Lưu ý: Ý nghĩa, Intimation và Soạn thảo (Có ví dụ)

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Thông báo. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của thông báo 2. Nội dung của thông báo 3. Soạn thảo.

Ý nghĩa của thông báo:

Thông báo từ đã xuất phát từ tiếng Latin nghĩa là kiến thức. Do đó, lưu ý, có nghĩa là 'một cảnh báo hoặc đe dọa một cái gì đó'. Nó cũng được định nghĩa là "một thông báo bằng văn bản hoặc in". Thông báo từ, do đó, có hai khía cạnh, nó có thể là một thông tin hoặc thông tin và nó có thể là một loại cảnh báo. Một thông báo có thể là chung chung hoặc bí mật.

Thông báo trước:

Nhiều loại thông tin hoặc thông tin phải được gửi từ văn phòng đến các tù nhân của văn phòng, đến các thành viên của tổ chức mà văn phòng thuộc hoặc cho người ngoài. Trong danh mục đầu tiên, các thông báo được ban hành tuyên bố một kỳ nghỉ hoặc giới thiệu một số quy tắc văn phòng mới hoặc được sửa đổi, ví dụ: thay đổi giờ hành chính, v.v.

Đôi khi các thông báo phải được hiển thị tại các địa điểm cụ thể theo một số quy định, Ví dụ: người quản lý nhà máy phải hiển thị thông báo về các biện pháp an toàn trong nhà máy tuân theo các quy tắc như trong Sec. 108 của Đạo luật nhà máy, 1948. Một thông báo có thể dành cho nhân viên chung hoặc có thể được phục vụ cho một cá nhân, ví dụ: 'thông báo xuất viện'.

Thông báo theo thể loại thứ hai có nghĩa là một thông báo cho một cuộc họp chung được ban hành cho các thành viên của một công ty. Loại thông báo này phải được gửi qua đường bưu điện hoặc thậm chí được đăng trên báo. Trong danh mục thứ ba, chúng tôi tìm thấy các loại thông báo khác nhau bao gồm cả thông báo.

Ví dụ, một thông báo mời thầu trích dẫn từ các nhà cung cấp, được đăng trên báo hoặc treo lên bảng thông báo trong văn phòng. Một thông báo trên các tờ báo về việc thay đổi địa chỉ văn phòng hoặc mở chi nhánh là một thông báo về thể loại này.

Soạn thảo thông báo:

Bất cứ điều gì có thể là thể loại thông báo, mỗi có một hình thức và phong cách viết.

Một ghi chú:

(1) phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu đối với những người mà nó có nghĩa. Đôi khi có một hướng theo luật định quá. Ví dụ, một thông báo theo Đạo luật nhà máy sẽ được viết bằng tiếng Anh (như ngôn ngữ tòa án) và bằng ngôn ngữ có thể hiểu được bởi phần lớn công nhân của nhà máy.

(2) Nó phải truyền tải một thông điệp rõ ràng những gì được dự định truyền đạt.

(3) Một thông báo phải ngắn gọn và tránh những từ không cần thiết.

(4) Một thông báo phải được soạn thảo theo mẫu. Hình thức đó có thể là một hình thức theo luật định.

(5) Nó sẽ được ký bởi một số người có thẩm quyền.

(6) Nó thường sẽ có một ngày.

(7) Một thông báo bí mật hoặc cá nhân hoặc bất kỳ thông báo công khai nào có ý nghĩa pháp lý phải được soạn thảo bởi một luật sư. Một thư ký có trình độ dự kiến sẽ có thẩm quyền như nhau.

Soạn thảo và Phát hành Thông báo cho các Cuộc họp:

Thông báo phải được soạn thảo và ban hành cho mọi loại cuộc họp riêng.

Có hai loại hình thức riêng biệt cho mục đích:

(1) Mẫu số 1:

Trong trường hợp có thông báo về cuộc họp của một ủy ban như Ủy ban điều hành hoặc Ủy ban quản lý hoặc Hội đồng quản trị, v.v., thông báo này ở dạng thư.

(2) Mẫu số 2:

Trong trường hợp thông báo về một cuộc họp của một cơ quan chung của các thành viên của một tổ chức, thông báo có dạng một thông tư với một số tính năng đặc biệt.

Mẫu của các hình thức khác nhau được đưa ra dưới đây:

Mẫu 1 Thông báo về cuộc họp Hội đồng quản trị đầu tiên của Công ty.

Công ty TNHH XYZ

Reg. Tắt_______________

Ngày 17 tháng 11 năm 1988

Ngày.

(Giám đốc)

Xin chao Ngai,

Cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị của Công ty sẽ được tổ chức vào Thứ Bảy ngày 25.11, 88 lúc 12 giờ trưa tại văn phòng đăng ký của Công ty để giao dịch cho các doanh nghiệp sau.

Bạn được yêu cầu tham dự cuộc họp.

Trân trọng

Ngày.

Thư ký

Chương trình nghị sự:

(1) Bầu cử Chủ tịch cuộc họp.

(2) Thông qua Bản ghi nhớ của Hiệp hội, các Điều khoản của Hiệp hội và Giấy chứng nhận thành lập Công ty sẽ được trình bày bởi Bộ trưởng.

(3) Thông qua Con dấu chung của Công ty.

(4) Bổ nhiệm các giám đốc đầu tiên của Công ty.

(5) Bầu cử Chủ tịch Hội đồng quản trị của Công ty.

(6) Bổ nhiệm Thư ký Công ty với hiệu lực hồi cứu.

(7) Bổ nhiệm các Ngân hàng của Công ty.

(8) Bổ nhiệm Kiểm toán viên đầu tiên của Công ty.

(9) Bổ nhiệm cố vấn pháp lý của Công ty.

(10) Thông qua tất cả các hợp đồng sơ bộ và chi phí sơ bộ được thực hiện bởi các nhà quảng bá của Công ty.

(11) Phê duyệt Dự thảo Bản cáo bạch sẽ được trình bày bởi Bộ trưởng.

(12) Cân nhắc về Ứng dụng sẽ được thực hiện cho Người kiểm soát vấn đề vốn.

(13) Việc xem xét Đơn đăng ký sẽ được thực hiện tại Sở giao dịch chứng khoán Calcutta để ghi danh Cổ phần trong Công ty.

(14) Phê duyệt Giấy chứng nhận chia sẻ mẫu vật sẽ được trình bày bởi Bộ trưởng.

(15) Xác định đại biểu cho các cuộc họp Hội đồng quản trị của Công ty.

(16) Sửa ngày họp của Hội đồng quản trị.

(17) Bất kỳ doanh nghiệp nào khác với sự cho phép của Chủ tịch.

Giải thích (có nghĩa là cho các sinh viên) :

Từ mẫu vật trên, các điểm sau phải được lưu ý:

(a) Đầu tiên, chủ tịch của cuộc họp phải được bầu và sau đó là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Sau khi Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu, ông sẽ là chủ tịch của tất cả các cuộc họp của công ty nên ông vẫn là chủ tịch.

(b) Bộ trưởng được bổ nhiệm với hiệu lực hồi cứu vì ông đã được các nhà quảng bá bổ nhiệm vì đã giúp đỡ họ trong các hoạt động quảng bá.

(d) Khi một công ty đại chúng muốn phát hành cổ phiếu hoặc ghi nợ có giá trị lớn hơn RL. 50 lakhs, trong vòng 12 tháng, sự cho phép của Kiểm soát viên về vấn đề vốn, được chỉ định bởi Chính phủ Trung ương, là cần thiết. Cổ phiếu của mọi công ty không được giao dịch trong một sàn giao dịch chứng khoán. Một ứng dụng tương tự theo Đạo luật Điều chỉnh Hợp đồng Chứng khoán, năm 1956 phải được thực hiện. Đối với tất cả các công ty, hai mục này sẽ không được đưa vào chương trình nghị sự.

(e) Hội đồng quản trị có thể sửa chữa đại biểu của mình nếu không được đề cập trong các Điều khoản. Tại một cuộc họp Hội đồng quản trị, ngày cho cuộc họp tiếp theo có thể được ấn định mà không cần thông báo.

Tại cuộc họp, các giám đốc có thể được cung cấp các tờ giấy cho Ghi chú chương trình nghị sự.

Nó phải được lưu ý thêm rằng:

(A) Phong cách viết chương trình nghị sự có thể là:

(1) Bầu chủ tịch cuộc họp.

(2) Thông qua Bản ghi nhớ của Hiệp hội, v.v.

(3) Thông qua Con dấu chung của công ty.

Và như vậy.

(B) Trong trường hợp không có thư ký của công ty, thông báo có thể được ký bởi bất kỳ giám đốc nào. Trong nhiều công ty, một giám đốc đóng vai trò là thư ký.

(C) Điều bắt buộc là địa chỉ của Văn phòng đã đăng ký được cung cấp. Điều này được áp dụng cho các thông báo của tất cả các loại cuộc họp của công ty.

Mẫu 2 Thông báo cho bất kỳ cuộc họp Hội đồng quản trị của một công ty.

Công ty TNHH XYZ

Reg. Tắt___________

Ngày 3 tháng 4 năm 1988

Ngày

(Giám đốc)

Xin chao Ngai,

Một cuộc họp của Hội đồng quản trị của Công ty sẽ được tổ chức vào Thứ Bảy, 10, 88 lúc 2 giờ chiều tại văn phòng đăng ký của Công ty để giao dịch kinh doanh sau đây.

Bạn được yêu cầu có mặt.

Trân trọng

Ngày.

Thư ký

Chương trình nghị sự:

(1) Xác nhận biên bản cuộc họp cuối cùng.

(2) Bổ nhiệm Giám đốc nhân sự.

(3) Xác định chiến lược tiếp thị cho sản phẩm mới.

(4) Phê duyệt chuyển nhượng cổ phần theo đơn đăng ký nhận được và được trình bày bởi Bộ trưởng.

(5) Sửa ngày họp Đại hội đồng bất thường để thay đổi khoản 31 Điều khoản của Công ty.

(6) Xem xét báo giá nhận được mẫu Messrs. Công ty ABC để xây dựng nhà kho trong khuôn viên nhà máy. Sri A, giám đốc của Công ty này, là đối tác của Messrs. ABC Co.

(7) Bất kỳ doanh nghiệp nào khác với sự cho phép của Chủ tịch.

Giải trình:

Cần lưu ý từ mẫu vật ở trên rằng các loại mặt hàng khác nhau thường được thảo luận tại cuộc họp Hội đồng đã được đề cập trong chương trình nghị sự. Các mục có liên quan đến vấn đề kinh doanh nói chung cũng như các thủ tục pháp lý. A, là giám đốc của Công ty, là đối tác của Messrs. ABC Co.

Anh ta sẽ không tham gia khi mục số 6 sẽ được đưa ra để thảo luận vì anh ta quan tâm đến hợp đồng. Các giám đốc còn lại, bất cứ ai có thể là số của họ, sẽ làm đại biểu.

Giây. 299, 300 của Đạo luật công ty quy định rằng bất kỳ giám đốc nào quan tâm đến hợp đồng sẽ tiết lộ nó kịp thời và thực tế sẽ được đề cập trong chương trình nghị sự.