Làm thế nào để lập kế hoạch được thực hiện có hiệu quả? (5 yếu tố)
Các yếu tố sau đây sẽ rất cần thiết để thực hiện hiệu quả các kế hoạch:
1. Ý thức lập kế hoạch:
Kế hoạch sẽ chỉ có hiệu quả khi có khí hậu thích hợp cho nó. Cấp trên nên cố gắng thiết lập các mục tiêu, xem xét các mục tiêu khác nhau và phác thảo lại chúng theo yêu cầu để thực hiện hiệu quả. Những rào cản trong cách lập kế hoạch nên được gỡ bỏ. Các cấp dưới nên thường xuyên được thông báo về tiến độ của kế hoạch. Mọi người nên mở rộng hợp tác sẵn sàng để thực hiện các kế hoạch thành công.
2. Sáng kiến ở cấp cao nhất:
Sự chủ động và hỗ trợ của quản lý cấp cao là rất cần thiết để làm cho các kế hoạch có hiệu quả. Các mục tiêu của tổ chức được đặt ở cấp cao nhất. Việc phân bổ các nguồn lực để đạt được các mục tiêu khác nhau cũng được thực hiện bởi ban lãnh đạo cao nhất. Sự tham gia của quản lý cấp thấp hơn cũng rất cần thiết bởi vì việc thực thi sẽ nhiều hơn ở các cấp này.
Việc xây dựng kế hoạch ở cấp cao nhất sẽ đảm bảo sự phối hợp giữa các kế hoạch của các phòng ban khác nhau. Tư duy của quản lý cấp cao sẽ được phản ánh trong việc xây dựng kế hoạch. Lập kế hoạch sẽ có hiệu lực chỉ khi nó liên quan đến quản lý hàng đầu.
3. Truyền thông đúng cách:
Giao tiếp giữa các cấp khác nhau trong tổ chức là rất cần thiết. Các mục tiêu của doanh nghiệp nên được truyền đạt tới những người thực hiện chúng. Các chính sách, chương trình thủ tục được đề xuất để đạt được mục tiêu kinh doanh nên được biết ở cấp độ hoạt động. Nếu những người không thực hiện đúng kế hoạch thì những kế hoạch này có thể không đạt được kết quả mong muốn.
Giao tiếp không chỉ nên từ trên xuống dưới và nó cũng nên được hướng lên. Các phản ứng, đề xuất và quan điểm của cấp dưới về các mục tiêu cũng cần đạt được sự quản lý cấp cao nhất trong thời gian sớm nhất có thể. Truyền thông cung cấp một kênh để trao đổi thông tin giữa những người khác nhau. Nếu không có một kế hoạch hệ thống truyền thông thích hợp chắc chắn sẽ thất bại.
4. Tham gia lập kế hoạch:
Quy trình lập kế hoạch nên liên quan đến những người từ các cấp và các lĩnh vực khác nhau. Một người quản lý chức năng sẽ có thể lập kế hoạch đúng cho bộ phận của mình. Tương tự, những người liên quan đến các nhiệm vụ khác nhau sẽ ở vị trí tốt hơn để lập kế hoạch cho các hoạt động này. Quản lý nên cố gắng khơi gợi quan điểm của những người khác nhau trong khi lập kế hoạch được thực hiện.
Phương thức và mức độ tham gia sẽ phụ thuộc vào loại hình tổ chức. Có thể có các ủy ban để xây dựng các kế hoạch khác nhau. Những ủy ban này có thể có những người từ các lĩnh vực khác nhau. Một phương pháp tham gia khác có thể là bằng cách chuẩn bị ngân sách ở cơ sở và sau đó di chuyển lên trên. Sự tham gia của những người ở các cấp độ khác nhau có thể giúp thực hiện đúng các kế hoạch.
5. Nhấn mạnh vào kế hoạch dài hạn và ngắn hạn:
Cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nên được chú trọng đúng mức. Cả hai kế hoạch nên được tích hợp để thực hiện đúng. Xu hướng chung là tập trung vào các kế hoạch ngắn hạn. Trên thực tế, các kế hoạch ngắn hạn chỉ hoàn thành một phần của các kế hoạch dài hạn. Các kế hoạch dài hạn sẽ đặt ra các mục tiêu cuối cùng và những mục tiêu này cần đạt được thông qua các kế hoạch ngắn hạn. Để thực hiện hiệu quả việc lập kế hoạch cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nên được đưa ra một trọng số bằng nhau.
