Tổ chức và đánh giá thông tin trong một văn phòng

Đọc bài viết này để tìm hiểu về cách tổ chức và đánh giá thông tin trong một văn phòng.

Tổ chức thông tin trong văn phòng:

Sau khi dữ liệu được thu thập, thu thập, sắp xếp thành một chuỗi, chúng phải được đặt trên giấy theo cách mà các sự kiện và số liệu xuất hiện từ chúng.

Những dữ liệu này phải được sắp xếp theo cách dễ hiểu.

Việc trình bày đồ họa hoặc trình bày dữ liệu thành các hàng và cột phụ thuộc vào dữ liệu được thu thập và mục đích mà hệ thống hoặc thủ tục phải được xây dựng. Biểu diễn đồ họa của dữ liệu sẽ bao gồm biểu đồ dòng chảy, biểu đồ quy trình, biểu đồ hoạt động và biểu đồ phân phối công việc.

Sự kiện có thể được tổ chức theo một số cách:

1. Trên cơ sở của vấn đề:

Trong quá trình thu thập dữ liệu, một số vấn đề hoặc khiếu nại lớn được phát hiện. Tuy nhiên, chỉ cần bao gồm các khiếu nại và vấn đề thực sự và những vấn đề quan trọng.

2. Trên cơ sở của các mục tiêu:

Các sự kiện có thể được tổ chức trên cơ sở các mục tiêu mà chúng liên quan. Tuy nhiên, không dễ để xác định các mục tiêu và, ngoài ra, không phải lúc nào cũng có thể đưa ra một sự phân chia rõ ràng và khác biệt cho thông tin.

3. Trên cơ sở của quá trình có nghĩa là:

Phương pháp này cho thấy trạng thái hiện tại của dữ liệu được xử lý và làm theo. Nó cũng tiết lộ việc sử dụng các máy móc và loại thông tin thu được.

4. Về cơ bản của tổ chức:

Các sự kiện có thể được tổ chức trên cơ sở các đơn vị tổ chức và nhân sự tương ứng của họ. Bằng cách làm như vậy, luồng dữ liệu được tiết lộ. Bên cạnh đó, bằng cách hợp nhất các loại thông tin khác nhau thành một bức tranh duy nhất cho toàn bộ doanh nghiệp, cung cấp thiết kế một hệ thống hiệu quả và toàn diện.

5. Trên cơ sở của đầu vào và đầu ra:

Cách tiếp cận này đơn giản và rất hữu ích khi các hệ thống hiện tại sẽ được cải thiện. Cơ sở này rất khó sử dụng khi lần đầu tiên một hệ thống được giới thiệu.

Đánh giá thông tin trong một văn phòng:

Để đánh giá dữ liệu, sẽ tốt hơn nếu diễn đạt các tuyên bố chung thành các thuật ngữ định lượng.

Để đánh giá các điểm sau cần lưu ý:

1. Một phân tích lợi ích chi phí nên được thực hiện bởi vì hệ thống được thiết kế cuối cùng phải thuận tiện cũng như tiết kiệm chi phí.

2. Có thể có được dữ liệu chính xác về chi phí và năng suất của nhân viên theo thuật ngữ định lượng. Dữ liệu đã thu được về các khía cạnh này phải được kiểm tra thông qua lấy mẫu để xác định độ chính xác của tài liệu nguồn và độ tin cậy của báo cáo và hồ sơ.

3. Các hệ thống được tạo ra để vận hành một tổ chức một cách trơn tru cũng bị ảnh hưởng rất lớn bởi các yếu tố hoạt động bên ngoài một tổ chức, ví dụ, các hệ thống trong văn phòng xuất nhập khẩu của tổ chức.

4. Một số đánh giá ở một mức độ nào đó phụ thuộc vào sự đánh giá và niềm tin của một cá nhân. Điều này là như vậy bởi vì một số thông tin luôn được tạo thành từ yếu tố đo lường được.