11 đặc điểm hàng đầu của một báo cáo tốt

Bài viết này đưa ra ánh sáng trên mười một đặc điểm hàng đầu của một báo cáo tốt. Các đặc điểm là: 1. Đơn giản 2. Rõ ràng 3. Lực hấp dẫn 4. Tích cực 5. Dấu câu 6. Cách tiếp cận 7. Dễ đọc 8. Độ chính xác 9. Trình tự logic 10. Biểu mẫu đúng 11. Trình bày.

Đặc trưng # 1. Đơn giản:

Ngôn ngữ sẽ càng đơn giản càng tốt để báo cáo dễ hiểu. Jargons và từ kỹ thuật nên tránh. Ngay cả trong một báo cáo kỹ thuật cũng sẽ bị hạn chế sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật nếu nó phải được trình bày cho giáo dân.

Đặc trưng # 2. Rõ ràng:

Ngôn ngữ sẽ sáng suốt và thẳng thắn, diễn đạt rõ ràng những gì được dự định diễn đạt. Cho rằng báo cáo phải được viết ở dạng chính xác và làm theo các bước chính xác.

Đặc trưng # 3. Lực hấp dẫn:

Một báo cáo sẽ không dài một cách không cần thiết để sự kiên nhẫn của người đọc không bị mất và không có sự nhầm lẫn về ý tưởng. Nhưng, đồng thời, một báo cáo phải được hoàn thành. Một báo cáo không phải là một bài tiểu luận.

Đặc trưng # 4. Tích cực:

Càng xa càng tốt những tuyên bố tích cực thay vì những tuyên bố tiêu cực. Ví dụ, tốt hơn là nói những gì nên làm và không nên làm những gì không nên làm.

Đặc điểm # 5. Dấu câu:

Dấu câu phải được sử dụng cẩn thận và chính xác nếu không ý nghĩa của câu có thể bị hiểu sai hoặc diễn đạt sai.

Đặc điểm # 6. Cách tiếp cận:

Có hai cách tiếp cận: (a) Người, khi một báo cáo được viết dựa trên yêu cầu hoặc quan sát cá nhân, cách tiếp cận sẽ mang tính cá nhân và các câu sẽ ở ngôi thứ nhất và trong lời nói trực tiếp, (b) Người cá nhân khi a báo cáo được chuẩn bị như một nguồn thông tin và khi nó chỉ là thực tế (ví dụ như một báo cáo về một cuộc họp), cách tiếp cận sẽ là không chính đáng và các câu sẽ ở ngôi thứ ba và trong lời nói gián tiếp.

Đặc trưng # 7. Dễ đọc:

Bài phát biểu chính của báo cáo là dễ đọc. Phong cách trình bày và từ điển (sử dụng từ ngữ) sẽ khiến người đọc thấy nó hấp dẫn và anh ta buộc phải đọc báo cáo từ đầu đến cuối. ' Sau đó, chỉ có một báo cáo phục vụ mục đích của nó. Một báo cáo về cùng một vấn đề có thể được viết khác nhau cho các lớp độc giả khác nhau.

Đặc điểm # 8. Độ chính xác:

Một báo cáo sẽ chính xác khi sự kiện được nêu trong đó. Nó sẽ không được thiên vị với cảm xúc cá nhân của nhà văn.

Đặc trưng # 9. Trình tự logic:

Các điểm trong báo cáo phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý, từng bước một và không theo cách thức khó hiểu. Một kế hoạch là cần thiết trước khi một báo cáo được chuẩn bị.

Đặc điểm # 10. Hình thức phù hợp:

Một báo cáo phải ở dạng thích hợp. Đôi khi có các hình thức theo luật định để làm theo.

Đặc trưng # 11. Trình bày:

Một báo cáo cần một bài thuyết trình hấp dẫn. Nó phụ thuộc vào chất lượng gõ hoặc in cũng như chất lượng giấy được sử dụng. Các công ty lớn làm Báo cáo thường niên rất hấp dẫn và đầy màu sắc.