Hệ thống chi phí: Đặc điểm, cài đặt và khó khăn
Đọc bài viết này để tìm hiểu về các đặc điểm của một hệ thống chi phí lý tưởng, cài đặt, những khó khăn và các bước để khắc phục nó.
Đặc điểm của một hệ thống chi phí lý tưởng:
Một hệ thống lý tưởng về chi phí là đạt được các mục tiêu của một hệ thống chi phí và mang lại tất cả các lợi thế về chi phí cho doanh nghiệp. Sau đây là những đặc điểm chính mà một hệ thống chi phí lý tưởng nên sở hữu hoặc những điểm cần được xem xét trước khi cài đặt một hệ thống chi phí.
(i) Sự phù hợp với doanh nghiệp:
Một hệ thống chi phí phải được thiết kế riêng, thiết thực và phải được đưa ra theo tính chất, điều kiện, yêu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Bất kỳ hệ thống nào phục vụ mục đích kinh doanh và cung cấp thông tin cần thiết để vận hành doanh nghiệp hiệu quả là một hệ thống lý tưởng.
(ii) Đơn giản:
Hệ thống chi phí phải đơn giản và đơn giản để có thể dễ dàng hiểu được ngay cả bởi một người có trí thông minh trung bình. Các sự kiện, số liệu và thông tin khác được cung cấp bởi kế toán chi phí phải được trình bày dưới dạng đúng vào đúng thời điểm cho đúng người để làm cho nó có ý nghĩa hơn.
(iii) Tính linh hoạt:
Hệ thống chi phí phải linh hoạt để có thể thay đổi theo các điều kiện và hoàn cảnh thay đổi. Hệ thống không có tính linh hoạt như vậy sẽ bị lỗi thời vì những thay đổi nhanh chóng trong kinh doanh và công nghiệp. Như vậy, hệ thống phải có khả năng mở rộng hoặc co lại mà không có nhiều thay đổi.
(iv) Kinh tế:
Một hệ thống chi phí cũng giống như các hàng hóa kinh tế khác. Nó tốn tiền giống như hàng hóa kinh tế. Nếu hệ thống quá đắt, ban quản lý có thể không sẵn sàng trả tiền vì người mua không sẵn sàng trả tiền cho hàng hóa nếu những thứ này đắt so với tiện ích của họ. Một hệ thống chi phí không nên tốn kém và phải được điều chỉnh theo khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Lợi ích thu được từ hệ thống phải cao hơn chi phí vì ban quản lý sẽ sẵn sàng cài đặt hệ thống khi nhận thấy lợi ích dự kiến vượt quá chi phí dự kiến. Nói tóm lại, hệ thống phải có tính kinh tế khi xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp. Chi phí cài đặt và vận hành hệ thống nên chứng minh kết quả.
(v) So sánh:
Hệ thống chi phí phải sao cho có thể cung cấp thông tin và số liệu cần thiết cho ban quản lý để đánh giá hiệu suất bằng cách so sánh nó với các số liệu trong quá khứ, hoặc các số liệu về mối quan tâm khác hoặc chống lại toàn bộ ngành hoặc các bộ phận khác cùng quan tâm.
(vi) Khả năng trình bày thông tin tại thời điểm mong muốn:
Hệ thống phải cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để có thể hữu ích cho ban quản lý trong việc đưa ra quyết định và hành động phù hợp cho mục đích kiểm soát chi phí.
(vii) Sự hợp tác cần thiết và sự tham gia của các giám đốc điều hành từ nhiều bộ phận quan tâm là điều cần thiết để phát triển một hệ thống kế toán chi phí tốt. Hơn nữa, quản lý nên có niềm tin vào hệ thống chi phí và cũng nên cung cấp một bàn tay giúp đỡ cho sự phát triển và thành công của nó.
(viii) Hệ thống chi phí không nên hy sinh tiện ích bằng cách giới thiệu các chi tiết tỉ mỉ và không cần thiết.
(ix) Cần chuẩn bị một chương trình theo từng giai đoạn cẩn thận bằng cách sử dụng phân tích mạng để giới thiệu hệ thống.
(x) Thay đổi tối thiểu trong thiết lập hiện tại:
Hệ thống ủy quyền và phân chia thẩm quyền và trách nhiệm hiện tại không được xáo trộn với hệ thống chi phí. Càng xa càng tốt, hệ thống phải sao cho ít gây xáo trộn nhất cho tổ chức hiện có.
(xi) Tính đồng nhất của các hình thức:
Tất cả các hình thức và hồ sơ vv cần thiết cho hệ thống phải thống nhất về kích thước và chất lượng giấy. Hiệu quả cao hơn có thể đạt được bằng cách sử dụng màu của giấy để phân biệt các hình thức khác nhau. Các mẫu in nên có hướng dẫn sử dụng và xử lý. Các hình thức nên được thiết kế phù hợp để thu thập và phổ biến dữ liệu chi phí.
(xii) Công việc văn thư tối thiểu:
Việc điền vào các mẫu đơn của các quản đốc và công nhân nên liên quan đến công việc văn thư càng ít càng tốt vì hầu hết các công nhân không được giáo dục tốt. Để đảm bảo số liệu thống kê đáng tin cậy, mọi mục nhập gốc phải được hỗ trợ bởi chữ ký của người kiểm tra.
(xiii) Hệ thống kiểm soát vật liệu hiệu quả:
Cần có một hệ thống cửa hàng và kiểm soát chứng khoán hiệu quả vì nguyên liệu thường chiếm tỷ trọng lớn hơn trong tổng chi phí. Một phương pháp tốt của vật liệu định giá phát hành cho sản xuất nên được tuân theo.
(xiv) Thủ tục tiền lương đầy đủ:
Cần có một quy trình tiền lương được xác định rõ ràng để ghi lại thời gian của người lao động vào các công việc khác nhau, để chuẩn bị các bảng lương và cho việc trả lương. Do đó, việc giới thiệu hệ thống tiền lương được xác định rõ sẽ giúp kiểm soát chi phí lao động.
(xv) Phân chia chi phí:
Một kế hoạch âm thanh nên được đưa ra cho việc thu thập, phân bổ, phân bổ và hấp thụ các chi phí để xác định chính xác chi phí.
(xvi) Đối chiếu tài khoản chi phí và tài khoản tài chính:
Nếu có thể, các tài khoản Chi phí và tài khoản tài chính nên được lồng vào một kế hoạch kế toán tổng hợp. Nếu điều này là không thể, các hệ thống nên được nghĩ ra để hai bộ tài khoản có khả năng hòa giải dễ dàng.
(xvii) Các yếu tố bên ngoài:
Việc lắp đặt hệ thống chi phí chủ yếu phụ thuộc vào các yếu tố bên trong của một công ty, nhưng các yếu tố bên ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống. Ví dụ, quy tắc kế toán chi phí áp dụng cho các ngành nhất định theo thông báo của Chính phủ Trung ương yêu cầu thông tin chi phí nhất định phải được phát triển và đưa vào sổ sách kế toán. Do đó, một hệ thống lý tưởng về chi phí nên quan tâm đến các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài.
(xviii) Nhiệm vụ và trách nhiệm của Kế toán chi phí:
Theo một hệ thống kế toán chi phí tốt, nhiệm vụ và trách nhiệm của kế toán chi phí cần được xác định rõ ràng. Kế toán chi phí nên có quyền truy cập vào tất cả các công việc và phòng ban.
Để kết luận, tiêu chí chính cho một hệ thống chi phí lý tưởng là: Nó giúp ích như thế nào trong việc đạt được các mục tiêu quản lý liên quan đến chi phí của nó?
Lắp đặt hệ thống tính phí:
Các yếu tố cơ bản mà Kế toán chi phí nên xem xét khi giới thiệu một hệ thống chi phí là:
(i) Tổ chức hiện tại nên bị xáo trộn càng ít càng tốt.
(ii) Cần có sự giới thiệu dần dần và suôn sẻ của hệ thống.
(Iii) Trong khi cần xây dựng quá mức các hồ sơ, đó sẽ là nền kinh tế sai lầm để cắt tỉa các yếu tố cần thiết và làm giảm hiệu quả.
Các bước cài đặt:
Các bước cần thực hiện khi cài đặt hệ thống tính phí được đưa ra dưới đây:
1. Mục tiêu để đạt được thông qua hệ thống chi phí:
Hệ thống chi phí sẽ đơn giản nếu mục tiêu chỉ để xác định chi phí nhưng nó sẽ phải được xây dựng nếu mục tiêu là có thông tin sẽ giúp quản lý thực hiện kiểm soát và đưa ra quyết định.
2. Nghiên cứu về tổ chức và thói quen hiện tại:
Trong mối liên hệ này, các điểm cần lưu ý là bản chất của doanh nghiệp và của các hoạt động hoặc quy trình được thực hiện, mức độ trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với các chức năng khác nhau, bố trí của nhà máy có liên quan cụ thể đến các bộ phận sản xuất, phương pháp xử lý lãng phí nguyên vật liệu, hệ thống ghi chép thời gian và phương pháp tính toán và trả lương, hệ thống phát lệnh cho sản xuất cho nhà máy và số lượng chi phí cố định, bán thay đổi và biến đổi.
3. Quyết định cấu trúc của tài khoản chi phí:
Hệ thống kế toán chi phí nào phù hợp và mức độ chi tiết cần thiết có thể được quyết định sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng về quy trình sản xuất và các dịch vụ phụ trợ của chúng. Cấu trúc của các tài khoản chi phí nên theo dây chuyền sản xuất tự nhiên; trình tự có thể đơn giản, phân tích hoặc tổng hợp. Việc thiết kế hệ thống phải sao cho có sự tăng dần chi phí ở mỗi giai đoạn sản xuất quan trọng khi sản phẩm tiến hành hoàn thành.
4. Xác định mức giá:
Điều này đòi hỏi một nghiên cứu kỹ lưỡng về các điều kiện và quyết định của nhà máy sẽ được thực hiện về việc phân loại chi phí thành trực tiếp và gián tiếp, nhóm chi phí gián tiếp vào sản xuất, bán, quản trị, v.v., xử lý chất thải của tất cả các loại, phương pháp định giá, phương pháp phục hồi chi phí và tính toán chi phí trên không. Một mã kế toán chi phí hoàn chỉnh nên được soạn thảo để chi tiêu có thể nhanh chóng được phân loại trong văn phòng theo cả nguồn và nguyên nhân.
5. Giới thiệu hệ thống:
Không có hệ thống chi phí có thể được dự kiến sẽ hoạt động hiệu quả trừ khi có thể có được sự hợp tác của tất cả các quan chức. Trước khi hệ thống có hiệu lực, các giải thích của hệ thống cần được giải thích cho tất cả chỉ ra cho họ những lợi ích sẽ tích lũy cho mỗi và cho toàn bộ doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hoàn thành hệ thống, nó chỉ được giới thiệu theo các giai đoạn và các thói quen và thực tiễn hiện có nên được sử dụng trừ khi có cơ sở tốt để thay thế chúng. Ví dụ, một sự khởi đầu có thể được thực hiện với các cửa hàng bằng cách giới thiệu các tài khoản hợp lệ về biên lai và các vấn đề, mở thẻ bin, sổ cái cửa hàng, v.v.
6. Tổ chức Văn phòng chi phí:
Luôn luôn tốt hơn là văn phòng chi phí được đặt liền kề với nhà máy để tránh sự chậm trễ trong việc định tuyến các tài liệu hoặc xóa các khác biệt và nghi ngờ. Nhân viên chi phí phải được phép có quyền truy cập vào các công trình nếu họ phải thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.
Quy mô của nhân viên sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc liên quan. Một tổ chức chi phí không có giá trị tồn tại nếu nó không thể trình bày các số liệu với tốc độ và độ chính xác và quan sát sự đơn giản trong việc trình bày kết quả.
Nhiệm vụ của văn phòng chi phí rơi vào các lĩnh vực sau:
(i) Lưu trữ tài khoản:
Đăng các biên lai vật liệu và các vấn đề lưu trữ trong các cửa hàng sổ cái, chuẩn bị tóm tắt vật liệu.
(ii) Kế toán lao động:
Đánh giá bảng chấm công, thẻ công việc, vv, chuẩn bị tóm tắt lao động. Trong một số trường hợp chuẩn bị cuộn lương thực tế.
(iii) Tài khoản chi phí:
Đăng tất cả các tài khoản chi phí cho dù công việc hoặc quá trình hoặc tài khoản dịch vụ.
(iv) Kiểm soát chi phí:
Đăng tài khoản kiểm soát chi phí từ dữ liệu được cung cấp từ các phần (i) đến (ii) ở trên.
Chuẩn bị thống kê đặc biệt và thông tin khác cho quản lý để thực hiện điều tra đặc biệt và chuẩn bị báo cáo giao dịch định kỳ.
7. Mối quan hệ của Văn phòng chi phí với các phòng ban khác:
Bộ phận chi phí phải hoạt động độc lập, kế toán chi phí được giao trực tiếp chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành. Hệ thống chi phí nên được thiết kế để phục vụ quản lý ở tất cả các cấp.
Do đó, kế toán chi phí nên thiết kế toàn bộ hệ thống hồ sơ và báo cáo của mình, v.v., với mục đích này. Anh ta phải biết và hiểu những vấn đề gặp phải trong quá trình sản xuất, và cố gắng chuyển chúng thành những hàm ý tài chính để có thể đưa ra quyết định chính xác.
8. Quyền hạn và trách nhiệm:
Quyền hạn và trách nhiệm cần được xác định rõ ràng nếu hệ thống chi phí sẽ thành công. Không nên mơ hồ, mọi thứ nên rõ ràng.
Tóm lại, một hệ thống chi phí cần được hoàn thiện theo cách cho phép tính toán chi phí bán hàng; cung cấp phương tiện để định giá hàng tồn kho; hỗ trợ kiểm soát và quản lý công ty, đo lường hiệu quả của nam giới, vật liệu và máy móc, xác định chất thải được thu thập bằng mã chi phí để mở đường giảm chi phí, đưa ra so sánh giữa các công ty, cung cấp dữ liệu để định giá và quyết định chính sách và tạo cơ sở cho việc chuẩn bị các báo cáo phân tích khác nhau.
Những khó khăn thực tế trong việc cài đặt một hệ thống chi phí:
Những khó khăn thực tế, ngoài các vấn đề chi phí kỹ thuật mà kế toán chi phí phải đối mặt trong việc cài đặt một hệ thống chi phí, là:
1. Thiếu sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo cao nhất:
Trong hầu hết các trường hợp, hệ thống kế toán chi phí được giới thiệu mà không có sự hỗ trợ của quản lý cấp cao trong tất cả các lĩnh vực chức năng. Ngay cả giám đốc quản lý hoặc chủ tịch thường giới thiệu hệ thống như vậy mà không hỏi ý kiến các trưởng phòng. Các nhà quản lý bộ phận coi nó như một sự can thiệp vào công việc của họ bởi những người liên quan đến một hệ thống chi phí. Do đó, nó tạo ra nỗi sợ hãi trong tâm trí của các nhà quản lý bộ phận khi họ coi hệ thống như một thiết bị để kiểm tra các hoạt động của họ.
2. Kháng cự của nhân viên kế toán hiện tại:
Bất cứ khi nào một hệ thống mới được đưa ra kháng chiến là điều tự nhiên, vì các nhân viên hiện tại có thể cảm thấy rằng họ sẽ mất tầm quan trọng của họ và có thể không chắc chắn về vị trí của họ trong tổ chức.
3. Không hợp tác ở các cấp độ tổ chức khác:
Các giám đốc, giám sát viên và nhân viên khác cũng có thể phẫn nộ với công việc giấy tờ bổ sung có thể phát sinh do giới thiệu hệ thống chi phí và không thể hợp tác với các bộ phận khác trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động trơn tru và hiệu quả của bất kỳ hệ thống kế toán nào .
4. Thiếu nhân viên được đào tạo:
Có thể thiếu kế toán chi phí để xử lý công việc phân tích chi phí, kiểm soát chi phí và giảm chi phí. Công việc của bộ phận chi phí không thể được xử lý mà không có sẵn nhân viên được đào tạo.
5. Chi phí nặng cho việc vận hành hệ thống:
Chi phí vận hành một hệ thống có thể nặng trừ khi hệ thống chi phí được thiết kế phù hợp theo yêu cầu của từng trường hợp cụ thể. Hệ thống có thể cung cấp thông tin theo yêu cầu của tất cả các cấp quản lý. Nó có thể liên quan đến công việc giấy tờ bổ sung. Như vậy, chi phí vận hành của hệ thống sẽ nặng.
Các bước để vượt qua những khó khăn thực tế:
Để khắc phục những khó khăn trên, các bước sau được đề xuất:
1. Hỗ trợ từ ban lãnh đạo cao nhất:
Trước khi cài đặt hoặc vận hành một hệ thống chi phí, phải có cam kết chắc chắn với hệ thống về phía quản lý cao nhất. Điều này sẽ tạo ra ý thức chi phí và quan tâm đến việc cải thiện chi phí giữa kỹ thuật, sản xuất và quản lý hàng đầu.
2. Tiện ích của hệ thống cho nhân viên hiện có :
Nhân viên kế toán hiện tại nên ấn tượng về sự cần thiết phải bổ sung hệ thống kế toán tài chính hiện có. Nó sẽ mở rộng công việc của một kế toán viên và sẽ tạo ra những cơ hội mới cho nhân viên kế toán.
3. Niềm tin hợp tác của người lao động:
Các nhân viên khác nhau phải được giáo dục đúng cách về các lợi ích có thể thu được từ hệ thống đó. Cần có sự tự tin của người lao động trong hệ thống để có được sự hợp tác của họ trước khi các bước được thực hiện để đưa hệ thống vào thực tế.
4. Đào tạo nhân viên kế toán hiện tại:
Các nhân viên hiện có làm việc trong bộ phận tài khoản phải được đào tạo bài bản về các phương pháp và kỹ thuật chi phí với sự giúp đỡ của Viện Kế toán Chi phí và Công trình của Ấn Độ, Calcutta.
5. Hệ thống chi phí theo yêu cầu cụ thể của mối quan tâm:
Hệ thống nên được cài đặt và vận hành theo các yêu cầu của một trường hợp cụ thể, để nó không gây ra chi phí lớn cho mối quan tâm. Nó nên tránh bổ sung công việc không cần thiết càng xa càng tốt. Hệ thống, khi được cài đặt và vận hành, sẽ cung cấp nhiều lợi ích cho mối quan tâm so với chi phí và chứng minh có lợi cho mối quan tâm.
6. Giám sát đúng cách:
Cần có sự giám sát thích hợp sau khi cài đặt và liên tục nỗ lực từ phía kế toán chi phí để làm cho hệ thống thành công và đạt được mục tiêu mong muốn là xác định chi phí, trình bày chi phí và kiểm soát chi phí.
