Ưu điểm và công dụng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)

Ưu điểm và công dụng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)!

Ưu điểm:

Một HRIS phát triển tốt cung cấp các lợi thế sau:

1. Giảm chi phí lưu trữ dữ liệu trong nguồn nhân lực.

2. Tốc độ truy xuất và xử lý dữ liệu cao hơn.

3. Giảm trùng lặp các nỗ lực dẫn đến giảm chi phí.

4. Có sẵn dữ liệu chính xác và kịp thời về nguồn nhân lực.

5. Phân tích tốt hơn dẫn đến việc ra quyết định hiệu quả hơn.

6. Lập kế hoạch và tư vấn nghề nghiệp có ý nghĩa hơn ở tất cả các cấp.

7. Cải thiện chất lượng báo cáo.

8. Khả năng tốt hơn để đáp ứng với những thay đổi môi trường.

9. Minh bạch hơn trong hệ thống.

Alastair 'Evans đã liệt kê các lợi ích tiềm năng sau có thể có được từ HRIS:

Hiệu quả chi phí:

1. Việc tin học hóa hồ sơ nhân sự đưa ra một lựa chọn cần xem xét khi các chức năng nhân sự đang phải đối mặt với áp lực xung đột để cung cấp thêm thông tin đồng thời cắt giảm chi phí hành chính. Vì chi phí cho phần cứng máy tính giảm so với chi phí sử dụng nhân viên văn thư, nên việc áp dụng các hệ thống máy tính đang ngày càng trở nên hiệu quả.

2. Giảm một phần ba thời gian thực hiện để xử lý nhân viên mới.

3. Tiết kiệm từ 55 đến 90 phần trăm thời gian để cung cấp thông tin thường xuyên bằng phương pháp thủ công.

4. Tiết kiệm hơn 600 giờ mỗi năm trong việc cung cấp dữ liệu cho tuần tra, hơn 800 giờ mỗi năm trong việc chuẩn bị báo cáo hàng tuần và gần 500 giờ mỗi năm để chuẩn bị báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

5. Cải thiện độ chính xác của dữ liệu được cập nhật theo định kỳ, chẳng hạn như trả tiền, hồ sơ cá nhân, v.v.

Công dụng của HRIS:

Mục đích chính của việc duy trì hệ thống HRIS là thu thập, phân loại, xử lý, ghi lại và phổ biến thông tin cần thiết để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và hiệu quả trong tổ chức.

Việc sử dụng HRIS khác nhau trong một tổ chức có thể được liệt kê như sau:

Quan tri nhan su:

Nó bao gồm thông tin cá nhân của một nhân viên. Chúng có thể bao gồm tên, địa chỉ, ngày sinh, tình trạng hôn nhân và ngày gia nhập tổ chức. Nó cũng chứa tên và địa chỉ của thân nhân tiếp theo của mối quan tâm của nhân viên. Những thông tin này mô tả nhân viên.

Quản lý tiền lương:

Một trong những chức năng của HRIS là cung cấp một báo cáo có chứa thông tin như mức lương hiện tại, lợi ích, mức tăng lương cuối cùng và mức tăng đề xuất trong tương lai.

Nghỉ phép / vắng mặt tăng:

HRIS cũng được sử dụng để kiểm soát nghỉ / vắng mặt của nhân viên. Điều này được thực hiện bằng cách duy trì lịch sử nghỉ phép của mỗi nhân viên. Mỗi nhân viên có thể được cấp chứng minh thư ghi số mã thông báo của mỗi nhân viên được mã hóa trên đó. Nhập cảnh và xuất cảnh của nhân viên nên được ghi vào chứng minh thư. Điều này làm giảm cơ hội sai sót hoặc giám sát trong việc tính toán tiền lương cho mỗi nhân viên.

Kiểm kê kỹ năng:

Ghi lại các kỹ năng của nhân viên và giám sát một cơ sở dữ liệu kỹ năng là một cách sử dụng khác của HRIS. Một hồ sơ kỹ năng như vậy giúp xác định nhân viên có kỹ năng cần thiết cho các vị trí hoặc công việc nhất định trong một tổ chức.

Tiền sử bệnh:

HRIS cũng được sử dụng để duy trì dữ liệu sức khỏe nghề nghiệp cần thiết cho các mục đích an toàn công nghiệp, giám sát tai nạn, v.v.

Đánh giá hiệu suất:

Để hình thành tổng quan toàn diện về nhân viên, HRIS duy trì dữ liệu đánh giá hiệu suất như ngày hết hạn thẩm định, tiềm năng thăng tiến, điểm số của từng tiêu chí hiệu suất và như nhau. Thông tin văn bản có thể được kết hợp với dữ liệu thực tế thu được từ HRIS và sự kết hợp thông tin có thể được sử dụng để truyền đạt đào tạo và ảnh hưởng đến khả năng di chuyển của nhân viên dưới hình thức chuyển giao và thăng chức.

Kế hoạch nhân lực:

HRIS cũng được sử dụng để lập kế hoạch nhân lực. Nó giữ thông tin của các yêu cầu tổ chức về các vị trí. HRIS kết nối nhân viên với các vị trí cần thiết trong tổ chức. Nó cũng được sử dụng để xác định vị trí tuyển dụng và thiết lập nhân viên trên đó. HRIS cũng có thể giúp xác định lộ trình tiến triển hợp lý và các bước cần thực hiện để tiến bộ / thăng tiến của nhân viên.

Tuyển dụng:

Tuyển dụng hình thành chức năng thiết yếu nhất của HRM. HRIS giúp trong quá trình tuyển dụng một cách lớn bằng cách ghi lại các chi tiết của các hoạt động liên quan đến tuyển dụng nhân viên. Chúng có thể bao gồm chi phí và phương pháp tuyển dụng và thời gian thực hiện để điền vào các vị trí thông minh, ví dụ.

Kế hoạch nghề nghiệp:

Bằng cách cung cấp thông tin cần thiết như nhân viên đã được dành cho vị trí nào, HRIS tạo điều kiện cho sự thăng tiến theo vị trí của nhân viên. Nói cách khác, HRIS giúp lập kế hoạch cho sự kế thừa.

Thương lượng tập thể:

HRIS thông qua một thiết bị đầu cuối máy tính có thể cung cấp thông tin, sự kiện và số liệu liên quan và cập nhật và do đó, có thể tạo điều kiện cho thương lượng tập thể. Nó có thể thương lượng tập thể với tư cách là những gì nếu phân tích, thay vì cảm xúc và hư cấu. Theo cách tương tự, HRIS cũng có thể giúp duy trì mối quan hệ tốt hơn của con người trong tổ chức.

Bây giờ, các ứng dụng hoặc ứng dụng khác nhau của HRIS có thể được bổ sung như sau: