5 Nguyên tắc cho cả Nhóm và Thành viên của Tổ chức để đạt được kết quả hiệu quả
Để các nhóm đạt được kết quả hiệu quả và để các thành viên đạt được sự đồng thuận, một số hướng dẫn hữu ích đã được quy định và cần được tuân thủ.
Một số hướng dẫn cho việc thành lập các nhóm và quy trình làm việc cũng như hành vi của các thành viên được đề xuất bởi Cyril O'Donnell như sau:
Dành cho nhóm:
1. Các mục tiêu của nhóm hoặc ủy ban cần được xác định rõ ràng để cuộc thảo luận có thể tập trung vào các mục tiêu này.
2. Quyền hạn của ủy ban nên được chỉ định. Là ủy ban được thành lập hoàn toàn để đề xuất các giải pháp hoặc liệu nó có được phép thực hiện các quyết định của mình không?
3. Kích thước của nhóm nên được xác định cẩn thận. Nếu các phòng ban khác nhau, có liên quan, thì đại diện thích hợp từ mỗi bộ phận có thể là cần thiết. Thông thường các nhóm bảy đến mười thành viên là đủ.
4. Người lãnh đạo của nhóm nên được bổ nhiệm hoặc lựa chọn trên cơ sở khả năng điều hành cuộc họp. Anh ta nên có chuyên môn kỹ thuật cũng như kỹ năng trong quan hệ giữa các cá nhân.
5. Chương trình nghị sự chính xác của cuộc họp nên được truyền đạt tới tất cả các thành viên và tất cả các tài liệu hỗ trợ cho cuộc họp nên được cung cấp. Một bản ghi chép về các khía cạnh quan trọng của cuộc thảo luận nên được duy trì.
Dành cho thành viên:
1. Các thành viên phải đảm bảo rằng không khí tại các cuộc họp của ủy ban được thoải mái và không chính thức.
2. Mỗi thành viên đóng vai trò tích cực trong cuộc thảo luận và nêu rõ lập trường của mình một cách rõ ràng và hợp lý. Ông cũng lắng nghe mọi phản ứng một cách bình tĩnh và đưa ra quan điểm phản biện, nếu có.
3. Một thành viên không nên thỏa hiệp đơn giản để đạt được sự hài hòa. Những bất đồng không nên bỏ qua mà nên được giải quyết. Phê bình nên được hướng vào các vấn đề và không phải ở người.
4. Các thành viên nên đảm bảo rằng trưởng nhóm không bị chi phối quá mức. Quan điểm của ông không nên được coi là cuối cùng. Quan điểm của anh ấy nên được đối xử giống như quan điểm của bất kỳ thành viên nào khác.
5. Thành viên phải đảm bảo rằng những bất đồng không liên quan đến tính cách, mà chỉ có ý kiến. Hơn nữa, những bất đồng này không nên tiếp tục trên cơ sở cá nhân sau khi các cuộc họp kết thúc, nếu không, những điều này sẽ không chỉ hủy hoại về mặt kỹ thuật và xã hội mà còn có thể dẫn đến những bất đồng không cần thiết với cùng một người trong các cuộc họp trong tương lai.
Cần có một tinh thần hợp tác chứ không phải là một sự cạnh tranh giữa các thành viên. Sự hợp tác như vậy sẽ dẫn đến những phản ứng tích cực hơn với nhau, tôn trọng ý kiến của nhau, tham gia và cam kết nhiều hơn với nhiệm vụ trong tay và hài lòng hơn với thành công của nhiệm vụ.
Những hướng dẫn này khi được tuân thủ đúng sẽ cải thiện hiệu quả và hiệu quả của các đội.
