Kiểm soát ngân sách: Ưu điểm và hạn chế
Kiểm soát ngân sách: Ưu điểm và hạn chế!
Ưu điểm của kiểm soát ngân sách:
Những lợi thế quan trọng của kiểm soát ngân sách có thể được tóm tắt như sau:
1. Ưu điểm quan trọng nhất của kiểm soát ngân sách là cho phép quản lý tiến hành kinh doanh một cách hiệu quả nhất vì ngân sách được chuẩn bị để sử dụng hiệu quả các nguồn lực và thực hiện các mục tiêu hiệu quả nhất có thể.
2. Nó đặt ra một mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp. Mặc dù phần thưởng bằng tiền không được cung cấp, ngân sách sẽ trở thành một trò chơi, mục tiêu cần đạt được hoặc là mục tiêu để bắn vào, và do đó, nó có nhiều khả năng đạt được hoặc đạt được hơn là không có mục tiêu hay mục tiêu định trước. Ngân sách là một cảnh sát nhân cách duy trì nỗ lực có trật tự và mang lại hiệu quả trong kết quả.
3. Mọi người làm việc trong mối quan tâm đều biết chính xác phải làm gì vì kiểm soát ngân sách tập trung vào tổ chức nhân viên. Nó đảm bảo rằng các trách nhiệm cá nhân được xác định rõ ràng và cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tương xứng với trách nhiệm được ủy quyền để có thể ngăn chặn việc vượt qua khi không đạt được kết quả ngân sách.
4. Kiểm soát ngân sách có sự giúp đỡ của các cấp quản lý khác nhau trong việc chuẩn bị ngân sách. Ngân sách cuối cùng được phê duyệt đại diện cho sự phán xét của toàn bộ tổ chức và không chỉ đơn thuần là của một cá nhân hay một nhóm các cá nhân. Vì vậy, nó đảm bảo làm việc nhóm.
5. Quản lý bằng ngoại lệ là có thể bởi vì việc so sánh kết quả thực tế và ngân sách chỉ ra những điểm yếu để hành động khắc phục được thực hiện đối với những điểm yếu không phù hợp với hiệu suất ngân sách.
6. Nó đảm bảo sử dụng hiệu quả con người, vật liệu, máy móc và tiền bạc vì sản xuất được lên kế hoạch theo sự sẵn có của các mặt hàng này.
7. Rất hữu ích trong việc xem xét các xu hướng hiện tại trong doanh nghiệp và trong việc xác định chính sách tiếp theo của doanh nghiệp vì các xu hướng hiện tại và tương lai được nghiên cứu trong việc chuẩn bị ngân sách.
8. Ngân sách đóng vai trò là thước đo hiệu quả của các phòng ban và những người làm việc trong tổ chức vì ngân sách cung cấp một thước đo so với hiệu suất thực tế của các phòng ban và nhân viên có thể được so sánh.
9. Kiểm soát ngân sách tạo điều kiện để thiết lập một hệ thống chi phí tiêu chuẩn.
10. Nó giúp thúc đẩy cảm giác ý thức về chi phí và hạn chế chi tiêu đến mức tối thiểu. Do đó, chi tiêu lãng phí là tránh và chi tiêu vượt quá con số ngân sách không phát sinh nếu không có sự chấp thuận trước của cơ quan cấp cao hơn.
11. Nó tăng cường vị thế và tín dụng của cam kết với chính phủ và các ngân hàng vì một kỹ thuật kiểm soát chi phí hiệu quả được sử dụng.
12. Chức năng lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát có thể được thực hiện tốt hơn với sự trợ giúp của kiểm soát ngân sách.
Hạn chế của kiểm soát ngân sách:
Kiểm soát ngân sách như một thiết bị kiểm soát quản lý bị các hạn chế sau:
1. Có thể không thể đạt được các mục tiêu ngân sách vì các ước tính và dự báo liên quan đến tương lai được thực hiện trong ngân sách không bao giờ có thể hoàn toàn chính xác vì lý do đơn giản là tương lai không thể đoán trước.
2. Trong điều kiện thay đổi nhanh chóng, có thể không đạt được các mục tiêu ngân sách. Ngân sách có thể phải được sửa đổi theo thời gian, nhưng sửa đổi thường xuyên có thể chứng minh là một vấn đề tốn kém.
3. Ngân sách có thể đóng vai trò là hạn chế đối với sáng kiến quản lý vì mọi nhà điều hành đều cố gắng đạt được các mục tiêu ngân sách. Nó có xu hướng mang lại sự cứng nhắc trong kiểm soát.
4. Tương quan và phối hợp các ngân sách khác nhau là tốn kém; vì vậy các tổ chức nhỏ không thể đủ khả năng sử dụng kiểm soát ngân sách như một kỹ thuật kiểm soát chi phí.
5. Kiểm soát ngân sách có thể dẫn đến xung đột giữa các giám đốc điều hành chức năng bởi vì mọi nhà điều hành có thể cố gắng để có được một phần phân bổ ngân sách lớn hơn, trốn tránh trách nhiệm và đổ lỗi cho người khác về những cạm bẫy. Sự thành công của kiểm soát ngân sách phụ thuộc vào công việc nhóm có thể thiếu trong tổ chức.
6. Ngân sách chỉ là một công cụ của quản lý và không phải là sự thay thế của quản lý.
7. Hệ thống kiểm soát ngân sách bị xử lý tồi với áp lực không đáng có và thiếu quan tâm đến các khía cạnh hành vi có thể gây ra sự đối nghịch và có thể làm giảm tinh thần của nhân viên.
8. Ngân sách có thể được phát triển theo quan điểm cấu trúc tổ chức hiện tại có thể không phù hợp với điều kiện hiện tại.
