Các hình thức truyền thông hiện đại - Fax, Email và hội nghị truyền hình

Các hình thức truyền thông hiện đại - Fax, Email và hội nghị truyền hình!

Những tiến bộ công nghệ trong vài thập kỷ qua đã giúp truyền tải các thông điệp, hình ảnh và thậm chí là các buổi biểu diễn trực tiếp tới tất cả những người đến trên thế giới với tốc độ nhanh chóng.

Chỉ với một cú chạm, bạn có thể gửi thông tin liên lạc đến một số điểm đến. Không chỉ các nhà kinh doanh lớn mà ngay cả những người vừa và nhỏ cũng sử dụng chúng trong công việc hàng ngày. Trong số các phương tiện như vậy là fax, internet / email và hội nghị truyền hình.

Số fax:

Giống như điện thoại thông thường mang giọng nói, máy fax hoặc máy fax mang thông điệp được in (từ và hình ảnh ở dạng bản sao) từ công cụ người gửi đến công cụ nhận.

Người gửi tin nhắn fax chuẩn bị bản sao trên một tờ (thường không lớn hơn khổ A4) có thể được đưa vào máy fax. Anh quay số đích, nhận âm fax và đưa tin nhắn vào máy.

Tin nhắn được in được chuyển đổi thành tín hiệu điện tử khi giấy cuộn qua máy fax. Thông báo này được nhận ở dạng tương tự ở đầu kia trên cuộn giấy được gắn vào máy.

Máy fax có thể có các tính năng bổ sung sau:

(A) Kích hoạt từ xa:

Chủ sở hữu có thể sử dụng một thiết bị điều khiển từ xa để vận hành máy.

Mặc dù mất điện:

(B) Máy fax có thể được chế tạo để hoạt động ngay cả khi mất điện.

(C) Bộ nhớ:

Tin nhắn được gửi có thể được giữ lại trong bộ nhớ của máy. Ở đầu nhận, trong trường hợp không có giấy, tin nhắn có thể được ghi lại trong máy để phát triển bản in sau đó.

(D) Máy trả lời:

Ở cuối nhận, không cần phải có một nhà điều hành để nhận tin nhắn đến. Chúng được tự động nhận.

Ưu điểm:

(A) Fax cho phép truyền chính xác tài liệu bao gồm hình ảnh và chữ viết tay. Fax màu cũng là một khả năng.

(B) Fax có thể được gửi qua máy tính, trong trường hợp đó, nó bị hạn chế đối với các tin nhắn được tạo trên máy tính.

(C) Một tin nhắn fax có thể được xác nhận trên điện thoại để đảm bảo tính xác thực của nó.

(D) Fax được chấp nhận là bằng chứng tại tòa án. Về mặt này, họ là vượt trội so với email.

(E) Với cơ sở quay số lặp lại, số điện thoại bận có thể đạt được ngay khi nó trở nên miễn phí.

Nhược điểm:

(a) Nó đắt so với email và bài viết.

(b) Đôi khi việc thu tín hiệu bị mờ do lỗi kênh hoặc lỗi cơ học ở hai đầu.

(c) Ở cuối của người gửi hoặc người nhận, tài liệu cho người sai có thể bị lộ. Do đó, rất khó để giữ bí mật trong việc gửi và nhận tin nhắn fax.

(d) Ở cuối nhận, tin nhắn được in với chi phí của người nhận. Trong trường hợp tin nhắn không mong muốn đổ vào, người nhận phải chịu chi phí.

Tin nhắn fax mẫu vật:

Có những quy ước mới về soạn thảo và đưa ra một tin nhắn fax. Có xu hướng giảm thiểu không gian dọc của bức thư.

Nếu một thư kinh doanh sẽ được gửi bằng fax, nó được định dạng theo một trong các cách sau:

Mẫu fax số 1:

Tổng công ty ABC:

1, Đường MG, Nagpur

Tin nhắn Fax:

Tới LMN Inc., Mumbai

Từ Joseph De Cunha

Thiếu chủ đề trong lô hàng của bạn

Ngày 4 tháng 7 năm 2011

Trang / s 1

Chúng tôi muốn bạn lưu ý ngay về sự thiếu hụt trong lô hàng của bạn vào ngày 1 tháng 7 năm 2011 với chúng tôi, nơi được cho là chứa 40 chậu thép không gỉ nhưng chỉ chứa 30. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ kiểm tra phần gửi hàng của mình và khắc phục sự thiếu hụt thời gian sớm nhất. Vui lòng xác nhận bằng fax.

Joseph De Cunha

Quản lý mua hàng

Mẫu fax số 2

Apex Nhập khẩu-Xuất khẩu:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Tin nhắn Fax:

Tới Kiran Jhaver Inc. Từ Raj Desai

Số fax AIE / 233 Gia hạn L / C

Ngày 30 tháng 6 năm 2011 Trang 2, bao gồm cả trang này

Theo yêu cầu của bạn, chúng tôi đã sắp xếp gia hạn L / C ngày 1 tháng 1 năm 2011, dự kiến ​​hết hạn vào ngày 30 tháng 6, đến ngày 31 tháng 7 năm 2011. Một bản sao của nó đang được gửi cùng. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ tận dụng lợi thế này và vận chuyển hàng may mặc trong ngày này. Trong trường hợp bạn không thể làm như vậy, chúng tôi sẽ bị hạn chế hủy đơn hàng. Hãy giữ liên lạc và tư vấn về tiến trình vận chuyển đơn hàng.

Raj Desai

Dy. Giám đốc điều hành

Internet và e-mail:

Internet là một mạng máy tính quốc tế liên kết các máy tính từ các ngành như cơ quan chính phủ, nhà kinh doanh, tổ chức giáo dục và cá nhân. Nó nhận thông tin, lưu trữ và cho phép nó được đọc về việc đáp ứng các điều kiện nhất định.

Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) cho phép một người tạo ID email miễn phí, hy vọng sẽ phục hồi chi phí thông qua quảng cáo mà người dùng tiếp xúc trong quá trình sử dụng email. Một địa chỉ email thông thường đọc [email được bảo vệ]. Một số ISP khác là bsnl, yahoo, hotmail và Gmail.

Lưu ý việc chỉ sử dụng email chữ cái in thường (nhỏ) trong ID.

Mỗi khi người dùng muốn gửi tin nhắn hoặc kiểm tra thư đến, anh ta có thể truy cập ID của mình bằng cách nhập mật khẩu làm cho tài khoản thư ở chế độ riêng tư. Tuy nhiên, một khi bạn đã gửi đến cơ chế email, bạn sẽ không biết ai có thể đọc thông tin riêng tư này của bạn. Vì email như vậy không đảm bảo bí mật 100%.

Ưu điểm:

(a) Email là phương tiện nhanh nhất và rẻ nhất để gửi thông tin in (bằng lời nói cũng như không bằng lời nói). Chỉ cần một nút bấm, hàng trăm trang thông tin có thể được gửi đến hàng trăm địa chỉ email trên toàn thế giới (được người nhận lưu ý khi kiểm tra thư đến hoặc hộp thư đến).

(b) Không yêu cầu giấy. Tin nhắn có thể được tạo trực tiếp trên máy tính và được thêm vào từ các tệp máy tính khác nhau, đĩa CD, đĩa mềm, v.v.

(c) Cơ sở này hiện có sẵn bằng nhiều ngôn ngữ trong khu vực của Ấn Độ.

(d) Nó không chính thức và cho phép người gửi ẩn danh (vì anh ta có thể sử dụng bất kỳ tên nào làm ID email của mình. Ví dụ, JK Singh có thể sử dụng udankhatola làm tên email của mình).

(e) Các tổ chức và nhà xuất bản nhận thức được các tin nhắn đến qua email. Báo và tạp chí in thư đi qua email.

(f) Miễn là bạn mang theo mật khẩu bên mình, bạn có thể mở tài khoản email của mình trên bất kỳ máy tính nào trên thế giới có thiết bị này. Bạn vẫn không bị cản trở ngay cả với một chiếc điện thoại di động. Bạn chỉ có thể vào một quán cà phê internet, trả tiền thuê và sử dụng email. Email là di động đặc biệt.

(g) Bạn có thể có một sổ địa chỉ trong tài khoản email của mình, ghi lại các thư đến và chỉnh sửa chúng, v.v.

(h) Khi bạn trả lời tin nhắn email, tin nhắn của người gửi sẽ tự động được gửi lại cho anh ta để tham khảo.

(i) Theo nhu cầu của con người và hướng dẫn trí tưởng tượng, có thể có nhiều đổi mới hơn.

(j) Email có thể cho phép một hội nghị điện tử đang diễn ra. Mọi người trên khắp thế giới có thể gặp gỡ trên mạng và trao đổi về một chủ đề được quan tâm chung.

(k) Người nhận không cần trả lời ngay lập tức như trên điện thoại nhưng có thể mất thời gian của anh ta. Gửi email giúp tránh một giao diện trực tiếp.

(l) Trong một tổ chức, cấp dưới có thể nhanh chóng và trực tiếp tiếp cận cấp trên qua email. Email làm cho một tổ chức dân chủ hơn (vì các cá nhân có nhiều cơ hội được nghe bởi người thích hợp ngay cả khi anh ta cao hơn nhiều cấp).

Bất lợi:

(i) Email, vì tính ẩn danh tiềm năng, vẫn là một kênh liên lạc không chính thức.

(ii) Việc sử dụng quá mức và tràn ngập các tin nhắn không mong muốn (đặc biệt là từ các nhà quảng cáo) là một nhược điểm lớn của hệ thống này. Trừ khi người ta quan tâm đến việc chặn quảng cáo không mong muốn, người ta sẽ tìm thấy hộp thư đến của một người đầy những lời đề nghị có thể nghi ngờ và không thành thật. Lướt qua các đoạn email là một trong những vấn đề lớn nhất đối với những người phụ thuộc vào email cho nhu cầu liên lạc của họ.

(iii) Một người có thể không riêng tư trong khi sử dụng máy tính để gửi email. Đến mức đó, bí mật bị mất.

(iv) Trong trường hợp người nhận không thể mở tài khoản email của mình ngay khi nhận được tin nhắn, tin nhắn không thể hoạt động cho anh ta.

Hướng dẫn sử dụng email:

Email là một phương tiện liên lạc mới và đặc biệt, mang đến những quy ước riêng:

(1) Tin nhắn email của bạn có thể được đọc bởi nhiều người hơn dự định. Vì vậy, bạn phải chăm sóc.

(2) Tại email phải có tất cả các yếu tố cấu thành tốt như ngắn gọn, rõ ràng, lịch sự.

(3) Bạn có thể sử dụng cơ chế kiểm tra chính tả của máy tính để đảm bảo chính tả.

(4) Định dạng email trên máy tính cung cấp cho việc gửi và đề cập đến cc (bản sao carbon) và dòng tiêu đề. Chúng có thể được viết để thuận tiện cho người nhận.

(5) Nếu một email chứa thông điệp cho các phần khác nhau của một tổ chức, chúng có thể được tách ra ở giai đoạn soạn thảo.

(6) Bạn không nên sử dụng tất cả các chữ viết hoa trong khi viết tin nhắn vì điều này có vẻ khó xử và thô lỗ.

(7) Khi trả lời tin nhắn, chỉ phần cơ bản của tin nhắn có thể được trích dẫn và phần còn lại bị xóa.

(8) Bạn có thể tạo tin nhắn trong một chương trình khác (chẳng hạn như Wordman hoặc notepad) và chuyển nó vào email của bạn.

(9) Nếu bạn hiệu đính trên màn hình máy tính, hãy cẩn thận hơn.

Có thể lưu ý rằng ngày và thời gian truyền tin nhắn và ID email của người gửi được tự động chuyển tải trên email. Tuy nhiên, thông thường là viết địa chỉ email của bạn trong phần thân của email.

ID email được đưa ra trong phần thân của tin nhắn, đặc biệt khi bạn mời phản hồi ở một ID khác. Nếu có một khoảng thời gian giữa việc soạn tin nhắn và gửi tin nhắn, vì bất kỳ lý do gì, thì ngày soạn thảo có thể được viết.

Hội nghị truyền hình và hội nghị truyền hình:

Chế độ giao tiếp này bắt đầu trong hội nghị truyền hình. Một số điện thoại được kết nối đồng thời với nhau. Hội nghị truyền hình là một cơ sở cho phép mọi người ở các nơi khác nhau trên thế giới có một cuộc họp âm thanh (trái ngược với đối thoại), tiết kiệm thời gian vận chuyển và lưu trú tại khách sạn. Nó giúp loại bỏ nhiều ý kiến ​​khác nhau về một chủ đề để đi đến kết luận nhanh hơn.

Một tiến bộ hơn nữa trong công nghệ này là hội nghị truyền hình máy tính. Những người tham gia có thể phản ứng với các thông điệp và đầu vào cho kiến ​​thức của người khác. Họ thậm chí có thể không có mặt đồng thời cho teleconference máy tính nhưng thêm đóng góp của họ một cách thuận tiện.

Hội nghị truyền hình, tuy nhiên, là gần nhất nó có thể nhìn và nghe thấy nhau mà không có mặt cùng nhau. Các công nghệ được sử dụng trong hội nghị truyền hình là: màn hình giám sát, camera, micrô, codec (giải nén máy nén hoặc), bảng điều khiển thiết bị tại mỗi vị trí và kết nối internet. Với thời gian trôi qua, điều này ngày càng trở nên phổ biến và dễ sử dụng hơn. Bạn thường thấy nó trong các cuộc phỏng vấn TV.

Bạn thường thấy nó trong các cuộc phỏng vấn TV. Đối với hội nghị truyền hình, những người tham gia vào một phòng đặc biệt tại các địa điểm tương ứng của họ, được trang bị thiết bị. Họ có thể nhìn, nghe, nói chuyện với người khác và trưng bày các triển lãm mà không có sự hiện diện vật lý với nhau.

Toàn bộ quá trình tố tụng có thể được ghi lại trên băng video. Như ai đó đã nói đùa một cách vui vẻ, ngoại trừ đồ ăn nhẹ và cà phê, mọi thứ khác đều có thể truyền được trong cầu truyền hình. Hiện tại, đặc quyền của các nhà kinh doanh phong phú hơn, hội nghị truyền hình được thiết lập để có được sự phổ biến rộng rãi hơn.

Lớp học video là một khả năng khác trong lĩnh vực này, nơi một giảng viên chuyên gia có thể dạy một số lớp học ở một số thị trấn đồng thời và trả lời các câu hỏi của người tham gia.