4 biện pháp hàng đầu để kiểm soát chi tiêu vốn

Đọc bài viết này để tìm hiểu về bốn biện pháp kiểm soát chi tiêu vốn sau đây, nghĩa là (1) Ngân sách chi tiêu vốn, (2) Yêu cầu tài trợ, (3) Phân tích phương sai và (4) Theo dõi.

1. Ngân sách chi tiêu vốn:

Lập kế hoạch là bước đầu tiên và cần thiết nhất để kiểm soát. Do đó, bước đầu tiên trong kiểm soát chi tiêu vốn là chuẩn bị ngân sách chi tiêu vốn.

Ngân sách này phác thảo các loại dự án khác nhau như dự án mới, dự án mở rộng, dự án hiện đại hóa và dự án đa dạng hóa sẽ được đưa lên và cũng giải thích cách các dự án này nên được tài trợ trong một giai đoạn nhất định. Yêu cầu cho các dự án chi tiêu vốn xuất phát từ các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Trong khi gửi yêu cầu của họ cho các dự án chi tiêu vốn, họ cung cấp các thông tin sau:

(a) Mô tả đề xuất,

(b) Biện minh cho việc đề xuất như vậy,

(d) Ước tính đời sống kinh tế hiệu quả và

(e) Lợi ích ròng dự kiến từ đề xuất.

Các yêu cầu cá nhân được đệ trình lên ủy ban ngân sách để xem xét sơ bộ, sàng lọc, phối hợp và hợp nhất cuối cùng.

Trong khi xem xét các yêu cầu cá nhân, ủy ban chủ yếu xem xét đề xuất cho các khía cạnh sau:

(a) Tất cả các yêu cầu đều phù hợp với các chương trình và kế hoạch dài hạn của công ty,

(b) Chúng khả thi về mặt tài chính và

Ví dụ, việc xem xét một dự án mở rộng có thể dẫn đến mất cân bằng bộ phận nếu bộ phận bán hàng không thể bán sản xuất dư thừa. Khi các đề xuất được tìm thấy có giá trị, chúng được đề xuất cho ban quản lý cấp cao hơn để phê duyệt cuối cùng.

2. Yêu cầu tài trợ:

Sau khi các dự án được phê duyệt, bộ phận liên quan nên gửi yêu cầu chi tiết để chiếm dụng tiền.

Yêu cầu này có thể là một yêu cầu cho:

(a) Ngân sách vốn ban đầu,

(b) Các quỹ bổ sung, và

Do một số điều kiện hoặc hoàn cảnh thay đổi nhất định, nếu dự án được phê duyệt không thể đảm nhận, nó có thể bị từ bỏ bằng cách cung cấp lý do thích hợp để từ bỏ. Khi việc từ bỏ được phê duyệt, các quỹ được phân bổ và sau đó bị hủy sẽ được sử dụng cho các dự án khác dựa trên các ưu tiên.

3. Phân tích phương sai:

Đây là một nhiệm vụ quan trọng trong kiểm soát chi tiêu vốn. Hiệu suất thực tế được so sánh với các ước tính và phương sai hoặc độ lệch được ghi nhận, phân tích và báo cáo.

Khi công việc thực hiện dự án tiến triển, các chi phí thực tế phát sinh được so sánh với các dự toán ngân sách. Khi dự kiến chi phí thực tế có thể vượt quá ước tính ban đầu, một yêu cầu chính thức cho các quỹ bổ sung hoặc sửa đổi kế hoạch sẽ được thực hiện.

Để kiểm soát tốt hơn, một hệ thống gọi báo cáo hàng tháng hoặc hàng tuần về các dự án hoặc công việc riêng lẻ được giới thiệu. Các báo cáo này có thể ở dạng Chi tiêu Dự án Vốn, Tóm tắt các dự án Vốn hiện tại, Báo cáo chi phí dự án vốn định kỳ và Báo cáo chi tiết hàng tuần.

4. Theo dõi:

Theo dõi hiệu suất của các dự án vốn là rất cần thiết. Nó cho phép ban quản lý xác định xem khoản tiết kiệm dự kiến có thực sự được thực hiện hay không.

Việc theo dõi trong mẫu kiểm toán hoàn thành bài phục vụ hai mục đích:

1. Nó chỉ ra các lĩnh vực của điểm yếu để quản lý.

2. Nó tạo niềm tin vào chương trình kiểm soát chi tiêu vốn trong tương lai. Tuy nhiên, kiểm toán hoàn thành bài là một nhiệm vụ khó khăn.

Nhiều yếu tố bù đắp như thay đổi khối lượng và giá cả và tăng lương, vv có thể che giấu hoặc đánh lừa kết quả thực tế thu được từ dự án. Do đó, một ủy ban kiểm toán hoàn thành bài được thành lập với Kỹ sư trưởng, Giám đốc nhà máy, Kiểm toán viên nội bộ, v.v., với tư cách là thành viên.

Ủy ban nên chuẩn bị một báo cáo trong hồ sơ được nêu trong sổ tay ngân sách vốn. Báo cáo của ủy ban cần chỉ rõ cụ thể các nguyên nhân gây ra sự thiếu hụt, nếu có, các biện pháp khắc phục được thực hiện và khoảng thời gian mà các biện pháp được thực hiện.