Kiểm soát: Định nghĩa, Mục đích, Phương pháp và Phương tiện

Đọc bài viết này để tìm hiểu về định nghĩa, mục đích, phương pháp và phương tiện kiểm soát trong hành chính công.

Định nghĩa và tự nhiên:

Một quy trình hành chính quan trọng khác là kiểm soát. Nó có nghĩa là sức mạnh ảnh hưởng đến hành vi của mọi người hoặc tiến trình của các sự kiện. Nhưng định nghĩa này là không đủ để có được ý nghĩa đầy đủ của kiểm soát được sử dụng trong hành chính công hoặc tổ chức. Ý nghĩa thực sự của kiểm soát là đảm bảo hoạt động của tổ chức theo các dòng hoặc quy trình quy định. Ý tưởng kiểm soát nảy sinh khi nhận thấy rằng chính quyền không được quản lý đúng cách. Mỗi tổ chức có một số mục đích cụ thể và chính quyền cố gắng chân thành để thực hiện các mục tiêu đó. Nhưng trong tình huống thực tế, một số rào cản xuất hiện cản trở việc đạt được các mục tiêu. Để ngăn chặn sự cố không mong muốn này, một cơ chế được yêu cầu sẽ làm nản lòng kết quả không mong muốn.

Trong mọi tổ chức hoặc mọi bộ phận hành chính công, người ta đã phát hiện ra rằng một số yếu tố tính toán lại chống lại trật tự hoặc chính sách của chính quyền. Điều này là do sự khác biệt về quan điểm hoặc triển vọng. Nếu cơ quan không có biện pháp phòng ngừa có thể gây thương tích cho cơ quan quản lý. Để ngăn chặn kết quả không mong muốn này, có một sự sắp xếp để kiểm tra kết quả này và điều này được gọi là kiểm soát. Do đó, kiểm soát là một kỹ thuật để đảm bảo thực hiện kịp thời sự phản đối của tổ chức và cản trở tiến trình thông tin có thể cản trở việc thực thi chính sách.

Thuật ngữ kiểm soát cũng được sử dụng theo nghĩa khác. Mỗi hành chính công được tổ chức theo cấp bậc trong đó ngụ ý rằng có các giai đoạn khác nhau và mỗi giai đoạn có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể nhất định. Nhiệm vụ của kiểm soát là thấy mọi người thực hiện chức năng của mình được phân bổ cho anh ta theo hệ thống phân cấp. Sự vắng mặt của sự kiểm soát sẽ mời gọi sự hỗn loạn trong cấu trúc phân cấp. Nhưng kiểm soát ngăn chặn kết quả không mong muốn này.

Mục đích kiểm soát:

Mục đích chính của kiểm soát là loại bỏ những cản trở cản trở các mục đích của hành chính công hoặc tổ chức. Tổ chức là để tương tác với môi trường xung quanh nó hoặc tình huống phát sinh trong đó. Tất cả những điều này đòi hỏi người điều hành phải có đủ quyền lực để xử lý tình huống này.

Chính quyền công cộng hoặc tổ chức có một số mục tiêu được tuyên bố và đôi khi nhận ra rằng sự khác biệt rõ ràng đã nảy sinh giữa các mục tiêu được tuyên bố và tình hình thực tế. Giám đốc điều hành, sẽ không cho phép sự khác biệt này tồn tại và, trên sự cân nhắc này, ông sẽ tiến hành thực thi quyền lực của mình để bắt giữ sự khác biệt.

Trong quá trình hoạt động, hành chính công hoặc tổ chức có thể không thành công để hiện thực hóa tất cả các mục tiêu đã tuyên bố và thất bại này làm dừng tiến trình. Điều này chưa được giải quyết cho tình huống có thể truyền cảm hứng cho người đứng đầu tổ chức thực hiện quyền lực của mình để đảo ngược tình hình. Đây là một tên khác của kiểm soát.

Có thể phát sinh khủng hoảng trong chính quyền công cộng hoặc các yếu tố bên ngoài hoặc khủng hoảng có thể tạo ra tác động tiêu cực đối với tổ chức hoặc hành chính công. Cả hai phải được kiểm tra để giải phóng tổ chức khỏi khủng hoảng. Điều này đòi hỏi phải kiểm soát.

Trong quá trình quản lý, một tổ chức có thể phạm sai lầm và để ngăn chặn sự tái diễn của sai lầm, vũ khí hiệu quả nhất là kiểm soát. Sai lầm là con người, nhưng để cải thiện tổ chức, nó không thể bị bỏ qua hoặc tha thứ. Thông qua các công cụ kiểm soát chính quyền khắc phục sai lầm.

Nó có một mục đích khác. Nếu các thành viên của ban quản lý nhận thức rõ rằng cơ quan có thẩm quyền có đủ quyền hành động chống lại những nhân viên sai lầm sẽ đóng vai trò là một loại kiểm tra đối với nhân viên.

Phương pháp kiểm soát :

PPB hoặc PPBS:

Hành chính công hoặc tổ chức đều được định hướng kết quả. Theo nghĩa là họ luôn muốn đạt được thành công hay nói cách khác là lợi ích của chính sách mà họ đã áp dụng. Hãy ghi nhớ điều này trước hết họ xác định chính sách và bắt đầu thực hiện. Nếu có sự thiếu hụt trong việc đính kèm chính sách, các cán bộ bắt đầu điều tra nguyên nhân và áp dụng cơ chế kiểm soát.

Có nhiều cách kiểm soát và PPB hoặc PPBS là một trong những cách như vậy. Nó có nghĩa là lập kế hoạch lập kế hoạch hệ thống ngân sách. Vào giữa những năm sáu mươi của thế kỷ trước tại một số tổ chức của Hoa Kỳ, các giám đốc điều hành đã đề xuất PPBS như một cách kiểm soát và thúc đẩy tổ chức và sau một thời gian, kết quả của PPBS đã gây ấn tượng với các nhà tổ chức và các giám đốc điều hành khác. Tổng thống Hoa Kỳ Lyndon B Johnson đã đủ ấn tượng khi nhìn thấy kết quả của PPBS và quyết định thực hiện nó trong hệ thống liên bang. Từ năm 1965, PPBS đã được công nhận là một cách mạnh mẽ để kiểm soát các chức năng của hành chính công.

PPBS là gì? Đây là một hệ thống phân bổ nguồn lực được thiết kế để cải thiện hiệu quả và hiệu quả của chính phủ bằng cách thiết lập các mục tiêu kế hoạch dài hạn, phân tích chi phí và lợi ích của các chương trình thay thế sẽ đáp ứng các mục tiêu này và đưa ra các chương trình như đề xuất ngân sách và lập pháp và dự báo dài hạn . PPB là một cách rất hiệu quả để kiểm soát các chức năng của một tổ chức vì nó quyết định tốt các chức năng và mục tiêu trước khi bắt đầu các chức năng. Sau khi hết thời hạn, cơ quan có thẩm quyền bắt đầu điều tra bao nhiêu mục tiêu đã đạt được. Ngay cả trước đó, đánh giá định kỳ cũng được thực hiện.

PPB không chỉ liên quan đến đầu vào và đầu ra mà còn liên quan đến các hiệu ứng và giải pháp thay thế. PPB là một phương pháp toàn diện để kiểm soát các khía cạnh khác nhau của hành chính công. Chính sách PPB cũng có thể được gọi là kỹ thuật lợi ích chi phí trong việc kiểm soát hành chính công.

Nói chung, chính sách lợi ích chi phí được áp dụng trong kinh tế nhưng từ giữa những năm sáu mươi của thế kỷ trước, nó đang được áp dụng trong hoạt động của các tổ chức. Trong hầu hết các ngành hành chính công của Mỹ, PPB đã được áp dụng và kết quả được quét. Nó đã được tuyên bố rằng PPB đã tạo ra kết quả thỏa đáng. Tuy nhiên, nó không phải là không có sự chỉ trích và phản đối.

Phân bổ vốn là một cách khác để kiểm soát hành chính công. Điều này có nghĩa là, vào đầu năm tài chính, mỗi chi nhánh hành chính công đều nhận được một số tiền nhất định để thực hiện các mục tiêu của mình. Vào cuối năm tài chính, mọi bộ phận đều bị ràng buộc theo hiến pháp để gửi báo cáo có chứa thành tích của nó. Cơ quan cấp cao hơn chỉ đạo mỗi bộ phận chuẩn bị ngân sách riêng cũng như các chương trình mà quỹ sẽ được sử dụng. Đây là một cách kiểm soát hiệu quả.

Việc quản lý theo mục tiêu được biết đến phổ biến là MBO. Hãy để chúng tôi xác định nó sau Henry. Quản lý theo mục tiêu có thể được định nghĩa là một quá trình theo đó các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức được thiết lập thông qua sự tham gia của các thành viên tổ chức về mặt kết quả mong đợi và các nguồn lực được phân bổ theo mức độ mà mục tiêu và mục tiêu của tổ chức được đáp ứng.

PPB liên quan đến đầu vào, đầu ra, hiệu ứng và các lựa chọn thay thế. Nhưng, ngược lại, MBO có nghĩa là đã đạt được bao nhiêu mục tiêu. MBO không thể tách rời khỏi đầu vào, đầu ra và hiệu ứng. PPB nghĩ về các lựa chọn thay thế nhưng MBO không nghĩ vậy. Trong các ngành khác nhau của hành chính công Mỹ, MBO được sử dụng rộng rãi.

Các chuyên gia về hành chính công cho rằng cả PPB và MBO là hai vũ khí mạnh mẽ kiểm soát các khía cạnh khác nhau của tổ chức và hành chính công. Đánh giá tầm quan trọng của MBO, một số nhà nghiên cứu đã đưa ra nhận xét sau: MB MBO là một phần cơ bản của phong trào tăng cường năng lực quản lý trong khu vực công cộng.

Một cách khác để kiểm soát hành chính công là quyết định các mục tiêu và đề xuất các cách thức để đạt được chúng. Giai đoạn tiếp theo là cả mục tiêu và cách thức sẽ được lưu hành giữa tất cả các nhánh của tổ chức. Nếu điều này được thực hiện đúng, vào cuối kỳ hoặc tài chính, năm sẽ khá dễ dàng để đánh giá những gì đã đạt được và những gì vẫn chưa được giải quyết.

Có một cách khác để kiểm soát và nó được gọi là đánh giá hiệu suất. Đó là, không có nghi ngờ, một cách hiệu quả. Trong nhiều tổ chức, nhiệm vụ hoặc chức năng được nêu rõ ràng và nó cũng được nêu rõ một nhân viên sẽ phải làm bao nhiêu công việc. Chính quyền vào cuối giai đoạn bắt đầu đánh giá và nếu có sự khác biệt lớn giữa những gì phải làm và những gì đã được thực hiện, giám đốc điều hành của nhiệm vụ này có thể có hành động chống lại nhân viên liên quan.

Vẫn là cách kiểm soát khác và nó được gọi là Ngân sách cơ sở mục tiêu hoặc TBB. Điều đó có nghĩa là nhiều tổ chức được yêu cầu sửa các mục tiêu hoặc mục tiêu của họ hoặc cơ quan có thẩm quyền sửa mục tiêu và sau đó, các nguồn lực được phân bổ cho việc hoàn thành các mục tiêu. Vào cuối giai đoạn thẩm định kỹ lưỡng được thực hiện. Phương pháp kiểm soát TBB phổ biến ở nhiều bộ phận của hệ thống hành chính Mỹ. Nhưng Nicholas Henry nghĩ nó theo một cách khác. Ông nói rằng TBB được thúc đẩy bởi các khoản thu và về mặt này TBB là một hệ thống ngân sách thực tế khác thường.

Phương tiện kiểm soát:

Tổ chức chính phủ hoặc hành chính công được kiểm soát theo nhiều cách khác nhau và một số trong số đó được nêu dưới đây. Trong tổ chức tồn tại một cơ chế tự điều chỉnh có thể được gọi là kiểm tra và số dư. Ngay cả trong một tổ chức cũng có một số phòng ban được tổ chức theo cách mà rất thường xuyên một bộ phận được đặt chống lại một bộ phận khác và vì vậy không bộ phận nào có thể hoạt động độc lập. Điều này có thể được gọi là kiểm tra và số dư và là một tính năng đặc trưng của hệ thống hiến pháp Hoa Kỳ.

Các phương tiện truyền thông điện tử và in ấn luôn cảnh giác cao độ đối với các hoạt động của các cơ quan và cơ quan chính phủ. Bất kỳ hành vi vi phạm nguyên tắc chung hoặc nguy cơ lợi ích công cộng đều thu hút sự chú ý của giới truyền thông và sự chỉ trích công khai buộc cơ quan hành chính công hoặc tổ chức phải hành động hoặc áp dụng các biện pháp phòng ngừa. Điều này là khá phổ biến trong bất kỳ nền dân chủ.

Trong tất cả các nền dân chủ tự do, có rất nhiều nhóm lợi ích và nhóm áp lực. Một trong những chức năng quan trọng là nhìn thấy và bảo vệ lợi ích của công chúng nợ trung thành với họ. Đặc biệt ở Hoa Kỳ và Vương quốc Anh, tồn tại một số lượng lớn các nhóm như vậy và sự cảnh giác của họ ngăn chặn chính quyền thực hiện bất kỳ hành động nào có thể làm tổn hại đến lợi ích của bất kỳ nhóm nào.

Sự kiểm soát của cơ quan lập pháp cũng rất hiệu quả. Trong nền dân chủ nghị viện, bộ này chịu trách nhiệm trước cơ quan lập pháp và cơ quan lập pháp, chịu trách nhiệm trước cử tri. Chuỗi trách nhiệm này đảm bảo rằng cả cơ quan hành pháp (quan liêu là một phần của nó) cũng như cơ quan lập pháp không thể đi ngược lại lợi ích công cộng.

Các cuộc bầu cử định kỳ đã buộc cơ quan lập pháp không được làm bất cứ điều gì có thể tạo ra sự bất mãn trong tâm trí của cử tri và làm hỏng triển vọng chiến thắng trong cuộc bầu cử sắp tới. Tình trạng này buộc các cơ quan lập pháp phải thắt chặt vành đai kiểm soát hành chính công. Đây là một tính năng phổ biến được tìm thấy trong các hệ thống nghị viện.

Ngoài ra còn có sự kiểm soát của ngành tư pháp rất hiệu quả và phổ biến. Ở nhiều quốc gia, hiến pháp đảm bảo các quyền cơ bản và bất kỳ sự thu hẹp hoặc vi phạm các quyền này có thể thu hút hành động cần thiết có thể là hình phạt. Quyền lực tư pháp này là một sự kiểm soát rõ ràng và không thể tránh khỏi đối với sự điều hành chung của nhà nước. Ngay cả các tổ chức phi chính phủ cũng không thoát khỏi sự kiểm soát tư pháp.

Riêng hệ thống hành chính Mỹ, sự kiểm soát tư pháp đối với toàn bộ hệ thống chính trị rất hiệu quả. Sự kiểm soát của ngành tư pháp Hoa Kỳ nhắc nhở chúng ta về cụm từ nổi tiếng do luật pháp. Điều đó có nghĩa là bất kỳ hành vi thẩm quyền nào vi phạm chức năng bình thường của bất kỳ tổ chức nào cũng có thể bị thách thức tại tòa án của pháp luật.

Cấu trúc hiến pháp được đóng khung đến mức các bộ phận hành chính của chính phủ không thể tiêu tiền công theo cách hay thay đổi. Có một bộ phận kiểm toán và tiền chi cho hành chính công phải được kiểm toán. Đối với mỗi năm tài chính, ngân sách được cơ quan lập pháp phê duyệt và không có bộ phận nào có quyền tự do chi tiền theo ý muốn ngọt ngào của riêng mình. Hệ thống kiểm toán đặt một chuỗi trên mỗi bộ phận hành chính công. Ngay cả chính quyền địa phương và các cơ quan khác cũng không có quyền tự do vượt quá các dự toán ngân sách.

Trách nhiệm, tôi nghĩ là vũ khí mạnh nhất để kiểm soát hành chính công. Nó phổ biến đến mức mọi bộ phận giáo dục bằng cách này hay cách khác - đều có trách nhiệm với ai đó. Sự cảnh giác của người dân và nhiều cơ quan khác luôn cảnh giác với hoạt động của chính phủ.