Quản lý hệ thống văn phòng (6 cách)

Một số cách để quản lý hệ thống văn phòng như sau: 1. Quản lý bằng cách tham dự 2. Quản lý bằng kiểm soát sổ quỹ tiền mặt 3. Quản lý bằng kiểm soát tiền mặt / Petty Cash 4. Quản lý bằng điều khiển cho máy, Pones, vv 5. Quản lý bằng Kiểm soát văn phòng phẩm 6. Quản lý bằng điều khiển thông qua các thanh ghi chuyển động văn phòng.

Quản lý hệ thống văn phòng # 1. Quản lý bằng cách tham dự:

Đó là nguyên tắc đầu tiên của bất kỳ văn phòng nào được tuân theo bởi bất kỳ Người quản lý nào. Điều rất cần thiết đối với bất kỳ Trình quản lý Office nào là kiểm soát văn phòng bằng cách duy trì lịch trình tham dự nghiêm ngặt.

Mỗi nhân viên phải vào văn phòng ít nhất 15 phút trước khi văn phòng bắt đầu. Họ nên ký vào sổ đăng ký văn phòng.

Sau khi hết thời gian lịch, đăng ký sẽ bị Quản lý Office lấy đi. Đây là một quy tắc cơ bản. Sau đó, nhiều nhất anh ta chỉ nên cho phép thêm 15 phút nữa để những người đến sau của mình ký vào sổ đăng ký.

Nếu bất kỳ nhân viên nào đến muộn ngay cả sau thời gian ân hạn 15 phút, thì Giám đốc Văn phòng nên đánh dấu anh ta vắng mặt và điều chỉnh sự vắng mặt này đối với nghỉ phép thông thường của anh ta, nếu đó là trong tài khoản của anh ta, hoặc yêu cầu nhân viên quay trở lại nhà anh ta như anh đang bị đánh dấu vắng mặt trong ngày. Lại có một quy tắc 3 tức là ba lần vắng mặt trong một tháng vì đến muộn văn phòng được chuyển đổi thành một lần nghỉ mà không phải trả tiền [LWP] vào cuối tháng, người quản lý văn phòng nên thông báo cho HO về việc này.

Quản lý hệ thống văn phòng # 2. Quản lý bằng cách kiểm soát sổ quỹ tiền mặt:

Trong mỗi văn phòng, người quản lý văn phòng được cấp một cuốn sổ tiền mặt và một ít tiền mặt để điều hành và kiểm soát văn phòng. Sổ quỹ tiền mặt phải được duy trì bởi kế toán viên làm việc dưới quyền quản lý văn phòng và tiền mặt của nhân viên thu ngân. Trong một số văn phòng, tiền mặt được duy trì bởi nhân viên thu ngân, và các tài khoản được duy trì bởi kế toán.

Nhiệm vụ của Trình quản lý Office là kiểm tra dòng tiền mặt và dòng tiền mặt, séc và hối phiếu yêu cầu. Người quản lý văn phòng nên kiểm tra các chứng từ hàng ngày và chính xác về tất cả các giao dịch diễn ra trong văn phòng hàng ngày.

Anh ta chỉ nên ký chứng từ nếu các mục nhập phù hợp và mọi chứng từ được chứng thực bằng các hóa đơn, phiếu, v.v ... cho dù nó được sử dụng cho mục đích nhất định của văn phòng và bản sao ảnh của séc hoặc Bản nháp theo yêu cầu nếu có gì đó được trả cho các bên được duy trì cùng với chứng từ.

Anh ta nên thấy rằng sổ tiền mặt được cập nhật mỗi ngày, trên cơ sở giao dịch hàng ngày, và nên thấy rằng số dư trong sổ quỹ tiền mặt với tiền trong hộp tiền mặt. Sau khi hoàn thành, anh ta nên yêu cầu Kế toán đặt chữ ký của mình vào sổ quỹ tiền mặt, và sau đó anh ta nên ký tên dưới con dấu văn phòng.

Quản lý hệ thống văn phòng # 3. Quản lý bằng kiểm soát tiền mặt / Petty Cash:

Mỗi ngày để bắt đầu, người quản lý văn phòng trước tiên nên gọi cho kế toán và nhân viên bảo trì tiền mặt nhỏ, được gọi là nhân viên thu ngân. Chế độ kiểm tra sổ quỹ tiền mặt và xác minh nó được minh họa như trên. Một lần nữa, anh ta nên tìm hiểu số tiền còn lại trong sổ quỹ tiền mặt là bao nhiêu. Một khi anh ta biết điều đó, anh ta nên tự xác minh bằng cách đếm tiền mặt.

Anh ta nên yêu cầu nhân viên thu ngân của mình viết vào một tờ giấy về mệnh giá tiền mặt, về đồng rupee và paisa và xác nhận nó, đặt chữ ký của anh ta trên đó, dưới con dấu văn phòng và đóng dấu. Điều này anh nên làm cho tất cả các ngày trong một năm. Điều này sẽ tránh sự cố trong hệ thống trong văn phòng.

Quản lý hệ thống Office # 4. Quản lý bằng điều khiển cho máy, Pones, v.v.:

Ngày nay, nhiều văn phòng đã nhận thấy rằng các nhân viên lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc bằng cách lãng phí thời gian không cần thiết cho điện thoại và tiêu tốn một lượng tiền văn phòng khổng lồ cho các cuộc gọi điện thoại STD. Tương tự như vậy, người ta đã nhận thấy rằng một số tiền lớn được chi tiêu không cần thiết và lãng phí bằng cách gửi tin nhắn qua máy fax và trong một số trường hợp, rất nhiều tiền được chi cho Xerox / bản sao ảnh, v.v.

Nó cũng được quan sát thấy rằng một số người sử dụng các công cụ văn phòng này để tự sử dụng và ghi nợ giống nhau cho văn phòng. Trình quản lý Office thông minh cần duy trì sổ đăng ký các tin nhắn như vậy được gửi bằng fax hoặc các cuộc gọi điện thoại được thực hiện đặc biệt bởi STD. Một ví dụ về thanh ghi được duy trì được minh họa:

Bản sao của tin nhắn Fax được gửi qua văn phòng:

Tương tự, một bản ghi theo cách sử dụng điện thoại cho STD có thể được duy trì. Một minh họa được hiển thị:

Bây giờ, trong phương thức này, khi các hóa đơn thanh toán được gửi bởi bộ phận tương ứng để thanh toán hóa đơn điện thoại, cho các hóa đơn máy móc để gửi massage, có thể thực hiện kiểm tra đối chiếu trước khi xóa hóa đơn, v.v.

Quản lý hệ thống văn phòng # 5. Quản lý bằng văn phòng điều khiển văn phòng phẩm:

Đây là một trong những vấn đề lâu năm mà bất kỳ văn phòng nào trong cả nước phải đối mặt. Nó trở nên quan trọng và rất quan trọng để kiểm soát việc sử dụng văn phòng phẩm, cũng như lãng phí các mặt hàng văn phòng phẩm. Ở Ấn Độ, nhân viên văn phòng có thói quen bẩn thỉu và bẩn thỉu khi mang đi văn phòng phẩm như giấy tờ, giấy tờ, quy tắc chân, bút chì, ghim, kẹp, v.v. đến nhà để tặng cho con cái họ sử dụng.

Hệ thống này phổ biến hơn trong các văn phòng Chính phủ. Không có hồ sơ thích hợp được duy trì và vào cuối năm, người ta nhận thấy rằng một số tiền rất lớn được dành cho văn phòng phẩm.

Người quản lý văn phòng nên yêu cầu một nhân viên văn phòng duy trì nghiêm ngặt một hồ sơ về văn phòng phẩm đến trong văn phòng và ghi nợ văn phòng phẩm cho những người sử dụng chúng trong văn phòng. Một đăng ký cho cùng nên được duy trì, và một đăng ký sẽ hoạt động như một sổ cái nên được duy trì, để ghi nợ người giữ trạm cho những người sử dụng chúng.

Điều tương tự nên được kiểm tra vào cuối mỗi tháng và kiểm tra các mặt hàng văn phòng phẩm trong văn phòng sau khi hết hạn của tháng.

Quản lý hệ thống Office # 6. Quản lý bằng điều khiển thông qua các thanh ghi chuyển động của Office:

Trong mỗi văn phòng, nhân viên văn phòng được yêu cầu ra khỏi văn phòng để hoàn thành một số công việc chính thức và sau đó quay trở lại văn phòng. Một người quản lý văn phòng thông minh phải luôn duy trì một sổ đăng ký trong đó hồ sơ về sự di chuyển của nhân viên văn phòng cần được duy trì.

Thời gian anh ấy rời khỏi văn phòng và thời gian anh ấy trở lại nên được ghi lại đúng cách. Vào cuối tháng, người quản lý văn phòng nên kiểm tra điều này bởi vì khi nhân viên văn phòng trình bày chi phí của họ về vận chuyển địa phương để được văn phòng hoàn trả, thì điều này có ích cho ban quản lý để giải quyết trợ cấp vận chuyển địa phương.