8 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý tốt - Giải thích!

Để thông tin hữu ích cho người ra quyết định, nó phải có những đặc điểm nhất định và đáp ứng các tiêu chí nhất định.

Một số đặc điểm của thông tin tốt được thảo luận như sau:

Hình ảnh lịch sự: uhasselt.be/images/faculteiten/bew/mis.jpeg

tôi. Có thể hiểu được:

Vì thông tin đã ở dạng tóm tắt, người nhận phải hiểu nó để anh ta giải thích chính xác. Anh ta phải có khả năng giải mã bất kỳ chữ viết tắt, ký hiệu viết tắt hoặc bất kỳ từ viết tắt nào có trong thông tin.

ii. Liên quan, thích hợp:

Thông tin chỉ tốt nếu nó có liên quan. Điều này có nghĩa là nó phải phù hợp và có ý nghĩa đối với người ra quyết định và nên thuộc trách nhiệm của mình.

iii. Hoàn thành:

Nó nên chứa tất cả các sự kiện cần thiết cho người ra quyết định để giải quyết thỏa đáng vấn đề trong tay bằng cách sử dụng thông tin đó. Không có gì quan trọng nên được bỏ qua. Mặc dù thông tin không thể luôn luôn đầy đủ, mọi nỗ lực hợp lý nên được thực hiện để có được nó.

iv. Có sẵn:

Thông tin có thể vô dụng nếu không thể truy cập được 'ở dạng mong muốn, khi cần. Những tiến bộ trong công nghệ đã làm cho thông tin dễ tiếp cận hơn bao giờ hết.

v. Đáng tin cậy:

Các thông tin nên được tính vào để đáng tin cậy. Nó phải chính xác, phù hợp với sự thật và có thể kiểm chứng. Thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác thường dẫn đến các quyết định có chất lượng kém. Ví dụ: số liệu bán hàng chưa được điều chỉnh cho lợi nhuận và hoàn tiền là không đáng tin cậy.

vi. Ngắn gọn:

Quá nhiều thông tin là một gánh nặng lớn đối với việc quản lý và không thể được xử lý kịp thời và chính xác do tính hợp lý của ràng buộc. Tính hợp lý bị ràng buộc xác định các giới hạn của quá trình tư duy không thể sắp xếp và xử lý một lượng lớn thông tin. Theo đó, thông tin nên đi vào vấn đề và vừa đủ - không hơn, không kém.

vii. Hợp thời:

Thông tin phải được gửi đúng lúc và đúng nơi cho đúng người. Thông tin sớm có thể trở nên lỗi thời hoặc bị lãng quên vào thời điểm thực sự cần thiết.

Tương tự, một số quyết định quan trọng có thể bị trì hoãn vì thông tin phù hợp và cần thiết không có sẵn kịp thời, dẫn đến cơ hội bị bỏ lỡ. Theo đó, khoảng cách thời gian giữa thu thập dữ liệu và trình bày thông tin phù hợp cho người ra quyết định phải được giảm càng nhiều càng tốt.

viii. Hiệu quả chi phí:

Thông tin là không mong muốn nếu giải pháp tốn kém hơn vấn đề. Chi phí thu thập dữ liệu và xử lý nó thành thông tin phải được cân nhắc với lợi ích thu được từ việc sử dụng thông tin đó.