Cuộc họp công ty: 8 loại cuộc họp chính của công ty
Bài viết này đưa ra ánh sáng về tám loại cuộc họp chính của công ty. Các loại là: 1. Cuộc họp theo luật định 2. Cuộc họp Đại hội thường niên 3. Cuộc họp Đại hội bất thường 4. Cuộc họp của Hội đồng quản trị 5. Cuộc họp lớp 6. Cuộc họp của các chủ nợ 7. Cuộc họp của Chủ nợ, Cuộc họp của Chủ nợ và Người đóng góp.
Cuộc họp công ty Loại 1. Cuộc họp theo luật định:
Mọi công ty đại chúng bị giới hạn bởi cổ phiếu, và mọi công ty bị giới hạn bởi bảo lãnh và có vốn cổ phần, phải trong vòng không dưới một tháng và không quá sáu tháng kể từ ngày công ty có quyền bắt đầu kinh doanh, nắm giữ một cuộc họp chung của các thành viên sẽ được gọi là Cuộc họp theo luật định.
Trong cuộc họp này, các thành viên sẽ thảo luận về một báo cáo của Giám đốc, được gọi là Báo cáo theo luật định, trong đó có các chi tiết liên quan đến sự hình thành của công ty.
Các công ty tư nhân được miễn tổ chức cuộc họp này.
Báo cáo theo luật định:
Bản chất của kinh doanh được tiến hành tại cuộc họp theo luật định liên quan đến việc xem xét và thông qua Báo cáo theo luật định. Báo cáo theo luật định được soạn thảo bởi Giám đốc và được chứng nhận là chính xác bởi ít nhất hai trong số họ. Một bản sao của báo cáo phải được gửi cho mọi thành viên ít nhất 21 ngày trước ngày diễn ra cuộc họp. Một bản sao cũng sẽ được gửi đến Nhà đăng ký để đăng ký.
Mục 165 (3) quy định rằng Báo cáo theo luật định phải có các nội dung cụ thể sau:
(i) Tổng số cổ phần đã thanh toán đầy đủ và đã thanh toán một phần được phân bổ;
(ii) Tổng số tiền mà công ty nhận được đối với cổ phiếu;
(iii) Bản tóm tắt các khoản thu, phân loại chúng theo nguồn và đề cập đến các chi phí phát sinh cho hoa hồng, môi giới, v.v.
(iv) Tên, địa chỉ và nghề nghiệp của giám đốc, kiểm toán viên, quản lý và thư ký và thay đổi tên, địa chỉ, v.v.
(v) Các phần của hợp đồng sẽ được đệ trình lên cuộc họp để phê duyệt, với các sửa đổi được đề xuất, nếu có;
(vi) Nếu bất kỳ hợp đồng bảo lãnh phát hành nào chưa được thực hiện, lý do;
(vii) Các khoản truy thu do các cuộc gọi từ giám đốc và những người khác;
(viii) Một phần của hoa hồng và môi giới trả cho giám đốc và người quản lý.
Các phần liên quan đến tiền mặt trong Báo cáo theo luật định phải được chứng nhận là chính xác bởi các kiểm toán viên của công ty.
Các thành viên của công ty có mặt trong Cuộc họp theo luật định được tự do thảo luận về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc thành lập công ty hoặc phát sinh từ Báo cáo theo luật định, cho dù thông báo trước đã được đưa ra hay chưa. Nhưng không có nghị quyết nào có thể được thông qua trong đó thông báo chưa được đưa ra theo quy định của Đạo luật.
Nếu mặc định được thực hiện theo các quy định của Mục 165, mọi Giám đốc hoặc bất kỳ nhân viên nào khác của công ty mặc định sẽ bị phạt với mức phạt có thể kéo dài đến R. 500.
Cuộc họp công ty loại 2. Đại hội thường niên:
Đại hội đồng của một công ty có nghĩa là một cuộc họp của các thành viên của nó cho các mục đích cụ thể.
Có hai loại Cuộc họp chung:
(i) Đại hội thường niên và
(ii) Các cuộc họp chung khác.
Các quy định theo luật định liên quan đến Đại hội thường niên là:
(a) Mục 166:
Đại hội thường niên đầu tiên của một công ty có thể được tổ chức trong khoảng thời gian không quá 18 tháng kể từ ngày thành lập. Nếu một cuộc họp như vậy được tổ chức trong khoảng thời gian, công ty không cần phải tổ chức bất kỳ cuộc họp chung hàng năm nào trong năm thành lập công ty hoặc trong năm tiếp theo.
Theo quy định nêu trên, một công ty phải tổ chức Đại hội thường niên mỗi năm. Không quá 15 tháng sẽ trôi qua giữa ngày diễn ra Đại hội thường niên và tiếp theo. Vì bất kỳ lý do đặc biệt nào, Nhà đăng ký có thể kéo dài thời gian tổ chức Đại hội thường niên (trừ Đại hội thường niên đầu tiên) trong khoảng thời gian không quá 3 tháng.
Thông báo, theo đó một Đại hội thường niên được gọi, phải ghi rõ như vậy. Mỗi cuộc họp Đại hội thường niên sẽ được gọi trong giờ làm việc, vào một ngày không phải là ngày nghỉ lễ, tại Văn phòng đăng ký của công ty hoặc tại một địa điểm khác trong thị trấn hoặc làng nơi đặt Văn phòng đăng ký. Chính phủ trung ương. có thể miễn trừ bất kỳ loại công ty nào khỏi các điều khoản được đề cập trong đoạn này.
Thời gian tổ chức Đại hội thường niên có thể được ấn định bởi các điều khoản của công ty. Một công ty đại chúng hoặc một công ty tư nhân là công ty con của một công ty đại chúng, có thể, bằng một nghị quyết được thông qua trong một cuộc họp chung, ấn định thời gian cho các cuộc họp chung sau đó. Các công ty tư nhân khác có thể làm như vậy bằng một nghị quyết được tất cả các thành viên đồng ý.
(b) Mục 167:
Nếu mặc định được thực hiện khi tổ chức Đại hội thường niên theo Sec. 166, Giám đốc khu vực của Hội đồng Luật pháp của Công ty có thể, về việc áp dụng bất kỳ thành viên nào của công ty, gọi điện hoặc chỉ đạo cuộc gọi của một cuộc họp chung. Ông cũng có thể đưa ra các hướng dẫn liên quan đến việc kêu gọi, tổ chức và tiến hành cuộc họp. Một cuộc họp như vậy sẽ được coi là một Đại hội thường niên của công ty
(c) Mục 168:
Nếu các quy định của Mục 166 và 167 không được tuân thủ, công ty và mọi nhân viên của công ty sẽ bị phạt.
(d) Mục 171:
Một cuộc họp chung có thể được gọi bằng cách thông báo không dưới 21 ngày bằng văn bản. Đại hội thường niên có thể được gọi với một thông báo ngắn hơn nếu được tất cả các thành viên có quyền bỏ phiếu trong cuộc họp đồng ý. Tòa án không có quyền chỉ đạo cuộc gọi của Đại hội thường niên.
Cuộc họp công ty Loại 3. Cuộc họp Đại hội bất thường:
Bất kỳ cuộc họp chung nào của công ty không phải là Đại hội thường niên hay Đại hội theo luật định đều được gọi là Đại hội bất thường. Một cuộc họp Đại hội bất thường được tổ chức để đối phó với một số doanh nghiệp có tính chất đặc biệt hoặc đặc biệt và nằm ngoài phạm vi của Đại hội thường niên.
Cuộc họp này cũng được tổ chức để giao dịch một số doanh nghiệp khẩn cấp không thể hoãn lại cho đến Đại hội thường niên tiếp theo. Cuộc họp này có thể được gọi bởi Giám đốc hoặc được thành viên trưng dụng theo Sec.169 của Đạo luật Công ty, năm 1956. Hội đồng quản trị có thể bị buộc phải tổ chức
Đại hội bất thường theo yêu cầu hoặc yêu cầu được thực hiện cho nó, theo các điều kiện sau đây:
(a) Việc yêu cầu phải được ký bởi các thành viên nắm giữ ít nhất 1/10 số vốn đã thanh toán của công ty, trong trường hợp các công ty có vốn cổ phần; và bởi các thành viên nắm giữ ít nhất 1/10 tổng số quyền biểu quyết trong các trường hợp khác.
(b) Yêu cầu phải đặt ra các vấn đề sẽ được xem xét tại cuộc họp.
(c) Yêu cầu phải được gửi tại Văn phòng đăng ký của công ty.
Hội đồng phải, trong vòng 21 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, đưa ra thông báo về việc tổ chức cuộc họp vào một ngày cố định trong vòng 45 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Nếu Hội đồng không tổ chức cuộc họp như đã nói ở trên, những người yêu cầu có thể gọi một cuộc họp sẽ được tổ chức vào một ngày cố định trong vòng 3 tháng kể từ ngày trưng dụng.
Các nghị quyết, được thông qua chính xác tại một cuộc họp được gọi bởi những người yêu cầu, đang ràng buộc vào công ty.
Cuộc họp công ty Loại 4. Cuộc họp của Hội đồng quản trị:
Việc quản lý của công ty được trao cho Hội đồng quản trị. Do đó, Giám đốc phải họp thường xuyên để quyết định cả vấn đề chính sách và công việc thường xuyên.
Các quy định liên quan đến cuộc họp Hội đồng quản trị là:
1. Cuộc họp Hội đồng quản trị phải được tổ chức một lần trong ba tháng theo lịch và ít nhất bốn lần mỗi năm. Điều khoản này có thể được Chính phủ Trung ương miễn.
2. Thông báo về cuộc họp Hội đồng sẽ được gửi bằng văn bản cho mọi giám đốc trong thời gian ở Ấn Độ và tại địa chỉ thông thường của ông ở Ấn Độ.
3. Nhóm đại biểu:
Đại biểu có nghĩa là số lượng thành viên tối thiểu cần thiết để tổ chức một cuộc họp. Theo Đạo luật, đại biểu được thành lập bởi 5 thành viên cá nhân có mặt trong trường hợp của một công ty đại chúng và 2 thành viên cá nhân có mặt trong trường hợp của các công ty khác.
Các bài viết có thể quy định một số lượng lớn hơn. Nếu không có đại biểu trong vòng nửa giờ kể từ thời gian được thông báo để bắt đầu cuộc họp, nó sẽ bị giải thể. Không có đại biểu là cần thiết trong bất kỳ cuộc họp bị hoãn.
Trong mọi tổ chức nên có một điều khoản trong hiến pháp của họ hoặc theo luật hoặc Điều khoản của Hiệp hội ấn định số lượng sẽ tạo thành một đại biểu. Tuy nhiên, nếu không có đại biểu nào được ấn định trong hiến pháp hoặc các điều khoản, cuộc họp đầu tiên sẽ quyết định điều gì sẽ tạo thành đại biểu của cuộc họp.
Nhóm đại biểu phải có mặt không chỉ ở đầu mà còn được duy trì trong suốt cuộc họp. Nếu không, doanh nghiệp giao dịch tại cuộc họp sẽ không hợp lệ. Nếu một đại biểu không có mặt tại thời điểm bắt đầu, Chủ tịch có thể cho phép thêm một chút thời gian (ví dụ nửa giờ) để cho phép cuộc họp hình thành đại biểu.
Nếu ngay cả đại biểu không có mặt, cuộc họp sẽ được hoãn lại và sẽ được tổ chức lại tại một địa điểm, thời gian và ngày theo quyết định của Chủ tịch.
4. Chương trình nghị sự:
Chương trình nghị sự có nghĩa là những việc cần làm của người Viking trong cuộc họp. Đây là danh sách các doanh nghiệp sẽ được giao dịch tại cuộc họp. Bộ trưởng chuẩn bị chương trình nghị sự với sự tư vấn của Chủ tịch. Thông báo của mọi cuộc họp phải chỉ định doanh nghiệp sẽ được giao dịch trong cuộc họp.
Đạo luật quy định rằng thông báo phải sáp nhập một Tuyên bố Giải thích về Hồi giáo mà tại đó một số doanh nghiệp đặc biệt sẽ được giao dịch. Tuyên bố phải chứa tất cả các sự kiện quan trọng liên quan đến từng hạng mục của doanh nghiệp, cho biết bản chất và mức độ quan tâm của mỗi giám đốc và người quản lý của công ty. Tuyên bố phải đề cập đến thời gian và địa điểm mà tất cả các tài liệu liên quan đến kinh doanh đặc biệt có thể được kiểm tra.
Doanh nghiệp giao dịch trong cuộc họp cổ đông có thể được chia thành hai loại:
(i) Thông thường và
(ii) Đặc biệt.
Thông thường có nghĩa là xem xét các tài khoản và Bảng cân đối kế toán; tuyên bố cổ tức; bổ nhiệm giám đốc và bổ nhiệm và ấn định mức thù lao của kiểm toán viên. Bất kỳ doanh nghiệp khác là kinh doanh đặc biệt.
5. Chủ tịch:
Trừ khi có quy định khác trong các bài viết, các thành viên có mặt tại cuộc họp sẽ bầu ra một Chủ tịch trong số họ bằng cách giơ tay. Nhưng nếu một cuộc thăm dò được yêu cầu, nó phải được đưa ra cùng với một Chủ tịch được bầu cho mục đích này. Mỗi giám đốc có một phiếu bầu nhưng Chủ tịch có một phiếu bầu bổ sung được gọi là bỏ phiếu, nghĩa là, cho hoặc chống lại nghị quyết.
6. Proxy:
Bất kỳ thành viên nào, được quyền tham dự và bỏ phiếu trong một cuộc họp, có thể chỉ định một người khác tham dự và bỏ phiếu thay cho mình. Người được bổ nhiệm được gọi là Proxy. Việc bổ nhiệm Proxy phải được thực hiện bằng một hướng dẫn bằng văn bản có chữ ký của con trỏ và ký gửi với công ty, không quá 48 giờ trước cuộc họp.
Một Proxy không được quyền phát biểu trong cuộc họp và chỉ bỏ phiếu trong một cuộc thăm dò trừ khi các bài viết có quy định khác. Proxy không cần phải là thành viên của công ty. Thành viên của một công ty tư nhân không thể chỉ định nhiều Proxy để tham dự trong cùng một dịp, trừ khi các bài viết có quy định khác.
Một công ty cơ thể là thành viên của một công ty có thể chỉ định một đại diện hoặc ủy quyền, theo nghị quyết của Hội đồng quản trị. Tổng thống Ấn Độ hoặc Thống đốc của một quốc gia, nếu ông là thành viên của một công ty, có thể chỉ định bất kỳ người nào làm đại diện của mình trong một cuộc họp.
7. Phương thức bỏ phiếu:
Các nghị quyết sẽ được bỏ phiếu, trong trường hợp đầu tiên, bằng cách giơ tay. Tuyên bố của Chủ tịch về kết quả bỏ phiếu bằng cách giơ tay là kết luận.
Một cuộc thăm dò sẽ được thực hiện:
(i) Nếu Chủ tịch chỉ đạo;
(ii) Trong mọi trường hợp, nếu các thành viên nắm giữ ít nhất 1/10 quyền biểu quyết hoặc vốn thanh toán;
(iii) Trong trường hợp các công ty đại chúng nếu có ít nhất 5 thành viên có mặt và được quyền bỏ phiếu; và
(iv) Trong trường hợp các công ty tư nhân nếu có yêu cầu bởi bất kỳ một thành viên nào nếu không có hơn 7 thành viên và 2 thành viên nếu có hơn 7 thành viên.
Một cuộc thăm dò ý kiến về nghị quyết hoãn hoặc bổ nhiệm Chủ tịch sẽ được tiến hành ngay lập tức. Trong các trường hợp khác, nó sẽ được thực hiện khi Chủ tịch quyết định, nhưng nó phải trong vòng 48 giờ kể từ khi có nhu cầu thăm dò ý kiến.
Một cuộc thăm dò sẽ được thực hiện theo cách quyết định của Chủ tịch. Phương pháp thông thường là yêu cầu mỗi thành viên ghi lại quyết định của mình vào các lá phiếu được cung cấp cho mục đích này. Chủ tịch sẽ chỉ định hai người xem xét kỹ lưỡng để xem xét các lá phiếu.
Để ý:
Thông báo là một công cụ cung cấp sự thân mật cho tất cả những người có quyền tham dự một cuộc họp về địa điểm, ngày, thời gian và mục đích của cuộc họp.
Yêu cầu của thông báo hợp lệ là:
(i) Thông báo phải được ban hành theo quy định của đạo luật.
(ii) Nó phải được viết thành văn bản. Thông báo bằng miệng cũng có thể là đủ.
(iii) Thông báo phải nêu rõ bản chất của cuộc họp.
(iv) Thông báo không chỉ được đưa ra cho các thành viên mà còn cho tất cả những người có quyền tham dự một cuộc họp, ví dụ, trong trường hợp Đại hội thường niên, thông báo phải được gửi cho các kiểm toán viên của công ty.
(v) Độ dài thông báo thích hợp phải được đưa ra. Một cuộc họp Đại hội đòi hỏi phải có thông báo trước 21 ngày bằng văn bản. Một cuộc họp có thể được gọi bằng một thông báo ngắn hơn nếu tất cả các thành viên đồng ý.
(vi) Thông báo phải đầy đủ. Nó phải ghi rõ địa điểm, ngày và giờ của cuộc họp. Một chương trình nghị sự hoàn chỉnh được thêm vào như một phần của thông báo.
(vii) Thông báo phải được ký và ban hành bởi cơ quan thích hợp.
(viii) Thông báo không giống như thông tư. Thông báo được đưa ra cho các thành viên nhưng thông tư được đưa ra cho khách hàng và công chúng.
Cuộc họp công ty Loại 5. Cuộc họp lớp:
Các cuộc họp này được tổ chức bởi một nhóm cổ đông cụ thể với mục đích tạo ra sự khác biệt trong các Điều khoản liên quan đến quyền và đặc quyền của họ hoặc để chuyển đổi một loại này sang một loại khác.
Quy định về biến thể phải có trong Bản ghi nhớ hoặc Điều khoản và biến thể này không được cấm theo các điều khoản phát hành cổ phiếu của loại cụ thể đó. Các nghị quyết như vậy sẽ được thông qua bởi 3/4 phần lớn các thành viên của lớp đó.
Cuộc họp của công ty # 6. Cuộc họp của các chủ nợ:
Các cuộc họp này được gọi khi công ty đề xuất lập kế hoạch sắp xếp với các chủ nợ. Tòa án có thể yêu cầu một cuộc họp của các chủ nợ hoặc một nhóm chủ nợ về việc áp dụng công ty hoặc người thanh lý trong trường hợp công ty bị thương.
Một cuộc họp như vậy được tổ chức và tiến hành theo cách mà Tòa án chỉ đạo. Nếu sự sắp xếp được thông qua bởi đa số ba phần tư giá trị của các chủ nợ và điều tương tự bị Tòa án xử phạt, thì đó là ràng buộc đối với tất cả các chủ nợ.
Cuộc họp công ty Loại 7. Cuộc họp của những người nắm giữ nợ:
Các cuộc họp này được gọi theo các quy tắc và quy định của Chứng thư ủy thác hoặc trái phiếu nợ. Các cuộc họp như vậy được tổ chức theo thời gian, nơi lợi ích của chủ nợ được tham gia tại thời điểm tổ chức lại, tái thiết, hợp nhất hoặc kết thúc công ty. Các quy tắc liên quan đến việc bổ nhiệm Chủ tịch, thông báo về cuộc họp, đại biểu v.v ... được nêu trong Chứng thư ủy thác.
Cuộc họp của Công ty Loại 8. Cuộc họp của Chủ nợ và Đóng góp:
Các cuộc họp này được tổ chức khi công ty đã đi vào thanh lý để xác định tổng số tiền mà công ty phải trả cho các chủ nợ. Mục đích chính của các cuộc họp này là để có được sự chấp thuận của các chủ nợ và đóng góp cho kế hoạch thỏa hiệp hoặc sắp xếp lại để cứu công ty khỏi những khó khăn tài chính. Đôi khi, Tòa án cũng có thể ra lệnh cho một cuộc họp như vậy được tổ chức.
Khi một công ty mong muốn thay đổi các quyền của chủ nợ, các cuộc họp như vậy sẽ được tổ chức theo các quy tắc được quy định trong Chứng thư ủy thác nợ. Họ cũng được tổ chức để cho phép công ty phát hành các khoản nợ mới hoặc thay đổi tỷ lệ lãi phải trả cho người giữ nợ. Thuật ngữ đóng góp của cộng đồng, bao gồm tất cả những người có trách nhiệm đóng góp vào tài sản của công ty khi công ty đang hoạt động.
