Tổ chức và phương pháp (O & M): Ý nghĩa và chấp nhận

Đọc bài viết này để tìm hiểu về ý nghĩa, sự chấp nhận, sự cần thiết, mục tiêu, nguyên tắc và các bước của Tổ chức và Phương pháp (O & M).

Ý nghĩa của tổ chức và phương pháp (O & M):

O & M từ lâu đã được công nhận là một phần quan trọng trong quản lý văn phòng tại nhiều quốc gia bao gồm Ấn Độ.

Thuật ngữ này có thể được mô tả như là hoạt động của nhóm người trong chính phủ hoặc các cơ quan công cộng khác hoặc trong công ty tư nhân, những người được yêu cầu tư vấn cho quản trị viên hoặc người quản lý về các câu hỏi của tổ chức và phương pháp để tăng hiệu quả của công nhân, về công việc mà người quản lý chịu trách nhiệm bằng cách cung cấp dịch vụ tốt hơn hoặc rẻ hơn hoặc cả hai.

Chấp nhận O & M:

Công việc của O & M là lời khuyên. Do đó, sự thành công của O & M sẽ phụ thuộc vào mức độ hoặc theo đó một lời khuyên được chấp nhận bởi các nhà quản lý văn phòng.

Việc chấp nhận lời khuyên phụ thuộc vào ba yếu tố:

1. Công việc nội tại của lời khuyên.

2. Kỹ năng của nhân viên O & M trong việc đưa ra lời khuyên và được chấp nhận.

3. Giá trị mà ban quản lý gắn vào công việc của O & M.

Sự cần thiết của O & M:

Một câu hỏi sẽ được đặt ra là tại sao O & M hoàn toàn nên được thông qua trong văn phòng.

Đã hiểu O & M là gì, lý do tại sao nó nên được thông qua được giải thích:

1. Nhân viên văn phòng của O & M mang đến sự mới mẻ và độc lập về quan điểm, cùng với kiến thức của quản trị viên, có thể làm sáng tỏ vấn đề mới.

2. Ông đã được đào tạo về kỹ thuật điều tra chuyên ngành.

3. Anh ta có nhiều cơ hội hơn để thử nghiệm các ý tưởng chống lại trải nghiệm của công việc SIMILIAR được thực hiện ở nơi khác.

4. Anh ta thường tập trung vào một công việc và dành đủ thời gian để tìm hiểu và suy nghĩ trong khi quản trị viên phải GIẢI QUYẾT sự chú ý của anh ta giữa nhiều đối tượng, hầu hết trong số đó có vẻ khẩn cấp hơn vấn đề về tổ chức hoặc phương pháp.

5. Độc lập trong hành động, anh ta có thể theo đuổi bất kỳ đường dây điều tra hiệu quả nào, và, là một phần của tổ chức, anh ta không cần phải có bất kỳ định kiến nào có lợi cho thực tiễn đã được thiết lập hoặc bị ảnh hưởng bởi mối quan hệ nhân sự.

6. Anh ấy không bị giới hạn trong một bộ phận hoặc bộ phận, nhưng anh ấy bao quát toàn bộ tổ chức, nói chung.

Mục tiêu của O & M:

Mục tiêu hoặc mục tiêu của O & M là:

1. Để mang lại một ý thức trong các nhân viên.

2. Loại bỏ chất thải trong mọi hoạt động là mục tiêu chính của O & M.

3. Cải thiện dịch vụ được thực hiện bởi công việc văn phòng.

4. Mã hóa thủ tục làm việc.

5. Cải thiện độ chính xác.

6. Cải thiện dòng chảy công việc.

7. Cải thiện sản lượng công trình hiện có.

Nguyên tắc của O & M:

Sau đây là các nguyên tắc hướng dẫn của O & M:

1. Nguyên tắc của công việc dòng chảy:

Điều cần thiết là công việc phải chảy cho nhân viên một cách thường xuyên. Dòng chảy công việc không đồng đều đôi khi rất nặng nề và đôi khi không đáng kể, có xu hướng tạo cảm giác chán nản cho nhân viên. Anh ấy không bao giờ có cảm giác "lên đỉnh thế giới". Do đó, một luồng công việc là mong muốn.

2. Nguyên tắc 'Khuyến khích' sự tham gia của mọi nhân viên:

Đây là cơ sở cho sự thành công của bất kỳ hoạt động nào trong bất kỳ tổ chức nào, hơn nữa trong trường hợp O & M liên quan đến những thay đổi, đổi mới, cải tiến có thể được trình bày bởi nhiều nhân viên. Nó là cần thiết để thúc đẩy một ý thức tham gia của tất cả các nhân viên.

3. Nguyên tắc giảm khoảng cách :

Các giấy tờ và những người trong văn phòng phải theo con đường ngắn nhất. Các tuyến đường dài và quanh co là lãng phí về nỗ lực, tiền bạc và hiệu quả. Nhân viên O & M phải nghiên cứu các tuyến đường do người đàn ông và giấy tờ thực hiện và sắp xếp lại chúng theo cách mà họ đi qua quãng đường ngắn nhất.

4. Nguyên tắc thống trị các hoạt động của công việc:

Bất cứ nơi nào có thể, nên sao chép lại và các hoạt động của công việc phải được kết hợp. Trong một số loại công việc nhất định, việc sao chép lại sẽ diễn ra, nhưng mỗi hệ thống và loại công việc nên được nghiên cứu bởi nhân viên O & M và phải kết hợp công việc.

5. Nguyên tắc thiết yếu:

Mỗi hoạt động phải được chứng minh cho sự cần thiết của nó và những hoạt động không cần thiết phải được loại bỏ. Nguyên tắc cơ bản nhằm mục đích tối thiểu hóa các yếu tố phi sản xuất nên được giảm đến mức tối thiểu và các yếu tố sản xuất của quy trình nên được tối đa hóa.

Các bước tham gia vào công việc O & M:

Công việc O & M đã đến để biểu thị một hoạt động quan trọng trong một tổ chức và nhiều cuốn sách đã được viết về chủ đề này.

Chúng tôi sẽ giới hạn bản thân mình cho các bước cơ bản:

1. Lựa chọn công việc hoặc bài tập:

Có thể có nhiều lĩnh vực có thể phù hợp với O và M. Tuy nhiên, tất cả các công việc không thể được thực hiện cùng một lúc, chỉ có một giới hạn có thể chịu sự điều tra của O và M. Sẽ là đúng đắn khi tham khảo ý kiến của người quản lý văn phòng, hoặc chi nhánh, hoặc trưởng bộ phận, trước khi phân công được xem xét thêm.

2. Hình thức điều tra :

Các yếu tố sau đây có tính đến tham chiếu đến cuộc điều tra:

(a) Xác minh mục đích

(b) Đặc tả trách nhiệm và nhiệm vụ

(d) Hệ thống và phương pháp được sử dụng

(e) Đo lường công việc

(f) Chi phí công việc

(g) Việc sử dụng máy móc và thiết bị văn phòng

(h) Chuyển động và nỗ lực thể chất

(i) Điều kiện làm việc

(j) Thiết kế mẫu.

Chúng ta sẽ thảo luận ngắn gọn về từng điểm:

(a) Xác minh mục đích:

Hình thức điều tra có thể được quyết định chỉ với một mục đích. Viên chức OCM phải nhận được từ những người liên quan một tuyên bố về mục đích của từng phần riêng biệt của hoạt động hoặc thủ tục đang được xem xét.

(b) Đặc điểm của Nhiệm vụ và Trách nhiệm:

Cần phải chuẩn bị một đặc điểm kỹ thuật chính xác về nhiệm vụ và trách nhiệm của người dân. Tất nhiên, đây là một nhiệm vụ rất khó khăn vì không phải lúc nào cũng dễ dàng đưa ra một bức tranh rõ ràng và một định nghĩa về nhiệm vụ và trách nhiệm của mọi người.

(c) Nhu cầu của người dùng hoặc khách hàng:

Các thủ tục và hành động của văn phòng phải được nghiên cứu không chỉ từ quan điểm của những người tham gia vào họ mà còn từ quan điểm của khách hàng. Cho dù là thành viên của công chúng, một bộ phận cụ thể của mọi người, hoặc của một nhóm của một tổ chức kinh doanh.

(d) Hệ thống và Phương pháp được sử dụng:

Các hệ thống văn phòng và các phương thức được sử dụng phải được nghiên cứu trong bối cảnh của đối tượng mà chúng đã được sử dụng. Một nỗ lực nên được thực hiện để tìm ra cách đơn giản nhất để thực hiện một công việc.

(e) Đo lường công việc:

Bằng cách đo lường công việc, tức là bằng cách đo lượng công việc được thực hiện trong một khoảng thời gian đã chọn, người ta có thể có được thông tin chính xác về âm lượng, tần suất, tần suất, và thực hiện công việc và tốc độ thực hiện công việc.

(f) Chi phí cho công việc:

Chi phí của công việc là một dấu hiệu rất hữu ích về hiệu quả. Nghiên cứu O và M phải sử dụng khái niệm này để tạo điều kiện so sánh.

(g) Việc làm của Máy móc và Thiết bị văn phòng:

Một cuộc điều tra nên được thực hiện với các máy văn phòng và thiết bị được sử dụng để kiểm tra các thủ tục liên quan.

(h) Chuyển động và nỗ lực thể chất:

Mặc dù hầu hết các nhân viên làm việc trong văn phòng sử dụng bộ não thay vì ẩu đả, một số nỗ lực thể chất tối thiểu cũng có liên quan, ví dụ như để xử lý giấy tờ, chuyển động của tập tin, sử dụng máy móc, chuyển động thỉnh thoảng của đồ nội thất, v.v.

Hình thức điều tra liên quan đến việc giảm bớt mệt mỏi, do nỗ lực thể chất, công việc trôi chảy, đưa ra các tuyến đường ngắn nhất có thể để lưu chuyển giấy tờ và di chuyển của mọi người, v.v.

(i) Điều kiện làm việc:

Người ta biết rằng điều kiện làm việc phù hợp có lợi cho công việc. Văn phòng O và M nên tìm hiểu các tình huống và công việc trong đó tiêu chuẩn điều kiện làm việc cao hơn so với những điều kiện thường được đặt ra cho công việc, nên được quan sát để thúc đẩy hiệu quả. Cần phải chú ý nhiều hơn đến các đơn vị máy móc để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng đối với các công nhân tham gia vào chúng và những người làm việc trong các đơn vị gần đó.

(j) Thiết kế mẫu:

Các hình thức là một phần rất quan trọng của công việc văn phòng. Viên chức O và M phải nghiên cứu các quy trình mà các mẫu đã được thiết kế sao cho có thể đưa ra các đề xuất phù hợp.

3. Kiểm tra cách thức tổ chức công việc:

Trong phương pháp này, các yếu tố sau đây đóng một vai trò quan trọng:

(a) Cấu trúc của tổ chức.

(b) Lập kế hoạch và kiểm soát tổ chức.

(d) Phân loại nhân viên, tức là khuyến mãi, chuyển nhượng, v.v.

(e) Quản lý nhân viên.

Các nghiên cứu lớn nên được thực hiện bởi nhân viên O và M về các điểm được đề xuất ở trên.

4. Bộ sưu tập các sự kiện và số liệu:

Công việc này phải được thực hiện một cách kinh tế và chọn lọc. Không có ích gì khi tìm kiếm thực tế mù quáng dẫn đến việc thu thập dữ liệu không thể sử dụng đúng cách. Chỉ những sự thật nên được thu thập có liên quan đến mục đích. Viên chức O và M sẽ phải sử dụng các phán đoán và kinh nghiệm của mình để xác định các sự kiện cần thu thập. Trong việc có được sự thật, nó không đủ để ghi lại những gì đã xảy ra.

Các yếu tố sau đây có liên quan đến quá trình:

(a) Phương pháp lấy thông tin

(b) Ghi thông tin

(d) Bản chất, số lượng, mục đích và những người thực hiện công việc.

5. Nghiên cứu dữ liệu và hình thành kết luận:

Bước tiếp theo trong O và M liên quan đến nghiên cứu dữ liệu và hình thành kết luận. Suy nghĩ và lý luận không nên bị giới hạn trong bất kỳ giai đoạn chuyển nhượng cụ thể nào.

Các bước sau đây có liên quan để nghiên cứu dữ liệu:

(a) Nghiên cứu dữ liệu

(b) Rút kinh nghiệm và kiến thức

Các công cụ thống kê như phân tích hồi quy, phân tích quan hệ đồng thời, phân tích nhân tố, v.v. cũng được sử dụng để rút ra các diễn giải, v.v. và để đi đến kết luận.

6. Xây dựng Đề xuất và Tìm kiếm Sắp xếp:

Một đề xuất, để được chấp nhận, phải có các tính năng sau:

(a) Nó phải thực tế.

(b) Đề xuất phải được kiểm tra tốt. Nếu không phải như vậy, bộ phận được cho là thực hiện đề xuất phải làm như vậy một cách tự nguyện và không có bất kỳ khó khăn nào.

7. Viết báo cáo O và M:

Viết báo cáo O và M là đỉnh cao của cuộc điều tra O và M.

Trong khi viết báo cáo O và M, sẽ hữu ích khi ghi nhớ các điểm sau:

(a) Thảo luận

(b) Người nhận

(d) Quyết định về bản chất và hình dạng của báo cáo

(e) Cấu trúc của báo cáo.

8. Đệ trình báo cáo chính thức:

Khi một báo cáo đã được hoàn thiện đúng cách và chính thức, nó phải được gửi mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào vì các sự kiện đã lỗi thời. Trong khi gửi báo cáo, điều cần thiết là tìm ra số lượng bản sao phải được chuẩn bị cho mục đích này. Báo cáo nên được nộp cho các giám đốc điều hành đã ủy thác nó.

9. Triển khai:

Nhiệm vụ của các sĩ quan O và M không nhất thiết phải kết thúc bằng báo cáo.

Anh ta phải liên kết bản thân với việc thực hiện báo cáo và có thể cần thêm một hành động sau:

(a) Những thay đổi đơn giản về thủ tục được đưa ra trong báo cáo nhưng khi cần thêm thông tin, nhân viên O và M cần đến trợ giúp của người liên quan.

(b) Khi có sự thay đổi đáng kể của các thủ tục, các khuyến nghị nên được đưa ra chi tiết. Nhân viên O và M sẽ đưa ra tất cả các trợ giúp có thể trong việc thực hiện các thay đổi lớn về quy trình liên quan đến máy móc và thiết bị, biểu mẫu và văn phòng phẩm, bố trí, đào tạo và thông tin, và các chương trình và bảng thời gian.

(d) Để xóa sự hiểu lầm về các khuyến nghị khác, nhân viên O và M có thể mong muốn làm rõ các điểm khuyến nghị.

10. Đánh giá:

Công việc O và M đòi hỏi phải xem xét liên tục và theo dõi kết quả của các bài tập sẽ giúp tất cả các bên liên quan đưa ra phán quyết rộng rãi về sự thất bại hoặc thành công của công việc O và M. Khi đưa ra phán xét, các yếu tố văn phòng phải được tính đến và quản lý và nhân viên xem xét O và M để xem xét kỹ hơn và khách quan hơn về công việc của mình.

Nó có thể lâm sàng và giảm yêu cầu bồi thường thêm nhân viên, máy móc và một số khuyến nghị, mặc dù không được chấp nhận ngay lập tức, sau đó có thể được xem là có ảnh hưởng đáng giá đến tổ chức công việc.