Quản lý văn phòng: Thủ tục và phương pháp

Một thủ tục đứng giữa một hệ thống và một hoạt động. Một hệ thống để hoàn thành việc bán hàng được tạo thành từ một mạng lưới các thủ tục, một trong số đó có khả năng là thu thập để bán tín dụng; một trong những hoạt động trong quy trình thu thập có thể là các khoản phải thu của các tài khoản lão hóa của lão hóa để chỉ ra cách xử lý phù hợp trong các khoảng thời gian khác nhau. Các thủ tục đưa các hệ thống xuống mức độ hoạt động công việc thực tế và trách nhiệm cá nhân.

Một thủ tục đưa ra chuỗi các bước thường được thực hiện trong khi thực hiện một loại công việc định kỳ, và hầu hết các công việc của một doanh nghiệp điển hình là định kỳ hoặc lặp đi lặp lại. Nếu được thiết kế tốt, một quy trình sẽ cho biết ai làm gì và nói chung, làm thế nào và khi nào. Do đó, nó chỉ định các bước công việc cần thiết, phân công: trách nhiệm và liên quan đến những gì một người làm với những gì người khác làm.

Một hệ thống, như vậy, có liên quan đến các mối quan hệ rộng và thường sẽ được thể hiện trong một hoặc nhiều biểu đồ dòng chảy, kèm theo nhóm hoặc gói thủ tục tạo nên nó. Một thủ tục là mức độ làm việc của hệ thống; đó là, 'một hướng dẫn thực tế cho nhân viên về cách tiến hành mỗi khi một loại công việc định kỳ cụ thể được thực hiện.

Thiết kế cẩn thận một quy trình và thể hiện nó dưới dạng văn bản là các bước thiết yếu trong việc sử dụng hiệu quả công cụ cơ bản này. Đặt các thủ tục dưới dạng văn bản buộc phải làm rõ suy nghĩ liên quan đến chúng và tạo điều kiện giao tiếp với những người áp dụng chúng. Tuy nhiên, thực tế là có các quy trình bằng văn bản không phải là một dấu hiệu tuyệt đối cho hoạt động hiệu quả.

Một thủ tục bằng văn bản có thể chỉ là một bản ghi về cách thức thực hiện công việc trong quá khứ, Nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp và sự xuất hiện của các phương pháp mới để đáp ứng các nhu cầu này sẽ khiến hầu hết các thủ tục trở nên lỗi thời. Ngược lại với một thủ tục, một phương thức là một đặc tả chi tiết về cách thực hiện một bước thủ tục duy nhất. Nó liên quan đến trình tự, các chuyển động được sử dụng trong việc thực hiện một hoạt động và với các thiết bị tương đương cụ thể được sử dụng.

Rất cần một chương trình tiếp tục cải tiến các thủ tục và phương pháp. Mục tiêu bao gồm bất kỳ sự không hiệu quả nào, chẳng hạn như trùng lặp nỗ lực, sự bất cập của một thủ tục hoặc phương pháp để đáp ứng các yêu cầu mới, và các báo cáo và hồ sơ không đạt yêu cầu.

Mục tiêu của cải tiến:

Mục tiêu chung của các nỗ lực cải tiến trong các lĩnh vực này là hiệu quả cao hơn và kinh tế hơn. Cải thiện hiệu quả 'có nghĩa là, hầu hết tất cả, dịch vụ được cải thiện cho dịch vụ khách hàng nhanh chóng, không có lỗi nhất có thể, được làm tròn đầy đủ và thỏa đáng ở các khía cạnh khác, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Hiệu quả cũng thể hiện ở tinh thần nhân viên, hiệu quả điều hành, sự phối hợp giữa các đơn vị điều hành và nhân sự và các tác động bên ngoài như những người có thiện chí cộng đồng và dư luận xã hội.

Nền kinh tế được cải thiện có nghĩa là năng suất cao hơn với chi phí thấp hơn, sử dụng tốt nhân sự và thiết bị, hàng tồn kho được giữ ở mức tối ưu và nhiều khía cạnh khác của hoạt động. Thành công của một doanh nghiệp 'trong môi trường cạnh tranh ngày nay sẽ phụ thuộc rất nhiều vào những cải tiến liên tục. Một sản phẩm tốt và nhân sự tốt là không đủ. Các doanh nghiệp thường đi đến công ty cung cấp sự kết hợp tốt nhất của chất lượng, dịch vụ và giá cả; và những điều này không chỉ xảy ra.

Họ bị ảnh hưởng bởi nhiều triết lý và thực hành quản lý; một trong những điều quan trọng nhất là hệ thống hoạt động chung giúp cho việc đưa ra một sản phẩm hoặc dịch vụ đáng tin cậy kịp thời hơn các doanh nghiệp khác và với giá cả cạnh tranh. Trách nhiệm xã hội cũng liên quan rất nhiều, mặc dù chúng ta có thể không thường xuyên liên kết hiệu quả thủ tục với những điều này.

Mức sống ngày càng tăng và nền kinh tế lành mạnh phụ thuộc rất lớn vào hiệu quả của từng doanh nghiệp. Chúng ta đang thấy rằng những cải tiến công nghệ trong lĩnh vực văn phòng đang tạo ra nhiều việc làm hơn là ít hơn, giống như những cải tiến công nghệ đã làm trong tất cả các lĩnh vực khác. Đồng thời, có các vấn đề về thay đổi yêu cầu kỹ năng, đào tạo lại, khả năng di chuyển của nhân viên, v.v., mà bất kỳ quản lý, có trách nhiệm phải giải quyết đến 'mức độ khả năng của nó.

Rào cản để cải thiện:

Điều quan trọng là, khi xem xét các phương pháp tiếp cận các cải tiến thủ tục và phương pháp, để nhận thức được những trở ngại phổ biến, một số là tâm lý, một số kinh tế và có những thứ khác. Theo một nghĩa thực tế, một chương trình cải tiến trong các lĩnh vực này là một cuộc chiến chống lại thói quen. Khi các tổ chức được thành lập, nhiều thực tiễn được thành lập không thông qua phân tích cẩn thận mà để đáp ứng nhu cầu của thời điểm này.

Thường có rất nhiều sự tạo dáng sau khi các hoạt động được thực hiện ở các doanh nghiệp khác, tất nhiên, có thể hoạt động trong các điều kiện khá khác nhau. Sau khi thực hành được thiết lập, nhân viên làm quen với chúng và cảm thấy an tâm trong khả năng tuân theo chúng; hậu quả là có khả năng chống lại sự thay đổi Tuy nhiên, có một khía cạnh hy vọng cho vấn đề thói quen.

Có những rào cản khác. Các cá nhân, đặc biệt nếu họ là chuyên gia chức năng, như hầu hết nhân viên, có thể thiếu hiểu biết về vai trò của các thủ tục và hệ thống rộng hơn trong việc đạt được các mục tiêu như những mục tiêu được đề cập trong phần trước. Trong một số doanh nghiệp, ma sát tổ chức có thể dẫn đến nỗ lực trùng lặp và phối hợp kém. Các hệ thống Alibi, các hệ thống như một thủ tục kiểm soát tốn kém để ngăn ngừa lỗi xảy ra, thường được thiết lập trong đó kiểm soát từ trên xuống đưa ra những yêu cầu mạnh mẽ.

Ngay cả các nhà phân tích thủ tục và phương pháp thường bị giới hạn trong quan điểm và có thể vượt quá các thiết bị hiệu quả nhất, nền kinh tế trong các hệ thống hồ sơ tiêu chuẩn làm việc chặt chẽ và các lĩnh vực cải tiến duy nhất khác mà không xem xét cung có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và kinh tế chung.

Mỗi rào cản này là một vấn đề cần được tính toán, nhưng nghiên cứu từng vấn đề chỉ ra rằng nó có thể được khắc phục hoặc điều chỉnh có thể được thực hiện để cho phép các nỗ lực cải tiến được tiến hành. Thật ra không có lựa chọn nào khác ngoài làm như vậy. Đổi mới là một yêu cầu để tồn tại trong các doanh nghiệp kinh doanh và có lẽ trong tất cả những người khác. Có một câu nói cũ rằng điều hành một doanh nghiệp cũng giống như đi xe đạp; nếu bạn dừng lại, bạn rơi xuống

Tổ chức cải tiến:

Nhiều người có thể cần đóng nhiều vai trò khác nhau nếu nỗ lực cải tiến 'có hiệu quả. Quản lý hàng đầu phải được thuyết phục về giá trị của chương trình cải tiến, phải bắt đầu, nó và phải cho vay tích cực, tiếp tục hỗ trợ. Sự nhiệt tình của quản lý cấp cao, khi đi kèm với sự giao tiếp và hiểu biết tốt về các mục đích, sẽ nhanh chóng tìm được đường đi qua các cấp độ thấp hơn, Sự thờ ơ sẽ hoạt động theo cách tương tự, như các chuyên gia hệ thống đã cố gắng đưa các chương trình ở qua lưng, cửa ra vào đã học.

Các chuyên gia tư vấn bên ngoài có thể đóng một vai trò quan trọng nhưng thông thường, hạn chế trong toàn bộ nỗ lực cải tiến. Nếu có trình độ tốt, họ có thể cung cấp cho một công ty, lợi ích của kiến ​​thức chuyên ngành, kinh nghiệm rộng rãi và quan điểm khách quan. Họ có thể cung cấp cả tài năng và thời gian khi những thứ này không có sẵn trong nội bộ.

Cân nhắc chi phí có thể chỉ ra rằng chúng được sử dụng chủ yếu cho các dự án đặc biệt, chẳng hạn như khởi chạy chương trình kiểm soát biểu mẫu hoặc tiêu chuẩn công việc mới, phân tích một vấn đề chi phí đặc biệt khó khăn hoặc đào tạo nhân viên công ty về các kỹ thuật đơn giản hóa công việc. Sự phụ thuộc quá lớn vào các chuyên gia tư vấn có thể làm chậm sự phát triển 'về ý thức trách nhiệm thực sự đối với nhân viên công ty. Đại diện nhà cung cấp trong các lĩnh vực như thiết bị, hình thức và vật tư hiện đang ngày càng cạnh tranh về dịch vụ mà họ có thể cung cấp cùng với việc cung cấp các sản phẩm phù hợp.

Họ thường được đào tạo để tiến hành các nghiên cứu kỹ lưỡng về nhu cầu của một công ty trong các lĩnh vực cụ thể của họ và họ mang lại một nền tảng kinh nghiệm tích lũy trong các công ty khác. Có lẽ không hoàn toàn dựa vào các khuyến nghị của một đại diện bán hàng hoặc dịch vụ; công ty nên thực hiện phân tích riêng của mình đến một mức độ khả thi, và nó có thể yêu cầu nhiều hơn một nhà cung cấp xem xét khu vực có vấn đề.

Nhưng nguồn trợ giúp này ngày càng có giá trị và không có quản lý nào nên bỏ qua nó. Các nhà phân tích thủ tục (có thể được gọi là nhà phân tích hệ thống, nhà phân tích phương pháp hoặc chuyên gia về hình thức, bố cục, thiết bị; tiêu chuẩn hoặc một số lĩnh vực khác) sẽ tạo thành xương sống của chương trình cải tiến. Điều này không có nghĩa là họ có thể tự thực hiện nó; họ mang đến sự chuyên môn hóa và thời gian cần thiết cho những cải tiến đó, và họ có thể thúc đẩy một chương trình cải tiến vĩnh viễn và liên tục.

Trình độ chuyên môn cần thiết bao gồm một tâm trí tìm hiểu; khả năng phân tích; làm quen với các kỹ thuật cơ bản trong các lĩnh vực mà họ sẽ làm quen với tổ chức và triết lý quản lý của nó; một sự hiểu biết về bản chất con người, vì sẽ cần rất nhiều nỗ lực chung và giao tiếp với người khác.

Một người tham gia vào lĩnh vực này sẽ cần thời gian để làm quen với các yêu cầu tổ chức và hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể và nói dối sẽ có lợi vô cùng nếu anh ta có thể làm việc, trong một thời gian với 'các nhà phân tích cao cấp trong việc phát triển và mài giũa kỹ năng kỹ thuật của anh ta. Ông có thể nhận được sự giúp đỡ từ các nhà phân tích trong các công ty khác, các hiệp hội chuyên nghiệp và từ các trường học và hội thảo được thực hiện bởi các nhóm bên ngoài và các tổ chức giáo dục.

Trong một tổ chức quá nhỏ để biện minh cho một nhà phân tích toàn thời gian, một người sở hữu các khả năng như những người được mô tả ở trên có thể được giao trách nhiệm bán thời gian cho các cải tiến phương pháp. Việc nhập khẩu, xem xét ở đây là cho dù tổ chức nhỏ như thế nào, một người nào đó nên tiếp tục chú ý đến việc cải tiến phương pháp; cho dù điều này có thể là gì, thời gian phải được cho phép cho công việc nếu nó được thực hiện một cách hiệu quả. Các giám sát viên và nhân viên đang ngày càng được đưa vào các quy trình và nỗ lực cải tiến phương pháp, với các giá trị tiềm năng lớn đến mức một phần thành công sẽ được dành cho sự đóng góp của họ.

Để điều này thành công, phải có sự tiếp thu được chứng minh đối với các ý tưởng để cải thiện về mặt quản lý cao hơn và cách tiếp cận có tổ chức sẽ cung cấp sự kích thích, theo dõi và công nhận liên tục. Hạn chế về kiến ​​thức chuyên môn và thời gian của người lao động và giám sát viên là rõ ràng, nhưng quen thuộc với các vấn đề và nhu cầu hoạt động, cùng với lợi ích thúc đẩy vì sự tham gia của cá nhân, làm cho sự tham gia này cực kỳ hiệu quả trong hầu hết các doanh nghiệp.

Cách tiếp cận chung về cải tiến thủ tục và phương pháp:

Một cách tiếp cận chung ngắn gọn sẽ áp dụng cho hầu hết mọi loại vấn đề cải tiến hệ thống liên quan chặt chẽ đến phương pháp giải quyết vấn đề khoa học như được áp dụng ở bất cứ đâu, giờ đây sẽ được trình bày.

Sau đó, chúng tôi sẽ xem xét cách tiếp cận chung này có thể được điều chỉnh cho các vấn đề cải tiến quy trình và phương pháp thuộc các loại khác nhau:

1. Quyết định về Dự án học tập:

Bước này có thể được coi là tìm kiếm môi trường để cải thiện khả năng và chúng thường không khó tìm. Dịch vụ không đạt yêu cầu cho khách hàng, chi phí cao, sử dụng nhân sự hoặc thiết bị không đạt yêu cầu, gián đoạn dòng công việc, biểu mẫu và báo cáo không đầy đủ, nỗ lực trùng lặp và một số phần cụ thể của công việc 'lặp đi lặp lại, khối lượng lớn, bị tắc nghẽn hoặc đơn điệu là một số manh mối chỉ ra sự cần thiết phải phân tích hệ thống.

Chuyển đổi sang hệ thống xử lý dữ liệu hiện nay, sắp xếp lại hoặc các phát triển mới khác cũng có thể báo hiệu sự cần thiết phải thay đổi hệ thống. Một nhu cầu có thể được quan sát và một nghiên cứu được bắt đầu từ một số nguồn, như đã lưu ý trước đây: các phòng ban cần sự giúp đỡ, quản lý cao hơn và chính nhân viên hệ thống, nhân viên trực tuyến muốn thực hiện các dự án nghiên cứu hoặc các dự án khác.

2. Mô tả hệ thống hiện tại :

Mô tả có thể là tường thuật, biểu đồ, dữ liệu đo lường hoặc hình thức khác hoặc kết hợp. Biểu đồ đặc biệt hữu ích, và sẽ được nghiên cứu thêm; một biểu đồ thích nghi tốt có thể giúp nhà phân tích hình dung các mối quan hệ và cơ hội cải thiện, và cả những người sẽ bị ảnh hưởng bởi bất kỳ thay đổi được đề xuất nào.

Một loạt các phương pháp thu thập thông tin có thể được sử dụng, một nghiên cứu thông tin trong các bản tóm tắt hiệu suất hoặc các tài liệu khác đã có sẵn, phỏng vấn, quan sát, 'Lấy mẫu làm việc và các phương tiện khác phù hợp với vấn đề.

3. Phân tích và cải thiện hệ thống hiện tại:

Bước quan trọng này trước tiên sẽ yêu cầu xác định các tiêu chí để đánh giá hệ thống cũ và bất kỳ khối lượng tối đa cải tiến được đề xuất, chất lượng thời gian cần thiết, chi phí, tính năng quan trọng của dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, v.v. Sau đó, dữ liệu thực tế thu được từ mô tả của hệ thống hiện tại phải được nghiên cứu kỹ lưỡng.

Ngoài các biện pháp trực tiếp về các yếu tố hiệu suất, chẳng hạn như những yếu tố được chỉ ra, danh sách kiểm tra các nguyên tắc liên quan đến các yếu tố ảnh hưởng ít hơn kết quả thỏa đáng thường rất hữu ích. Một người hoặc một nhóm nhỏ có thể thực hiện nhiều công việc trong giai đoạn này, nhưng trước khi hoàn thành, suy nghĩ chung của những người đại diện có liên quan hoặc bị ảnh hưởng gần như chắc chắn sẽ hữu ích.

4. Bán và cài đặt hệ thống cải tiến:

Cho dù hệ thống được hình thành rực rỡ đến đâu, sự chấp nhận của những người bị ảnh hưởng sẽ tiến xa hơn để khiến nó hoạt động thành công. Các công cụ tốt nhất để giành được sự chấp nhận là giao tiếp và tham gia, trong hầu hết các trường hợp. Đặc biệt có giá trị trong các phương pháp và cải tiến hệ thống cấp cao hơn sẽ là sự tham gia và sự tham gia cá nhân của những người bị ảnh hưởng bởi bất kỳ thay đổi được đề xuất nào. Giao tiếp hai chiều kỹ lưỡng cũng rất cần thiết để hiểu nhu cầu, mục đích, ảnh hưởng đến từng cá nhân, đảm bảo rằng lợi ích cá nhân sẽ được bảo vệ và kiến ​​thức về cách thức hoạt động của kế hoạch mới.

Đây là một lĩnh vực mà sự công nhận vai trò của nhân viên được các nhà phân tích điền vào là đặc biệt quan trọng; họ phải giành chiến thắng thay vì chấp nhận nhu cầu, và họ phải sẵn sàng tiết chế những đánh giá và khuyến nghị của riêng họ, về các phản ứng của hoạt động, nhân sự bị ảnh hưởng. Việc cài đặt một quy trình hoặc phương pháp hiện nay thường sẽ cần nhiều sự chăm sóc trong đào tạo nhân viên theo phương pháp mới, thực hiện các thay đổi vật lý được yêu cầu, theo dõi cẩn thận để thấy rằng các kế hoạch đang được thực hiện.

5. Duy trì và kiểm tra hệ thống:

Thất bại hoặc thiếu sót trong thủ tục và phương pháp thường sẽ được đưa ra ánh sáng trong quá trình thực hiện các hoạt động, nhưng điều này không thể được coi là đương nhiên. Các phân tích định kỳ của hệ thống và tính thỏa đáng liên tục của nó thường được mong muốn. Một số quản lý lên lịch kiểm tra như vậy 'theo các khoảng thời gian xác định, thay đổi theo tính chất của hệ thống và kết quả thu được từ nó.

Thủ tục nghiên cứu cải tiến:

Để phát triển các cải tiến cụ thể, mỗi bước làm việc cần được kiểm tra nghiêm ngặt dưới ánh sáng của các nguyên tắc chuyển động khác nhau có thể áp dụng cho nó. Loại cải tiến tốt nhất có thể nằm trong việc kết hợp, sắp xếp lại hoặc đơn giản hóa các bước phải giữ lại.

Các nghiên cứu cải tiến thủ tục, vì chúng thường cắt ngang giữa các phòng ban, thường được bắt đầu bởi quản lý cấp cao hoặc nhân viên thủ tục, mặc dù nhu cầu có thể được đề xuất bởi nhân viên điều hành liên quan đến một quy trình không hoạt động hiệu quả. Bất kỳ sự bất cập nào được đề xuất trong phương pháp chung có thể gợi ý sự cần thiết của một nghiên cứu như vậy. Các bước chính trong quy trình nghiên cứu phải được chia nhỏ và ghi lại dưới nhiều hình thức khác nhau, từ một danh sách đơn giản đến một biểu đồ phức tạp có lẽ công cụ phân tích thủ tục được sử dụng rộng rãi nhất là biểu đồ quy trình dòng chảy.

Khi sử dụng biểu đồ quy trình, đầu tiên, tất cả các bước liên quan đến quy trình hiện tại được liệt kê theo trình tự; mỗi bước sau đó được phân loại là một hoạt động, vận chuyển, vv bằng cách sử dụng biểu tượng thích hợp hiển thị bên dưới. Các biểu tượng cho mỗi bước được đánh dấu bằng các đường được vẽ bởi nhà phân tích; điều này dẫn đến một biểu diễn đồ họa của thủ tục.

(i) Hoạt động:

Một vòng tròn lớn biểu thị đang được thay đổi, thêm vào hoặc tạo.

(ii) Giao thông vận tải:

Một mũi tên chỉ sự di chuyển từ nơi này đến nơi khác.

(iii) Kiểm tra:

Một hình vuông biểu thị một kiểm tra, như khi một cái gì đó được kiểm tra hoặc xác minh nhưng không thay đổi.

(iv) Trì hoãn:

Một D lớn cho thấy sự gián đoạn hoặc chậm trễ trong dòng chảy của đối tượng được nghiên cứu,

(v) Lưu trữ:

Một hình tam giác ngược biểu thị việc lưu trữ một đối tượng, như khi nó được bảo vệ chống lại việc loại bỏ trái phép. Biểu đồ quy trình dòng chảy cho thấy thời gian cần thiết để thực hiện từng bước; trong một số trường hợp, chỉ có các bước trì hoãn được tính thời gian, để chỉ ra các cơ hội để giảm sự gián đoạn trong dòng công việc; nó cũng cho thấy khoảng cách tính theo feet bất cứ khi nào có sự vận chuyển. Các tính năng thời gian và khoảng cách của biểu đồ đặc biệt hữu ích trong việc đánh giá bố trí thiết bị và khi sắp xếp có thể cắt giảm các chuyển động và độ trễ cần thiết, nhưng chúng cũng phục vụ các mục đích khác.

Một phần quan trọng của biểu đồ quy trình dòng chảy là khối tóm tắt ở góc trên bên trái. Điều này phục vụ ít nhiều như một điểm số của hộp điểm Cameron và có hai mục đích chính. Đầu tiên, nó cung cấp manh mối về nơi bắt đầu phân tích hệ thống hiện tại; thứ hai, nó có thể so sánh dễ dàng và hiệu quả giữa các hệ thống hiện tại và đề xuất. Một công cụ biểu đồ cơ bản khác của nhà phân tích thủ tục là biểu đồ luồng hai chiều. Giá trị đặc biệt của biểu đồ này là khả năng hiển thị một số luồng cùng lúc, như khi một thủ tục bắt đầu bằng một hành động duy nhất nhưng sau đó phân nhánh thành nhiều luồng công việc.

Các cột dọc có thể hiển thị các bộ phận xử lý từng phần của quy trình. Sơ đồ dòng đại diện cho một công cụ phân tích cơ bản khác của nhà phân tích thủ tục. Sơ đồ này không gì khác hơn là việc áp dụng biểu đồ dòng chảy lên sơ đồ mặt bằng của một phần của văn phòng liên quan đến thủ tục đang được nghiên cứu. Mục đích chính của nó là để lộ những thiếu sót trong cách bố trí hiện tại hoặc đề xuất hoặc sắp xếp văn phòng.

Đánh giá các bước và phát triển một phương pháp cải tiến sau đó có thể được thực hiện bằng cách nghiên cứu các biểu đồ và các phương tiện khác để ghi lại quy trình hiện tại. Một công thức chung áp dụng cho bất kỳ hình thức cải tiến hệ thống nào là: Loại bỏ kết hợp đơn giản hóa sắp xếp lại. Mỗi bước có thể được nghiên cứu với những mục đích này trong tâm trí, được xem xét trong trình tự được đề xuất. Vì loại bỏ một bước lãng phí là loại cải tiến tốt nhất và các bước khác tuân theo ưu tiên chung của mong muốn.

Việc xây dựng một phiên bản cải tiến của quy trình theo nghiên cứu sẽ dần dần xuất hiện từ các câu hỏi được thực hiện bởi các nhà phân tích, và từ việc cẩn thận, rõ ràng với mọi người sẽ sử dụng quy trình, Thông thường, người dùng trực tiếp và người giám sát của họ sẽ phát hiện ra sơ hở và nhìn thấy cơ hội cải thiện của các thủ tục đề xuất dự kiến. Trong mọi trường hợp, họ sẽ dễ chấp nhận sửa đổi hơn nhiều nếu họ đã được tư vấn về vấn đề này và có lợi ích của việc giải thích cặn kẽ về lợi thế.

Chọn dự án để nghiên cứu:

Ngay cả một hoạt động một lần cũng có thể biện minh cho việc sử dụng ý thức chung có tổ chức, vì phân tích phương pháp đôi khi được gọi. Lợi ích dự kiến ​​phải được cân nhắc với nỗ lực và chi phí có thể được yêu cầu. Đặc biệt lợi nhuận cao có thể là kết quả của nghiên cứu về các hoạt động lặp đi lặp lại, khối lượng lớn vì số tiền tiết kiệm nhỏ được nhân lên sẽ cộng vào số tiền đáng kể. Hoạt động cổ chai có thể được cải thiện đến mức mà công việc trôi chảy và ít chậm trễ hơn. Các hoạt động đơn điệu hoặc mệt mỏi có thể đảm bảo sự chú ý đặc biệt; một số phương pháp chương trình làm cho giảm mệt mỏi mục tiêu chính của họ.

Phá vỡ và ghi lại phương pháp hiện tại:

Ở cấp độ phân tích phương pháp, một hoạt động được chia thành các yếu tố và trong loại phân tích chi tiết nhất, thậm chí thành các chuyển động cơ thể. Phương pháp mà hoạt động được thực hiện thường được xác định thông qua quan sát, mặc dù một hoạt động có khối lượng lớn hoặc rắc rối bất thường có thể biện minh cho việc quay phim và nghiên cứu chặt chẽ về bộ phim. Loại biểu mẫu để ghi lại sự cố của hoạt động có thể bao gồm từ một danh sách các chuyển động đơn giản đến một biểu đồ phức tạp để ghi lại và phân loại các chuyển động, và mời đặt câu hỏi trên cơ sở có hệ thống. Được sử dụng rộng rãi nhất trong số các biểu đồ chuyển động là biểu đồ tay phải và tay trái.

Đây là đặc điểm của biểu đồ nghiên cứu chuyển động; giống như biểu đồ quy trình như thế nào là thiết bị được sử dụng phổ biến nhất trong phân tích thủ tục. Như tiêu đề cho thấy biểu đồ tay phải và tay trái cho thấy các chuyển động được thực hiện bởi mỗi bàn tay. Nó cũng phân loại các chuyển động này theo các loại cơ bản nhất định, sử dụng các ký hiệu để nhận dạng sẵn sàng 'và nhấn mạnh. Các biểu tượng chính xác được sử dụng khác nhau, nhưng sự kết hợp sau đây đã được sử dụng rộng rãi.

(i) Hoạt động:

Được sử dụng bất cứ khi nào một thành viên cơ thể làm một cái gì đó một vị trí như viết, vận hành một máy văn phòng hoặc nắm bắt một đối tượng.

(ii) Giao thông vận tải:

Được sử dụng bất cứ khi nào một thành viên cơ thể di chuyển ra xa khỏi một đối tượng.

(iii) Giữ:

Được sử dụng khi một đối tượng được giữ ở vị trí để có thể thực hiện một cái gì đó cho nó. Thí dụ; giữ một cây bút trong một tay để vặn đỉnh.

(iv) Trì hoãn:

Được sử dụng bất cứ khi nào một thành viên cơ thể không hoạt động hoặc chờ đợi các thành viên cơ thể khác. Nhìn vào bản phác thảo của nơi làm việc, hoặc bố trí, cho thấy một bàn kiểu thư ký với máy đánh chữ ở bệ bên trái, một máy tính và khay cho các hình thức ngân hàng; yêu cầu bằng văn bản, và công việc đã hoàn thành, tất cả được đặt theo chỉ định.

Tay phải đi đến khay chứa các hình thức trưng dụng trống và nắm một cái; tay trái chờ trong thời gian này. Cả hai tay di chuyển đến máy đánh chữ, và cả hai đều chèn mẫu trống. Tay phải sau đó di chuyển đến khay chứa các yêu cầu bằng văn bản, nắm bắt các yêu cầu tiếp theo sẽ được gõ, di chuyển nó sang bên cạnh máy đánh chữ, giải phóng yêu cầu và di chuyển vào vị trí của máy đánh chữ; tay trái một lần nữa chỉ đơn thuần chờ đợi trong các bước này. Cả hai tay gõ yêu cầu.

Sau đó, tay phải di chuyển đến máy tính, ghi lại các số liệu, xác định tổng số và di chuyển trở lại vị trí tại máy đánh chữ; tay trái một lần nữa đã chờ đợi, cả hai tay sau đó gõ tổng số trên yêu cầu và cả hai, có liên quan đến việc loại bỏ yêu cầu từ máy đánh chữ.

Mỗi bước được mô tả được xác định trên biểu đồ bằng cách tô đen trong biểu tượng thích hợp. Tóm tắt ở phía trên bên trái cho thấy, tay trái có liên quan đến bốn thao tác và tay phải trong chín. Tay trái có một phần trong một chuyển động, hoặc vận chuyển, trong khi tay phải tham gia vào tám. Tay trái có mười hai lần trì hoãn, hoặc chờ đợi; tay phải không có ai. Không có bàn tay nào có bất kỳ nắm giữ trong hoạt động.

Một công cụ cơ bản thứ hai thường được sử dụng trong phân tích phương pháp là biểu đồ nhiều hoạt động, được thiết kế để vẽ sơ đồ hoạt động chi tiết của một người và một máy, một người và một số máy, hoặc một số người và nhiều máy. Mục đích chính của thiết bị này là, giảm thời gian nhàn rỗi của máy. Khi thiết bị văn phòng trở nên tinh vi và đắt tiền hơn, việc đảm bảo thiết bị được sử dụng hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng.

Bởi vì máy móc và người vận hành, đối với vấn đề đó - mất thời gian trong các chu kỳ hoạt động, không phải lúc nào cũng dễ dàng phát hiện ra thời gian nhàn rỗi. Thông thường người ta lầm tưởng rằng việc sử dụng máy là cao, khi thực sự máy đang được sử dụng rất kém hiệu quả. Các biểu đồ nhiều hoạt động được thiết kế để khắc phục vấn đề này bằng cách hiển thị sự tương tác giữa con người và máy móc và tiết lộ các khoảng thời gian nhàn rỗi trên một trong hai.

Phân tích phương pháp hiện tại:

Sau khi phương pháp hiện tại được chia thành các bước và được lập biểu đồ, toàn bộ hoạt động và từng bước riêng lẻ có thể được phân tích dưới ánh sáng của các nguyên tắc đã thiết lập của nền kinh tế chuyển động. Nỗ lực tiên phong trong việc xây dựng các nguyên tắc như vậy là của Frank và Lillian Gilbreth.

Một trong những cống phẩm lớn nhất có thể được trả cho những người tiên phong này là thực tế rằng danh sách các nguyên tắc và kỹ thuật phân tích khái niệm ban đầu của Gilbreth đã tồn tại gần nửa thế kỷ chỉ với những thay đổi nhỏ, mặc dù thực tế là nhiều người có khả năng đã cố gắng cải thiện nó Danh sách các nguyên tắc của Gilbreth khá dài và mặc dù có ứng dụng cho tất cả các loại công việc, một số nguyên tắc ít liên quan trực tiếp đến hoạt động văn phòng hơn là hoạt động tại nhà máy.

Theo đó, một danh sách đơn giản các nguyên tắc đặc biệt áp dụng cho các hoạt động văn phòng được trình bày ở đây:

1. Câu hỏi sự cần thiết của từng bước. Cách dễ nhất để làm một công việc là không làm nó.

2. Đặt tất cả các vật liệu và thiết bị ở các vị trí xác định trong khu vực làm việc bình thường.

3. Sử dụng đồng thời cả hai băng tần bất cứ khi nào có thể và cố gắng giữ cho khối lượng công việc được thực hiện theo từng cân bằng.

4. Sử dụng các chuyển động đơn giản nhất có thể chuyển động ngón tay của Haiti hơn là cổ tay thay vì cánh tay, cánh tay thay vì cơ thể, v.v.

5. Sử dụng các chuyển động trơn tru, nhịp nhàng và liên tục.

6. Hãy chắc chắn rằng thiết bị phù hợp với công việc.

7. Hãy chắc chắn rằng người thực hiện công việc phù hợp với nó và được đào tạo đầy đủ.

Đối với mỗi cánh tay có một khu vực làm việc bình thường, và rất mong muốn các vật liệu và công cụ được đặt trong khu vực này để có thể giảm thiểu các động tác duỗi, uốn cong và các chuyển động tương tự. Ngoài ra còn có một khu vực tối đa cho cánh tay mở rộng, và có một khu vực chồng chéo trong đó các mục nên được đặt nếu cả hai tay phải làm việc trên chúng cùng một lúc. Bất kỳ vật liệu và thiết bị nào được đặt bên ngoài khu vực làm việc bình thường nên được xem xét nghiêm túc, đặc biệt nếu chúng phải được sử dụng thường xuyên.

Rõ ràng là một số nguyên tắc chuyển động bị vi phạm. Người ta tự hỏi ngay lập tức liệu tất cả các độ trễ và chuyển động là cần thiết. Tất cả các vật liệu và thiết bị ngoại trừ. Máy đánh chữ được đặt bên ngoài khu vực làm việc bình thường của người đánh máy khi cô ngồi ở máy đánh chữ. Rõ ràng là dải bên phải đang được tạo ra để thực hiện hầu hết công việc, trong khi tay trái được sử dụng rất ít ngoại trừ trong việc gõ thực tế. Chuyển động là phức tạp và mệt mỏi; người đánh máy phải thực hiện tầm xa và phải quay hoàn toàn để vận hành máy tính. Dường như có rất ít cơ hội để có được nhịp điệu trong công việc. Khả năng cho các thiết bị cải tiến có thể đến với tâm trí.

Phát triển một phương pháp cải tiến:

tôi. Để phát triển các cải tiến cụ thể, mỗi bước làm việc cần được kiểm tra nghiêm ngặt dưới ánh sáng của các nguyên tắc chuyển động khác nhau có thể áp dụng cho nó. Loại cải tiến tốt nhất có thể nằm trong việc kết hợp, sắp xếp lại hoặc đơn giản hóa các bước phải giữ lại.

Ii Bản phác thảo ở đầu biểu đồ cho thấy sự sắp xếp lại các vật liệu và thiết bị tại nơi làm việc. Một kệ đã được thêm vào phía sau nhà văn loại, với các ngăn cho các yêu cầu và công việc hoàn thành được đặt ngay bên phải của người đánh máy.

iii. Sự chậm trễ đã được giảm đáng kể; tất cả các vật liệu và thiết bị hiện đang ở trong khu vực làm việc bình thường; làm việc cho tay gần như cân bằng hơn; khoảng cách di chuyển ngắn hơn; và toàn bộ hoạt động nhanh hơn và ít mệt mỏi hơn.

iv. Cần nhấn mạnh rằng phương pháp cải tiến đã được đề xuất chỉ là một trong những khả năng của con người. Có lẽ người đọc có thể đề xuất các giải pháp khác thậm chí còn thỏa đáng hơn so với mô tả.

Cài đặt phương pháp cải tiến:

Sau khi phương pháp mới đã được lên kế hoạch, việc cài đặt thực tế vẫn phải được thực hiện; sự thành công của phương pháp được đề xuất sẽ phụ thuộc rất lớn vào mức độ cẩn thận của giai đoạn cuối này. Công việc cài đặt một phương pháp mới dường như rơi vào bốn giai đoạn: chấp nhận chiến thắng, thay đổi thể chất, đào tạo nhân viên và theo dõi kết quả.

tôi. Giải pháp thỏa đáng nhất cho vấn đề giành được sự chấp nhận có thể là giải pháp được đề xuất trước đó cho các cá nhân tư vấn về các thay đổi càng sớm càng tốt trong việc lập kế hoạch cải tiến và rút ra nhiều ý tưởng cho phương pháp cải tiến từ họ.

ii. Có lẽ lý tưởng, toàn bộ kế hoạch nên được giám sát và làm việc bởi người giám sát và nhân viên trực tiếp tham gia, chỉ được hỗ trợ bằng cách đào tạo đơn giản hóa công việc có được trước đây. Nếu vì một lý do nào đó, hầu hết các công việc phân tích phải được thực hiện bởi một nhà phân tích nhân viên, thì khả năng bán hàng và chiến thuật tối đa sẽ được yêu cầu; nhà phân tích càng tư vấn cho những người thực sự tham gia vào hoạt động, cơ hội thành công sẽ càng cao.

iii. Những thay đổi vật lý trong ví dụ gõ yêu cầu rất đơn giản và không tốn kém. Đây có lẽ là điển hình của hầu hết các cải tiến phương pháp; họ chỉ chờ đợi việc sử dụng một chút ý thức chung có tổ chức liên quan đến đơn giản hóa công việc. Trong nhiều trường hợp, nhân viên công ty có thể thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết. Trong các trường hợp khác, cơ giới hóa một hoạt động được thực hiện trước đây bằng phương pháp thủ công có thể được biện minh.

iv. Đào tạo nhân viên theo phương pháp mới thường sẽ chủ yếu liên quan đến thay đổi thói quen làm việc, mặc dù một số trường hợp có thể phải phát triển các kỹ năng mới. Thành công có thể phụ thuộc vào thái độ của nhân viên, do đó cần phải giành được sự chấp nhận và khi sử dụng phương pháp đào tạo hợp lý.

v. Theo dõi kết quả với một phương pháp mới phải là một phần không thể thiếu của quy trình. Điều trông giống như một ý tưởng tuyệt vời đôi khi thất bại thảm hại vì không phân tích chính xác tình huống, không giành được sự chấp nhận của nhân viên hoặc người giám sát, không đào tạo được cá nhân đầy đủ hoặc một số thiếu sót khác trong cách tiếp cận. Việc theo dõi cũng có thể bao gồm phân tích chi phí và tiết kiệm liên quan đến từng phương pháp thay đổi, phục vụ mục đích kép là kiểm tra tính đúng đắn của bất kỳ thay đổi nào và chứng minh trợ cấp thời gian cho phương pháp làm việc và các hình thức đơn giản hóa công việc khác.

Các ứng dụng đặc biệt của phân tích phương pháp:

Một cách tiếp cận để phân tích các phương pháp là một loại chung, và nó có thể được sử dụng hoặc điều chỉnh cho nhiều nhu cầu khác nhau. Đối với các loại phương pháp cụ thể, có nhiều công cụ phân tích chuyên dụng hơn như biểu mẫu trải rộng, biểu đồ sử dụng thiết bị, bảng dữ liệu nghiên cứu thời gian và danh sách kiểm tra các nguyên tắc hoặc điểm cần tìm khi muốn nghiên cứu kỹ. Trong một số trường hợp, cách tiếp cận chung vừa được xem xét có thể được kết hợp với các kỹ thuật phân tích phù hợp trong nghiên cứu về hình thức, bố cục, sắp xếp bàn làm việc, máy hoặc phương pháp cụ thể để hoàn thành công việc.

Nguồn gốc của khái niệm đơn giản hóa công việc:

Đầu những năm 1930, một kỹ sư công nghiệp tên là Allen Mogenson, người đã làm việc chủ yếu trong các nhà máy, đã thực hiện một khám phá sâu sắc nhưng đơn giản. Mogenson thường có kinh nghiệm tham gia vào một bộ phận trực tuyến và cố gắng đề xuất cải tiến, thiết lập các tiêu chuẩn thời gian hoặc khuyến khích những thay đổi khác dường như cần thiết. Anh ta bị ấn tượng bởi mức độ thường xuyên 'những nỗ lực của anh ta đã gặp phải sự kháng cự. Những người liên quan, người đi trước cũng như nhân viên, dường như thường cảm thấy rằng có một sự chỉ trích ngụ ý về họ, và họ không chắc chắn điều gì có thể phát triển nếu những thay đổi được đề xuất có hiệu lực.

Vì vậy, Mogenson quyết định theo câu ngạn ngữ cũ, nếu bạn không thể liếm chúng, hãy tham gia cùng họ. Ông đã quyết định thử nhân viên trực tuyến trong hành động và để họ tham gia trực tiếp vào kế hoạch và cải tiến phương pháp đã ảnh hưởng đến họ. Sau một thời gian nghiên cứu và thử nghiệm đáng kể, Mogenson đã thành lập một trường học về đơn giản hóa công việc ở Lake Placid.

New York, nơi vẫn còn hoạt động và 'đã có hàng trăm sinh viên tốt nghiệp: Về cơ bản, kế hoạch của khóa học là đưa đại diện của các công ty khác nhau đến trường trong sáu tuần đào tạo chuyên sâu, sau đó họ quay lại tổ chức của mình để tiến hành đơn giản hóa công việc đào tạo một chương trình tiếp theo cho nhân viên giám sát riêng của họ.

Rất nhiều nhà tư vấn, giáo sư, giám đốc đào tạo công ty và kỹ sư công nghiệp đã tìm ra cách suy nghĩ tương tự. Hiện nay có các trường học và hội nghị đơn giản hóa công việc khác ở một số địa điểm. Các thuật ngữ đơn giản hóa công việc và cải tiến phương pháp cải tiến và thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng, theo nghĩa chặt chẽ nhất, cải tiến phương pháp bao hàm những thay đổi phương pháp được phát triển bởi một chuyên gia, một nhà phân tích phương pháp và đơn giản hóa công việc đề cập đến những phát triển thông qua tham gia dòng.

Các chương trình đơn giản hóa công việc liên quan đến nhân viên, nhân viên và nhân viên hiện đang hoạt động trong hàng ngàn tổ chức nổi tiếng và đa dạng, bao gồm International Business Machines, Eastman Kodak, Marshall Field, khu vực Roebuck, Bảo hiểm Prudential, Maytag và Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, và nhiều công ty khác đã giới thiệu các chương trình tương tự trong những năm gần đây.

Các yếu tố của khái niệm đơn giản hóa công việc:

Các yếu tố thiết yếu của chương trình đơn giản hóa công việc, như được xác định ở đây, là sự phát triển thái độ đặt câu hỏi đối với cách mọi thứ được thực hiện và cung cấp một cách tiếp cận có tổ chức để suy nghĩ và đề xuất cải tiến.

Một chương trình đào tạo, trong khi không thực sự cần thiết, có khả năng làm tăng đáng kể khả năng kết quả thành công. Một chương trình như vậy cố gắng đưa nhiều nguyên tắc và công cụ cải tiến phương pháp tương tự được các chuyên gia nhân viên sử dụng từ lâu đến cấp giám sát viên và nhân viên, và để tác động đến họ tích cực tham gia cải tiến công việc của chính họ.

Một lớp học điển hình trong đơn giản hóa công việc diễn ra từ khoảng sáu đến mười buổi. Đầu tiên, những nỗ lực được thực hiện để phát triển thái độ đặt câu hỏi, giúp có thể phát hiện ra các nhu cầu cải tiến như tắc nghẽn, hoạt động với chi phí cao, lỗi và di chuyển quá mức hoặc trì hoãn.

Một gợi ý phổ biến và rất hữu ích để hình dung các khả năng giảm các hoạt động phi sản xuất là phát triển thói quen nhìn mọi công việc trong ba phần:

(1) Hãy sẵn sàng,

(2) Làm, và

(3) Đưa đi.

Sau đó, một loạt các buổi đào tạo sẽ được dành cho việc trang bị cho người tham gia một số công cụ phân tích nhất định như biểu đồ dòng đơn giản, biểu đồ bố trí, biểu đồ phân phối công việc và danh sách kiểm tra về thiết kế biểu mẫu. Cuối cùng, hầu hết các chương trình như vậy dành phần kết thúc khóa đào tạo cho việc tập luyện thường xuyên trong các nhóm nhỏ, các dự án cải tiến thực tế, với sự hỗ trợ của trưởng nhóm đào tạo và các chuyên gia nhân viên khác, khi cần thiết. Hỗ trợ mạnh mẽ bởi ban quản lý cấp cao trước khi tung ra một chương trình và điều khoản như vậy để theo dõi và tiếp tục quan tâm sau đó là những bước cực kỳ quan trọng trước và sau.