Bộ phận: đó là ý nghĩa và định nghĩa - Giải thích!

Bộ phận (hoặc đơn giản là bộ phận) đề cập đến việc nhóm các nhiệm vụ điều hành vào công việc, kết hợp các công việc thành các nhóm công việc hiệu quả và kết hợp các nhóm thành các bộ phận thường được gọi là 'Các phòng ban'.

Nhóm các hoạt động vào các phòng ban là một phần cần thiết của quá trình thiết lập tổ chức, bất cứ khi nào doanh nghiệp mở rộng vượt quá quy mô không thể được quản lý một cách hiệu quả bởi một người. Các phòng ban và cấp độ nổi lên từ việc nhóm các hoạt động.

Theo Koontz và O'Donnell, bộ phận A là một khu vực, bộ phận hoặc chi nhánh riêng biệt của một doanh nghiệp mà người quản lý có thẩm quyền thực hiện các hoạt động được chỉ định.

Theo lời của Louis Allen, Division Divisionalisation là một phương tiện để phân chia tổ chức chức năng lớn và nguyên khối thành các đơn vị hành chính linh hoạt nhỏ hơn.

Nói một cách đơn giản, bộ phận là quá trình phân loại và nhóm tất cả các hoạt động của một doanh nghiệp thành các đơn vị và đơn vị phụ khác nhau. Mục đích là để tạo điều kiện cho việc thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả để đạt được kết quả tổng thể.

Việc quản lý của doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả hơn bởi các bộ phận. Nó sẽ là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp để quản lý một công việc lớn mà không có sự phân chia.

Việc tạo ra một loạt các phòng ban nhỏ hơn cho phép các giám đốc điều hành giúp họ chuyên môn hóa trong phạm vi hoạt động hẹp hơn. Điều này giúp tổ chức chỉ giao công việc cho những người phù hợp nhất. Với loại phân công này, các giám đốc điều hành chỉ có thể tập trung kinh nghiệm và sự quan tâm của họ vào công việc được giao cho họ thay vì tập trung vào các lợi ích và chính sách chung của công ty.

Bộ phận tiếp tục giúp điều hành chỉ đạo và kiểm soát công việc sẽ được thực hiện dưới bộ phận của mình. Giám đốc điều hành trong hệ thống này cũng sẽ có cơ hội thể hiện kỹ năng và kinh nghiệm của mình về các vấn đề khác nhau được xử lý trong bộ phận của mình, nhờ đó, cơ sở để ban lãnh đạo cấp cao có sự phối hợp và kiểm soát hiệu quả đối với các bộ phận khác nhau. Cuối cùng, việc phân công công việc cho các đơn vị quản lý có thể được thực hiện một cách hiệu quả theo cơ cấu tổ chức của bộ phận.

Nhưng có một số điểm nguy hiểm nhất định trong quá trình phân chia này, viz.,

(i) công việc phối hợp trở nên khó khăn; số lượng các phòng ban và các cấp đặc biệt càng nhiều, càng phức tạp trở thành nhiệm vụ của sự phối hợp. Hiệu quả quản lý và sản lượng chung sẽ kém hơn do phối hợp kém hơn

(ii) công việc truyền thông, kiểm soát, giám sát và lập kế hoạch có vẻ khó khăn hơn và tăng chi phí quản lý doanh nghiệp

(Iii) có khả năng từ xa hợp đồng trực tiếp giữa quản lý cấp cao và nhân viên điều hành vì sự phân tầng của các giám đốc điều hành

Điều này gây ra sự mất tinh thần từ phía cấp dưới. Nói tóm lại, mức độ đắt đỏ về tiền bạc và công sức và làm suy yếu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.