Tổ chức: Ý nghĩa, Khái niệm, Tính năng và Ưu điểm

Đọc bài viết này để tìm hiểu về ý nghĩa, khái niệm, tính năng và lợi thế của tổ chức.

Ý nghĩa của tổ chức:

Con người không thể sống cô lập. Họ không thể thực hiện nhu cầu và mong muốn của mình một mình, bởi vì bất kỳ một cá nhân nào cũng thiếu sức mạnh, khả năng, thời gian và tiềm năng. Anh ta phải có được sự hợp tác của những người khác để đạt được mục tiêu của mình. Nói một cách đơn giản, tổ chức được xem như một nhóm người được thành lập để tìm kiếm những mục tiêu nhất định. Tổ chức không phải là một phát minh hay hiện tượng mới và hiện đại.

Kể từ buổi bình minh của nền văn minh, mọi người luôn thành lập các tổ chức để kết hợp những nỗ lực của họ cho những thành tựu của mục tiêu chung. Ví dụ, các Hoàng đế của Trung Quốc đã sử dụng các tổ chức một ngàn năm trước để xây dựng các hệ thống thủy lợi tuyệt vời. Giáo hoàng đầu tiên đã tạo ra một nhà thờ toàn cầu để phục vụ một tôn giáo thế giới. Ví dụ lớn nhất là việc xây dựng các kim tự tháp vĩ đại của người Ai Cập đầu tiên.

Việc hoàn thành một kim tự tháp cần 1, 00.000 người đàn ông làm việc hai mươi năm. Để lên kế hoạch và tổ chức 1, 00.000 người đàn ông trong khoảng thời gian hai mươi năm tự nó đã là một nhiệm vụ hoành tráng, để dành các sản phẩm cuối phức tạp. Xã hội hiện đại tuy nhiên có nhiều tổ chức hơn bao giờ hết.

Nó bao gồm các tổ chức lớn và phức tạp thống trị mọi lĩnh vực hoạt động của con người ở hầu hết các quốc gia trên thế giới, không phân biệt văn hóa, chủng tộc, ý thức hệ và những khác biệt khác. Các tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của con người trong xã hội hiện đại. Nghiên cứu về các tổ chức, do đó, rất cần thiết để hiểu hành vi của con người.

Các tổ chức có thể được nghiên cứu từ hai quan điểm viz. vi mô và vĩ mô. Trong viễn cảnh vi mô, trọng tâm của nghiên cứu là vào con người cá nhân. Nó liên quan đến trang điểm tâm lý của mỗi cá nhân, sự tương tác của anh ta với các cá nhân và các nhóm khác, các biến số quyết định cách một người có khả năng phản ứng trong một tình huống nhất định, v.v. Quan điểm vi mô cũng liên quan đến cách một cá nhân học hỏi, điều gì thúc đẩy anh ta và loại chiến lược lãnh đạo nào có thể tạo ra hành vi mà người lãnh đạo muốn. Quan điểm vi mô này của các cá nhân trong các tổ chức được công nhận là một môn học gọi là Hành vi tổ chức.

Quan điểm vĩ mô coi tổ chức là đơn vị phân tích thay cho một cá nhân. Nó liên quan đến mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, công nghệ được sử dụng trong tổ chức và cách tổ chức tương tác với môi trường. Viễn cảnh vĩ mô được công nhận là một môn học gọi là Lý thuyết tổ chức. Cả hai khía cạnh được thực hiện cùng nhau trình bày một bức tranh hoàn chỉnh của nghiên cứu tổ chức. Nhà lý thuyết tổ chức nghiên cứu tập hợp những người được gọi là tổ chức trong khi nhà hành vi tổ chức nghiên cứu mọi người như là thành viên của một tổ chức.

Khái niệm về tổ chức:

Rất khó xác định chính xác thuật ngữ tổ chức vì việc sử dụng thuật ngữ tổ chức không được chuẩn hóa. Nó không tĩnh. Đó là năng động và luôn thay đổi theo nhu cầu của xã hội, các thành viên, mục tiêu kinh doanh và thay đổi môi trường. Tổ chức đã được định nghĩa theo những cách khác nhau bởi các nhà lý thuyết khác nhau, bởi vì các nhà lý thuyết khác nhau đã nhấn mạnh các đặc điểm khác nhau của tổ chức.

Các định nghĩa được đưa ra bởi một số nhà lý thuyết cũng biết như được đưa ra dưới đây:

Theo Mooney và Reiley:

Tổ chức của người được định nghĩa là hình thức liên kết của con người để đạt được các mục tiêu chung.

Theo Talcott Parsons:

Tổ chức được định nghĩa là một đơn vị xã hội được xây dựng và tái cấu trúc có chủ ý để tìm kiếm các mục tiêu cụ thể.

Theo Amitai Etzioni:

Tổ chức có ba đặc điểm:

(i) Phân công lao động,

(ii) Sự hiện diện của một hoặc nhiều trung tâm quyền lực và

(iii) Thay thế nhân sự.

Theo WR Scott:

Các tổ chức của tổ chức này được định nghĩa là các tập thể đã được thành lập để theo đuổi các mục tiêu tương đối cụ thể trên cơ sở liên tục ít nhiều. Các tổ chức có ít nhiều ranh giới cố định, một trật tự quy phạm, cấp bậc thẩm quyền, hệ thống truyền thông và hệ thống khuyến khích cho phép nhiều loại người tham gia hợp tác với nhau để theo đuổi các mục tiêu chung.

Theo Chaster I. Barnard:

Tổ chức tổ chức là một hệ thống các hoạt động phối hợp có ý thức của hai hoặc nhiều người.

Theo ông có bốn đặc điểm của tổ chức:

(i) Truyền thông,

(ii) Nỗ lực hợp tác,

(iii) Mục tiêu chung và

(iv) Các quy tắc và quy định.

Theo Max Weber:

Tổ chức được định nghĩa là một nhóm công ty. Nhóm công ty là một mối quan hệ xã hội bị đóng cửa hoặc hạn chế sự tiếp nhận của người ngoài bởi các quy tắc, trật tự của nó được thực thi bởi hành động của những cá nhân cụ thể có chức năng thường xuyên này.

Theo Louis A. Allen:

Tổ chức có thể được định nghĩa là quá trình xác định và nhóm các công việc sẽ được thực hiện, xác định và ủy thác trách nhiệm và quyền hạn và thiết lập các mối quan hệ với mục đích cho phép mọi người làm việc hiệu quả nhất với nhau trong việc hoàn thành các mục tiêu.

Theo Koontz và O 'Donnel:

Sự thiết lập các mối quan hệ thẩm quyền với sự cung cấp cho sự phối hợp giữa chúng, cả theo chiều dọc và chiều ngang trong cơ cấu doanh nghiệp, là bản chất của tổ chức.

Theo Oliver Sheldon:

Tổ chức tổ chức là một quá trình kết hợp công việc mà các cá nhân hoặc nhóm phải thực hiện với các phương tiện cần thiết để thực hiện, các nhiệm vụ được thực hiện cung cấp các kênh tốt nhất cho ứng dụng hiệu quả, có hệ thống, tích cực và phối hợp của nỗ lực có sẵn.

Theo George Terry:

Tổ chức của tổ chức là sự thiết lập các mối quan hệ quyền lực hiệu quả giữa các công việc, người và nơi làm việc được lựa chọn để nhóm làm việc với nhau một cách hiệu quả. Vì vậy, tổ chức là một hiệp hội của những người để đạt được các mục tiêu nhất định. Đó là sự phối hợp hợp lý các hoạt động của một số người để đạt được một số mục tiêu chung được xác định rõ ràng, thông qua phân công lao động và chức năng và thông qua một hệ thống phân cấp thẩm quyền và trách nhiệm.

Đặc điểm của Tổ chức:

Các tác giả khác nhau nhìn vào từ tổ chức của người dùng từ góc độ của họ. Một điều phổ biến trong tất cả các quan điểm là tổ chức là việc thiết lập mối quan hệ quyền lực giữa các người để giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Một số tính năng của tổ chức như được thảo luận dưới đây:

1. Thành phần của các cá nhân liên quan đến nhau:

Tổ chức là một thành phần hoặc tập hợp của các cá nhân liên quan. Các tổ chức không chỉ đơn thuần là một số cá nhân được thu thập ngẫu nhiên mà chúng bao gồm các cá nhân có liên quan với nhau. Nhóm các cá nhân có liên quan đến nhau có thể xác định ranh giới của tổ chức. Nó cho thấy tổ chức như một thực thể riêng biệt với các yếu tố khác trong môi trường của nó.

2. Sáng tạo và giải trí có chủ ý và có ý thức:

Tổ chức là một đơn vị xã hội được xây dựng hoặc tái cấu trúc có chủ ý. Đó là một hệ thống các hoạt động phối hợp có ý thức của hai hoặc nhiều người. Tính năng này phân biệt tổ chức với các đơn vị xã hội khác. Không giống như các đơn vị xã hội khác, các thành viên tham gia vào tổ chức thông qua hợp đồng và cũng có thể bị loại ra nếu hiệu suất của họ không thỏa đáng. Do đó, mối quan hệ hoàn toàn có tính chất hợp đồng. Giải trí của các nhóm có thể được thực hiện bởi tổ chức thông qua các chương trình khuyến mãi, giảm hạng hoặc chuyển người trong tổ chức.

3. Thành tựu của các mục tiêu chung:

Một tổ chức là một sáng tạo có ý thức và có mục đích. Nó là một phương tiện để đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các mục tiêu của các phân khúc khác nhau dẫn đến việc đạt được các mục tiêu kinh doanh chính. Cơ cấu tổ chức nên xây dựng xung quanh các mục tiêu cắt giảm phổ biến và rõ ràng. Điều này sẽ giúp hoàn thành đúng mục tiêu.

4. Bộ phận làm việc:

Tổ chức bao gồm chia toàn bộ công việc thành các phân khúc khác nhau. Các phân khúc công việc khác nhau sau đó được giao cho những người khác nhau để hoàn thành hiệu quả. Điều này mang lại sự phân công lao động. Không phải là một người không thể thực hiện nhiều chức năng nhưng chuyên môn hóa trong các hoạt động khác nhau là cần thiết để cải thiện hiệu quả của một người. Tổ chức giúp phân chia công việc thành các hoạt động liên quan để chúng được giao cho các cá nhân khác nhau.

5. Phối hợp:

Phối hợp các hoạt động khác nhau là điều cần thiết như phân chia của họ. Nó giúp tích hợp và hài hòa các hoạt động khác nhau. Phối hợp cũng tránh trùng lặp và chậm trễ. Trong thực tế, các chức năng khác nhau trong một tổ chức phụ thuộc lẫn nhau và hiệu suất của một ảnh hưởng đến nhau. Trừ khi tất cả chúng được phối hợp đúng cách, hiệu suất của tất cả các phân khúc bị ảnh hưởng bất lợi.

6. Mối quan hệ hợp tác:

Một tổ chức tạo mối quan hệ hợp tác giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Một tổ chức không thể được thành lập bởi một người. Nó đòi hỏi ít nhất hai người trở lên; tổ chức là một hệ thống giúp tạo ra các mối quan hệ có ý nghĩa giữa mọi người. Mối quan hệ nên có cả chiều dọc và chiều ngang giữa các thành viên của các phòng ban khác nhau. Cấu trúc nên được thiết kế để thúc đẩy mọi người thực hiện phần công việc của họ cùng nhau.

7. Mối quan hệ trách nhiệm của cơ quan được xác định rõ:

Một tổ chức bao gồm nhiều vị trí khác nhau được sắp xếp theo thứ bậc với quyền hạn và trách nhiệm được xác định rõ. Luôn luôn có một cơ quan trung ương mà từ đó một chuỗi các mối quan hệ thẩm quyền trải dài trong toàn tổ chức. Hệ thống phân cấp của các vị trí xác định các đường giao tiếp và mô hình của các mối quan hệ.

8. Hành vi nhóm:

Một tổ chức là một thành phần của mọi người. Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc vào hành vi của mọi người và nhóm. Các nhóm và cấu trúc riêng lẻ là cơ sở của hành vi nhóm. Mối quan hệ trên cấp độ giữa người với người và cấp dưới với cấp dưới cũng như với cấp trên được thiết lập trong một nhóm. Các tổ chức chính thức và không chính thức giúp phát triển hành vi đúng đắn của một nhóm.

Hành vi nhóm đã sinh ra công việc nhóm đã được chấp nhận là hình thức tổ chức hiệu quả nhất. Tinh thần đồng đội, hiệu suất nhóm, phần thưởng nhóm và động lực nhóm đã đạt được những chiều hướng mới trong các tổ chức lớn vào đầu thế kỷ này. Các nhóm trong một tổ chức có hành vi hiệu quả hơn. Họ có thể đạt được một cái gì đó cùng nhau hơn những gì họ có thể đạt được cá nhân.

9. Hiệu suất:

Toàn bộ tổ chức lớn hơn tổng của các bộ phận của nó. Mục tiêu chính của tổ chức là đạt được các mục tiêu và mục tiêu thông qua hiệu suất hiệu quả có thể với sự phát triển nguồn nhân lực. Các chương trình phát triển tổ chức tối đa hóa động lực làm việc và sáng tạo. Mở rộng công việc, làm giàu công việc và sự hài lòng của công việc cũng đến dưới hiệu suất của tổ chức. Chuyên môn đặc biệt giúp thực hiện công việc hiệu quả.

Các tính năng trên của tổ chức làm cho nó khác với các đơn vị xã hội khác. Trong các tổ chức hiện đại, có bản chất lớn và phức tạp, các tính năng này rất quan trọng theo quan điểm của quản lý.

Ý nghĩa của tổ chức:

Tổ chức là cơ chế xác định mối quan hệ của nhiều người. Với sự giúp đỡ của một tổ chức quản lý được xác định rõ ràng có thể thực hiện các chức năng định hướng, phối hợp và kiểm soát. Một kế hoạch tổ chức không rõ ràng sẽ không cho phép ban quản lý thực hiện một triển lãm hiệu quả về tài năng quản lý của mình để hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh.

Ưu điểm của một tổ chức tốt:

1. Giúp tối ưu hóa việc sử dụng sáng tạo công nghệ:

Thử nghiệm của một tổ chức tốt là thành công của nó trong việc thích nghi với tình hình mới và thay đổi. Những cải tiến công nghệ đang diễn ra mọi lúc và một số quản lý được yêu cầu để tận dụng chúng để tồn tại trong thế giới cạnh tranh. Tổ chức nên linh hoạt để kết hợp tất cả các yêu cầu mới. Việc điều chỉnh các thay đổi mới sẽ yêu cầu lập lại và điều chỉnh lại các nhiệm vụ và trách nhiệm trong tổ chức. Cũng có thể cần phải ủy thác các quyền hạn mới để sử dụng tốt nhất các thay đổi công nghệ.

2. Giúp quản trị:

Một tổ chức cung cấp nền tảng âm thanh để kiểm soát quản lý hiệu quả. Các chức năng quản lý khác nhau sẽ được thực hiện một cách hiệu quả với sự giúp đỡ của một tổ chức. Các chức năng như phối hợp và kiểm soát đòi hỏi sự phân chia hợp lý các chức năng khác nhau và sự phân công của chúng cho những người phù hợp.

Một chức năng quan trọng của việc lập kế hoạch sẽ chỉ có hiệu lực nếu có một tổ chức thực hiện nó. Kế hoạch tốt nhất có thể thất bại nếu chúng không được thực hiện đúng. Việc phân công trách nhiệm giữa nhiều người khác nhau cho các chức năng khác nhau sẽ rất cần thiết để thực hiện các kế hoạch có hiệu quả. Sẽ cần có thẩm quyền thích hợp để thực hiện các chức năng một cách có hệ thống và hiệu quả. Một tổ chức tốt là một tài sản cho quản lý. Nó giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua việc thực hiện các kiểm soát hiệu quả. Tổ chức cung cấp một kênh để quản lý tốt hơn.

3. Thúc đẩy tăng trưởng và đa dạng hóa:

Diện tích và hoạt động của một doanh nghiệp phát triển nếu nó có một tổ chức đan tốt. Sẽ có nhu cầu tuyển dụng nhiều người hơn bất cứ khi nào mở rộng và đa dạng hóa diễn ra. Một linh hoạt
cơ cấu tổ chức sẽ cho phép việc làm của nhiều người hơn mà không làm phiền công việc. Các hoạt động bổ sung sẽ không đặt bất kỳ căng thẳng vào quản lý.

4. Hợp tác dễ dàng:

Mỗi doanh nghiệp có một số phòng ban và bộ phận. Đây là những nhiệm vụ khác nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh. Có nhu cầu phối hợp làm việc của các phân khúc khác nhau. Một tổ chức tốt sẽ phân chia và phân chia các hoạt động theo cách mà các hoạt động của các phân khúc khác nhau trở thành bổ sung. Điều này sẽ mang lại sự phối hợp tự động trong kinh doanh.

5. Đào tạo và phát triển nhân sự:

Một tổ chức tốt cung cấp một cơ hội cho việc đào tạo và phát triển nhân sự. Một cơ quan được xác định rõ ràng cung cấp một phạm vi cho việc sử dụng tài năng. Sẽ có một phạm vi đủ để thử những ý tưởng mới trong việc cải thiện hoạt động của tổ chức. Những người mới tham gia được đào tạo đầy đủ trong công việc của họ. Họ gắn bó với những người có kinh nghiệm hướng dẫn họ đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Về đào tạo công việc tốt hơn nhiều và cho kết quả tốt so với đào tạo trong lớp. Một hệ thống tổ chức được phát minh tốt sẽ cung cấp một cơ hội đầy đủ cho việc đào tạo các học viên mới và phát triển đội ngũ nhân viên hiện có.

6. Khuyến khích Sáng kiến:

Một cấu trúc tổ chức tốt sẽ cung cấp đủ phạm vi để chủ động. Những người được phép thử những ý tưởng mới để cải thiện công việc của họ. Các chính sách và thủ tục được đặt ra cho hướng dẫn của nhân viên quản lý. Nhưng trong giới hạn này, mọi người được tự do thể hiện tài năng của mình.

Sự chủ động và sáng tạo được khuyến khích trong tổ chức sẽ khiến nó trở nên năng động và phản ứng nhanh với các tình huống mới. Nếu mọi người không được khuyến khích chủ động mới thì ban quản lý có thể không thể đối phó với môi trường kinh doanh thay đổi. Một tổ chức tốt xác định rõ phạm vi công việc của mỗi người và cho phép họ phát triển trong phạm vi đó.

7. Quan hệ con người tốt hơn:

Quan hệ con người cải thiện trong một thiết lập tổ chức tốt. Một tổ chức bao gồm con người và sự hài lòng của họ sẽ giúp cải thiện mối quan hệ của con người. Một công việc được xác định rõ ràng, thẩm quyền, trách nhiệm, trách nhiệm sẽ cho phép các cá nhân làm việc trong một bầu không khí tự do. Mọi người sẽ biết những hạn chế của mình và có thể cố gắng ở lại trong phạm vi đó. Điều này sẽ mang lại sự hài lòng trong công việc cho nhân viên.