Ngân sách văn phòng: Ý nghĩa, tầm quan trọng và hạn chế của ngân sách văn phòng

Đọc bài viết này để tìm hiểu về ý nghĩa, tầm quan trọng, hạn chế, các loại và chuẩn bị ngân sách văn phòng.

Ý nghĩa của ngân sách văn phòng:

Ngân sách văn phòng có thể được định nghĩa là một thiết bị bao gồm một sự sắp xếp dữ liệu có trật tự được xác định bằng các phỏng đoán được tính toán và bao gồm tất cả các giai đoạn của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định trong tương lai.

Kiểm soát ngân sách là quá trình sử dụng ngân sách bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự đoán được tính toán để sửa phương pháp hoặc kỹ thuật mà kết quả được so sánh với mục tiêu chi tiêu, thu nhập và sản xuất dự kiến.

Từ hai điều khoản trên, tức là ngân sách và kiểm soát ngân sách, hai thuật ngữ tương đối này không chỉ liên quan đến nhau mà còn phụ thuộc lẫn nhau. Từ quan điểm quản lý, cái này không có cái kia là vô dụng và là một bài tập lãng phí.

Tầm quan trọng của việc sử dụng ngân sách văn phòng:

Việc sử dụng ngân sách văn phòng trong văn phòng rất quan trọng đối với các yếu tố sau:

1. Lập kế hoạch và kiểm soát:

Kế hoạch là một chức năng quan trọng của quản lý. Chỉ thông qua kiểm soát ngân sách mà chức năng lập kế hoạch được đưa ra một hình dạng phù hợp. Một chức năng quan trọng khác của quản lý là kiểm soát. Kiểm soát ngân sách là một vũ khí mạnh mẽ của kiểm soát. Nó giúp kiểm soát màn trình diễn.

2. Trợ giúp trong việc ra quyết định:

Ngân sách cung cấp một sự trợ giúp tuyệt vời cho một thành viên quản lý trong việc ra quyết định. Anh ta có được thông tin thực tế của các mục tiêu và thành tích tương ứng được hiển thị bởi ngân sách.

3. Cân bằng:

Kiểm soát ngân sách thúc đẩy một quan điểm tổng thể. Một ngân sách giúp người quản lý văn phòng bằng cách khuyến khích sự cân bằng mong muốn giữa các hoạt động văn phòng khác nhau.

4. Tiết lộ điểm yếu của cấu trúc văn phòng:

Việc sử dụng ngân sách giúp bộc lộ điểm yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng. Các đơn vị, phòng ban hoặc bộ phận có chi tiêu quá cao có thể được đánh dấu để quản lý chú ý.

Giới hạn của kiểm soát ngân sách:

Kiểm soát ngân sách, như một thiết bị để kiểm soát chi phí văn phòng, có những hạn chế riêng, quan trọng nhất là:

1. Giới hạn về tính chính xác của dự báo:

Ngân sách bị giới hạn bởi tính chính xác của các dự báo. Để đạt được điều này, sẽ tốt hơn nếu xem xét mỗi tháng hoặc ba tháng để sự phát triển hoặc thay đổi của các điều kiện được phản ánh trong ngân sách.

2. Chỉ một công cụ quản lý:

Ngân sách là một công cụ. Nó không phải là quản lý của chính nó. Một ngân sách không tự động trong hoạt động của nó. Do đó, điều cần thiết là phải rất cẩn thận trong việc chuẩn bị. Nó cũng là điều cần thiết để giải thích dữ liệu đúng.

3. Giới hạn về thời gian:

Việc sử dụng ngân sách cần thời gian. Bệnh hiện tại không được chữa khỏi qua đêm bởi ngân sách. Không thể vội vàng thông qua điều chỉnh hoặc loại bỏ các điều kiện không mong muốn. Kiểm soát ngân sách mất thời gian riêng của nó để được áp dụng.

Các loại ngân sách văn phòng:

Có thể lập một ngân sách riêng cho bất kỳ bộ phận hoặc bộ phận nào trong doanh nghiệp của chúng tôi. Thông thường ngân sách riêng biệt được chuẩn bị cho bán hàng, mua, sản xuất, tài chính, lao động và chi phí chung. Một loại ngân sách như vậy được gọi là ngân sách bộ phận hoặc ngân sách phân chia. Nó cũng có thể được chuẩn bị cho văn phòng trong tổ chức của chúng tôi, trong đó văn phòng là một phần quan trọng của tổ chức.

Ngân sách thường được chuẩn bị về mặt tiền bạc nhưng ngày nay nó được công nhận là một thông lệ hữu ích để chuẩn bị ngân sách về mặt vật chất. Các tài nguyên vật lý cần thiết để đạt được các số liệu mục tiêu vật lý trong ngân sách. Do đó, ngân sách có thể là ngân sách tiền và ngân sách vật lý.

Sau đó là một loại ngân sách khác. Mục tiêu của loại ngân sách này là xác định trước hành động sẽ được thực hiện nếu một biến thể từ mục tiêu ước tính phát sinh. Ngân sách này cho thấy các khoản phụ cấp ở một mức độ hoạt động nhất định và cả phụ cấp ở các cấp độ khác nhau. Trong thực tế, độ lệch được ước tính từ trợ cấp cho mục tiêu đã thiết lập.

Chuẩn bị ngân sách văn phòng:

Ngân sách văn phòng có thể phục vụ mục đích đúng hạn của nó chỉ khi nó được chuẩn bị đúng. Để làm như vậy, mong muốn tuân thủ các nguyên tắc chuẩn bị ngân sách văn phòng sau đây. Cần chăm sóc đúng cách để chuẩn bị ngân sách văn phòng; nó liên quan đến tiền bạc, thời gian và rất nhiều nỗ lực cá nhân để chuẩn bị ngân sách. Ngân sách đã chuẩn bị là bài tập vô dụng và tốn kém.

Để đạt được mục tiêu của ngân sách, cần thực hiện các bước sau đây để chuẩn bị ngân sách:

1. Phân loại chi phí văn phòng:

Trong đó chi phí văn phòng là một phần quan trọng của việc thiết lập tổ chức, việc xác định chúng là hợp lý.

Nói rộng hơn, chi phí văn phòng có thể được phân loại là:

(a) Đã sửa lỗi như Cho thuê, Cho thuê

(b) Bán biến số giống như giám sát và

2. Phân bổ chi phí văn phòng:

Ngân sách văn phòng phải phân bổ chi phí văn phòng cho các bộ phận khác nhau một cách cẩn thận.

Có hai loại chi phí văn phòng:

(a) Trực tiếp có thể được tính trực tiếp cho bộ phận điều hành, ví dụ: khấu hao máy móc và thiết bị và tiền lương của nhân viên được sử dụng riêng cho một bộ phận cụ thể

3. Tư vấn cho nhân viên:

Các giám sát viên được tư vấn về các khía cạnh khác nhau của ngân sách. Hiệu suất trong quá khứ của từng bộ phận được đánh giá và mục tiêu cho hiệu suất tiếp theo được đặt ra trên cơ sở mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

4. Phù hợp với ngân sách chính:

Ngân sách văn phòng hoàn thành phải được đưa vào ngân sách tổng thể. Người quản lý Office nên thấy rằng việc tích hợp ngân sách văn phòng vào ngân sách chính là phù hợp. Người quản lý văn phòng không nên ích kỷ. Anh ta nên sẵn sàng thực hiện các điều chỉnh phù hợp trong ngân sách của mình nếu tổ chức có nhu cầu như vậy.

5. Viết ngân sách:

Bước tiếp theo trong lập ngân sách là viết ngân sách. Ngân sách nên được viết cẩn thận. Giải thích phù hợp, khi cần thiết, nên được đưa ra.

6. Truyền ngân sách:

Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất trong việc lập ngân sách. Ngân sách phải được gửi đến tất cả các bộ phận và giám đốc điều hành, những người được cho là thực hiện nó. Các bản sao của các phần của ngân sách cũng nên được gửi cho các giám đốc điều hành cấp độ chịu trách nhiệm thực hiện một phần cụ thể của ngân sách.