Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp riêng?

Bài viết này đưa ra ánh sáng theo mười bước chính cần tuân thủ để tổ chức một cuộc họp riêng.

1. Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp phải được cố định bởi anh ta với sự tham khảo ý kiến ​​của chủ tịch và các thành viên cấp cao khác của tổ chức. Nói chung, cuộc họp được sắp xếp trong văn phòng nếu số lượng người tham gia dự kiến ​​ít hoặc một hội trường công cộng có thể phải được thuê. Trừ khi chỗ ở được hoàn thành, không có thông báo nào có thể được ban hành.

2. Thư ký sẽ đưa ra thông báo ghi nhớ khoảng thời gian trước khi thông báo phải được ban hành. Thông báo phải theo thứ tự chứa tất cả các mục cần được đưa vào. Thông báo phải được gửi cùng với thùng, nếu có, cho tất cả các thành viên riêng lẻ.

Thông báo cũng có thể được công bố trên báo. Tất cả các quy tắc liên quan đến vấn đề thông báo, hoặc của chính tổ chức hoặc theo luật định, phải được tuân thủ. Đây là một trong những bước quan trọng trong việc chuẩn bị tổ chức một cuộc họp.

3. Thư ký phải chuẩn bị tất cả các tài liệu sẽ được phân phát giữa các thành viên. Ví dụ, ông chuẩn bị dự thảo các báo cáo sẽ được đệ trình bởi Hội đồng quản trị hoặc Ban chấp hành nếu có thể. Anh ta sẽ thấy rằng các tài khoản cuối cùng đã được chuẩn bị và kiểm toán.

Các báo cáo và tài khoản phải được in hoặc sao chép để phân phối. Nhiệm vụ của thư ký là phải thấy rằng việc in hoặc sao chép các tài liệu được thực hiện kịp thời để chúng sẵn sàng phân phối cùng với thông báo.

4. Đôi khi, trước khi đưa ra thông báo, thư ký phải xem xét kỹ danh sách thành viên. Một thành viên mặc định có thể không được tham gia cuộc họp chung hàng năm và bỏ phiếu. Trong trường hợp của một công ty, Sổ đăng ký thành viên sẽ bị đình chỉ trong một khoảng thời gian mà việc chuyển nhượng cổ phần sẽ không được công nhận để danh sách thành viên cuối cùng sẵn sàng thanh toán cổ tức.

5. Hơn nữa, thư ký phải giữ Danh sách bỏ phiếu sẵn sàng trong trường hợp bỏ phiếu sẽ diễn ra bằng cách bỏ phiếu.

6. Trong trường hợp có cuộc họp ủy ban (như cuộc họp Hội đồng quản trị), thư ký phải giữ tất cả các hồ sơ và giấy tờ sẵn sàng để tham khảo tại cuộc họp. Cờ hoặc các chỉ số khác được đính kèm với các giấy tờ có liên quan bên trong các tệp cho vị trí sẵn sàng của họ.

7. Thư ký sẽ sắp xếp chỗ ngồi của người tham gia. Trong trường hợp của một ủy ban hoặc cuộc họp Hội đồng quản trị khi các thành viên ngồi quanh bàn, viết nguệch ngoạc, ghi chú chương trình nghị sự chi tiết, bút chì, vv phải được giữ trên bàn.

8. Thư ký phải thấy rằng Sổ tham dự hoặc Sổ đăng ký đã sẵn sàng sẽ được ký bởi các thành viên trước khi vào địa điểm họp. Tham dự là rất quan trọng đối với các cuộc họp của Hội đồng quản trị vì các khoản phí phải trả cho các giám đốc phải được tính trên đó.

9. Đó là thông lệ của các công ty lớn để xuất bản bài phát biểu của Chủ tịch tại cuộc họp thường niên trên báo. Thư ký sắp xếp việc xuất bản bài phát biểu của Chủ tịch trên các tờ báo (mặc dù chi phí không thể được ghi nợ vào tài khoản của công ty).

10. Trong khi đó, thư ký phải chuẩn bị biên bản cuộc họp trước đó để đưa ra xác nhận tại cuộc họp hiện tại.