Chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính

Bài viết này đưa ra ánh sáng về sáu nguyên tắc chính của việc chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính.

Chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính Nguyên tắc số 1. Nguyên tắc tắt trách nhiệm:

Giai đoạn chuẩn bị ban đầu của ngân sách văn phòng nên được chỉ định cho nhân viên chủ chốt ở cấp độ hoạt động để ngân sách chảy lên từ các giám sát viên bộ phận đến Giám đốc Văn phòng.

Các quy trình chuẩn bị ngân sách ở cấp thấp hơn là mong muốn để phát triển ý thức chi phí ở mọi cấp trong tổ chức và trong tâm trí của mỗi nhân viên.

Tuy nhiên, cần phải giao trách nhiệm kết hợp các ngân sách khác nhau cho một giám đốc điều hành có kinh nghiệm, có tầm nhìn, kiến ​​thức về tài chính và hiểu biết về cấu trúc doanh nghiệp và khả năng nhìn thấy bức tranh tài chính tổng thể và tất cả các thành phần của nó.

Chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính Nguyên tắc số 2. Nguyên tắc đánh giá:

Ngân sách nên được xem xét thường xuyên để xác định phương sai có thể khắc phục trước khi ngân sách mất hiệu lực. Phương sai hiệu suất phải được lưu ý nhanh chóng để khắc phục hiệu suất xấu. Trong thực tế, một đánh giá hàng ngày về hiệu suất là cách lý tưởng để phát hiện các biến thể thuận lợi và không thuận lợi.

Chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính Nguyên tắc số 3. Nguyên tắc khách quan:

Ngân sách được chuẩn bị phải thực tế và chậm, càng khách quan càng tốt, để cho thấy mỗi bộ phận có khả năng làm gì. Ngân sách không nên lạc quan cũng không bi quan. Bên cạnh đó, người lập ngân sách không thể bị ràng buộc với quá khứ, mặc dù các hồ sơ trong quá khứ có thể đóng vai trò là một hướng dẫn hữu ích.

Chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính Nguyên tắc số 4. Nguyên tắc tuân thủ:

Ngân sách văn phòng cuối cùng phải được mọi nhân viên, giám sát viên, giám đốc điều hành tuyến đầu chấp nhận từ cốt lõi của trái tim ở mọi cấp độ hoạt động. Nếu ban quản lý không nghiêm túc trong việc thực hiện, ngân sách sẽ trở thành một bài tập không hiệu quả.

Chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính Nguyên tắc số 5. ​​Nguyên tắc thiết lập mục tiêu:

Ngân sách được chuẩn bị cho từng bộ phận, hoặc cho toàn bộ văn phòng, sẽ phản ánh sự đạt được của một mục tiêu cụ thể. Khi các mục tiêu của tổ chức được xác định, mỗi mục tiêu của bộ phận liên quan đến mục tiêu của tổ chức nên được xác định. Ở cấp độ hoạt động, cần xem xét hiệu suất trong quá khứ của từng nhân viên và hiệu suất trong tương lai của mỗi nhân viên nên được xác định.

Chuẩn bị ngân sách chi phí văn phòng hành chính Nguyên tắc số 6. Nguyên tắc linh hoạt:

Ngân sách phải đủ linh hoạt, nên nó có chứa một van an toàn. Điều này là cần thiết (a) Để đáp ứng các tình huống khẩn cấp như đình công và di chuyển đột ngột do cạnh tranh và (b) Không kìm hãm tiến trình.