Các yếu tố cần thiết cho hoạt động của hệ thống kiểm soát trong một tổ chức

Các yếu tố sau đây rất cần thiết cho hoạt động của hệ thống điều khiển:

1. Lập kế hoạch:

Lập kế hoạch và kiểm soát được liên kết chặt chẽ với nhau. Lập kế hoạch mà không kiểm soát là vô nghĩa và kiểm soát mà không có kế hoạch là mù quáng. Kế hoạch cung cấp cơ sở để kiểm soát. Kiểm soát đưa ra ánh sáng tất cả các nút cổ chai để thực hiện công việc và hoạt động như một con trỏ thẳng đến nhu cầu của tình huống.

Do đó, nó liên quan chặt chẽ đến chức năng lập kế hoạch của người quản lý. Kiểm soát là kết quả của các kế hoạch, mục tiêu hoặc chính sách cụ thể. Do đó, lập kế hoạch cung cấp và ảnh hưởng đến kiểm soát. Các kế hoạch được hình thành đúng đắn trở thành yếu tố quan trọng trong việc mang lại sự kiểm soát hiệu quả.

2. Hành động:

Kiểm soát ngụ ý những hành động có thể được thực hiện để điều chỉnh sự thay đổi có thể xảy ra giữa các tiêu chuẩn và kết quả thực tế. Chắc chắn, nó nên đảm nhận vai trò của một đội cứu hỏa chỉ hành động khi ngọn lửa thực sự bùng phát.

Nhưng sự sai lệch có thể xảy ra do sự hướng dẫn tốt nhất từ người quản lý. Trong tình huống như vậy, người quản lý nên nhanh chóng hành động. Anh ta nên nhanh chóng không chỉ trong việc xác định những sai lệch, mà còn trong việc khắc phục chúng. Do đó, kiểm soát có nghĩa là hành động để sửa các biến thể hoặc hành động để ngăn chặn những sai lệch như vậy trong tương lai.

3. Phái đoàn chính quyền:

Sự ủy quyền chỉ đơn thuần là việc trao quyền / quyền cho cấp dưới hoạt động trong giới hạn quy định. Kiểm soát ngụ ý thẩm quyền để có được hiệu suất và phát hiện sai lệch và cũng để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết.

Một người quản lý không thể thực hiện kiểm soát mà không có thẩm quyền đầy đủ. Anh ta phải kiểm soát các hoạt động được thực hiện bằng cách hành động và hành động có thể được thực hiện trong giới hạn của chính quyền. Chính sách tốt nhất của phái đoàn là sự phù hợp của trách nhiệm và quyền hạn. Nó cho thấy rằng một người quản lý phải có thẩm quyền tương ứng so với trách nhiệm của mình.

4. Thông tin:

Để kiểm soát hiệu quả, phải có một luồng thông tin kịp thời đến người quản lý. Mỗi người quản lý trong tổ chức phải có thông tin đầy đủ về hiệu suất, tiêu chuẩn của mình và cách anh ta đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hệ thống liên lạc với người quản lý được gọi là phản hồi trực tuyến.

Một phản hồi hiệu quả giúp người quản lý biết vị trí và thời điểm sai lệch so với bất kỳ kế hoạch nào đã diễn ra. Anh ta sau đó có thể bắt đầu hành động khắc phục kịp thời. Sự nhanh chóng trong báo cáo là rất quan trọng đối với hành động khắc phục nhanh chóng.