15 đề xuất hàng đầu để tạo nhóm hiệu suất cao
Bài viết này đưa ra ánh sáng về mười gợi ý quan trọng có thể giúp tạo ra các màn trình diễn nhóm cao, tức là (1) Số lượng thành viên trong các nhóm làm việc, (2) Lựa chọn thành viên trên cơ sở tiềm năng kỹ năng và kỹ năng, (3) Thiết lập Khẩn cấp, yêu cầu tiêu chuẩn và định hướng hiệu suất, và những người khác.
1. Số lượng thành viên trong các nhóm làm việc:
Quy mô của nhóm làm việc ảnh hưởng đến hiệu suất của các nhóm ở mức độ lớn hơn vì các nhóm làm việc tốt nhất có xu hướng nhỏ. Khi các thành viên trong nhóm phải chia sẻ ý tưởng và thông tin, tương tác với nhau và đưa ra quyết định, sẽ trở nên khó khăn nếu nhóm rất lớn. Các nhóm lớn hơn thường thiếu sự cam kết, tính cố kết và trách nhiệm lẫn nhau, điều này rất cần thiết để đạt được hiệu suất cao. Số lượng thành viên tối ưu trong một nhóm nên từ 10 đến 15. Nếu nhóm lớn hơn, người quản lý nên cố gắng chia thành các nhóm phụ.
2. Lựa chọn thành viên trên cơ sở kỹ năng và tiềm năng kỹ năng:
Người quản lý khôn ngoan sẽ chọn người cho cả kỹ năng hiện có và tiềm năng của họ để cải thiện các kỹ năng hiện có và học hỏi những kỹ năng mới. Không có đội nào thành công mà không có tất cả các kỹ năng cần thiết để đáp ứng mục tiêu và mục tiêu hiệu suất của nó.
Để thực hiện hiệu quả, nhìn chung một nhóm đòi hỏi ba loại kỹ năng khác nhau:
(i) Kỹ năng kỹ thuật
(ii) Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, để nhân viên có thể xác định vấn đề, tạo ra các lựa chọn thay thế, đánh giá các lựa chọn thay thế đó và đưa ra các lựa chọn có thẩm quyền.
(iii) Kỹ năng giao tiếp, ví dụ như lắng nghe, phản hồi, giải quyết xung đột, v.v.
Sự kết hợp đúng của cả ba kỹ năng là điều cần thiết cho các đội để đạt được tiềm năng hiệu suất của họ.
3. Thiết lập mức độ khẩn cấp, yêu cầu và tiêu chuẩn thực hiện:
Các nhóm làm việc tốt nhất trong một bối cảnh hấp dẫn. Tất cả các thành viên trong nhóm cần tin rằng nhóm có mục đích cấp bách và đáng giá. Họ nên biết những kỳ vọng từ đội là gì. Các mục tiêu càng cấp bách và có ý nghĩa, càng có nhiều khả năng, nhóm sẽ sống đúng với tiềm năng hiệu suất của nó. Vì lý do này, các nhóm được thành lập dễ dàng trong các công ty có đạo đức hoạt động mạnh mẽ.
4. Phân bổ vai trò đúng cho đúng người:
Các nhóm hiệu quả là những nhóm phù hợp với mọi người với các vai trò khác nhau. Nguyên tắc của Người đàn ông đúng đắn cho công việc đúng đắn phải được nhóm làm theo. Các đội có nhu cầu khác nhau và mọi người nên được chọn trong các đội dựa trên tính cách và sở thích của họ.
Bằng cách kết hợp sở thích cá nhân với nhu cầu vai trò của nhóm, người quản lý tăng khả năng các thành viên trong nhóm sẽ làm việc tốt với nhau. Do đó, công việc của mỗi người quản lý là hiểu được những điểm mạnh mà mỗi người có thể mang lại cho một nhóm, chọn thành viên có điểm mạnh trong tâm trí và phân bổ công việc phù hợp với phong cách ưa thích của thành viên.
5. Chú ý đặc biệt đến những ấn tượng ban đầu:
Cần chú ý đặc biệt đến các cuộc họp và hành động đầu tiên vì những ấn tượng ban đầu luôn có ý nghĩa rất lớn. Khi các nhóm tiềm năng đến với nhau lần đầu tiên, mọi người sẽ theo dõi các tín hiệu do người khác đưa ra để đưa ra các giả định của riêng họ hoặc nếu họ đã có một số thông tin họ xác nhận, đình chỉ hoặc xua tan các giả định đó. Hành động mạnh hơn lời nói. Đặc biệt chú ý đến những gì, các nhà lãnh đạo nhóm hoặc giám đốc điều hành, những người khác có ảnh hưởng đến nhóm, làm hoặc cách họ cư xử. Ấn tượng ban đầu luôn mang trọng lượng.
6. Có một mục đích chung và có ý nghĩa:
Mỗi đội nên có một mục đích có ý nghĩa mà tất cả các thành viên nên được cam kết. Mục đích chung và có ý nghĩa này, thường rộng hơn các mục tiêu cụ thể, cung cấp phương hướng, động lực và khát vọng cho các thành viên. Mỗi đội nên có một mục đích chung được cả nhóm chấp nhận.
Thành viên của các đội thành công dành rất nhiều thời gian và nỗ lực để thảo luận về việc định hình và đồng ý về một mục đích chung. Mục đích này phải được chấp nhận đối với họ với tư cách cá nhân cũng như tập thể như một nhóm.
7. Xây dựng Bộ quy tắc ứng xử:
Tất cả các nhóm hiệu quả đặt ra một số quy tắc hoặc hành vi rõ ràng ngay từ đầu để giúp họ đạt được mục tiêu và mục tiêu hiệu suất.
Các quy tắc ứng xử quan trọng nhất liên quan đến:
(i) Đi học, đúng giờ và đều đặn.
(ii) Bảo mật.
(iii) Phương pháp phân tích tức là chỉ nói trên cơ sở thực tế.
(iv) Định hướng sản phẩm cuối cùng.
(v) Đối đầu mang tính xây dựng tức là không có ngón tay trỏ.
(vi) Đóng góp dưới dạng công việc thực tế.
8. Thiết lập các mục tiêu cụ thể theo định hướng hiệu suất:
Mục đích chung của nhóm thành công được dịch thành các mục tiêu hiệu suất cụ thể, đo lường được và thực tế. Thành công của hầu hết các đội có thể bắt nguồn từ các sự kiện định hướng hiệu suất chính. Những sự kiện như vậy có thể được thiết lập trong chuyển động bằng cách thiết lập các mục tiêu hiệu suất. Các đội không thể tồn tại mà không có kết quả hoạt động. Mục tiêu cụ thể giúp các đội duy trì sự tập trung của họ vào việc có được kết quả.
9. Xác định và đồng ý theo cách tiếp cận chung:
Sau khi các mục tiêu cụ thể đã được thiết lập, các nhóm hiệu suất cao cũng cần sự lãnh đạo và cấu trúc để cung cấp sự tập trung và sự chú ý. Một cách tiếp cận chung đảm bảo rằng nhóm được thống nhất cho các mục đích để đạt được các mục tiêu.
Trong bối cảnh này, các thành viên trong nhóm phải đồng ý:
(i) Ai sẽ làm gì?
(ii) Làm thế nào để chia sẻ khối lượng công việc?
(iii) Làm thế nào để sắp xếp lịch trình?
(iv) Làm thế nào và những kỹ năng nào sẽ được phát triển?
(v) Làm thế nào để giải quyết xung đột?
(vi) Làm thế nào để đưa ra và sửa đổi các quyết định?
Để đồng ý với tất cả các vấn đề trên, cần có sự lãnh đạo và cơ cấu của nhóm. Lãnh đạo và cơ cấu có thể được cung cấp bởi - ban quản lý hoặc bởi chính các thành viên trong nhóm.
10. Thách thức nhóm thường xuyên với thông tin và thông tin mới:
Các nhóm thường mắc sai lầm khi họ cho rằng tất cả các thông tin cần thiết tồn tại trong kinh nghiệm tập thể và kiến thức của các thành viên trong nhóm của họ. Một trưởng nhóm nên thường xuyên thách thức các thành viên trong nhóm bằng cách cung cấp cho họ thông tin mới. Nó sẽ khiến nhóm xác định lại và làm phong phú thêm sự hiểu biết về thách thức hiệu suất do đó, giúp nhóm định hình mục đích chung, đặt mục tiêu rõ ràng hơn và cải thiện cách tiếp cận chung.
11. Xây dựng những hiểu biết sáng tạo và liên kết cá nhân:
Các thành viên trong nhóm phải dành nhiều thời gian cho nhau, lên lịch và không hẹn trước, đặc biệt là vào đầu. Điều rất quan trọng là xây dựng những hiểu biết sáng tạo và liên kết cá nhân có thể thông qua các tương tác quan trọng và ngẫu nhiên cũng như phân tích các sự kiện và phỏng vấn khách hàng. Các đội thành công nên cho mình thời gian để học cách trở thành một đội. Không nhất thiết là tất cả các thành viên phải luôn ở bên nhau về thể xác, nhưng họ có thể ở bên nhau bằng cách nói chuyện qua điện thoại hoặc với sự trợ giúp của máy fax.
12. Trách nhiệm và trách nhiệm cá nhân:
Trong một nhóm hiệu quả, các cá nhân được thực hiện cá nhân và cùng chịu trách nhiệm cho mục đích, mục tiêu và cách tiếp cận của nhóm. Mọi thành viên nên rất rõ ràng về những gì anh ta chịu trách nhiệm cá nhân. Nếu không, một số thành viên cố gắng trốn trong một nhóm. Họ cố gắng tận dụng những nỗ lực của nhóm vì những đóng góp cá nhân của họ không thể được xác định. Xu hướng này có thể được kiềm chế bằng cách làm cho các cá nhân có trách nhiệm ở cả cấp độ cá nhân cũng như nhóm.
13. Đánh giá hiệu suất phù hợp:
Vì các cá nhân chịu trách nhiệm ở cả cấp độ cá nhân cũng như nhóm, các phương pháp đánh giá hiệu suất cá nhân truyền thống sẽ không phù hợp với sự phát triển của nhóm hiệu suất cao. Vì vậy, ban quản lý nên xem xét đánh giá hiệu suất dựa trên nhóm cùng với đánh giá hiệu suất cá nhân.
14. Hệ thống công nhận và khen thưởng:
Củng cố tích cực có thể cải thiện nỗ lực và cam kết của đội. Có nhiều cách để nhận ra và thưởng cho hiệu suất của nhóm ngoài việc bồi thường trực tiếp như chia sẻ lợi nhuận, khuyến khích nhóm nhỏ, vv Các giải thưởng phù hợp có thể được trao cho các thành viên để ghi nhận đóng góp. Cuối cùng, tuy nhiên, sự hài lòng được chia sẻ bởi một nhóm trong hiệu suất của chính nó trở thành giải thưởng ấp ủ nhất.
15. Phát triển niềm tin giữa các thành viên:
Cần có sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên. Họ nên tin vào sự chính trực, tính cách, năng lực, lòng trung thành nhất quán và sự cởi mở của nhau. Xây dựng và duy trì niềm tin đòi hỏi sự chú ý cẩn thận của ban quản lý vì phải mất rất nhiều thời gian để xây dựng nhưng có thể dễ dàng bị phá hủy và rất khó để lấy lại. Hơn nữa tin tưởng và mất lòng tin không tin tưởng. Vì vậy, đối với các đội có hiệu suất cao, cần phải có sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm.
