Sử dụng công nghệ thông tin trong văn phòng

Một loạt các sản phẩm và hệ thống công nghệ thông tin hiện đang có sẵn cho văn phòng. Chúng bao gồm từ máy đánh chữ điện tử và bộ xử lý văn bản đến hệ thống nhắn tin điện tử. Các thuật ngữ như văn phòng không giấy tờ và văn phòng của tương lai hiện đang được sử dụng rộng rãi.

Mặc dù công khai, vẫn có rất nhiều sự hiểu lầm về bản chất của công nghệ tự động hóa văn phòng; có tới 71% số công ty trong một cuộc khảo sát gần đây chỉ ra rằng họ chưa nhận được thông tin rõ ràng và chính xác về các sản phẩm và hệ thống.

Điều quan trọng là nhận ra rằng công nghệ tự động hóa văn phòng không hoàn toàn mới. Giống như tất cả các ngành công nghệ thông tin khác, công nghệ tự động hóa văn phòng là kết quả của sự hội tụ của máy tính, viễn thông và vi điện tử. Tự động hóa văn phòng đã xuất hiện thông qua một quá trình tiến hóa chứ không phải là một bước đột phá công nghệ.

Như trong nhiều lĩnh vực khác, có nguy cơ 'thúc đẩy công nghệ' trong việc ứng dụng thiết bị tự động hóa văn phòng; công nghệ đôi khi được sử dụng đơn giản vì nó tồn tại. Vậy tại sao việc giới thiệu công nghệ thông tin trong văn phòng được nhiều người xem là rất quan trọng? Có hai câu trả lời có thể có: thứ nhất, nhu cầu liên tục để giảm chi phí và thứ hai là tầm quan trọng ngày càng tăng của thông tin.

Các doanh nghiệp thường có một yêu cầu liên tục để giảm chi phí đặc biệt là chi phí nhân viên. Do đó, nhiều nhà quản lý đang hy vọng rằng tự động hóa văn phòng trong những năm 1980 sẽ có tác động tương tự đối với các cấp độ nhân viên và chi phí như việc giới thiệu xử lý dữ liệu đã làm trong những năm 1960 và đầu những năm 1970. Tất nhiên, rất khó để dự đoán những ảnh hưởng của việc giới thiệu tự động hóa văn phòng.

Thông tin ngày càng trở nên quan trọng trong nền kinh tế. Người ta ước tính rằng hơn một nửa lực lượng lao động ở các nước phương Tây được sử dụng trong sản xuất, xử lý và phân phối thông tin.

Nhiều công ty và tổ chức đang gặp phải một số vấn đề gây ra bởi 'quá tải thông tin'. Những vấn đề này có thể thay đổi từ việc cung cấp thông tin chậm và khó khăn trong việc lấy thông tin, đến những khó khăn liên quan đến một số cá nhân có quá nhiều thông tin. Do đó, nhiều nhà quản lý hy vọng rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng sẽ giải quyết những vấn đề này.

Tất nhiên, công nghệ tự động hóa văn phòng sẽ cực kỳ hữu ích, nếu được sử dụng một cách chính xác, trong việc giải quyết nhiều vấn đề xử lý thông tin. Nhưng cũng nên nhận ra rằng thế hệ công nghệ tự động hóa văn phòng hiện nay không giải quyết được các vấn đề liên quan đến chất lượng hoặc lựa chọn thông tin. Các thế hệ thiết bị tiếp theo, đặc biệt là 'hệ thống chuyên gia', có khả năng có tác động mạnh mẽ hơn nhiều đối với các phương pháp làm việc trong văn phòng so với các hệ thống ngày nay có thể đạt được.

Sau đó, những tác động của việc đưa công nghệ thông tin vào văn phòng là gì?

Có năm lĩnh vực chính của lợi ích:

tôi. Sử dụng hiệu quả và hiệu quả hơn thời gian quản lý;

ii. Sử dụng hiệu quả hơn thời gian của nhân viên thư ký;

iii. Tăng khả năng tiếp cận thông tin của ban quản lý;

iv. Truyền thông tin nhanh hơn;

v. Lưu trữ và truy xuất thông tin hiệu quả hơn.

Khu vực hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian quản lý nằm trong các lĩnh vực lưu trữ và truy xuất thông tin, xử lý thư và đọc và truy xuất thông tin. Người ta ước tính rằng có tới 25% thời gian của người quản lý bị lãng phí và con số này có thể giảm xuống còn 10% khi sử dụng công nghệ thông tin.

Xử lý văn bản:

Có một số công nghệ khác nhau liên quan đến tự động hóa văn phòng. Người ta thường nhận ra rằng mục quan trọng nhất của công nghệ thông tin được sử dụng trong văn phòng là trình xử lý văn bản. Nhu cầu về thiết bị xử lý văn bản ngày càng tăng nhanh, trên thực tế, người ta hy vọng rằng nhu cầu về bộ xử lý văn bản sẽ đạt khoảng một phần mười số lượng máy chữ được sử dụng vào năm 1980.

Việc sử dụng thiết bị xử lý văn bản không có khả năng tiết kiệm đáng kể chi phí thư ký trong tất cả các ứng dụng. Tuy nhiên, bộ xử lý Word có thể tạo ra lợi ích đáng kể trong một số trường hợp nhất định, ví dụ như trong công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như các chữ cái 'nồi hơi mạ' sử dụng cấu trúc tiêu chuẩn và trong việc gõ các bản nháp của các tài liệu dài.

Tuy nhiên, bộ xử lý Word được xem là rất quan trọng không chỉ vì lợi ích trước mắt trong việc tiết kiệm thời gian thư ký. Chính việc mở rộng các hệ thống xử lý văn bản sẽ cung cấp các phương tiện cho thư điện tử, lưu trữ và truy xuất thông tin, v.v sẽ dẫn đến lợi ích lớn hơn nhiều về hiệu quả của nhân viên. Do đó, bộ xử lý văn bản tạo thành nền tảng của tự động hóa văn phòng.

Nói chung, phần cứng cho các hệ thống tự động hóa văn phòng có thể được chia thành bốn thành phần:

tôi. Máy trạm;

ii. Máy chủ;

iii. Truyền thông;

iv. Nộp và thu hồi.

Ví dụ về các máy trạm là bộ xử lý văn bản, thiết bị đầu cuối băng video và thiết bị đầu cuối xử lý dữ liệu, trên thực tế, bất kỳ thiết bị nào được thực hiện bởi một nhà điều hành con người. Một máy chủ cung cấp một dịch vụ cho người dùng của một hệ thống. Máy chủ thường không ở cùng vị trí với người dùng. Ví dụ về máy chủ là máy in, máy tính lớn hoặc máy in ảnh.

Các phương tiện truyền thông trong hệ thống tự động hóa văn phòng có thể bao gồm Mạng cục bộ (LAN) hoặc Trao đổi chi nhánh tự động tư nhân (PABX). LAN và PABX sẽ được sử dụng để liên lạc trong văn phòng. Các mạng truyền thông bên ngoài có thể bao gồm: Mạng diện rộng (WAN) và các dịch vụ PTT như Dịch vụ chuyển mạch gói (PSS) hoặc vệ tinh, liên kết vi sóng hoặc liên kết sợi quang.

Lưu trữ và truy xuất trong một hệ thống tự động hóa văn phòng sẽ được cung cấp bởi một máy chủ tệp hoặc cục bộ tại máy trạm. Người ta thường không đánh giá cao rằng phần mềm là một phần rất quan trọng trong việc đưa công nghệ thông tin vào văn phòng. Phần mềm là cần thiết cho các giao diện giữa các mạng khác nhau, ví dụ: giao diện với teletex, telex và mạng cục bộ.

Do đó, phần mềm cho phép một số bộ xử lý văn bản được liên kết với nhau và giao tiếp qua các mạng công cộng. Phần mềm cũng có thể cung cấp trao đổi văn bản và tài liệu dưới dạng hệ thống nhắn tin điện tử hoặc thư điện tử. Ngoài các mục phần cứng và phần mềm được mô tả ở trên, còn có các sản phẩm và hệ thống quan trọng như fax, videotext và máy vi tính mà tất cả đều có đóng góp quan trọng cho văn phòng điện tử.

Có rất nhiều nguy hiểm liên quan đến việc thực hiện công nghệ tự động hóa văn phòng. Rất dễ dàng để đưa ra quyết định đầu tư không chính xác và đánh giá sai những lợi thế và hiệu quả của việc thực hiện công nghệ. Thật vậy, người ta đã ước tính, chẳng hạn, một trong bốn cài đặt máy tính không thực hiện được chức năng mà nó được mua.

Do đó, điều cần thiết là phải có một chiến lược để thực hiện các thiết bị tự động hóa văn phòng. Người dùng tiềm năng phải có hiểu biết rõ ràng về các luồng thông tin chính trong tổ chức và về các vấn đề xử lý thông tin mà họ đang gặp phải. Sau đó, người dùng phải đánh giá các tác động có thể có của việc giới thiệu văn phòng, công nghệ tự động hóa sẽ có liên quan đến mục tiêu kinh doanh của họ.

Một chiến lược sẽ:

tôi. Đảm bảo rằng công nghệ đáp ứng nhu cầu thông tin của tổ chức;

ii. Đảm bảo rằng các mục công nghệ khác nhau tương thích và có thể phát triển thành một hệ thống;

iii. Ngăn chặn hệ thống sai được cài đặt p ở sai địa điểm không đúng lúc.

Một chiến lược ba giai đoạn đơn giản sẽ giúp giảm thiểu các vấn đề.

Ba giai đoạn là:

1. xác định các yêu cầu thông tin của người dùng;

2. Phù hợp với định nghĩa hệ thống với thị trường;

3. Thực hiện, bắt đầu với các hệ thống thí điểm.

Cuối cùng, rất hữu ích khi liệt kê một số khái niệm chính cần được lưu ý khi xem xét việc mua thiết bị tự động hóa văn phòng.

Xử lý văn bản trong văn phòng:

Xử lý văn bản là bước đầu tiên mà hầu hết các văn phòng tạo ra công nghệ thông tin và nó vẫn là yếu tố chính của tự động hóa văn phòng bên ngoài môi trường máy tính kế toán. Đó là, đối với đại đa số các tổ chức, thời điểm mà sự tiến bộ dần dần về văn phòng điện tử bắt đầu hoặc bắt đầu.

Ngoài các chức năng kế toán bắt đầu tin học hóa vào thời của máy điều hòa số máy lạnh, xử lý văn bản trong nhiều năm chỉ được sử dụng công nghệ máy tính trong văn phòng. Hơn nữa, việc tạo ra các văn bản Thông tin sau này trong cơ sở dữ liệu là hoạt động đơn lẻ lớn nhất trong bất kỳ văn phòng nào. Trung bình, gõ và các công việc liên quan ăn hết, trung bình, '35 phần trăm chi phí văn phòng, vì vậy không có gì đáng ngạc nhiên khi nó trở thành một ứng cử viên cho tự động hóa.

Xử lý văn bản phát triển từ phía gõ của mọi thứ khi xử lý dữ liệu đã phát triển từ phía kế toán. Bây giờ, với công nghệ máy tính nhỏ ít tốn kém hơn và có khả năng hơn, họ đã gặp, nhận ra rằng họ đã sử dụng cùng loại thiết bị mọi lúc và đang hợp nhất các chức năng của họ. Về cơ bản có hai khái niệm liên quan đến chỉnh sửa văn bản xử lý văn bản và gõ lặp lại.

Hầu hết người dùng của trình xử lý văn bản sử dụng cả hai loại công việc và hầu hết những người bắt đầu với chức năng chỉnh sửa văn bản. Nhập một lá thư dài 'hoặc báo cáo lần đầu tiên có nghĩa là tác giả có thể sẽ muốn thực hiện một số thay đổi trước khi gửi nó đi. Xử lý trước từ, có nghĩa là gõ lại toàn bộ, có thể đưa ra các lỗi gõ mới và yêu cầu toàn bộ công việc phải được kiểm tra qua lần thứ hai.

Xử lý hồ sơ là một phần mở rộng tự nhiên của chỉnh sửa văn bản và đưa thông tin được lưu giữ để viết báo cáo, v.v., vào các vai trò hữu ích hơn. Nó sớm nhận ra rằng nó đang được biên dịch, gần như là tình cờ, một cơ sở dữ liệu của tất cả các câu hỏi nhận được, kết quả là, và thông tin được lưu giữ để tạo ra các hướng dẫn công việc nếu họ giành được đơn đặt hàng, hồ sơ về tỷ lệ thành công của họ. Cần ít suy nghĩ thêm để tạo ra một hệ thống hồ sơ hoạt động bán hàng hoàn chỉnh bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin đó. Hệ thống xử lý văn bản của họ cho phép họ nhập tối đa 24 thông số khác nhau để sắp xếp để họ có thể rút ra tỷ lệ thành công hay thất bại theo sản phẩm, tại các thời điểm khác nhau trong năm, tại các vị trí địa lý trên thế giới, bởi nhân viên bán hàng và bởi giá trị, khách hàng, v.v.

Điều này đang xử lý văn bản gần với xử lý dữ liệu ngoại trừ việc 'dữ liệu' trong câu hỏi bắt nguồn từ tài liệu văn bản chứ không phải số liệu! Những người có tài khoản, đi cùng với những người dùng xử lý văn bản, vẫn có xu hướng giữ cho hình của họ hoạt động riêng biệt mặc dù công nghệ tồn tại để kết hợp chức năng. Liên kết tự động giữa hệ thống kế toán và trình xử lý văn bản, mặc dù khả thi, vẫn được khai thác bởi rất ít người dùng. Tuy nhiên, nó trả tiền trong việc chọn một trình xử lý văn bản để đảm bảo rằng nó có các cổng giao tiếp cần thiết hoặc mạng cục bộ để đạt được điều này. Một người gần như chắc chắn sẽ xem xét khả năng giao tiếp trực tiếp trong vòng đời của thiết bị xử lý văn bản được mua bây giờ.

Gõ lại, thể loại chính khác của công việc WP, chỉ đơn giản là sản xuất cùng một chữ cái lặp đi lặp lại từ bản gốc đã gõ một lần. Ở dạng đơn giản nhất, bức thư được soạn riêng cho công việc và được gửi cho nhiều người nhận, có tên và địa chỉ được khóa riêng biệt mỗi lần bởi nhà điều hành trình xử lý văn bản. Một sàng lọc khác là giữ tên và địa chỉ trên các đĩa xử lý văn bản.

Bằng cách đó, thư chung được gửi đến một danh sách người đã biết có thể được tạo từ cửa hàng hoặc được soạn trước đó nhưng được gửi đến những người có tên và địa chỉ có thể được khớp tự động khi bắt đầu mỗi chữ cái bởi trình xử lý văn bản và sau đó được gõ trên phong bì nếu cần. Trong một hệ thống đa tác vụ tốt, nó có thể tiến hành như một bản in tự động trong khi người vận hành tiếp tục với một thứ khác.

Đây là sự kết hợp, sau đó, chỉnh sửa văn bản và gõ lại. Ví dụ, nó được sử dụng bởi những người bán hàng muốn lấy báo giá và báo cáo bán hàng của họ với nỗ lực tối thiểu nhưng tối đa sàng lọc cho khách hàng một báo cáo bespoke, trả lời chính xác các câu hỏi của khách hàng, nhưng được biên soạn phần lớn dưới dạng kit.

Luật sư, kế toán và các chuyên gia khác rất quan tâm đến người dùng kỹ thuật này hiện nay, mọi khách hàng phải được thực hiện để cảm thấy anh ta là khách hàng duy nhất hoặc ít nhất là quan trọng nhất trong thời điểm đó là nguyên tắc cơ bản của kỹ năng bán hàng. Nó sẽ không làm gì để gửi cho ai đó một hình thức di chúc được in trên các tờ giấy tiêu chuẩn với các khoảng trống được điền bởi loại liên kết xấu.

Khi các trình xử lý văn bản đứng riêng, và có thể tạo ra công việc gõ chỉ từ máy in của riêng chúng, chúng là máy cho người đánh máy tăng gấp bốn lần hoặc tốt hơn là đầu ra của chúng. Bây giờ chúng tôi phải đối mặt với cơ hội tích hợp các đơn vị đó vào các hệ thống gắn kết có thể phân phối sức mạnh xử lý văn bản đến mọi nơi trong văn phòng và liên kết nó với các hệ thống dựa trên máy tính khác để tạo thành mạng thông tin. Điều đó không ấn tượng như vẻ ngoài của nó, mặc dù ngành công nghiệp máy tính không làm mọi thứ dễ dàng hơn bởi việc thiếu các tiêu chuẩn truyền thông.

Bộ phận đánh máy hiện có bộ xử lý văn bản, trong ký ức về chi tiết độ tuổi của tất cả các sản phẩm và dịch vụ, đoạn văn kỹ thuật, v.v. Chúng được thiết kế để đưa vào trích dẫn, thư tiêu chuẩn, trả lời tiêu chuẩn cho các câu hỏi về giá cả, tính sẵn có của cổ phiếu và nhiều thứ khác . Khi một khách hàng hỏi về bất kỳ sản phẩm nào, sự tương ứng cần phải có thông tin về xếp hạng tín dụng của anh ta, các sản phẩm được đề cập, vị trí chứng khoán, v.v. Theo cách thông thường, nhân viên bán hàng lấy thông tin này qua điện thoại hoặc từ bản sao hồ sơ trùng lặp của chính anh ta có lẽ trên bản in máy tính được cập nhật bằng tay.

Tuy nhiên, việc liên kết các bộ xử lý để có quyền truy cập vào các máy tính tài khoản, cho phép thông tin đó được gọi tự động để đưa vào thư trả lời. Liên kết xử lý văn bản với máy tính hồ sơ chứng khoán tự động cung cấp cho khách hàng vị trí cập nhật nhất trong thư tín. Tích hợp hơn nữa bằng cách cho phép các nhân viên, người khởi tạo tài liệu, nhìn thấy trên các thiết bị đầu cuối của chính cổ phiếu, tín dụng, v.v., trước khi quyết định những chữ cái nào 'để nói cho các nhà khai thác xử lý văn bản sản xuất cho khách hàng.

Truyền thông đối ngoại:

Về lý thuyết, một công ty sử dụng bộ xử lý văn bản, tương ứng với một công ty khác sử dụng bộ xử lý văn bản, có thể gửi thông tin trực tiếp từ máy này sang máy khác bằng giao thức truyền thông bên ngoài X.25. Điều này đang được thực hiện chủ yếu bởi các tổ chức đa trang web có thể xác định phần cứng tại mỗi vị trí. Để liên lạc với các tổ chức khác, teletex sẽ cung cấp các liên kết WP-to-WP phổ biến nhất trong tương lai. Teletex nhanh hơn telex và quan trọng hơn là có khả năng cho phép các bộ xử lý văn bản giao tiếp trực tiếp ra bên ngoài tới các bộ xử lý văn bản của người nhận. Tất cả những gì họ cần là giao diện teletex trên phần cứng của chính họ hoặc trên PABX.

Đầu vào xử lý văn bản hiệu quả:

Xử lý văn bản là sử dụng máy xử lý văn bản. Công việc WP bắt đầu với người khởi tạo hoặc tác giả và hiệu quả cũng phải bắt đầu từ thời điểm đó. Từ việc đơn giản là một cách nhanh chóng và thường ít tốn kém hơn để đưa tài liệu được ghi vào 'nhóm gõ', việc đọc chính tả đã trở thành đầu vào bằng giọng nói được điều khiển bằng vi xử lý đến các thao tác gõ và xử lý văn bản kết hợp. Ngoài việc cho phép các tác giả ghi lại từ bàn của họ, bất cứ khi nào có nhu cầu về thư hoặc ghi nhớ, các hệ thống đã đảm nhận ngày càng nhiều vai trò của công cụ quản lý.

Các hệ thống tính toán thời gian quay vòng của người đánh máy và phân bổ công việc hiệu quả trên cơ sở đó; họ lắp ráp thông tin về thông lượng công việc và như vậy. Dictaphone luôn đi đầu trong công nghệ được sử dụng trong những gì bây giờ được gọi là xử lý giọng nói. Cho dù trung tâm xử lý văn bản được sử dụng để tạo bản sao cứng hoặc cập nhật tệp máy tính và hệ thống thông tin, tài liệu hướng dẫn và văn bản có nguồn gốc từ thư ký và giám đốc điều hành của tổ chức phải được nhập nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.

Các nhà điều hành và thư ký sử dụng điện thoại bàn của họ để ra lệnh, tất nhiên, và đối với họ, nguyên tắc ít thay đổi so với các hệ thống chính tả tập trung trước đó. Hai điều, họ sẽ nhận thấy chất lượng ghi âm được cải thiện với mạch 'làm sạch' hơn nữa trong hệ thống và họ có thể ra lệnh từ bất cứ nơi nào trên thế giới, điều khiển máy ghi âm mà chúng được kết nối như thể chính điện thoại là máy chính tả. Người dùng có thể lựa chọn sử dụng máy ghi băng cassette tự động thay đổi hoặc máy ghi âm vòng lặp vô tận trong trung tâm xử lý văn bản với cả hai loại trên cùng một hệ thống nếu cần.

Trên thực tế, có nhiều điểm cộng cho mỗi phương pháp và chúng có nhiều điểm bổ sung, ví dụ, băng tự động thay đổi tốt hơn để cung cấp việc sử dụng ngoài giờ trong khi vòng lặp vô tận cho phép sao chép ngay lập tức, trong khi việc đọc chính tả vẫn đang diễn ra công việc khẩn cấp. Sử dụng bộ ghi vòng lặp vô tận trong trung tâm xử lý văn bản, người giám sát có thể thay đổi toán tử WP từ tác giả này sang tác giả khác chỉ bằng cách thực hiện các mục bàn phím ngắn trên bảng điều khiển của mình.

Trên thực tế, sự trao đổi rất linh hoạt, người đánh máy có thể được chuyển từ công việc này sang công việc khác theo khả năng của họ, bất kể máy ghi âm đang hoạt động vào thời điểm nào. Hệ thống xử lý giọng nói phải đăng nhập vào máy tính điều khiển của người giám sát vào thời gian mà mỗi công việc cụ thể được hoàn thành và bởi ai. Hệ thống đã biết thời gian nhận được và từ đó mở rộng điện thoại, đến bao lâu, bao lâu, loại công việc đó là gì và vân vân. Hồ sơ đầy đủ của hàng ngàn, công việc cá nhân có thể được lưu giữ theo cách này.

Hồ sơ công việc có thể được phân tích, trong thực hành xử lý từ / hồ sơ tốt, theo tác giả, nhà điều hành bàn phím, bộ phận, dữ liệu, thời gian, trạng thái, khách hàng, v.v. Người giám sát có quyền truy cập tức thời vào thông tin về số lượng công việc được thực hiện bởi mỗi nhà khai thác và toàn bộ đơn vị, tỷ lệ thông lượng, xu hướng tồn đọng và tồn đọng, trạng thái của các công việc ưu tiên hiện tại và thông tin hiệu suất dài hạn đều được hiển thị trong bảng hoặc hình thức đồ họa.

Chức năng xử lý văn bản:

Chức năng gõ và xử lý văn bản trong văn phòng nhanh chóng được công nhận là hạt nhân của toàn bộ hoạt động văn phòng. Ở đây, sản phẩm cuối cùng của mọi người hoạt động, có thể là trong đầu của họ, là kết quả của các cơ sở dữ liệu khác, v.v., được sản xuất. Do đó, theo đó, việc sử dụng bộ xử lý văn bản đầu ra cao, thao tác linh hoạt của tài liệu văn bản theo bất kỳ cách nào cần thiết, kết hợp với việc đọc chính xác tài liệu đầu vào và hướng dẫn cho người vận hành và kiểm soát chặt chẽ toàn bộ hoạt động các khía cạnh tạo nên nghiên cứu thực sự về xử lý văn bản như là một chức năng văn phòng điện tử.

Khả năng tương thích:

Tất nhiên, công nghệ thông tin sẽ được cài đặt dần dần. Điều quan trọng là phải nhận ra rằng trong trường hợp thiết bị truyền thông sẽ có nhiều trường hợp các công ty sẽ tiếp tục sử dụng công nghệ cũ hơn một thời gian. Do đó, các hệ thống mới, bất cứ khi nào có thể, phải tương thích với các hệ thống hiện có để trong trường hợp của teletex, một cơ sở chuyển đổi telex sẽ có sẵn.

Khả năng thích ứng:

Bất kỳ hệ thống mới nào cũng có khả năng thích ứng để tính đến công nghệ trong tương lai. Ví dụ, khi mua bộ xử lý văn bản, cần chú ý để đảm bảo rằng những thứ này có thể được liên kết với các mạng cục bộ và với nhau.

Tiêu chuẩn:

Khu vực của các tiêu chuẩn quốc tế trong ngành công nghiệp điện toán và truyền thông là vô cùng phức tạp. Do nhu cầu tương thích và khả năng thích ứng, các tiêu chuẩn rất quan trọng. Do đó, các hệ thống cài đặt nên tính đến các tiêu chuẩn hiện có và đang phát triển.

Văn phòng điện tử:

Trước khi kiểm tra các mạng, dịch vụ và thiết bị mà British Telecom cung cấp để thiết lập và phục vụ văn phòng điện tử ngày nay, rất hữu ích để xem xét nguồn gốc và mối quan hệ của các phát triển hiện tại. Cho đến những năm 1970, sự đổi mới kỹ thuật đã diễn ra với tốc độ cho phép nó dần dần được hấp thụ vào các thủ tục văn phòng hiện có. Sau đó, các yếu tố khác nhau của công nghệ thông tin điện tử bắt đầu hợp nhất.

Nhiều thiết bị có thể phổ biến trong văn phòng điện tử dựa trên thiết kế và công nghệ sản phẩm đã được biết đến từ hầu hết Thế kỷ 20, nhưng việc sử dụng các kỹ thuật điện toán trong các nhà máy và mạng viễn thông ngày càng tăng, và sự phụ thuộc ngày càng tăng vào các nguyên tắc mạng viễn thông trong cài đặt xử lý dữ liệu đã tạo ra một công nghệ mới, hội tụ.

Các nhà thiết kế tiên phong của các tổng đài điện thoại tự động đầu tiên đã phải đối phó với các vấn đề như làm thế nào để sử dụng tối ưu một số thiết bị chuyển mạch song song và cách sử dụng các xung tín hiệu từ mặt số để định tuyến cuộc gọi đến các điểm đến của họ thông qua một chuỗi thân cây và trao đổi.

Thay vì sử dụng các xung quay số trực tiếp để vận hành các công tắc, bộ điều khiển chung 'đã chấp nhận các xung quay số vào một cửa hàng tạm thời và dịch chúng sang ngôn ngữ máy. Các tín hiệu được lưu trữ đã được sử dụng, theo hướng dẫn của chương trình tích hợp, để điều khiển hoạt động của công tắc, cảnh báo trạm nhận và thông báo tiến trình của cuộc gọi.

Các hệ thống viễn thông và máy tính hiện đại cũng được hợp nhất bởi một sự tuân thủ chung hai nguyên tắc cơ bản của công nghệ thông tin điện tử: thứ nhất, biểu diễn thông tin số và thứ hai là điều khiển chương trình tự động xử lý thông tin. Bằng cách kết hợp khả năng của viễn thông kỹ thuật số để xử lý hỗn hợp tất cả các dạng tin nhắn truyền thông, với các kỹ thuật dựa trên máy tính để lưu trữ thông tin trong các thư viện máy tính và xử lý thông tin, một lực lượng công nghệ mới mạnh mẽ đã xuất hiện.

Các thuật ngữ công nghệ thông tin và truyền thông máy tính mô tả gần nhất nó. Người ta nhận ra rằng số lượng ngày càng tăng và sự đa dạng của phần cứng và dịch vụ viễn thông chủ yếu là do chi phí giảm và tăng tài nguyên, độ tin cậy và độ bền của bộ vi xử lý chip silicon. Vi mạch, với tiềm năng to lớn về cả bộ nhớ và mạch xử lý, nhanh chóng trở thành tâm điểm xung quanh mà các công nghệ truyền thông và điện toán hội tụ.

Các nguyên tắc đằng sau điều khiển vi xử lý khó có thể được gọi là mới hoặc thần bí. Mỗi hoạt động của bộ xử lý, chẳng hạn như cộng hoặc nhân, bao gồm nhiều bước nhỏ hơn dựa trên một hệ thống logic do nhà toán học thế kỷ 19 George Boole nghĩ ra. Giống như hệ thống số nhị phân và mã morse, logic Boolean dựa trên biểu diễn 'hai trạng thái'; trong trường hợp này, 'true' và 'false' là hai giá trị có thể.

Trong máy tính, các giá trị này có thể được lưu trữ trong một 'bit'. Bộ vi xử lý bao gồm các mạch được tạo thành bởi các công tắc kết nối 'trong các mẫu logic được xác định theo các quy tắc của logic Boolean. Các chất bán dẫn đóng vai trò là 'công tắc' và các giá trị của 'true' và 'false' tương đương với việc một dòng điện nhỏ được bật 'hay' tắt hay không.

Nếu nhiều công tắc như vậy được sắp xếp thành một chuỗi thì một "điều kiện" được thiết lập; tập hợp một loạt các điều kiện như vậy và một 'Quá trình' được đóng khung. Theo cách này, thông tin được truyền đạt dưới dạng năng lượng điện có thể phải chịu các quá trình khác nhau; bằng cách làm điều này ở quy mô nhỏ bằng kính hiển vi, một bộ vi xử lý đã ra đời. Nó đã được ghi nhận trước đó rằng sự bùng nổ trong công nghệ văn phòng điện tử bắt đầu vào những năm 1970.

Bộ vi xử lý đầu tiên xuất hiện vào năm 1971 khi Tập đoàn Intel có trụ sở tại Hoa Kỳ sản xuất bộ xử lý máy tính hoàn chỉnh đầu tiên với bộ nhớ cách mạng trên một con chip silicon nhỏ chứa hơn 2.000 bóng bán dẫn. Đến đầu những năm 1980, con số này tăng đều đặn. Các chip đầu tiên lưu trữ 4.000 'bit' sau đó 16.000 trở nên phổ biến; 64.000 theo sau nhanh chóng và chip với bộ nhớ mở rộng đến 256.000 bit trở nên khả thi.

Các chip bán dẫn giờ đây hầu như đã thay thế tất cả các dạng bộ nhớ máy khác. Những phát triển nhanh chóng trong vi điện tử đã đóng một vai trò quyết định trong việc tăng các phương thức có sẵn để truyền thông tin. Chúng bao gồm fax, teletex, videotext, telex, giao tiếp xử lý văn bản, hộp thư máy tính, hộp thư thoại, phát sóng dây và thậm chí các kỹ thuật truyền hình tiêu chuẩn.

Tự động hóa văn phòng:

Tự động hóa văn phòng hoặc văn phòng điện tử luôn luôn khó để mô tả chính xác. Một số người cho rằng chỉ cần một trong các phương tiện thông báo ở trên rơi vào danh mục này thì những người khác nói rằng việc sáp nhập hai hoặc ba vào một máy trạm là đủ. British Telecom đã đưa ra quan điểm rộng nhất có thể để phù hợp với những diễn giải đầy tham vọng nhất. Điều cần thiết không chỉ là một phương pháp thông minh để kết nối một số thiết bị khác nhau.

Một hệ thống tự động hóa văn phòng được hình thành đúng cách phải tích hợp đầy đủ việc truy xuất, xử lý và chuyển thông tin thành một thực thể duy nhất có thể kinh tế và dễ dàng bởi các chuyên gia và cả nghiệp dư. British Telecom đã phát triển một loạt các dịch vụ mạng kỹ thuật số được gọi chung là X-Stream, có sẵn riêng lẻ hoặc là một thành phần trong gói truyền thông hoàn chỉnh.

BT Merlin cung cấp nhiều hệ thống kinh doanh tiên tiến có thể được sử dụng trên các dịch vụ mạng này. Cùng nhau, họ có thể điều chỉnh văn phòng điện tử để đáp ứng nhu cầu của từng công ty, phương pháp phối hợp này đủ phổ biến để có thể đáp ứng nhiều tiêu chí mâu thuẫn mà tự động hóa văn phòng đòi hỏi. Mạng điện thoại quốc gia hiện tại được thiết kế để truyền tín hiệu giọng nói bằng cách truyền tín hiệu tương tự. Sóng âm do giọng nói tạo ra được chuyển đổi thành sóng điện được tái tạo tại máy thu.

Trong mạng kỹ thuật số đang phát triển của BT, thông tin được gửi dưới dạng mã hóa các chữ số nhị phân. Hệ thống nhị phân chỉ sử dụng hai trạng thái: bật hoặc tắt, một hoặc không. Các chữ số nhị phân được gọi là bit và tốc độ truyền được biểu thị bằng bit một giây. Truyền tải và chuyển mạch kỹ thuật số là trung tâm của chương trình của British Telecom để tái cấu trúc hoàn toàn mạng lưới quốc gia. Nhóm mô-đun trao đổi kỹ thuật số System X được điều khiển bằng máy tính cung cấp những cải tiến lớn trong hoạt động và mở đường cho việc giới thiệu rộng rãi các dịch vụ mới cần thiết để hỗ trợ văn phòng điện tử.

Đồng thời, các hệ thống truyền kỹ thuật số đang ngày càng cung cấp các liên kết truyền thông hiệu quả và dung lượng cao trên cáp, radio và cáp quang 'Lightlines'. Sự hợp nhất của hệ thống X và truyền kỹ thuật số đánh dấu một bước quan trọng đối với việc tích hợp hoàn toàn tất cả các dịch vụ viễn thông trên một mạng - Mạng Dịch vụ tích hợp (ISDN) có thể được truyền qua một con đường, cho dù là giọng nói, văn bản, dữ liệu, chương trình phát sóng trên TV, các phương tiện fax hoặc videotext như Prestel. Điều này rất kinh tế vì nó loại bỏ nhu cầu truy cập riêng vào mạng BT hiện có. Trước đây, chỉ có các tổ chức lớn nhất mới có thể biện minh tài chính cho việc có mạng riêng của họ.

Bằng cách giới thiệu các dịch vụ mới như phạm vi X-Stream để truyền thông tin và kết nối thiết bị đầu cuối và bằng cách giảm chi phí cho các thiết bị liên lạc hiện đại như PABX kỹ thuật số, giờ đây BT đã tạo điều kiện cho các tổ chức nhỏ hơn vận hành mạng công ty. Mạng cục bộ có thể được xây dựng để tổ chức phân phối dữ liệu giữa các văn phòng điện tử. Chúng thường bao gồm một hệ thống 'băng rộng' dung lượng cao, có khả năng truyền rất nhiều bit một giây.

Nhiều thiết bị và máy xử lý văn bản, máy điện báo, thiết bị đầu cuối máy tính, lưu trữ cơ sở dữ liệu có thể được cắm vào mạng cục bộ đang liên tục phát thông tin xung quanh toàn bộ mạch mạng. Các cơ sở cho phép các thiết bị văn phòng giám sát hoặc 'lắng nghe' các thông tin trong mạng. Khi một 'người nghe nghe thấy thông tin được gửi đến nó, dữ liệu được lấy từ mạng và được lưu trữ hoặc trình bày trên thiết bị đầu cuối có liên quan.

Cấu hình của các mạng công ty như vậy thay đổi đáng kể, tùy thuộc vào yêu cầu thông tin của từng khách hàng. British Telecom vận hành nhiều mạng công cộng và tư nhân trên khắp Vương quốc Anh và bằng cách sử dụng các yếu tố từ tất cả các mạng này, thiết lập các hệ thống hỗ trợ riêng cho từng văn phòng điện tử.

Không có hai giải pháp hoàn toàn giống nhau, nhưng có những chủ đề chung. Các dịch vụ X-Stream là một ví dụ về chủ đề như vậy, thiết lập cơ sở hạ tầng viễn thông mới cho văn phòng điện tử ngày nay mang đến một cách chắc chắn để tích hợp truyền thông, điện toán và nhiều khía cạnh xử lý thông tin.

Luồng chuyển mạch gói:

Luồng chuyển mạch gói (PSS) là dịch vụ dữ liệu chuyển mạch gói toàn quốc của BT. Nó cung cấp một cách mới để truyền thông tin máy tính bằng cách phân chia dữ liệu thành các gói. Chuyển mạch gói sử dụng một địa chỉ được mã hóa ở phía trước của mỗi lô dữ liệu số làm phương tiện dẫn nó đến đích. PSS cung cấp một mạng được thiết kế đặc biệt để liên lạc giữa các máy tính.

Bằng cách chia sẻ dịch vụ kinh tế giữa các khách hàng, đó là một cách chi phí thấp để di chuyển thông tin giữa các văn phòng. Nó đã tìm thấy ứng dụng cụ thể cho giao dịch khối lượng thấp và sử dụng tương tác, và được sử dụng rộng rãi, trong các mạng tài chính, chuyển dữ liệu và thiết bị đầu cuối điểm bán hàng. Dịch vụ này cũng là một phương tiện lý tưởng để liên lạc bằng văn bản và liên kết một số phương tiện thư điện tử.

PSS là một cổng vào hàng chục mạng chuyển mạch gói ở các quốc gia trên thế giới. KiloStream cung cấp các liên kết tốc độ cao giữa các máy tính và các thiết bị đầu cuối khác nhau để truyền văn bản, fax, teletex hoặc truyền giọng nói. Các mạch KiloStream được cung cấp riêng cho mục đích sử dụng của khách hàng và cung cấp dịch vụ kỹ thuật số, hiệu quả liên kết với trụ sở chính, kho, nhà máy và cửa hàng. Nó có sẵn ở tốc độ 48.000 và 64.000 bit / giây, cung cấp một sự thay thế kinh tế cho việc truyền dữ liệu qua các mạch và modem riêng tương tự.

KiloStream kết hợp tốc độ dữ liệu cao dễ vận hành, làm việc trên các mạch riêng kỹ thuật số để liên kết máy vi tính và máy tính mini, PABX do máy tính điều khiển, bộ xử lý văn bản và mạng cục bộ, TV quét chậm, thư điện tử và xác minh tín dụng. Dịch vụ X-Stream này ban đầu phục vụ các trung tâm kinh doanh lớn. Mở rộng nhanh chóng được lên kế hoạch và sẽ được định hình bởi nhu cầu thị trường. Một phần không thể thiếu của dịch vụ là Kết thúc mạng. Đơn vị (NTU) được cung cấp ở mỗi đầu của mạch.

NTU hoạt động như một bộ mặt liên kết quốc tế cho phép khách hàng kết nối thiết bị của riêng họ. NTU cũng thực hiện chức năng thiết yếu là trả lại tín hiệu điều khiển cho mạng để hỗ trợ bảo trì. NTU thêm hai bit giám sát cho mỗi tín hiệu được truyền bởi người dùng.

Chúng được sử dụng để theo dõi và kiểm soát; NTU tại đích sẽ tự động loại bỏ chúng, cung cấp đường dẫn dữ liệu trong suốt cho người dùng. Mạng KiloStream kết hợp các tính năng giám sát, chẩn đoán và báo động tinh vi, đảm bảo độ tin cậy cao và phản ứng nhanh với các lỗi. Bảo trì được kiểm soát từ các trung tâm dịch vụ X-Stream, có người lái 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần. Khách hàng báo cáo lỗi trực tiếp cho nhân viên chuyên gia tại các trung tâm này và chính từ các trung tâm này, BT cung cấp gói dịch vụ để cung cấp cho khách hàng sự hỗ trợ bảo trì.

NTU là các đơn vị nhỏ gọn, kết hợp những tiến bộ mới nhất trong vi điện tử và cung cấp giao diện tiêu chuẩn để kết nối các thiết bị đầu cuối văn phòng. Được thiết kế để gắn máy tính để bàn, nhiều NTU có thể được xếp chồng lên nhau trong các giá đỡ nhỏ gọn trong các cài đặt lớn hơn.

Luồng lớn:

Mega Stream lý tưởng cho các mạng công ty lớn, xử lý khối lượng lớn giọng nói, dữ liệu và hình ảnh cho hội nghị truyền hình. Đây là dịch vụ tư nhân có dung lượng cao nhất, được thiết kế đặc biệt để truyền thông tin ở tốc độ từ 2 đến 140 triệu bit / giây. Mega Stream có thể được sử dụng cho dữ liệu tốc độ rất cao hoặc để cung cấp liên kết giữa các PABX kỹ thuật số. Liên kết 2 Mbit / giây có thể mang tới 30 kênh thoại. Trong văn phòng điện tử, PABX, máy tính lớn, bộ xử lý văn bản và thiết bị đầu cuối từ xa cần liên lạc với nhau giữa một số địa điểm kinh doanh.

Mega Stream cung cấp mạch riêng điểm-điểm lý tưởng. Nó cũng là giải pháp mạng cho các văn phòng điện tử như nhu cầu chuyển dữ liệu đến thiết bị đầu cuối ở một địa điểm xa dọc theo một con đường kỹ thuật số tốc độ cao. Nó kết nối một mạch nhanh, ghép kênh với một số PABX tương tự hoặc kỹ thuật số, điện thoại hoặc thiết bị đầu cuối dữ liệu.

Ghép kênh liên quan đến việc sử dụng một kênh chung để tạo hai hoặc nhiều kênh, bằng cách chia dải tần số kênh chung thành các dải hẹp hơn, mỗi kênh được sử dụng để tạo một kênh riêng biệt được gọi là ghép kênh phân chia tần số hoặc bằng cách phân bổ kênh chung thành nhiều kênh lần lượt người dùng, để tạo thành ghép kênh phân chia thời gian kênh không liên tục khác nhau.

Mega Stream sử dụng kỹ thuật thứ hai. Dịch vụ này có sẵn giữa tất cả các trung tâm thương mại và thương mại lớn trên toàn quốc. Nó được cung cấp bởi cáp được cài đặt đặc biệt giữa cơ sở của khách hàng và trao đổi gần nhất được trang bị cho truyền dẫn kỹ thuật số. British Telecom cung cấp một loạt các bộ ghép kênh, để chuyển mạch vào một số dữ liệu hoặc đường dẫn tốc độ thấp hơn.

Các mạch Mega Stream cũng có thể được kết nối, sử dụng giao diện treo tường, đến các thiết bị đầu cuối không được cung cấp bởi British Telecom. Nó chứa các bộ tái sinh chạy bằng dây, báo động hệ thống và một thiết bị điện an toàn. Giống như Kilo Stream, Mega Stream được cung cấp một hệ thống báo động đầy đủ để theo dõi thiết bị và hiệu suất đường truyền và vị trí lỗi nhanh.

Dòng Sat:

Dịch vụ X-Stream thứ tư là Sat Stream dòng cung cấp một mạng lưới vệ tinh đĩa nhỏ quốc tế. Dịch vụ, khai trương vào năm 1984, sẽ cung cấp các liên kết riêng có năng lực cao cho các tổ chức đa quốc gia. Nó ban đầu sẽ bao gồm Tây Âu, mở rộng đến Bắc Mỹ và các nơi khác trên thế giới vào cuối thập kỷ này. Sat Stream cũng sẽ cung cấp các mạch tạm thời và đa điểm trong Vương quốc Anh.

Liên kết kỹ thuật số có thể được cung cấp ở tốc độ lên tới 64 kbitg / giây. Thiết bị có thể được đặt tại cơ sở của khách hàng, có thể trên mái nhà hoặc trong bãi đậu xe để sử dụng duy nhất hoặc có thể được chia sẻ giữa những người dùng. Dịch vụ này rất phù hợp để cung cấp các liên kết liên lạc khẩn cấp được yêu cầu bởi các địa điểm từ xa, chẳng hạn như các nền tảng sản xuất dầu. Đĩa và thiết bị truyền động của nó nhỏ gọn đến mức chúng có thể được đặt cùng nhau trên lưng của một chiếc xe tải 35 feet, và dễ dàng di chuyển đến các địa điểm khác nhau.

Các dịch vụ này cùng nhau tạo thành một môi trường viễn thông cho phép khách hàng cài đặt và vận hành các loại hệ thống kinh doanh văn phòng điện tử mới - hệ thống có thể xử lý xử lý dữ liệu, truyền thông và quản lý thương mại phức tạp trong một gói điện tử mở, tích hợp.

Merlin:

Merlin là tổ chức tiếp thị chuyên gia của British Telecom cho các thiết bị đầu cuối kinh doanh tiên tiến. Nhiều văn phòng đã phụ thuộc vào các hệ thống dựa trên bộ vi xử lý như PABX của Monarch và Herald, và các máy móc tiên tiến như thiết bị đầu cuối telex Puma và Cheetah.

Cách tiếp cận của Merlin đến văn phòng điện tử thừa nhận sự hội tụ quan trọng giữa viễn thông và điện toán. Một loạt thiết bị đầu cuối kinh doanh thông minh mới - Ml 100, 'M2226 và M3300 - được thiết kế để đạt được sự tích hợp tối đa các chức năng văn phòng, trong khi vẫn đủ' mở 'trong cả phần cứng và phần mềm để cung cấp giao diện tối đa với các thiết bị văn phòng khác. Tất cả ba mô hình đều đơn giản để vận hành và được thiết kế để phát triển và thay đổi để đáp ứng nhu cầu mới của một doanh nghiệp đang phát triển.

Thiết bị hiển thị hình ảnh máy tính để bàn Ml 100 cho phép truy cập vào các dịch vụ văn phòng máy tính, cơ sở dữ liệu từ xa, các mạng băng video như Prestel, Gói chuyển mạch gói và các thiết bị thư điện tử như Viễn thông vàng. Modem thông minh của Ml 100 sẽ lưu trữ các số truy cập được lập trình sẵn bởi người dùng, làm cho chúng có sẵn khi chạm vào một phím duy nhất. Nó có thể thực hiện các chức năng của một thiết bị đầu cuối máy tính từ xa, sử dụng tất cả sức mạnh lưu trữ và xử lý của cơ sở dữ liệu đã chọn.

Các tin nhắn gửi đi được gõ vào bàn phím và chỉ đơn giản là được vá lại trên một dịch vụ thư điện tử dựa trên máy tính. Tin nhắn đến được triệu tập từ 'hộp thư' của đơn vị và nội dung của 'trong khay' của người dùng sẽ được hiển thị trên màn hình khi cần. Ml 100 cũng có thể được sử dụng để truyền dữ liệu.

Máy tính doanh nghiệp nhỏ M2226 cung cấp quyền truy cập nút nhấn tương tự vào cơ sở dữ liệu công cộng và riêng tư. Nó có thể giao tiếp với tất cả các dịch vụ có sẵn trên Ml 100, với lợi ích bổ sung khi làm việc với các dịch vụ telex quốc gia và quốc tế, các phương tiện chuyển đổi kiểu Datel khác nhau trên PSTN hoặc các mạch riêng và kết nối hoàn toàn với teletex. Nó cung cấp 5 Mbyte dung lượng lưu trữ ổ đĩa Winchester, cũng như 800 kbyte trên đĩa mềm.

M3300 của Merlin có 256 Kbyte dung lượng lưu trữ trên 'hai ổ đĩa mềm. Cũng như các chức năng xử lý văn bản thông thường, M3300 sẽ xử lý tất cả các loại biểu mẫu văn phòng, cột của hình, sơ đồ, sơ đồ, và bố cục của 'tờ báo'. Điều này làm cho nó lý tưởng để soạn thảo, chỉnh sửa, phân phối và cập nhật các bản tin, tệp và tài liệu dự án của khách hàng và công ty.

Phần cứng Merlin này được bổ sung với một loạt các gói phần mềm. Wordstar là chương trình xử lý văn bản vi máy tính được chấp nhận rộng rãi nhất và được coi là một cái gì đó của một tiêu chuẩn. Nó tổ chức văn bản đánh máy thành một định dạng ưa thích, tự động di chuyển từ 'trang' sang 'trang'. Wordstar thực hiện xóa, bổ sung và thay đổi định dạng tại một lệnh duy nhất. M2226 hoàn thiện với Wordstar và cũng có phần mềm Merlin Master Interface, hướng dẫn người vận hành đến từng ứng dụng máy tính bằng các tùy chọn đơn giản hiển thị trên màn hình.

Chương trình Bàn làm việc là gói quản trị doanh nghiệp hoàn chỉnh, cho phép người dùng vi tính hóa sổ sách, lập hóa đơn và kiểm soát chứng khoán. Nó có thể tạo tài khoản quản lý ở dạng phù hợp nhất với người dùng cá nhân và đủ tiên tiến cho kế toán viên chuyên nghiệp, nhưng cũng phù hợp với người quản lý doanh nghiệp nhỏ không được đào tạo đặc biệt.

Data Star sẽ làm bất cứ điều gì có thể được thực hiện với một số hệ thống chỉ mục thẻ. Nó tập tin danh sách địa chỉ, hàng tồn kho, hóa đơn và hồ sơ đặt hàng, thông tin kế toán và nhân viên.

Mail Merge và Spell Star là các gói đồng hành với Wordstar. Mail Merge là một chương trình hợp nhất tệp, lấy thông tin từ các tệp khác và xây dựng nó thành các tài liệu do Wordstar chuẩn bị, trong khi Spell Star 'bằng chứng đọc các tài liệu và hướng dẫn Wordstar sửa lỗi chính tả khi cần thiết. Với vốn từ vựng 20.000 từ, Spell Star là một từ điển trên đĩa.

Một loạt các gói phần mềm của Merlin bao gồm Calc Star, một 'bảng tính' điện tử, đưa ra các số liệu trên màn hình trong các cột và hàng, theo một công thức được xác định trước. Người dùng có thể thiết kế các công thức sẽ trình bày thông tin theo cách tốt nhất cho các vấn đề cụ thể. Nó xây dựng và tự động duy trì một mô hình dữ liệu và thực hiện bất kỳ tính toán cần thiết nào.

Cuối cùng, Sales Desk là một hệ thống lưu giữ hồ sơ điện tử, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của bộ phận bán hàng. Trong một gói, nó cung cấp một chỉ mục thẻ khách hàng, một hệ thống báo cáo và một cơ sở thư trực tiếp hiệu quả về chi phí. Phần mềm Wordstar cùng với phần cứng Merlin thế hệ đầu tiên này kết hợp để tạo cầu nối giữa các công nghệ điện toán và viễn thông. Chúng là một biểu hiện tự nhiên của sự thống nhất và tích hợp mà British Telecom tiếp cận văn phòng điện tử.

Teletex:

Nhóm nhạc công khai cho Teletex là Underway. Những người chưa nghe thấy từ này có thể sẽ sớm làm như vậy. Ý kiến ​​khác nhau về những gì Teletex là. Một mặt, nó được gọi là 'super telex' Cách một phương thức, tương tự như telex, cho phép các tổ chức kinh doanh giao tiếp với nhau dưới dạng văn bản.

Mặt khác, nó được coi là một phương pháp mang tính cách mạng cho phép các bộ xử lý văn bản từ các nhà sản xuất khác nhau giao tiếp với nhau. Thực tế là có một số sự thật trong cả hai tuyên bố này và cả hai chế độ xem đều không gói gọn dịch vụ này để loại trừ dịch vụ kia. Tuy nhiên, dịch vụ có thể không đi đủ xa để đáp ứng đầy đủ một trong hai nhóm nhân vật chính trong sự khác biệt về quan điểm này.

Tuy nhiên, về mặt thực tế, dịch vụ Teletex có thể mang lại lợi ích quyết định cho các doanh nghiệp chọn sử dụng nó và những lợi ích này xảy ra khi tính toán - trong việc giảm chi phí và cải thiện hình ảnh công ty.

Mục tiêu:

Mục tiêu cơ bản của loạt CCITT về khuyến nghị Teletex là cung cấp một phương thức giao tiếp tiêu chuẩn quốc tế giữa các loại thiết bị soạn thảo văn bản thường thấy trong máy đánh chữ văn phòng, bộ hiển thị hình ảnh chỉnh sửa văn bản, bộ xử lý văn bản, máy tính doanh nghiệp và máy vi tính sau này và hệ thống tự động hóa văn phòng.

Kết quả của các nghiên cứu trong nước và quốc tế là một loạt các khuyến nghị cho một phương pháp phân phối quốc tế:

tôi. Trong số các loại thiết bị soạn thảo văn bản,

ii. Tài liệu văn bản,

iii. Có chất lượng tương tự như được cung cấp bởi máy đánh chữ văn phòng thông thường.

Việc truyền tải các tài liệu này là:

tôi. Nhanh chóng (bằng phương tiện điện tử)

ii. An toàn chống tham nhũng và

iii. Tự động (thiết bị chuẩn bị văn bản sẽ có thể tiếp tục được sử dụng ở chế độ cục bộ, ngay cả trong khi truyền và nhận các tài liệu khác).

Hơn nữa, các tiêu chuẩn được xác định là

tôi. Có thể được mở rộng trong tương lai với các yêu cầu thay đổi và '

ii. Có thể đáp ứng các yêu cầu quốc gia khác nhau, ví dụ như bảng chữ cái hoặc mạng truyền dẫn khác nhau.

Để đạt được những điều trên, CCITT đã đề xuất một dịch vụ teletex cơ bản, các yếu tố nổi bật hơn là:

tôi. Một bộ ký tự quốc tế chứa các ký tự La Mã viết hoa và viết thường, dấu trọng âm, một số ký tự tiền không phải là ký tự La Mã, dấu chấm câu, chữ số và các ký tự chuyên biệt khác.

ii. Một định nghĩa về một khu vực trang có thể in với các khu vực lề được xác định và kích thước in cụ thể và khoảng cách dòng.

iii. Một định nghĩa về các tính năng và phương tiện tối thiểu sẽ được triển khai trong thiết bị đầu cuối để sử dụng trong dịch vụ Teletex.

iv. Yêu cầu các PTT quốc gia cung cấp dịch vụ Teletex cũng phải cung cấp kết nối giữa Teletex và mạng telex hiện tại, do đó ngay lập tức cung cấp cho người dùng Teletex khoảng một triệu tổ chức quốc tế mà họ có thể muốn liên lạc.

Theo các khuyến nghị 'được quốc tế phê chuẩn' này, các PTT quốc gia trên toàn thế giới sau đó có thể lên kế hoạch giới thiệu các dịch vụ Teletex quốc gia của riêng họ. Ví dụ, ở Anh, British Telecom đã quyết định triển khai Teletex trên Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) và trên Dịch vụ chuyển mạch gói (PSS). Các PTT khác đã chọn các mạng khác nhau. Ở Anh, Teletex qua PSTN đặc biệt hấp dẫn đối với một nhóm lớn các tổ chức kinh doanh bởi vì, PSTN đã phổ biến rộng rãi và tương đối rẻ hơn về chi phí kết nối so với các mạng khác.

Lợi ích của Teletex:

With the increasing amount of business correspondence and other textual information being generated by electronic means, and cheap and accurate transmission of the information, the provision of an internationally agreed service with the objectives described above is, indeed, timely.

The benefits which will accrue to users of the Teletex service will be both quantitative' and qualitative, and it is worth examining both types in more detail. The most readily measurable benefits of the teletex service are transmission costs, although other additional savings are possible. Teletex can be cheaper than mail, telex or facsimile transmission of textual information. The number of A4 pages of text that can be sent for a given number of charge units over the PSTN in the UK to one destination

The actual amount of money which Teletex can save for any particular organisation will depend 'the circumstances of that organisation:

tôi. How much existing mail, fax or telex communication can be transferred to Teletex?

ii. How much text needs to be transmitted?

iii. To how many destinations?

iv. With what urgency

v. Can different transmissions to the same destination be combined?

An analysis of these and other factors should be performed by any potential purchaser of Teletex equipment. However, it can be said that in most cases, Teletex is cheaper and faster than other comparable methods of communication. The international Teletex standards also state that where Teletex terminals provide both text-preparation and communication features, the two processes should operate independently. This means that the Teletex devices themselves can lead to quantifiable benefits for their users, in addition to the, transmission cost savings described above.

The text-preparation facilities of the terminals will provide the increasingly familiar benefits of word processors, eg ease of correction, alteration of text, production of standard letters and distribution of documents to multiple addresses that can be measured in terms of savings in clerical or typing effort, or increases in output and productivity. Once a prepared Teletex document has been committed to the transmission facilities of the device, then dispatch to the destination is automatic, thus reducing the loading on support services such as internal mail delivery, post room or telex and facsimile operators.

Qualitative Benefits :

In addition to benefits that can be measured, the Teletex service provides a second set of benefits to its users. These benefits aren't so easily assessed in terms of cost savings or improvements in efficiency as the former category, but they will be important for some users. The following benefits occur in a number of areas, but tend to be drawn together by the theme of improving the service by the user organisation.

Better quality of presentation of transmitted documents compared to its nearest predecessor” telex, the teletex service provides a much higher quality, of presentation of transmitted documents. Use of typewriter —quality printers, with a character set comprising upper and lower-case letters, foreign characters, punctuation, specialist symbols, variable line spacing and A4 paper results in a better, more familiar, more professional standard of document arriving at its destination.

The transmission speed of Teletex compared to the postal services will obviously be attractive to these types of businesses. Enabling clients or other organisations to reduce their communication costs the provision of a Teletex receiving station may not directly benefit the owner organisation, but may allow clients or other business partners to reduce their communication costs where traffic is predominantly one way into the terminal. This, in turn, reflects back into the 'image' of the organisation.

Types of Teletex Device:

The Teletex service is intended to allow interchange of text information amongst a wide variety of types of text-preparation equipment from different manufacturers. Accordingly a variety of different types of Teletex equipment is being made available by different manufacturers to exploit the service. The available devices will provide a broad range of sophistication and facilities, and consequently will cover a range of prices.

Different Teletex users will require different features and different degrees of sophistication from their Teletex equipment and thus will vary in their opinion of the usefulness of the different types in their particular circumstances. The types are distinguished according to whether they are single or clustered systems, and whether they are new devices or 'adaptors' for existing equipment.

New Single-station Devices:

These will cover a range of devices from electronic typewriters, through micro and personal computers to sophisticated word processors. They will all have been designed to generate and display the complete Teletex character set and document formats. Each device will have a single keyboard and print device plus the mandatory minimum' document store which must be able to hold incoming and outgoing documents for the mandatory minimum time. Some devices will also possess optional VDUs and optional memory devices such as floppy or Winchester disks, which will improve their text and document-handling capabilities.

Each single-station device will require its own connection to the Teletex service and will thus be able to function as a totally self-contained Teletex station either as the only Teletex point within a small organisation, or as one of a number of Teletex points within a larger organisation.

New clustered devices:

In the same way as there have been available conventional message switches, small business computers and office automation facilities which, share common resources amongst a number of terminals, new devices are being introduced which share a teletex connection between a numbers of terminals.

This results in the necessity for fewer teletex lines into an organisation and permits these lines to be used more efficiently. As an example, teletex documents generated by a number of different terminals in different departments, but addressed to the same organisation, could be batched together and transmitted in one call by a clustered device, whereas they would require a number of teletex calls by single-station devices. Hence in these circumstances, teletex call charges with clustered systems are likely to be lower than with single-station devices.

New clustered devices are designed to be able to accept full teletex documents from the service and to store them arid distribute them internally with the ability to display the full character set and document formats on their terminal screens.

Clustered devices are likely to find greatest use in medium to large organisations in which a number of departments wish to exploit the benefits of the teletex service, yet for which the provision of a relatively large number of teletex connection points would be uneconomic.

Single-station Adaptors:

There currently exists a large installed base of text-preparation equipment which, as far as their users are concerned, have considerable economic life left. The owners and users of this type of equipment are, quite rightly, reluctant to replace it with new teletex equipment with all attendant disruption to capital depreciation plans and the requirement for operator training on new devices. It is for type of organisation, which wishes to exploit the benefits of teletex, that devices such, as the Ferranti Teletex Adaptor been designed.

These devices are essentially self-contained 'black boxes' or printed circuit boards which' can be installed retrospectively within the host device. They permit existing word processors and similar host devices to use the teletex service. The host device is responsible for generating the document to be transmitted.

At the touch of a few keys the operator then transfers the prepared document from the host to the adaptor, and from that point, transmission via teletex is automatically performed by the adaptor. The adaptor converts the documents from the character set of the host to the teletex character set, establishes contact with the destination, transmits the document, ensuring that all protocols and checks are obeyed, and keeps a log of the transaction as required by the service regulations.

Similarly for incoming teletex documents, the adaptor will automatically receive the document, obeying all protocols and checks, log the transaction and inform the operator that a document has been received. When convenient, the operator can, at the touch of a few keys, transfer the document from adaptor to host device where it can be displayed, stored or printed at will.

It is highly likely that such host devices cannot display or print the complete teletex character set, but where an incoming document contains characters which the host cannot represent accurately, then the adaptor should drive an optional teletex printer so that a hard copy of the document can be obtained.

This type of device is likely to appeal to small or medium-sized organisations for whom the full teletex character set is not vitally important, yet who want to achieve the reduced transmission costs, whilst retaining and increasing the usefulness of their existing investment in text-processing equipment,

Clustered Adaptor Devices:

These devices perform similar functions to single-station adaptor devices whilst allowing a number of host devices to share one or more teletex lines. Clustered adaptors exist either as devices in their own right or exist as devices such as the Ferranti Teletex Manager. This is a clustered teletex message which can also interface non-teletex devices to the service.

These products are likely to appeal to the larger organisation for which, once again, the full teletex character set is of less importance, but which wants to obtain the full transmission benefits of the service by connecting a number of text sources to a small number of lines.

Teletex is a modern international electronic text exchange service that provides cost savings in the transmission and reception of documents prepared on electronic typewriters, word processors, office automation systems and other modern text-preparation equipment. It provides faster delivery of better quality documents than comparable services such as the mail, telex and facsimile, thus enhancing the corporate image of the user's organisation.

However, the service has arrived at a time when there are a large number of text-preparation devices already in use. Therefore prospective teletex users are faced with the choice of having either to replace their existing equipment with new devices designed for teletex, or to buy additional equipment for the service.

This choice depends on how important the features of the service are in any particular case and the cost of the relevant devices compared to the benefit which can be achieved. The two most important features of the service appear to be saving in transmission cost and the ability to represent a high-quality international character set on received documents.

All teletex devices should be able to provide transmission-cost savings. However, depending on how important the latter issue is, users have the choice between purchasing completely new devices which can fully represent teletex documents on printers and VDU screens, or purchasing adaptor devices which will allow their existing word processors to operate, with teletex.