Sự cần thiết của máy văn phòng và các yếu tố quyết định nó

Đọc bài viết này để tìm hiểu về sự cần thiết của máy văn phòng và các yếu tố xác định nó.

Cần máy móc trong văn phòng hiện đại:

Bây giờ một ngày duy trì và điều hành một văn phòng đã trở thành một vấn đề tốn kém. Mọi văn phòng đều mong muốn giảm chi phí quản lý và chi tiêu hành chính, để làm tăng biên lợi nhuận của họ.

Sự cần thiết phải tiết kiệm và năng suất để tăng cường theo kịp thời gian, vv đã trở thành một tính năng thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp văn phòng.

Do đó, cần phải cập nhật công việc của văn phòng bằng cách làm việc với một số máy nhất định.

Những điểm sau đây đòi hỏi sự cần thiết của máy văn phòng:

1. Quy mô sản xuất và đầu ra:

Sản xuất quy mô lớn trình bày vấn đề lưu trữ hồ sơ ở các cấp độ khác nhau. Chẳng hạn, hồ sơ công trình, tiền lương, tồn kho nguyên liệu, tồn kho thành phẩm sẽ được duy trì đúng cách.

2. Pháp luật:

Bây giờ, một ngày, luật kinh doanh được điều chỉnh bởi Chính phủ và những điều này tiếp tục thay đổi. Theo quan sát từ năm 1996 đến 1999, có 3 Thủ tướng, ba nhóm Bộ trưởng khác nhau ở Ấn Độ. Những quy tắc và quy định này, và những thay đổi trong luật pháp, không ai có thể nhớ được một cách sinh động. Do đó cần phải lưu trữ chúng trong máy. Do đó máy tính có ích cho những vấn đề này. Vì vậy, tăng sự cần thiết của máy văn phòng.

3. Quy mô của thị trường:

Sản xuất nhiều hơn cần nhiều nỗ lực hơn để bán sản phẩm trên thị trường. Bán nhiều hơn cũng chịu trách nhiệm mở rộng thị trường. Những vấn đề này đặt ra một vấn đề lâu năm là theo dõi hồ sơ về sự dịch chuyển của dòng hàng hóa và dòng tiền, duy trì hồ sơ của nhân viên bán hàng, duy trì hồ sơ hiệu suất của bộ phận sản xuất và hiệu suất của nhân viên bán hàng, v.v. theo cách mà nhiệm vụ quản lý văn phòng trở nên dễ dàng. Một hệ thống cơ giới hóa có ích cho một văn phòng như vậy.

4. Cạnh tranh:

Cạnh tranh là một tính năng thiết yếu của thế giới kinh doanh hiện đại. Điều này có nghĩa là mọi bộ phận của tổ chức đều chấp nhận những thách thức của cạnh tranh và những thay đổi xảy ra. Máy được duy trì trong văn phòng giúp đáp ứng những thách thức của cạnh tranh một cách hiệu quả.

Các yếu tố quyết định sự cần thiết của máy văn phòng:

Có hay không bất kỳ văn phòng nào sẽ cần một máy văn phòng là một câu hỏi mà người ta nên hỏi trước khi thực sự đặt hàng để mua một máy văn phòng. Quyết định mua một máy văn phòng sẽ được đưa ra bởi quản lý cấp cao ở cấp quyết định trong tổ chức.

Tuy nhiên, văn phòng có nên yêu cầu bất kỳ máy móc nào để tăng năng suất thường được quyết định bởi nhân viên làm việc trong văn phòng và những người cảm thấy rằng cần phải tiến hành công việc của mình. Có nhiều loại máy văn phòng được bán trên thị trường, nhưng mọi loại máy có thể không cần thiết trong văn phòng.

Cần xác định một máy móc hoặc thiết bị cụ thể có tham khảo các yếu tố sau:

1. Thay thế có sẵn:

Một công việc có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương pháp thay thế nào bằng cách sử dụng một quy trình cơ học đơn giản và nó có thể được thực hiện một cách hiệu quả không? Khía cạnh phân tích kế hoạch này giữ tầm quan trọng trước khi quyết định bỏ tiền ra để mua máy.

2. Đơn giản hóa công việc và thủ tục của nó:

Có thể có một số công việc phức tạp, không gọn nhẹ và một quá trình dài buồn tẻ có thể được tham gia để hoàn thành nhiệm vụ văn phòng. Nhìn vào nó người ta có thể cảm thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của một chiếc máy được lắp đặt trong văn phòng. Nếu một quy trình có thể được phát triển để loại bỏ các mối nguy hiểm này và nếu có được một quy trình đơn giản hóa, thì nhu cầu về một máy cụ thể có thể biến mất.