Nhiệm vụ của một thư ký công ty liên quan đến cổ phiếu

Bài viết được đề cập dưới đây cung cấp một cái nhìn tổng quan về Nhiệm vụ của một Thư ký Công ty liên quan đến Cổ phần.

Chung:

Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của Thư ký Công ty là xử lý các công việc liên quan đến cổ phiếu. Một công ty bị hạn chế bởi cổ phiếu có vốn cổ phần. Nó có nghĩa là tổng số vốn được chia thành một số phần bằng nhau, mỗi phần được gọi là một phần.

Những người quảng bá cho một công ty là những cổ đông đầu tiên và sau đó các cổ đông khác gia nhập công ty bằng cách mua cổ phiếu. Một người có ý định áp dụng cho cổ phiếu và anh ta trở thành cổ đông khi cổ phần được phân bổ cho anh ta.

Mỗi cổ đông có quyền:

(a) Lấy Giấy chứng nhận cổ phần làm bằng chứng về cổ phần của mình và

(b) Để ghi tên anh ấy vào Sổ đăng ký thành viên để anh ấy trở thành thành viên. 'Sau đó, một cổ đông có thể chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, cổ phiếu có thể được chuyển cho người khác bằng hoạt động của pháp luật.

Theo Đạo luật công ty, Hội đồng quản trị được các Điều khoản trao quyền để quyết định phân bổ, chuyển nhượng và chuyển nhượng cổ phần. Cổ phiếu của một công ty đại chúng có thể tự do chuyển nhượng trong khi cổ phiếu của một công ty tư nhân có thể chuyển nhượng theo các hạn chế như được đề cập trong các Điều khoản của Hiệp hội của công ty.

Một công ty trong các Điều khoản của Hiệp hội cung cấp các thủ tục phân bổ, chuyển nhượng và chuyển nhượng cổ phần. Bảng A cung cấp một quy trình mô hình. Thư ký Công ty, người đối thoại với thủ tục, giúp Hội đồng quản trị trong quá trình phân bổ, chuyển nhượng và chuyển nhượng cổ phần.

Phân bổ:

Một người có ý định mua cổ phiếu của một công ty phải làm đơn xin bằng văn bản theo mẫu quy định do công ty cung cấp, cùng với tiền ứng dụng bao gồm toàn bộ giá trị của cổ phiếu hoặc một phần hoặc cùng với phí bảo hiểm nếu công ty mong muốn, trong trường hợp của một công ty đại chúng được tổ chức rộng rãi, một mẫu đơn xin chia sẻ được đính kèm với Bản cáo bạch.

Thuật ngữ 'phân bổ' có nghĩa là Hội đồng quản trị chấp nhận đơn đăng ký chia sẻ bằng cách thông qua nghị quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị. Đạo luật công ty đưa ra các quy định cho việc phân bổ cổ phần.

Có ba tình huống khác nhau theo đó việc phân bổ diễn ra và Bộ trưởng Công ty phải hành động tương ứng. (I) Khi một công ty mới được thăng chức và cổ phiếu được phát hành hoặc chào bán sau đó và khi các ứng dụng cùng với tiền ứng dụng được đưa vào, Bộ trưởng Công ty phải làm như sau:

(a) Để tạo một bản ghi theo thời gian (tức là ngày và thời gian) của các ứng dụng và gửi tiền đến một ngân hàng theo lịch trình.

(b) Để giúp Hội đồng quản trị trong việc phân bổ. Nếu các ứng dụng cho cổ phiếu được nhận ít hơn số lượng cổ phiếu được chào bán thì không có vấn đề gì và tất cả những người nộp đơn sẽ nhận được cổ phần được phân bổ cho họ. Nhưng vấn đề phát sinh khi nhiều ứng dụng đã đến.

Sau đó, Bộ trưởng sẽ làm, thay mặt cho Hội đồng quản trị, việc phân bổ có thể diễn ra theo bất kỳ ba phương pháp nào sau đây được đề cập trong các Điều khoản của Hiệp hội của công ty: Đó là:

(i) Cơ sở ưu tiên:

Cổ phần sẽ được phân bổ cho những người nộp đơn đăng ký cổ phần trước, theo thứ tự thời gian như đã ghi,

(ii) Cơ sở Pro-Rata:

Không phải lúc nào cũng có thể chứng minh rằng cổ phiếu nên được phân bổ trên cơ sở ưu tiên. Và do đó, giao được thực hiện trên cơ sở pro rata. Giả sử, các ứng dụng đã được nhận với số lượng gấp đôi số cổ phần được chào bán. Sau đó, mỗi người nộp đơn sẽ nhận được một nửa số cổ phần được áp dụng bởi anh ta được chấp nhận và cổ phần được phân bổ tương ứng và nửa còn lại bị từ chối.

(iii) Cơ sở xổ số:

Các ứng dụng được rút ngẫu nhiên trong tổng số ứng dụng được trộn kỹ các bản vẽ như vậy sẽ tiếp tục cho đến khi tất cả các chia sẻ có sẵn được phân bổ và các ứng dụng còn lại sẽ bị từ chối. Trong ba hệ thống, hệ thống thứ hai là tốt nhất.

Cần lưu ý rằng việc phân bổ cổ phần không thể được thực hiện:

(i) Trước khi đăng ký tối thiểu được nhận trong trường hợp công ty đại chúng được tổ chức rộng rãi (Phần 69) và

(ii) Trừ khi trước ít nhất ba ngày, một Bản tuyên bố thay cho Bản cáo bạch đã được nộp (hiển thị danh sách các khoản giao) với Nhà đăng ký công ty trong trường hợp công ty đại chúng được tổ chức chặt chẽ (Phần 70).

(c) Trong trường hợp Hội đồng quản trị, Thư ký Công ty sẽ (i) phát hành Thư phân bổ cho tất cả những người nộp đơn được chia sẻ yêu cầu họ trả tiền phân bổ trong thời gian quy định hoặc (ii) phát hành Thư hối hận cho những người chia sẻ ứng dụng có đơn bị từ chối. Cùng với thư hối tiếc, séc sẽ được gửi dưới dạng hoàn trả tiền ứng dụng.

(d) Trong vòng 3 tháng kể từ ngày giao cổ phiếu, chứng chỉ cổ phiếu (Sees. 84, 113) có chứa tên của các cổ đông, số lượng và giá trị cổ phiếu nắm giữ, số sê-ri của chứng chỉ, ngày phát hành, con dấu chung của công ty và chữ ký của ít nhất hai Giám đốc và của chính Bộ trưởng, nếu có, sẽ sẵn sàng để giao hàng và tên của các cổ đông với tất cả các chi tiết khác sẽ được nhập vào Sổ đăng ký thành viên (Sec 150).

Mỗi công ty phải duy trì Sổ đăng ký thành viên, với chỉ số tên theo thứ tự chữ cái, có khoảng 20 cột hiển thị tên và mô tả của từng thành viên, không. cổ phiếu nắm giữ, ngày thanh toán tiền, hồ sơ chuyển nhượng cổ phần, nếu có, v.v.

Một đăng ký riêng phải được duy trì cho các cổ đông ở nước ngoài. Thư ký Công ty sẽ chuẩn bị và duy trì Sổ đăng ký thành viên. Tên của cổ đông sẽ không được nhập vào Sổ đăng ký thành viên nếu chứng quyền cổ phiếu được phát hành cho anh ta thay cho chứng chỉ cổ phiếu.

(e) Thư ký Công ty, với tư cách là một cán bộ của công ty và chịu trách nhiệm trong quá trình này, sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân và bị trừng phạt nếu có bất kỳ sự phân bổ cổ phiếu bất thường nào.

Phân bổ bất thường diễn ra theo nhiều cách:

(i) Nếu việc phân bổ được thực hiện trước khi gửi Tuyên bố thay cho Bản cáo bạch cho Nhà đăng ký trong trường hợp công ty đại chúng được tổ chức chặt chẽ.

(ii) Nếu việc phân bổ được thực hiện, trong trường hợp công ty đại chúng được tổ chức rộng rãi, trước khi đăng ký tối thiểu được đưa ra. Hoặc là

(iii) Trước ngày thứ năm kể từ ngày phát hành Bản cáo bạch cho công chúng trong khi tính ngày nghỉ lễ sẽ không được tính.

(f) Sau khi giao xong, Thư ký Công ty sẽ nộp, trong vòng 30 ngày sau khi giao, Trả lại tiền giao cho Nhà đăng ký Công ty (Phần 75).

(2) Khi một công ty hiện tại phát hành cổ phiếu quyền:

Nếu một công ty hiện có, sau hai năm kể từ khi thành lập hoặc sau một năm kể từ ngày giao cổ phiếu đầu tiên, muốn huy động vốn mới bằng cách chào bán cổ phiếu mới ra khỏi cổ phiếu chưa phát hành, thì trước tiên nên chào bán cổ phiếu cho các cổ đông hiện hữu trên cơ sở pro rata (Sec 81.)

Những cổ phiếu này được gọi là Cổ phiếu quyền,

(a) Thư ký Công ty phải gửi thư cho tất cả các cổ đông đưa ra đề nghị như vậy để mong được trả lời trong vòng 15 ngày,

(b) Một số cổ đông có thể gửi Thư chấp nhận trong khi những người khác có thể gửi Thư từ bỏ. Nó có nghĩa là một số cổ đông chấp nhận đề nghị trong khi những người khác từ chối hoặc từ bỏ nó. Những người đồng ý phải trả tiền cho các cổ phiếu. Theo đó, Thư ký Công ty phải thực hiện các bước phân bổ cổ phần cho nhóm cổ đông cũ và sắp xếp vấn đề phát hành cổ phiếu bị từ chối ra công chúng.

(3) Khi một công ty hiện tại phát hành cổ phiếu thưởng:

Các thành viên của một công ty bằng cách thông qua một nghị quyết có thể chuyển đổi dự trữ của công ty thành vốn cổ phần được chia thành cổ phần. Cổ phiếu như vậy được gọi là Cổ phiếu thưởng. Cổ phiếu như vậy được cung cấp cho các cổ đông hiện hữu trên cơ sở pro rata trên cổ phần của họ.

Các cổ đông không phải trả bất cứ điều gì cho các cổ phiếu đó và họ cũng không thể từ bỏ các cổ phiếu đó. Nhiệm vụ của Thư ký Công ty là gửi các thông báo cần thiết cho tất cả các cổ đông và thực hiện các thay đổi cần thiết trong Sổ đăng ký thành viên. Chứng chỉ cổ phiếu mới sẽ được phát hành cho các cổ phiếu phát hành thêm.

Chuyển khoản:

Đây là quyền vốn có của cổ đông khi tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác trong trường hợp là công ty đại chúng và bị hạn chế trong trường hợp công ty tư nhân được quy định trong Điều khoản của Hiệp hội. Đạo luật công ty cung cấp các hướng dẫn chuyển nhượng cổ phần (xem 108 đến 113). Quy định 19 đến 24 của Bảng A cung cấp một mô hình thủ tục.

Theo Đạo luật, một cổ đông hoặc người chuyển nhượng phải có Chứng thư chuyển nhượng cổ phần hoặc Công cụ chuyển nhượng cổ phần (có thể mua trên thị trường) được chứng nhận hợp lệ bởi một công chức, trong đó cổ đông là người chuyển nhượng phải chứng thực cổ phần của bên nhận và ký tên của mình trên con dấu cần thiết.

Bên chuyển nhượng phải bàn giao giấy chứng nhận cổ phần cùng với công cụ cho bên nhận và lấy tiền từ bên nhận bằng cách xem xét. Bên nhận sẽ gửi các tài liệu này cho công ty để chấp nhận và các hành động cần thiết khác.

Khi nhận được các tài liệu này, nhiệm vụ của thư ký công ty sẽ là:

(a) Để kiểm tra và xác minh tính chính xác của công cụ và tính xác thực của chứng chỉ cổ phiếu. Anh ta sẽ phát hành Biên lai chuyển nhượng cho bên nhận.

(b) Để viết một lá thư cho người chuyển nhượng và người được chuyển nhượng từng người, được gọi là 'thông báo về việc chuyển nhượng', mời phản đối việc chuyển nhượng, nếu có. Điều này rất quan trọng đặc biệt khi cổ phiếu được thanh toán đầy đủ.

(c) Nếu không nhận được phản đối trong vòng hai tuần kể từ khi gửi thông báo trên, vấn đề sẽ được Thư ký Công ty đưa ra tại cuộc họp tiếp theo của Hội đồng Quản trị để phê duyệt hoặc từ chối chuyển nhượng. Thông thường, việc từ chối không được thực hiện trừ khi có những lý do mạnh mẽ về lợi ích của công ty.

(d) Trong vòng hai tháng kể từ khi phê duyệt, Thư ký Công ty sẽ cấp giấy chứng nhận cổ phần mới cho bên nhận để đổi lấy Biên lai chuyển nhượng, xóa tên của người chuyển nhượng khỏi Sổ đăng ký thành viên và nhập tên của người nhận chuyển nhượng trong đó. Thay vì phát hành một chứng chỉ cổ phiếu mới, chứng chỉ cũ được chứng thực bởi người chuyển nhượng có thể được trao cho người nhận.

Một số biến chứng có thể phát sinh trong quá trình phát hành cổ phiếu:

(i) Khi tất cả các cổ phiếu được đề cập trong chứng chỉ cổ phiếu được chuyển nhượng, không có vấn đề gì. Nhưng vấn đề phát sinh khi một vài cổ phiếu trong số tất cả (nói 5 trên 10) được đề cập trong giấy chứng nhận được chuyển bởi người chuyển nhượng giữ lại những cái còn lại. Trong trường hợp đó, hai giấy chứng nhận cổ phần phải được chuẩn bị bởi Thư ký Công ty, một cho người chuyển nhượng (cho 5 cổ phiếu) và một cho người nhận chuyển nhượng (cho 5 cổ phiếu),

(ii) Khi một người chuyển nhượng muốn chuyển nhượng cổ phần của mình cho những người nắm giữ chung, vấn đề phát sinh. Cổ phiếu của một công ty không thể được phân bổ lần đầu tiên cho các chủ sở hữu chung nhưng cổ phần có thể được chuyển nhượng cho các chủ sở hữu chung. Trong trường hợp sau, công ty nhận ra tên đầu tiên là thành viên. Thư ký Công ty phải làm các hồ sơ cần thiết giữ quan điểm này.

Một công ty có thể chỉ định một Ủy ban chuyển giao bao gồm một vài Giám đốc trong vai trò Bộ trưởng. Trong trường hợp đó, sự chấp thuận chuyển nhượng sẽ do Ủy ban. Một công ty có thể duy trì Sổ đăng ký chuyển nhượng và Thư ký công ty phải thực hiện các mục cần thiết trong đó.

Không thể chuyển khoản trong thời gian khi Đăng ký thành viên vẫn đóng (không quá 45 ngày trong một năm và không quá 30 ngày một lần). Việc đóng cửa như vậy thường là cần thiết vào thời điểm diễn ra cuộc họp chung hàng năm để có được danh sách cuối cùng của các thành viên sẽ nhận cổ tức. '

(e) Đôi khi vốn vay có thể được chuyển sang vốn cổ phần. Ví dụ, các khoản nợ được trả bằng cổ phiếu hoặc khoản vay được cung cấp bởi một tổ chức tài chính công được chuyển đổi thành vốn chủ sở hữu theo lệnh của Chính phủ Trung ương. Chuyển khoản như vậy là một vấn đề hoàn toàn khác bao gồm một quy trình kế toán phức tạp và là một trường hợp giao đất mới. Thư ký Công ty phải có chức năng phối hợp với bộ phận tài khoản.

(f) Một loại chuyển nhượng khác diễn ra khi chứng quyền cổ phiếu được trao đổi lấy chứng chỉ cổ phiếu và ngược lại. Trong trường hợp trước, Thư ký Công ty phải chèn tên của người nhận chuyển nhượng trong Sổ đăng ký thành viên và trong trường hợp sau, tên của người chuyển nhượng bị xóa khỏi Sổ đăng ký thành viên nhưng không được điền tên mới. Trong mỗi trường hợp, sự chấp thuận của Hội đồng quản trị phải được bảo đảm.

(g) Trong một Công ty Chính phủ, cổ phần thường được Chính phủ Trung ương nắm giữ dưới danh nghĩa Tổng thống Ấn Độ và cả tên của một số sĩ quan có trách nhiệm hoặc của Chính phủ Trung ương hoặc của Chính phủ Slate. Với sự thay đổi của Chủ tịch hoặc của các sĩ quan, các thay đổi phải được đưa ra bởi Thư ký Công ty trong Sổ đăng ký thành viên.

Truyền tải:

Chuyển nhượng cổ phần có nghĩa là chuyển nhượng cổ phần bằng hoạt động của Pháp luật. Ví dụ, khi một cổ đông qua đời, cổ phiếu của anh ta được chuyển cho người thừa kế. Người thừa kế có thể nắm giữ cổ phần bằng tên riêng của mình hoặc trước đó anh ta có thể chuyển nhượng cổ phần cho bất kỳ người nào khác.

Khi một chủ nợ, không thể nhận được khoản thanh toán từ con nợ của mình, bắt đầu một vụ kiện và nhận được một nghị định về tài sản của con nợ bao gồm một số cổ phiếu do con nợ nắm giữ, có một trường hợp truyền. Đạo luật công ty không cung cấp bất kỳ Phần cụ thể nào để chuyển nhượng cổ phần. Nhưng Bảng A cung cấp Quy định 25 đến 28 cho cùng.

Thư ký Công ty có các nhiệm vụ sau đây liên quan đến việc chuyển nhượng cổ phần:

(a) Để xem xét tất cả các tài liệu pháp lý và bằng chứng về yêu cầu của người nhận chuyển nhượng. Trong trường hợp thừa kế, Chứng thực Di chúc (nghĩa là bản sao Di chúc được Tòa án chứng nhận) của cổ đông đã chết đòi quyền thừa kế đối với cổ phần sẽ được yêu cầu. Nếu không có Di chúc thì phải nhận được Thư quản trị từ người tuyên bố truyền.

(b) Thư ký Công ty phải được Hội đồng Quản trị phê chuẩn. Hội đồng quản trị có quyền từ chối chuyển nhượng cổ phần nhưng thông thường không thể từ chối chuyển nhượng vì đó là do hoạt động của pháp luật.

(c) Sau đó, Thư ký Công ty phải thực hiện tất cả các bước khác, như trong trường hợp chuyển nhượng, liên quan đến vấn đề phát hành cổ phiếu mới và những thay đổi cần thiết trong Sổ đăng ký thành viên. Cần lưu ý rằng các quy tắc liên quan đến chuyển nhượng và truyền, cổ phiếu cũng được áp dụng cho các khoản nợ.