Quản lý văn phòng tốt: Nguyên tắc và mẹo quản lý tệp

Quản lý văn phòng tốt phụ thuộc vào những người biết ai chịu trách nhiệm cho việc gì - đó là những người có trách nhiệm, người hoàn thành công việc. Điều gì sẽ xảy ra, ví dụ, nếu việc mua cho doanh nghiệp nhỏ của bạn được thực hiện bởi bất cứ ai bất cứ khi nào? Bạn có thể tìm thấy một cái kẹp giấy khi bạn muốn không?

Hoặc in ra một báo cáo khi bạn cần? Đặt một người m phí đặt hàng tất cả các thiết bị và vật tư giải quyết vấn đề và giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Nó giống với quản trị hệ thống (máy tính). Bạn cần phải có một người chịu trách nhiệm về bảo mật hệ thống máy tính của bạn và theo dõi những thứ như tài khoản, mật khẩu và phần mềm. Nếu không, sự hỗn loạn sẽ sinh sôi nảy nở.

Giữ hồ sơ có vẻ như là phần dễ nhất của quản lý văn phòng tốt - cho đến khi bạn xem xét nhu cầu giữ những hồ sơ đó có thể truy cập và cập nhật. Chẳng hạn, khi bạn có được một khách hàng hoặc khách hàng mới, chỉ mất một chút thời gian để nhập anh ta vào cơ sở dữ liệu danh bạ của bạn. Sau đó, sẽ chỉ mất một hoặc hai phút để cập nhật bản ghi sau khi bạn nói chuyện với anh ấy trên điện thoại.

Là văn phòng của bạn là một ví dụ về quản lý không gian hoặc quản lý không gian? Khi bạn đi bộ qua văn phòng, bạn có phải đi vòng quanh chướng ngại vật hoặc có nguy cơ vấp ngã gì đó không? Khi bạn ngồi xuống bàn làm việc, bạn có thực sự có thể làm việc thoải mái ở đó không? Có phải mọi thứ được sắp xếp một cách hợp lý để những thứ mà bạn sẽ sử dụng nhiều nhất ở bàn làm việc gần với tay nhất? Ngày nay có rất nhiều thứ được nhồi nhét vào các văn phòng, từ máy in đứng qua tủ hồ sơ. Để quản lý văn phòng tốt, bạn cần chắc chắn rằng tất cả mọi thứ trong văn phòng đều được sắp xếp để đạt hiệu quả tối đa - và an toàn tối đa.

7 nguyên tắc quản lý văn phòng tốt:

Vô tổ chức và nhầm lẫn là khó chịu, nhưng họ cũng chỉ là xấu cho kinh doanh. Hãy nghĩ về nó như một công thức, nếu bạn thích: sự hỗn loạn tăng tương đương với lợi nhuận giảm. Phải làm sao

Kiểm soát hỗn loạn bằng cách áp dụng các nguyên tắc quản lý văn phòng cơ bản này:

1. Thiết lập các quy trình quản lý văn phòng và tuân thủ chúng:

Nhiệm vụ thường xuyên cần các thủ tục thông thường nếu bạn muốn giữ ngăn nắp và giữ mọi thứ hoạt động trơn tru. Thiết lập thói quen xử lý giấy tờ và hệ thống văn phòng. Chẳng hạn, mỗi mẩu giấy đi vào văn phòng của bạn nên được xử lý một lần, hành động và nộp - không được xếp chồng lên bàn.

Các hệ thống văn phòng, chẳng hạn như máy tính, sẽ cần cả thủ tục quản trị và chế độ. Khi hệ thống gặp sự cố hoặc một thiết bị liên quan đến máy tính bị lỗi, mọi người trong văn phòng của bạn cần biết ai sẽ gọi và không nên làm gì (chẳng hạn như cố gắng tự khắc phục sự cố). Các bài viết quản lý dữ liệu này cung cấp các mẹo hữu ích cho mọi thứ từ hệ thống lưu trữ văn phòng thông qua các thủ tục sao lưu máy tính.

2. Thiết lập các trách nhiệm được phân định rõ ràng:

Hoặc in ra một báo cáo khi bạn cần? Đặt một người chịu trách nhiệm đặt hàng tất cả các thiết bị và vật tư sẽ giải quyết vấn đề và giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Nó giống với quản trị hệ thống (máy tính). Bạn cần phải có một người chịu trách nhiệm về bảo mật hệ thống máy tính của bạn và theo dõi những thứ như tài khoản, mật khẩu và phần mềm. Nếu không, sự hỗn loạn sẽ sinh sôi nảy nở.

3. Giữ hồ sơ - và cập nhật hồ sơ kinh doanh của bạn:

4. Đi bộ qua Văn phòng của bạn và ngồi xuống :

5. Lịch trình công việc Scut:

Thật không may, một văn phòng, giống như một nhà bếp, sẽ không hoạt động tốt mà không có một số công việc lừa đảo nhất định được thực hiện. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ, người không thể chỉ định bất cứ điều gì bạn xem là công việc lừa đảo cho người khác, hãy buộc bản thân phải thường xuyên đến đó bằng cách sắp xếp thời gian mỗi tuần cho nó. Lấy một buổi sáng hoặc buổi chiều, ví dụ, và dành nó để thực hiện các cuộc gọi lạnh hoặc bắt kịp kế toán (hoặc cập nhật các hồ sơ).

6. Đại biểu và thuê ngoài:

Trong một thế giới hoàn hảo, mọi người sẽ chỉ làm những gì mình có thời gian để làm và làm tốt. Vì thế giới không hoàn hảo, thay vào đó, rất nhiều người đang làm những việc mà họ không có thời gian hoặc tài năng để làm tốt. Ủy thác và thuê ngoài không chỉ có thể cải thiện quản lý văn phòng của doanh nghiệp nhỏ của bạn mà còn giúp bạn tập trung vào tài năng của mình, từ đó cải thiện lợi nhuận của bạn. Trợ lý ảo có thể xử lý nhiều công việc văn phòng hoặc hành chính của bạn.

7. Đặt kế hoạch kinh doanh ưu tiên:

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dành nhiều ngày để hành động và phản ứng - và sau đó tự hỏi tại sao họ dường như quay bánh xe. Kế hoạch kinh doanh là một thành phần quan trọng của quản lý văn phòng tốt và cần phải là một phần của thói quen quản lý văn phòng thường xuyên của bạn. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thành công dành thời gian mỗi tuần cho việc lập kế hoạch kinh doanh và nhiều người sử dụng các phiên lập kế hoạch kinh doanh hàng ngày như một công cụ để thiết lập mục tiêu và tăng trưởng. Nếu bạn có nhân viên, hãy tham gia vào kế hoạch kinh doanh, chính thức hoặc không chính thức.

Mẹo để nộp văn phòng nhanh:

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần có thể hoạt động tại bàn của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Mặc dù thiết lập một hệ thống lưu trữ nghe có vẻ khó khăn, nhưng đây là một nhiệm vụ tương đối dễ dàng có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng một vài mẹo và thủ thuật nộp đơn.

(1) Dành vài phút để ngồi xuống không gian làm việc chính của bạn và với lấy thiết bị, vật tư và tập tin. Điều đó sẽ giúp bạn thiết lập vị trí ý tưởng để nộp các mục đó cho cá nhân bạn.

(2) Bây giờ bạn biết nơi bạn sẽ tự nhiên tìm kiếm thông tin, bạn phải xác định xem một hệ thống lưu trữ theo thứ tự chữ cái, số hoặc chủ đề sẽ hoạt động tốt nhất cho bạn. Bạn có tìm kiếm những thứ theo tên của khách hàng? Các danh mục (tức là chi phí, tài chính, tiếp thị)? Theo số tham chiếu? Đây là một bước quan trọng, vì nó sẽ xác định cách bạn sẽ bố trí hệ thống nộp đơn của mình. Làm điều này trước khi bạn mua bất cứ điều gì cho hệ thống nộp đơn của bạn.

(3) Tiếp theo, đại khái xác định nhu cầu lưu trữ của bạn. Bạn có một số lượng lớn các tập tin mà bạn truy cập hàng ngày? Bạn chỉ truy cập các tập tin của bạn hàng tuần? Các câu trả lời sẽ xác định xem bạn có cần một người giữ tập tin máy tính để bàn, một tủ hồ sơ hai ngăn kéo gần bàn của bạn hoặc một tủ hồ sơ bốn ngăn kéo bên kia phòng. Vì vậy, nhiều lựa chọn tồn tại ngày nay, mà bạn nên lựa chọn cẩn thận. Cho phép tăng trưởng khi nhìn vào tủ hồ sơ - mua một cái gì đó để chứa gấp đôi các tệp bạn nghĩ bạn sẽ có ngay bây giờ. Điều này sẽ giới hạn số lần bạn sẽ phải nghỉ dưỡng và sắp xếp lại hệ thống nộp đơn của mình.

(4) Đầu tư vào một hệ thống ghi nhãn tốt để rõ ràng và dễ dàng truy cập. Có thể đọc nhãn tệp nghe có vẻ rõ ràng, nhưng sự rõ ràng trong ghi nhãn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nộp đơn hơn bạn có thể tưởng tượng. Hầu hết các công ty làm nhãn cung cấp các mẫu tích hợp với phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất. Bạn có thể muốn xem xét một trong những hệ thống tạo nhãn nhỏ mà giờ đây cũng có thể in ra các nhãn gửi thư riêng lẻ. Các mặt hàng thực hiện nhiệm vụ kép thường là một khoản đầu tư khôn ngoan.

(5) Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mua các thư mục tập tin.

Mẹo quản lý tệp điện tử:

Tư duy quản lý tập tin chỉ dành cho tập tin giấy? Nghĩ lại. Điều quan trọng không kém là giữ cho các tệp trên máy tính của bạn được sắp xếp và cập nhật. Cũng giống như với các tệp giấy, mục tiêu của quản lý tệp máy tính là đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, ngay cả khi bạn đang tìm kiếm nó sau nhiều năm kể từ khi tạo.

Những mẹo quản lý tệp này sẽ giúp bạn giữ các tệp của mình có thể truy cập được:

1. Sắp xếp theo loại tệp:

Làm cho các ứng dụng dễ tìm thấy hơn bằng cách tạo một thư mục có tên là Tệp chương trình trên ổ đĩa của bạn và giữ tất cả các ứng dụng của bạn ở đó. Chẳng hạn, tất cả các tệp thực thi cho Word, PowerPoint, Simply Account và WinZip đều nằm trong thư mục Tệp chương trình.

2. Một nơi cho tất cả:

Đặt tất cả tài liệu vào thư mục Tài liệu của tôi và không ở đâu khác. Vì vậy, cho dù đó là bảng tính, thư hoặc bản trình bày PowerPoint, nó sẽ xuất hiện ở đây. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy mọi thứ và chạy các bản sao lưu.

3. Tạo thư mục trong Tài liệu của tôi:

Đây là những ngăn kéo của tủ hồ sơ máy tính của bạn, có thể nói như vậy. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để đặt tên cho các thư mục của bạn; bạn không muốn xem danh sách các thư mục này trong tương lai và tự hỏi không biết TFK nào hay cách viết tắt thú vị nào khác mà bạn đã phát minh ra.

4. Nest Folders trong Folders:

Tạo các thư mục khác trong các thư mục chính này khi có nhu cầu. Chẳng hạn, một thư mục có tên là Invoices, có thể chứa các thư mục có tên là 2004 2004,, 2005, và 2006 2006. Một thư mục được đặt tên cho một khách hàng có thể bao gồm các thư mục Dữ liệu khách hàng về dữ liệu khách hàng và dữ liệu tương ứng. Mục tiêu là để có mọi tệp trong một thư mục thay vì có một loạt các tệp mồ côi được liệt kê.

5. Thực hiện theo các quy ước đặt tên tệp :

Không sử dụng khoảng trắng trong tên tệp, giữ tên tệp dưới 27 ký tự và sử dụng tất cả chữ thường. Vì vậy, một tệp có tên cho một khách hàng nên là jackdawson chứ không phải là Jack Dawson. Nếu bạn phá vỡ bất kỳ quy tắc nào trong số này, hãy nhất quán về nó.

6. Hãy cụ thể:

Cung cấp cho các tệp logic, tên cụ thể và bao gồm ngày trong tên tệp nếu có thể. Mục tiêu khi đặt tên tệp là có thể cho biết tệp đó nói về cái gì mà không cần phải mở nó và xem.

7. Tập tin khi bạn đi:

Thời gian tốt nhất để nộp tài liệu là khi bạn lần đầu tiên tạo nó. Vì vậy, hãy tập thói quen sử dụng hộp thoại Lưu Lưu Như As để gửi tài liệu của bạn cũng như đặt tên cho nó, đặt nó vào đúng vị trí ở vị trí đầu tiên.

8. Đặt tệp của bạn để thuận tiện:

Nếu có các thư mục hoặc tệp mà bạn sử dụng nhiều, hãy buộc chúng lên đầu danh sách tệp bằng cách đổi tên chúng bằng một hoặc một AA ở đầu tên tệp.

9. Cull tập tin của bạn thường xuyên:

Đôi khi những gì cũ là rõ ràng như trong ví dụ về thư mục có tên là Hóa đơn trực tuyến ở trên. Nếu không, giữ cho các thư mục của bạn không bị xáo trộn bằng cách xóa các tệp cũ. KHÔNG xóa các tệp liên quan đến kinh doanh trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn sẽ không bao giờ cần tệp đó nữa. Thay vào đó, trong bộ sưu tập các thư mục chính của bạn trong Tài liệu của tôi, hãy tạo một thư mục có tên là Cũ Old hay hoặc Không hoạt động và chuyển các tệp cũ vào đó khi bạn gặp chúng.

10. Sao lưu tập tin của bạn thường xuyên:

Cho dù bạn đang sao chép tệp của mình vào ổ đĩa khác hoặc vào băng, điều quan trọng là phải thiết lập và tuân theo chế độ sao lưu thường xuyên.