Ngân sách cơ sở bằng không: Ý nghĩa, các bước, ưu điểm và khuyết điểm

Không có ngân sách cơ sở: Ý nghĩa, các bước, ưu điểm và khuyết điểm!

Ý nghĩa:

Ngân sách này là sự chuẩn bị ngân sách bắt đầu từ Zero hoặc từ trạng thái sạch. Là một kỹ thuật mới, nó được đề xuất bởi Peter Pyher của Texas Cụ Inc., Hoa Kỳ Kỹ thuật này được giới thiệu trong ngân sách ở bang Gorgia bởi ông Jimmy Carter, người lúc đó là Thống đốc của tiểu bang đó. Khi ông Carter sau này trở thành Tổng thống Hoa Kỳ, ZBB đã được thử trong ngân sách liên bang như một phương tiện kiểm soát chi tiêu nhà nước.

Việc sử dụng ngân sách cơ sở bằng không (ZBB) làm công cụ quản lý đã trở nên ngày càng phổ biến kể từ đầu những năm 1970. Nó đang dần đạt được sự chấp nhận trong thế giới kinh doanh bởi vì nó đang chứng minh tiện ích của nó như là một công cụ tích hợp chức năng quản lý của kế hoạch và kiểm soát.

ZBB là một phương pháp lập ngân sách, trong đó tất cả các chi phí phải được chứng minh cho từng giai đoạn mới. ZBB bắt đầu từ "cơ sở không" và mọi chức năng trong tổ chức được phân tích cho nhu cầu và chi phí của nó. Ngân sách sau đó được xây dựng xung quanh những gì cần thiết cho giai đoạn sắp tới bất kể ngân sách cao hơn hay thấp hơn ngân sách trước. ZBB cho phép thực hiện các mục tiêu chiến lược cấp cao nhất trong quy trình lập ngân sách bằng cách đưa chúng vào các khu vực chức năng cụ thể của tổ chức, nơi chi phí có thể được nhóm trước, sau đó được đo theo kết quả trước đó và kỳ vọng hiện tại.

Ngân sách thông thường được chuẩn bị chủ yếu dựa trên hiệu suất trong quá khứ và chi phí thực tế. Do đó, ngân sách thông thường đại diện cho việc định lượng các mục tiêu của công ty và hiệu quả của việc lập ngân sách như một thiết bị lập kế hoạch và kiểm soát phụ thuộc vào hoạt động mà nó đang được sử dụng. Ngân sách được sử dụng tốt nhất như một kiểm soát quản lý trong các hoạt động liên quan trực tiếp đến đầu ra cuối cùng của tổ chức vì các đầu vào được sử dụng bởi các hoạt động này có thể được so sánh với đầu ra của các hoạt động này.

Do đó, một ngân sách chính xác hơn có thể được đóng khung một khi mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra được thiết lập. Nhưng có một số hoạt động không liên quan trực tiếp đến đầu ra của công ty như nhân viên pháp lý và văn phòng nhân sự.

Ngân sách chính xác hơn không thể được phát triển cho các hoạt động đó vì các nhiệm vụ được giao và các nguồn lực được phân bổ cho các hoạt động đó không liên quan trực tiếp đến đầu ra của công ty và rất khó để phát triển và sử dụng chi phí tiêu chuẩn cho các hoạt động đó. Ngân sách không có cơ sở là thích hợp nhất trong việc kiểm soát các nhân viên và khu vực hỗ trợ này, (tức là chi phí phi sản xuất).

Một ngân sách thông thường được phát triển chủ yếu dựa trên khái niệm gia tăng. Theo cách tiếp cận này, mức chi phí của năm trước thường được lấy làm cơ sở để bắt đầu và các đơn vị ngân sách tập trung sự chú ý của họ vào việc xác định những thay đổi so với năm trước là bắt buộc. Do đó, ngân sách được phát triển trên cơ sở thay đổi gia tăng so với số liệu của năm trước được lấy làm cơ sở.

Một cách tiếp cận gia tăng đối với việc lập ngân sách mang lại sự thiếu hiệu quả và lãng phí của năm trước vì các số liệu của năm trước được lấy làm cơ sở cho việc phát triển ngân sách. Do đó, cách tiếp cận gia tăng không phát huy hiệu quả hoạt động vì nó không yêu cầu các nhà quản lý xem xét các hoạt động trong quá khứ của họ.

Mặt khác, ngân sách cơ sở bằng không không dựa trên cách tiếp cận gia tăng và số liệu của năm trước không được sử dụng làm cơ sở. Thay vào đó, số không được lấy làm cơ sở như tên gọi. Lấy số không làm cơ sở, ngân sách được phát triển trên cơ sở các hoạt động có khả năng cho giai đoạn tương lai.

Trong ZBB, bằng cách xóa ngân sách từ quá khứ, những sai lầm trong quá khứ không được lặp lại. Cần có kinh phí cho bất kỳ hoạt động nào cho giai đoạn ngân sách tiếp theo bằng cách trình bày một trường hợp thuyết phục. Tất nhiên, quỹ sẽ không có sẵn.

Ngân sách cơ sở bằng không đã được xác định bởi người sáng lập Peter A Pyher như sau:

Một quy trình lập kế hoạch và lập ngân sách yêu cầu mỗi người quản lý phải chứng minh chi tiết toàn bộ yêu cầu ngân sách của mình từ đầu (do đó không có cơ sở) và chuyển gánh nặng bằng chứng cho mỗi người quản lý để chứng minh lý do tại sao anh ta nên chi bất kỳ khoản tiền nào. Cách tiếp cận yêu cầu tất cả các hoạt động được phân tích trong 'các gói quyết định' được đánh giá bằng phân tích có hệ thống và được xếp theo thứ tự quan trọng.

CIMA đã định nghĩa nó là một phương pháp lập ngân sách, theo đó tất cả các hoạt động được đánh giá lại mỗi khi ngân sách được thiết lập. Các mức độ riêng biệt của từng hoạt động được định giá và kết hợp được chọn để phù hợp với các quỹ có sẵn. Nói tóm lại, một thực tế công phu về việc có một người quản lý biện minh cho các hoạt động từ đầu như thể chúng được đưa ra lần đầu tiên.

Một tính năng độc đáo của ngân sách cơ sở bằng không là nó cố gắng giúp quản lý trả lời câu hỏi. Giả sử chúng ta bắt đầu kinh doanh từ đầu, về những hoạt động nào sẽ tiêu tiền của chúng ta và những hoạt động nào chúng ta sẽ ưu tiên cao nhất? Do đó, ngân sách cơ sở bằng không cố gắng khắc phục những điểm yếu của ngân sách thông thường, đặc biệt là ở những khu vực khó áp dụng ngân sách linh hoạt.

Nó có thể được áp dụng thành công vào chi tiêu của chính phủ và, trong phạm vi kinh doanh, sẽ bao gồm các khoản chi khác ngoài nguyên liệu trực tiếp, lao động và chi phí chung như nghiên cứu và phát triển, xử lý dữ liệu, kiểm soát chất lượng, tiếp thị và vận chuyển, nhân viên pháp lý và văn phòng nhân sự.

Các bước trong ZBB:

Các bước quan trọng trong ZBB là:

(i) Xác định các đơn vị quyết định để biện minh cho từng hạng mục chi tiêu trong ngân sách đề xuất của chúng.

(ii) Chuẩn bị các gói quyết định. Mỗi gói là một hoạt động riêng biệt và có thể nhận dạng. Các gói này được liên kết với các mục tiêu của công ty.

(iii) Xếp hạng các gói quyết định dựa trên phân tích lợi ích chi phí.

(iv) Phân bổ vốn dựa trên kết quả trên bằng cách tuân theo hệ thống xếp hạng kim tự tháp để đảm bảo kết quả tối ưu.

Gói quyết định là các mô-đun độc lập hoặc đề xuất tìm kiếm quỹ. Mỗi gói quyết định sẽ giải thích rõ ràng về hoạt động, sự cần thiết của vật phẩm, số tiền liên quan, lợi ích của việc thực hiện đề xuất, tổn thất có thể phát sinh, nếu nó không được thực hiện, v.v.

Ưu điểm của ngân sách cơ sở bằng không:

Sau đây là những ưu điểm của ZBB:

(1) Ngân sách dựa trên cơ sở không dựa trên cách tiếp cận gia tăng, vì vậy nó thúc đẩy hiệu quả hoạt động vì nó yêu cầu các nhà quản lý xem xét và chứng minh các hoạt động của họ hoặc các khoản tiền được yêu cầu. Sự thiếu hiệu quả trong quá khứ không được lặp lại.

(2) Ngân sách không có cơ sở phù hợp nhất cho đội ngũ nhân viên và khu vực hỗ trợ (nghĩa là chi phí không sản xuất) của một tổ chức vì đầu vào của các khu vực này không liên quan trực tiếp đến đầu ra cuối cùng của tổ chức.

(3) Ngân sách dựa trên cơ sở bằng không xem xét mọi lúc các cách khác nhau để thực hiện cùng một công việc vì số 0 được lấy làm cơ sở mỗi khi chuẩn bị ngân sách. Do đó, quản lý có cơ hội để có được sự đánh giá quan trọng đối với các hoạt động của nó.

(4) Nó tập trung quy trình quản lý vào phân tích và ra quyết định vì nó yêu cầu các nhà quản lý xem xét các hoạt động của họ mỗi khi ngân sách được phát triển.

(5) Rất hữu ích cho ban quản lý trong việc phân bổ tối ưu các nguồn lực khan hiếm vì một khía cạnh duy nhất của ngân sách cơ sở bằng không là đánh giá cả chi tiêu hiện tại và chi tiêu được đề xuất và đặt nó theo thứ tự ưu tiên. Các quỹ được sử dụng trên cơ sở ưu tiên và do đó có sự phân bổ nguồn lực tốt hơn.

(6) Phối hợp trong công ty được cải thiện và các kênh truyền thông được tăng cường.

(7) Gia tăng sự tham gia vào ZBB tạo ra một tác động động lực.

(8) ZBB đặc biệt hữu ích cho các bộ phận dịch vụ và Chính phủ.

(9) Nó làm cho các nhà quản lý chi phí có ý thức và giúp họ xác định các ưu tiên trong lợi ích chung của tổ chức.

Do đó, nó cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để đánh giá các hoạt động khác nhau để xếp hạng chúng cho phân bổ nguồn lực, đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện để đạt được mục tiêu của công ty được thực hiện theo cách tốt nhất có thể, cho phép phân bổ nguồn lực sau khi phân tích lợi ích chi phí kỹ lưỡng, cho phép ban quản lý xác định và loại bỏ chi tiêu lãng phí, giúp giới thiệu hệ thống 'Quản lý theo mục tiêu' và đảm bảo rằng ngân sách của các bộ phận được liên kết với các mục tiêu của công ty.

Để kết luận, ZBB không phải là thuốc chữa bách bệnh, nhưng chắc chắn nó có thể làm tăng tính hữu ích của quy trình lập ngân sách vì nó cố gắng khắc phục những điểm yếu của ngân sách thông thường.

Khiếm khuyết của ZBB:

Sau đây là những khiếm khuyết của ZBB:

(i) Công việc giấy sẽ tăng theo định kỳ do số lượng lớn các gói quyết định. Vì vậy, nó là tốn thời gian và tập thể dục tốn kém.

(ii) Chi phí chuẩn bị các gói khác nhau có thể rất cao ở các công ty lớn liên quan đến số lượng lớn các gói quyết định.

(iii) Xếp hạng các gói rất thường chủ quan và có thể gây rủi ro cho các xung đột.

(iv) Những người quản lý tồi có thể chống lại những ý tưởng và thay đổi mới khi họ cảm thấy bị đe dọa bởi ZBB.

(v) Một số hoạt động có thể có lợi ích định tính thay vì định lượng vì rất khó định lượng các hoạt động như nghiên cứu và phát triển và quản trị chung.

(vi) Nó có thể nhấn mạnh hơn vào lợi ích ngắn hạn đối với yếu tố quyết định các mục tiêu dài hạn của tổ chức.

(vii) Chi phí và lợi ích trên mỗi gói phải liên tục được cập nhật để có liên quan và các gói mới sẽ được phát triển ngay khi các hoạt động mới xuất hiện.

(viii) Thành công phụ thuộc vào hỗ trợ quản lý hàng đầu.

Mặc dù có những khiếm khuyết này, ZBB đã được một số Chính phủ trên toàn thế giới chấp nhận để cải thiện kỹ năng lập ngân sách của họ. Nó tìm thấy ứng dụng trong kiểm soát chi phí bộ phận dịch vụ. Nhưng để kiểm soát chi phí trực tiếp làm nguyên liệu trực tiếp và chi phí lao động trực tiếp, vv chi phí tiêu chuẩn có thể hữu ích hơn.