Phút: Ý nghĩa, tính năng và khía cạnh

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Phút cho một cuộc họp. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của phút 2. Tầm quan trọng của phút 3. Tính năng 4. Các khía cạnh.

Ý nghĩa của phút:

Biên bản là hồ sơ chính thức nhưng cô đọng về những gì đã diễn ra tại một cuộc họp. Biên bản phải được chuẩn bị và bảo quản cho mọi cuộc họp. Nhiệm vụ của thư ký là viết biên bản và vì mục đích đó sẽ có một cuốn sách nhỏ.

Một cuốn sách phút riêng biệt là cần thiết cho lớp họp riêng trong một tổ chức. Ví dụ, trong một công ty sẽ có các sổ biên bản riêng cho các cuộc họp của các thành viên, Hội đồng quản trị, mỗi ủy ban được thành lập bởi các giám đốc, v.v.

Tầm quan trọng của phút:

Biên bản cuộc họp phải được chuẩn bị và bảo quản cho các đối tượng sau:

(a) Để giữ hồ sơ của doanh nghiệp giao dịch tại một cuộc họp.

(b) Để cung cấp hướng dẫn cho các hành động được thực hiện đối với một số vấn đề nhất định.

(d) Để đảm bảo bằng chứng về tất cả các quyết định được đưa ra, sự tham dự của các thành viên, lưu ý bất đồng của bất kỳ thành viên nào nếu có, xu hướng bỏ phiếu cho từng vấn đề, vv bất cứ khi nào có tranh chấp.

(e) Để tuân thủ các thủ tục (thường theo luật định) liên quan đến các cuộc họp.

(f) Để đạt được hiệu lực của một cuộc họp.

Tất cả những đối tượng này gây ra tầm quan trọng lớn trong vài phút và làm cho chúng không thể thiếu để vận hành thành công một tổ chức.

Các tính năng của Phút:

(1) Biên bản phải được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng và sáng suốt để có thể dễ dàng hiểu được bởi bất kỳ ai đi qua chúng.

(2) Biên bản phải được viết ngắn gọn. Thư ký ghi chép lại các thủ tục tố tụng của một cuộc họp và trong số các ghi chú anh ta chuẩn bị biên bản loại bỏ các chi tiết không cần thiết. Các nghị quyết được thông qua phải được ghi lại đầy đủ nhưng các cuộc thảo luận của các thành viên khác nhau trước khi thông qua nghị quyết không cần phải được ghi lại.

(3) Phải có một cuốn sách nhỏ. Một cuốn sách bao gồm các trang được đánh số liên tục và xen kẽ. Một chất kết dính lá lỏng bị khóa cũng có thể phục vụ mục đích.

(4) Biên bản tốt nhất nên được viết bằng tay.

(5) Biên bản có hai phần hình xăm (a) Biên bản tường thuật Phần này chứa (i) mô tả ngắn về cuộc họp và ngày, giờ và địa điểm, (ii) Tên của các thành viên có mặt. Trong trường hợp một cuộc họp lớn hoặc tên cuộc họp chung có thể không được viết. (iii) Hồ sơ về một số sự kiện như bầu cử chủ tịch, bỏ phiếu cảm ơn chủ tịch, chữ ký của chủ tịch, chữ ký của thư ký (với tư cách là nhà văn), v.v.

(b) Biên bản quyết định, Phần này chứa tất cả các quyết định được đưa ra tại cuộc họp dưới dạng các nghị quyết. Điều mong muốn là tên của những người đề xuất và người thứ hai cũng như tên của những thành viên muốn ghi lại sự bất đồng quan điểm của họ sẽ được viết. Nếu một cuộc họp bị hoãn lại thì biên bản cho mỗi ngày của cuộc họp sẽ được viết riêng như các giao dịch được thực hiện vào các ngày khác nhau.

(6) Biên bản có thể được viết dưới hai hình thức. (A) Biểu mẫu đoạn văn Mỗi mục kinh doanh được giao dịch tại cuộc họp được viết thành một đoạn riêng dưới tiêu đề hoặc tiêu đề với số sê-ri, (b) Biểu mẫu dạng bảng Các trang được chia thành các cột hiển thị số sê-ri, tiêu đề chủ đề và các quyết định được thực hiện hoặc xảy ra của một sự kiện. Bất cứ điều gì có thể là hình thức, ở phía trên có một mô tả ngắn về cuộc họp và ở phía dưới có chữ ký, của chủ tịch và thư ký.

(7) Có thể có các quy tắc theo luật định liên quan đến phút, như chúng ta thấy trong trường hợp các cuộc họp của một công ty.

(8) Phút có một số khía cạnh, như chi tiết dưới đây.

Các khía cạnh của phút:

Phút có bốn khía cạnh:

(1) Chuẩn bị:

Phút phải được chuẩn bị. Nhiệm vụ của thư ký là chuẩn bị biên bản. Anh ta chuẩn bị chúng từ những ghi chú đầy đủ của anh ta trong cuộc họp. Anh ta sẽ chuẩn bị biên bản sớm nhất có thể sau khi cuộc họp kết thúc khi mọi thứ vẫn còn trong ký ức của anh ta, ngoài các ghi chú.

Đạo luật công ty quy định rằng các phút phải được chuẩn bị trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày họp. Đôi khi một người viết tốc ký được tham gia để lập hồ sơ đầy đủ và nguyên văn (từng chữ) về quá trình tố tụng của một cuộc họp sẽ giúp thư ký chuẩn bị biên bản.

Thư ký dự kiến sẽ biết phong cách viết biên bản và anh ta có thể áp dụng bất kỳ một trong hai hình thức. Biên bản của tất cả các cuộc họp của một tổ chức phải được chuẩn bị. Ngay cả phút của một cuộc họp ngẫu nhiên cũng được viết ra.

Chủ tịch có quyền sửa chữa các bài viết của thư ký và ông cũng có thể quyết định liệu một số vấn đề sẽ được đưa vào hay không. Do đó, thông lệ chung là lập bản thảo biên bản và sau khi chủ tịch đã hoàn thành, bài viết cuối cùng được thực hiện trên các trang của cuốn sách biên bản.

(2) Xác nhận:

Phút phải được xác nhận. Chủ tịch xác nhận biên bản.

Có hai phương pháp xác nhận rộng:

(1) Trong trường hợp có cuộc họp của Hội đồng quản trị, ủy ban hoặc cơ quan nhỏ khác thường xuyên gặp mặt, phương pháp được thông qua là biên bản cuộc họp trước được đọc trong cuộc họp tiếp theo và được xác nhận bởi chủ tịch cuộc họp đó.

(2) Trong trường hợp các cuộc họp được tổ chức không thường xuyên, như một cuộc họp thường niên, biên bản được xác nhận trong một thời gian quy định sau cuộc họp và chúng được giữ sẵn để kiểm tra bởi các thành viên tại văn phòng của tổ chức để họ có được cơ hội để phản đối, nếu có. Xác nhận được thực hiện bởi chủ tịch đã chủ trì cuộc họp hoặc bất kỳ người được ủy quyền hợp lệ nào khác ở vị trí của mình nếu chủ tịch không có mặt.

Một điểm pháp lý phát sinh khi các quyết định được đưa ra tại một cuộc họp có hiệu lực. Các quyết định được đưa ra tại một cuộc họp có hiệu lực vào thời điểm chúng được đưa ra và không phải khi biên bản được viết và xác nhận. Biên bản là hồ sơ chỉ bằng chứng. Biên bản khi được ký và xác nhận được công nhận là bằng chứng tại tòa án của pháp luật.

(3) Bảo quản:

Biên bản phải được lưu giữ cho hồ sơ và bằng chứng. Một cuốn sách nhỏ được chuẩn bị và bảo quản đúng cách được chấp nhận như một nguồn chứng cứ trong tòa án của pháp luật. Biên bản phải được duy trì tại văn phòng (văn phòng đã đăng ký trong trường hợp cơ quan đăng ký như công ty, xã hội hợp tác, v.v.). Trách nhiệm của thư ký là giữ gìn biên bản.

(4) Lưu hành:

Biên bản có thể được nhân đôi và lưu hành giữa các thành viên. Tuy nhiên, không có sự bắt buộc mà phút phải được lưu hành. Nói chung, nó không được thực hiện trong trường hợp của một cuộc họp chung nhưng khi một thành viên yêu cầu một bản sao thì nó phải được gửi cho anh ta theo một số điều kiện.

Trong trường hợp ủy ban hoặc các cuộc họp của Hội đồng quản trị, có một thông lệ về việc lưu hành biên bản, ngay sau khi biên bản đã được ký và xác nhận bởi chủ tịch hoặc với thông báo của cuộc họp tiếp theo.