liệu là 5.000 tấn. Chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng là 1.200 rupee và chi phí nắm giữ cổ phiếu được ước tính bằng 20% ​​chi phí nguyên vật liệu mỗi năm. Bạn được yêu cầu tính toán mức mua tiết kiệm nhất.

(b) Điều gì sẽ là câu trả lời của bạn cho câu hỏi trên nếu không có giảm giá được cung cấp và giá mỗi tấn là 1.500 rupee?

Quản lý kho khoa học để bổ sung :

Sau đây là ba mô hình hàng tồn kho được sử dụng chủ yếu để bổ sung các mặt hàng của cửa hàng:

(a) Hệ thống số lượng đặt hàng cố định

(b) Hệ thống bổ sung

(c) Hệ thống bổ sung tùy chọn hoặc sửa đổi.

Mỗi hệ thống trên có tính đến chi phí vận chuyển hàng tồn kho, chi phí đặt hàng của hàng tồn kho và chi phí xuất kho. Trong các mô hình này, việc xác định mua bao nhiêu một lần và tần suất mua là hai cân nhắc cơ bản.

Nói cách khác, các mô hình này dựa trên việc xác định số lượng đặt hàng và tần suất đặt hàng. Các yếu tố thứ tự được xem xét là thời gian đầu và an toàn hoặc cổ phiếu đệm.

(a) Hệ thống số lượng đặt hàng cố định:

Trong hệ thống này, số lượng sắp xếp lại vật liệu được cố định và một đơn đặt hàng lại được đặt cho số lượng này bất cứ khi nào cổ phiếu trong tay đạt đến điểm đặt hàng lại. Số lượng đặt hàng lại cố định là số lượng đặt hàng kinh tế để chi phí đặt hàng và thực hiện có thể là thấp nhất.

(b) Hệ thống bổ sung:

Trong hệ thống này, số lượng đặt hàng không cố định mà tiếp tục thay đổi tại mỗi thời điểm đặt hàng. Có thời gian đặt hàng cố định khi cổ phiếu được xem xét và đơn đặt hàng cấp được đặt cho một số lượng khác nhau, bằng với mức tối đa trừ đi cổ phiếu trong tay vào ngày đánh giá cố định.

Trong hệ thống này, mức cổ phiếu tối đa được cố định vượt quá mức dự kiến ​​sẽ vượt quá. Hệ thống này hữu ích khi có sự biến động trong mô hình tiêu thụ, trong khi hệ thống số lượng đặt hàng cố định rất hữu ích khi có sự ổn định trong mô hình tiêu thụ.

(c) Hệ thống bổ sung tùy chọn hoặc sửa đổi:

Hệ thống này là sửa đổi hệ thống bổ sung. Trong hệ thống này cũng giống như số lượng đặt hàng của hệ thống bổ sung là khác nhau nhưng giới hạn thấp hơn được đặt trên kích thước của nó, nghĩa là, số lượng đặt hàng không được thấp hơn giới hạn dưới cố định khi đơn hàng được đặt tại một khoảng thời gian cố định.

Do đó, phương pháp này kết hợp các tính năng chính của hệ thống số lượng đặt hàng cố định và hệ thống bổ sung vì nó xem xét mức tối đa, số lượng đặt hàng thay đổi theo giới hạn thấp hơn, mức sắp xếp lại và hệ thống để xem xét tại thời điểm đặt hàng cố định .

III. Hệ thống kiểm kê chỉ trong thời gian :

Theo dõi chi phí vận chuyển hàng tồn kho khổng lồ trong các cửa hàng và chủ sở hữu, các nhà sản xuất và người bán hàng đang yêu cầu giao hàng thường xuyên hơn với thời gian đặt hàng mua ngắn hơn từ các nhà cung cấp của họ. Các tổ chức ngày nay đang ngày càng quan tâm hơn đến việc thu được lợi nhuận tiềm năng từ việc thực hiện các đơn đặt hàng nhỏ hơn và thường xuyên hơn.

Nói cách khác, họ đang trở nên quan tâm đến hệ thống mua hàng đúng lúc. Mua hàng đúng lúc (JIT) là việc mua nguyên liệu hoặc hàng hóa theo cách mà việc giao các mặt hàng đã mua được đảm bảo trước khi sử dụng hoặc nhu cầu của họ.

Mua hàng đúng lúc nhận ra quá nhiều chi phí mang theo liên quan đến việc giữ mức tồn kho cao. Do đó, nó ủng hộ việc phát triển mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và mua hàng kịp thời từ các nhà cung cấp đã được chứng minh, những người có thể giao hàng hóa sẵn sàng khi có nhu cầu.

Mô hình EOQ (nghĩa là Số lượng đặt hàng kinh tế) giả định số lượng đặt hàng không đổi trong khi chính sách mua hàng của JIT ủng hộ một số lượng khác nhau cho mỗi đơn hàng nếu nhu cầu biến động. Số lượng đặt hàng kinh tế tập trung vào chi phí đặt hàng và vận chuyển nhưng quản lý hàng tồn kho vượt ra ngoài chi phí thực hiện và đặt hàng để bao gồm chi phí mua hàng, chi phí chất lượng và chi phí xuất kho. Việc mua đúng lúc sẽ xem xét tất cả các chi phí này và di chuyển ra ngoài các giả định của mô hình EOQ.

Các giả định của mô hình EOQ như sau:

1. Số lượng của mặt hàng sẽ được tiêu thụ trong một khoảng thời gian cụ thể được biết đến, tức là số lượng được tiêu thụ là chắc chắn.

2. Giá vật liệu hoặc hàng hóa được mua vẫn ổn định mà giữ chi phí không đổi.

3. Có các điều kiện năng động của nguồn cung cho phép một công ty đặt nhiều đơn hàng theo nhu cầu.

Các giả định trên không đúng. Vì việc mua hàng đúng lúc như vậy không dựa trên những giả định này. Chi phí chất lượng và giao hàng kịp thời có ý nghĩa đặc biệt trong việc mua JIT và các công ty tuân theo chính sách này đưa ra lựa chọn đúng đắn của các nhà cung cấp để nhận giao hàng nhanh chóng và hàng hóa được cung cấp có chất lượng tốt. Giá chỉ là một xem xét trong việc lựa chọn các nhà cung cấp.

Ưu điểm của mua hàng JIT :

1. Đầu tư vào hàng tồn kho giảm vì đơn đặt hàng mua thường xuyên hơn với số lượng nhỏ được thực hiện.

2. Chi phí vận chuyển được giảm do đầu tư vào hàng tồn kho thấp.

3. Có thể giảm số lượng nhà cung cấp để giải quyết. Chỉ những nhà cung cấp đã được chứng minh có thể giao hàng nhanh chóng với chất lượng hàng hóa mới được giao đơn đặt hàng. Do đó, việc giảm thời gian đàm phán là có thể. Việc sử dụng các hợp đồng dài hạn với một số nhà cung cấp có liên quan đến công việc giấy tờ tối thiểu là có thể.

4. Chi phí chất lượng như chi phí kiểm tra vật liệu hoặc hàng hóa đến, phế liệu và chi phí làm lại được giảm vì việc mua JIT đảm bảo việc giao hàng nhanh chóng và thường xuyên cho các đơn đặt hàng kích thước nhỏ dẫn đến mức tồn kho thấp gây lãng phí tối thiểu. Do đó, mua JIT thường được áp dụng bởi các tổ chức kinh doanh hàng dễ hỏng.

5. JIT giúp giảm lãng phí thời gian của lực lượng lao động và toàn bộ quy trình sản xuất tập trung vào thời gian thực sự sản xuất sản phẩm.

IV. Kiểm soát chứng khoán thông qua phân tích ABC:

Các tổ chức sản xuất thấy hữu ích khi chia nguyên liệu thành ba loại nhằm mục đích thực hiện kiểm soát chọn lọc trên vật liệu. Một phân tích về chi phí nguyên vật liệu sẽ cho thấy rằng một tỷ lệ nhỏ hơn các mặt hàng vật liệu trong các cửa hàng có thể đóng góp vào một tỷ lệ lớn của giá trị tiêu thụ và mặt khác, một tỷ lệ lớn các mặt hàng có thể chiếm tỷ lệ nhỏ hơn của giá trị của các mặt hàng tiêu thụ. Giữa hai thái cực này sẽ giảm các mặt hàng đó, số phần trăm trong số đó ít nhiều bằng giá trị tiêu thụ của chúng.

Nó là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Nó thực hiện kiểm soát phân biệt đối với các mặt hàng khác nhau của các cửa hàng được phân loại trên cơ sở đầu tư liên quan. Thông thường chúng được chia thành ba loại theo tầm quan trọng của chúng, cụ thể là giá trị và tần suất bổ sung của chúng trong một khoảng thời gian.

Danh mục các mặt hàng 'A' chỉ bao gồm một tỷ lệ nhỏ, tức là khoảng 10% tổng số mặt hàng được xử lý bởi các cửa hàng nhưng yêu cầu đầu tư lớn khoảng 70% giá trị hàng tồn kho, do giá cao hoặc yêu cầu nặng hoặc cả hai.

Danh mục các mặt hàng 'B' tương đối ít quan trọng hơn 20% tổng số mặt hàng vật liệu được xử lý bởi các cửa hàng và% đầu tư cần thiết là khoảng 20% ​​tổng đầu tư vào hàng tồn kho.

'C' thể loại 70% tổng số mặt hàng được xử lý và 10% giá trị.

Một phân tích vật liệu như vậy được gọi là phân tích ABC. Kỹ thuật kiểm soát chứng khoán này còn được gọi là kiểm soát chứng khoán theo phương pháp giá trị hoặc phương pháp Luôn kiểm soát tốt hơn hoặc phương pháp Phân tích giá trị các bộ phận theo tỷ lệ. Do đó, theo kỹ thuật kiểm soát vật liệu này, các vật liệu được liệt kê trong các danh mục 'A', 'B' và 'C' theo thứ tự giảm dần dựa trên giá trị tiền tiêu dùng.

Phân tích ABC đo lường tầm quan trọng của từng hạng mục vật liệu. Nó tập trung vào các mục quan trọng, do đó, nó còn được gọi là 'Kiểm soát theo tầm quan trọng và ngoại lệ' (CIE). Đây là một phương pháp khoa học về kiểm soát nguyên liệu vì nó nhấn mạnh vào việc kiểm soát phân biệt đối với các mặt hàng khác nhau của các cửa hàng, được phân loại trên cơ sở đầu tư liên quan. Vì vậy, nó là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho chọn lọc.

Báo cáo của Nhóm Năng suất Ấn Độ về Cửa hàng và Kiểm soát hàng tồn kho ở Hoa Kỳ, Nhật Bản và Tây Đức đưa ra ví dụ sau về Phân tích ABC:

Ví dụ: một cửa hàng có 2.000 mặt hàng tiêu thụ và mức tiêu thụ hàng tháng là 10, 00.000 Rupee. Trong ví dụ này, theo báo cáo trên, 160 mặt hàng sẽ có mức tiêu thụ 7, 50.000 Rupee. 500 mặt hàng sẽ chiếm 2, 00.000 và 1.340 mặt hàng chỉ tiêu thụ vật liệu trị giá 50.000 Rupee.

Tầm quan trọng của phân tích này là việc kiểm soát rất chặt chẽ được thực hiện đối với các mục của nhóm A 'chiếm tỷ lệ chi phí cao trong khi kiểm soát ít nghiêm ngặt hơn là phù hợp với loại' B 'và rất ít kiểm soát sẽ đủ cho loại' C ' mặt hàng.

Tất cả các loại kiểm soát vật liệu, nghĩa là mua, cửa hàng và vấn đề phải được áp dụng nghiêm ngặt trong trường hợp các mặt hàng của nhóm A '. Trong trường hợp các mặt hàng 'C', việc kiểm soát vật liệu phức tạp không được thực hiện vì các mặt hàng này chiếm một phần rất nhỏ trong chi phí vật liệu.

Các mặt hàng này có thể được mua mỗi năm một lần và các cấp chứng khoán khác nhau, tức là mức tối thiểu, mức tối đa, mức đặt hàng, vv có thể không được tuân thủ. Tất cả thời gian, nỗ lực và chi phí tiết kiệm cho các mục nhóm C bằng cách không có kiểm soát phức tạp có thể được sử dụng một cách hữu ích trên các mục nhóm A và B.

Ưu điểm:

1. Một sự kiểm soát chặt chẽ được thực hiện đối với các mặt hàng chiếm tỷ lệ cao trong chi phí vật liệu. Thời gian quản lý được dành cho các mục 'A' trong khi các mục 'C' và đôi khi các mục 'B' có thể được xử lý bởi nhân viên văn thư với sự giám sát ít nhất của người quản lý. Sự quan tâm như nhau đối với tất cả các mặt hàng của các cửa hàng là không mong muốn bởi vì nó đắt tiền.

Tập trung vào tất cả các mặt hàng của các cửa hàng có thể có tác động bị bào chữa trên tất cả các mặt hàng thứ 3, bất kể giá trị tiêu thụ. Do đó, phân tích ABC nên được tuân theo để chú ý đúng mức đến các mặt hàng mà họ xứng đáng được xem xét về giá trị tiêu thụ của họ.

2. Đầu tư vào hàng tồn kho được giảm đến mức tối thiểu có thể vì một số lượng hợp lý các mặt hàng 'A' chiếm một phần đáng kể chi phí nguyên vật liệu được mua. Để giảm đầu tư vào vật liệu, kiểm soát chặt chẽ các mặt hàng 'A' đóng góp nhiều hơn là kiểm soát chặt chẽ các mặt hàng 'C'.

3. Chi phí lưu trữ được giảm vì số lượng vật liệu hợp lý, chiếm tỷ lệ cao trong giá trị tiêu thụ, sẽ được duy trì trong các cửa hàng.

4. Với việc giới thiệu phân tích ABC, thời gian quản lý được tiết kiệm vì chỉ cần chú ý đến một số mặt hàng thay vì trên tất cả các mặt hàng.

Tóm lại, một bảng hiển thị các tính năng nổi bật của phân tích ABC được trình bày dưới đây:

Minh họa 17:

Một nhà máy sử dụng 4.000 loại giữ hàng tồn kho và sử dụng hàng tồn kho và các thông tin sau được tuân thủ.

(1) 15 số loại mặt hàng nên được phân loại là mặt hàng loại 'A' là nhóm quan trọng nhất vì những lý do sau:

(i) Chúng chiếm 0, 375% tổng số loại vật phẩm tồn kho trong cửa hàng, mức tối thiểu theo phân loại nhất định trong vấn đề.

(ii) Chúng chiếm 50% giá trị nắm giữ hàng tồn kho tối đa như được đưa ra trong vấn đề.

(iii) Chúng chiếm 85% tổng lượng sử dụng hàng tồn kho.

(2) 110 số loại mặt hàng tồn kho nên được phân loại là mặt hàng loại 'B' vì các lý do sau:

(i) Chúng chiếm 2, 75% tổng số loại hàng tồn kho được xử lý bởi cửa hàng.

(ii) Họ yêu cầu đầu tư vừa phải 30% tổng giá trị nắm giữ hàng tồn kho.

(iii) Tiêu thụ của họ là mức tiêu thụ vừa phải 10% lượng hàng tồn kho.

(3) 3, 875 số loại mặt hàng tồn kho nên được phân loại là mặt hàng loại 'C' vì chúng chiếm 96.875% tổng số mặt hàng tồn kho và yêu cầu đầu tư 20% tổng giá trị nắm giữ hàng tồn kho. Tiêu thụ của họ cũng là 5% tổng lượng sử dụng hàng tồn kho. Rất phù hợp để phân loại các mục này thành các mục danh mục 'C' vì chúng ít quan trọng nhất trong ba nhóm 'A', 'B' và 'C'

V. Phân tích VED :

Phân tích VED tinh tế, thiết yếu và mong muốn được sử dụng chủ yếu để kiểm soát các phụ tùng. Các bộ phận phụ tùng có thể được chia thành ba loại, một bộ phận quan trọng, thiết yếu hoặc mong muốn, theo quan điểm của việc sản xuất. Các phụ tùng, hàng tồn kho trong một thời gian ngắn sẽ ngừng sản xuất trong một thời gian và chi phí xuất kho rất cao, được gọi là phụ tùng quan trọng.

Các phụ tùng, sự vắng mặt không thể được chấp nhận trong hơn một vài giờ hoặc một ngày và chi phí sản xuất bị mất cao và điều này rất cần thiết để sản xuất tiếp tục, được gọi là các phụ tùng thiết yếu. Các phụ tùng mong muốn là những phụ tùng cần thiết nhưng sự vắng mặt của chúng thậm chí trong một tuần hoặc lâu hơn sẽ không dẫn đến việc ngừng sản xuất. Một số phụ tùng, mặc dù không đáng kể về giá trị tiền tệ, có thể rất quan trọng để sản xuất tiếp tục và đòi hỏi sự chú ý liên tục.

Các phụ tùng như vậy có thể không nhận được sự chú ý mà chúng xứng đáng nếu chúng được duy trì theo phân tích ABC vì giá trị tiêu thụ của chúng là nhỏ. Vì vậy, trong trường hợp của họ, phân tích VED được thực hiện để có kết quả hiệu quả. Khi phân tích VED phân tích các mặt hàng dựa trên mức độ quan trọng của chúng đối với sản xuất, nó cũng có thể được sử dụng cho các mặt hàng vật liệu khó mua.

VI. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn :

Viện kế toán quản lý Chartered, London, định nghĩa hàng tồn kho vĩnh viễn là một hệ thống hồ sơ được duy trì bởi bộ phận kiểm soát, phản ánh sự biến động vật lý của cổ phiếu và số dư hiện tại của họ. Thẻ Bin và sổ cái cửa hàng giúp ban quản lý duy trì hệ thống này khi họ lập biên bản về chuyển động vật lý của cổ phiếu trên biên lai và các vấn đề của vật liệu và cũng phản ánh số dư trong các cửa hàng.

Do đó, đây là một hệ thống cân bằng xác định sau mỗi lần nhận và phát hành tài liệu thông qua hồ sơ chứng khoán để tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và tránh đóng cửa công ty để kiểm kê.

Để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kiểm kê vĩnh viễn (ví dụ thẻ bin và sổ cái cửa hàng), việc xác minh thực tế các cửa hàng được thực hiện bằng một chương trình kiểm kê liên tục. Có thể là số dư của chứng khoán được hiển thị bằng thẻ bin hoặc sổ cái cửa hàng có thể khác với số dư thực tế của chứng khoán như được xác định bằng xác minh thực tế. Nó có thể là do các nguyên nhân có thể tránh và không thể tránh khỏi sau đây.

Nguyên nhân có thể tránh được :

1. Lỗi văn thư, tức là đăng sai, không đăng bài, đúc sai, v.v ... Những lỗi như vậy có thể được sửa và số dư thực tế có thể đồng ý với số dư sách bằng cách thực hiện chỉnh sửa theo yêu cầu trong thẻ bin hoặc sổ cái.

2. Ăn cắp vặt và trộm cắp.

3. Bất cẩn trong xử lý vật liệu.

4. Vấn đề ngắn hoặc quá mức của vật liệu.

Nguyên nhân không thể tránh khỏi :

1. Cân bằng thực tế có thể ít hơn do co ngót và bay hơi.

2. Cân bằng thực tế có thể nhiều hơn do sự hấp thụ độ ẩm.

3. Cân bằng thực tế có thể ít hơn do sự cố cháy, bạo loạn, vv

4. Vật liệu có thể bị mất do phá vỡ vật liệu rời thành các phần nhỏ hơn để phát hành. Ví dụ, một số sắt bị mất do phá vỡ các thanh sắt lớn thành các phần nhỏ hơn.

Điều chỉnh chênh lệch:

Tóm tắt biên lai và các vấn đề về vật liệu được chuẩn bị định kỳ từ sổ cái của cửa hàng và được đăng lên Tài khoản kiểm soát vật liệu (hoặc Sổ cái cửa hàng) bằng một khoản ghi nợ và tín dụng tương ứng. Tài khoản điều chỉnh chứng khoán được mở để điều chỉnh sự khác biệt giữa số dư vật lý hoặc mặt đất và số dư sổ sách.

Nếu xác minh thực tế cho thấy số dư thực tế của chứng khoán nhiều hơn số dư được hiển thị bằng thẻ bin hoặc sổ cái cửa hàng, một ghi chú ghi nợ được chuẩn bị và hồ sơ chứng khoán được điều chỉnh tương ứng; Tài khoản điều chỉnh chứng khoán được ghi có và Tài khoản kiểm soát vật liệu bị ghi nợ. Mục nhập cũng nên được thực hiện trong cột biên nhận của Tài khoản Vật liệu trong sổ cái Cửa hàng được tìm thấy là vượt quá và cột số dư cũng nên được tăng theo số lượng tìm thấy vượt quá.

Tương tự, nếu thiếu chứng khoán, một ghi chú tín dụng được chuẩn bị và hồ sơ chứng khoán được điều chỉnh tương ứng bằng cách chuyển ngược lại các mục được ghi trên vượt quá các tài liệu để số dư sổ sách có thể đối chiếu với số dư thực tế. Vào cuối kỳ kế toán, số dư trong Tài khoản điều chỉnh chứng khoán được phân tích để xác định lý do cho sự khác biệt.

Nếu sự khác biệt được phát hiện là do các nguyên nhân không thể tránh khỏi, số dư sẽ được chuyển vào Tài khoản lãi và lỗ chi phí và nếu sự khác biệt đó là do các nguyên nhân có thể tránh được, số dư sẽ được chuyển vào Tài khoản trên cao hoặc Tài khoản trên không duy trì.

Kiểm kê liên tục là một tính năng thiết yếu của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Nhưng hai thuật ngữ, hàng tồn kho vĩnh viễn và kiểm kê liên tục không nên được coi là một; perpetual inventory means the system of stock records and continuous stocktaking, whereas continuous stocktaking means only the physical verification of the stock records with actual stocks.

After all what is done in continuous stocktaking? In continuous checking, physical verification is spread throughout the year. Every day 10 to 15 items are taken at random by rotation and checked so that surprise element in stock verification may be maintained and each item may be checked for a number of times during the year.

On the other hand, surprise element is missing in case of periodical checking because checking is usually done at the end of the year. Moreover, reasons for the discrepancies cannot be located because of the long interval between two periodical verifications.

Operation of the perpetual inventory system may be outlined as follows:

1. The stock records are maintained and up-to-date posting of transactions is made therein so that current balance may be known at any time.

2. Different sections of the stores are taken up by rotation for physical checking. Every day some items are checked so that every item may be checked for a number of items during the year.

3. Stores received but awaiting inspection are not mixed up with regular stores at the time of physical verification because entries relating to such stores have not yet been made in the stock records.

4. Notice of the particular items to be verified each day is given to the storekeeper only on the date of actual verification so that surprise element in stock verification may be maintained.

5. The physical stock available in the store, after counting, weighing, measuring or listing, as the case may be, is properly recorded in bin cards or inventory tags or stock verification sheets.

From the above discussion of the perpetual inventory system, we can draw the conclusion that this system is comprised of the following three:

1. Bin cards (ie Quantitative perpetual inventory).

2. Stores ledger (ie Quantitative cum valued perpetual inventory).

3. Continuous stocktaking (ie Physical perpetual inventory).

Ưu điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn:

Following are the advantages of the perpetual inventory system:

1. It obviates the necessity for the physical checking of all items of stores at the end of the year and thereby avoids dislocation of production.

2. It is possible to prepare periodical Profit and Loss Account and Balance Sheet without physical inventory being taken because figure for the closing stock can be taken from the bin cards or the stores ledger.

3. A detailed and more reliable check on the store is obtained.

4. As the work of recording and continuous stocktaking is carried out systematically and without undue haste, the figures are more reliable.

5. Continuous stocktaking will make the storekeeper and the stores accountant more vigilant in their work and they will try to keep their records accurate and up-to-date. The storekeeper will try to see that there is no leakage of the stores.

6. Planning of production can be done according to the availability of the material in the stores because the management is constantly kept informed of the stores position.

7. A system of internal check remains in operation all the time because bin cards and the stores ledger act as a cross check on each other.

8. Errors and shortage of stock are readily discovered and efforts are made to avoid the shortage of stock in future.

9. The capital investment in stores can be kept under control because actual stock can be compared with the maximum and minimum levels.

10. It makes available correct stock figures for claim to be lodged with the insurance company for loss on account of stock destroyed by fire.

Perpetual inventory system has become an integral part of material control due to the following facts:

(i) The stock records are properly maintained and written up from day-to-day basis so that current balances may be known at any time.

(ii) A number of items are systematically and by rotation are physically checked every day hence it serves as a moral check and acts as a deterrent to dishonesty.

(iii) Suitable adjustments or rectification can be made if any discrepancies have been found, (iv) Remedial action can be taken for removing the causes of discrepancies, if any.

Minh họa 18:

After the annual stock taking you came to know of some significant discrepancies between book stock and physical stock, you gather the following information:

(I) What action should be taken to record the information shown above?

(II) Recommend a possible course of action by management to prevent future losses.

(Your answer should be in points and you need not elaborate).

Dung dịch:

(I) Following action should be taken for recording the information shown in the problem:

(i) Stock card and stores ledger should be checked and the correct physical entry should be recorded.

(ii) An investigation into reasons for stock losses and gains should be made.

(iii) After ascertaining the reasons for stock losses and gains the following treatment may be followed:

For Stock Losses:

Following is a summary of result in physical verification of stores:

VII. Double Bin System :

This system is followed in small organisations which cannot afford expensive techniques of stores control. The method is also suitable for materials of comparatively less value. The materials are stored in bins which are divided into two compartments, (there can be two racks, two shelves or same shelf can be divided into two).

Materials are issued for production from the first compartment and the materials from the second compartment are not touched in regular course. When the materials in the first compartment are fully consumed, an order is placed.

The second compartment of materials takes care of the consumption requirement during the time required to get fresh delivery. The store-keeper has to divide the materials in the two bins in such a manner that production does not hamper for the want of material. This system has practical usage and is simple to understand and operate.

VIII. Input-Output Ratio:

This ratio is used to judge the efficiency in the usage of material. The ratio indicates the relation between the units of material put in for production and the units of finished product.

IX. Material (or Inventory) Turnover Ratio:

Average stock is the average of the opening stock and closing stock.

The stock turnover ratio can also be determined in days as follows:

Inventory Turnover in Days = Days during the period/Inventory Turnover Ratio

It is essential to compare the turnover of different kinds of material to find out the items which are slow moving thus helping management to avoid keeping capital locked up in such items. A low ratio is an indicator of slow moving stock, accumulation of obsolete stock and carrying of too much stock. On the other hand, a high turnover ratio is an indication of fast moving stock and less investment in stock.

A low turnover ratio will lead to the disadvantages arising out of overstocking. If the stock turnover ratio for a particular item is zero, it means that the item had not been used at all during the period and should be immediately disposed of otherwise the quality of the item will be deteriorated.

An exception to this is spare parts for machinery in use which can be required at any time when the machinery goes out of order. Thus, spare parts should be kept in stock for the period machinery is in use.

In this connection, it will be worthwhile to have a discussion on slow moving, dormant and obsolete stocks of stores items.

Slow Moving Stocks. Slow moving stocks are those items of stores which are not issued at frequent intervals. The issues of such items are irregular and are not made at normal intervals.

Dormant Stocks:

Dormant stocks are those items of stores which are rarely issued from the store. Consumption of such items is almost nil. These items are stored in case of need, such as spare parts may be needed when the machinery goes out of order.

Obsolete Stocks:

Cổ phiếu lỗi thời là những mặt hàng của các cửa hàng đã bị mốc và không còn sử dụng cho mục đích họ đã mua. Cổ phiếu có thể trở nên lỗi thời vì những thay đổi trong thiết kế sản phẩm hoặc phương pháp sản xuất, sử dụng vật liệu thay thế, ngừng sản phẩm, v.v.

Chứng khoán di chuyển chậm và lỗi thời có thể được phát hiện bằng cách quét các bản ghi của cửa hàng (sổ cái) và theo tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho.

Các bước sau đây có thể được thực hiện để giảm cổ phiếu các mặt hàng di chuyển chậm và lỗi thời:

(i) Đa dạng hóa sản xuất để sử dụng hết các vật liệu đó.

(ii) Sử dụng thay thế cho các vật liệu khác.

(iii) Loại bỏ chúng trước khi nó tiếp tục giảm giá trị.

Tất cả các cổ phiếu này là một nguyên nhân của sự lo lắng bởi vì chúng làm tăng chi phí vật liệu bằng cách tăng chi phí vận chuyển và tổn thất vật liệu. Các khoản lỗ và chi phí phát sinh từ các cổ phiếu di chuyển chậm có thể được giảm bằng cách giảm số lượng của chúng trong cửa hàng.

Số lượng nhỏ hơn của các vật liệu như vậy nên được mua để xem tỷ lệ tiêu thụ và thời gian dẫn của chúng. Để giảm số lượng cổ phiếu như vậy, cần nỗ lực để tăng mức tiêu thụ bằng cách tìm ra cách sử dụng thay thế và tăng sản lượng bằng cách tạo ra nhu cầu trên thị trường.

Các khoản lỗ và chi phí phát sinh từ các cổ phiếu không hoạt động có thể được giảm bằng cách chỉ mua những mặt hàng thực sự cần thiết cho sản xuất. Các mặt hàng không hoạt động dư thừa, nếu có, nên được xử lý càng sớm càng tốt để giá trị của chúng không bị giảm thêm nữa.

Các mặt hàng quá cũ sẽ không được sử dụng thêm, vì vậy chúng nên được xử lý ngay lập tức để giảm chi phí vận chuyển và tổn thất do chất lượng suy giảm.

Cần tuân thủ một quy trình mua có hệ thống để giảm tổn thất trên tài khoản của các cổ phiếu đó. Mua hàng nên được thực hiện theo ngân sách mua vật liệu để không có thể mua trái phép. Một đánh giá định kỳ của các mặt hàng cửa hàng nên được thực hiện bởi ban quản lý để giảm lượng tử của các cổ phiếu đó.

Minh họa 20:

Tính tỷ lệ doanh thu vật liệu cho năm 2011 từ các thông tin sau và xác định vật liệu nào trong hai vật liệu chuyển động nhanh nhất.

Các giao dịch sau đây được trích xuất từ ​​các thẻ bin của cửa hàng liên quan đến một thành phần trong năm 2011-12:

Phân tích X. FNSD:

Phân tích FNSD chia các mục của các cửa hàng thành bốn loại theo thứ tự quan trọng giảm dần về tỷ lệ sử dụng của chúng. T là viết tắt của các mặt hàng chuyển động nhanh được tiêu thụ trong một khoảng thời gian ngắn. 'N' là viết tắt của các mặt hàng di chuyển bình thường đã cạn kiệt trong khoảng thời gian một năm hoặc lâu hơn. 'S' chỉ ra các mặt hàng di chuyển chậm không được phát hành trong khoảng thời gian thường xuyên và dự kiến ​​sẽ cạn kiệt trong khoảng thời gian từ hai năm trở lên.

'D' có nghĩa là các mặt hàng chết và việc tiêu thụ các mặt hàng đó gần như không. Các mặt hàng D cũng có thể được coi là các mặt hàng đã lỗi thời và không còn sử dụng cho mục đích chúng được mua. Cổ phiếu của các mặt hàng di chuyển nhanh nên được chăm sóc liên tục và các lệnh bổ sung nên được đặt kịp thời để tránh tồn kho của các mặt hàng đó.

Các mặt hàng di chuyển bình thường nên được xem xét trong một khoảng thời gian đều đặn và các lệnh cho việc bổ sung của chúng nên được đưa ra trong một khoảng thời gian đều đặn. Dự trữ các mặt hàng di chuyển chậm của các cửa hàng nên được xem xét rất cẩn thận trước khi bất kỳ đơn đặt hàng bổ sung nào được đặt để tránh dự trữ quá mức các mặt hàng đó. Sử dụng thay thế nên được tìm thấy cho các mặt hàng cổ phiếu chết. Mặt khác, chúng nên được xử lý càng sớm càng tốt để giá trị của chúng không bị giảm thêm nữa.

XI. Báo cáo chi phí vật liệu (hàng tồn kho):

Mục tiêu của báo cáo chi phí vật liệu là giúp ban quản lý thực hiện kiểm soát vật liệu hiệu quả và đưa ra quyết định phù hợp. Báo cáo chi phí vật liệu đóng vai trò là phương tiện truyền thông thường ở dạng văn bản các sự kiện liên quan đến tài liệu cần được đưa đến sự tiêu hao của các cấp quản lý khác nhau, những người có thể sử dụng chúng để thực hiện hành động phù hợp cho mục đích kiểm soát vật chất. "Kiểm soát vật chất" được chia thành ba khía cạnh, viz. kiểm soát mua hàng, kiểm soát cửa hàng và kiểm soát tiêu thụ.

Kiểm soát mua hàng là để đảm bảo hiệu quả của bộ phận mua hàng; kiểm soát cửa hàng, hiệu quả của bộ phận cửa hàng và kiểm soát tiêu thụ, hiệu quả của các bộ phận phòng ban.

Thiết kế đúng các báo cáo chi phí vật liệu là điều cần thiết để đạt được các mục đích kiểm soát vật liệu này. Rất khó để đưa ra thiết kế báo cáo tài liệu sẽ phù hợp với tất cả các tổ chức. Thiết kế nên theo yêu cầu cá nhân của tổ chức. Tuy nhiên, một số loại báo cáo cần được chuẩn bị được đưa ra dưới đây.