Xử lý thư đi hoặc gửi đi trong văn phòng

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Xử lý thư đi hoặc thư đi trong văn phòng.

Chuẩn bị thư, thông báo, thông tư, vv.:

Nguyên tắc:

Thư của các bộ phận khác nhau có thể được chuẩn bị bởi các bộ phận tương ứng về chính tả hoặc hướng dẫn của trưởng bộ phận. Một số "đoạn văn mẫu" có thể được sử dụng để duy trì tính đồng nhất của phong cách. Hoặc, có thể có một nhóm các thư ký thư tín sẽ chuẩn bị các chữ cái theo hướng dẫn hoặc các điểm được đưa ra bởi các trưởng bộ phận liên quan.

Thư ký có toàn quyền kiểm soát các thư ký thư tín.

Thông báo hoặc thông tư có thể được chuẩn bị bởi các bộ phận khác nhau, như bộ phận tiếp thị cho khách hàng, đại lý hoặc đại lý. Tương tự là trường hợp của bảng giá hoặc danh mục. Tài liệu quảng cáo có thể được chuẩn bị bởi bộ phận công khai, nếu có, hoặc mối quan tâm có thể phụ thuộc vào bất kỳ nhà đại lý quảng cáo nào về mặt này.

Ban lãnh đạo cao nhất sẽ kiểm soát tất cả các tài liệu về vấn đề này khi chúng phản ánh các chính sách của tổ chức.

Thông báo, thông tư, báo cáo, vv phải được gửi đến các thành viên trong trường hợp tổ chức, cho dù giao dịch hay không giao dịch, là một hiệp hội. Những điều như vậy được thư ký chuẩn bị bởi uy quyền và kiến ​​thức chuyên ngành của mình. Có các quy tắc và hình thức theo luật định cũng có. Vì vậy, các nguyên tắc khác nhau phải được tuân theo đối với việc chuẩn bị thư tùy thuộc vào văn bản của thư.

Sự đa dạng phổ biến nhất của thư gửi đi là một lá thư. Một lá thư có thể là một lần nữa của hai loại. Hoặc, đó là một bức thư gốc do người gửi gửi cho người nhận từ chính người gửi của mình, hoặc, đó có thể là thư trả lời của người nhận gửi thư do người gửi nhận được. Trong trường hợp sau, việc soạn thảo thư trả lời sẽ tương ứng với thư nhận được.

Thủ tục chuẩn bị một lá thư được đưa ra dưới đây:

(1) Đọc chính tả và Dự thảo:

Bức thư có thể được chỉ định bởi người đứng đầu bộ phận hoặc anh ta có thể chỉ ra các hướng dẫn và điểm trên cơ sở thư ký thư sẽ soạn thảo thư. Những lá thư liên quan đến các vấn đề chính sách được quyết định bởi giám đốc điều hành hoặc thư ký hoặc thậm chí bởi những người ở cấp cao nhất, như giám đốc điều hành của một công ty.

Thư cá nhân của những người quan trọng có thể được soạn thảo bởi các thư ký riêng của họ, những người có thẩm quyền để làm điều đó. Khi một lá thư được viết chính tả, người viết tốc ký sẽ ghi chú lại bằng tay và sau đó chuyển nó thành bàn tay dài trên một máy đánh chữ. Điều này được gọi là một dự thảo. Dự thảo có thể được chuẩn bị bởi thư ký thư tín trực tiếp hoặc thư ký riêng.

Đọc chính tả có thể được đưa ra theo nhiều cách:

(a) Trực tiếp đến người viết tốc ký;

(b) Thông qua một máy điện thoại dicta nơi nó được ghi lại và sau đó được người đánh máy nghe thấy để gõ ra;

(c) Trực tiếp đến một người viết tốc ký, người không viết bằng bút chì trên bảng viết nhưng anh ta vận hành một máy 'mẫu mực'.

Một giám đốc điều hành cấp cao thường ra lệnh một số chữ cái cùng một lúc, tốt nhất là vào đầu giờ làm việc, và sau đó các nhân viên đánh máy phiên âm lần lượt từng chữ cái. Khi có một nhóm viết tốc ký thì bất kỳ một trong những người viết tốc ký hiện có sẵn đều được gọi bởi người điều hành, người đưa ra chính tả. Có thể có người viết tốc ký bộ phận và người đánh máy thay vì một bể tập trung.

(2) Sửa lỗi và gõ cuối cùng:

Dự thảo được trình bày cho người ra lệnh hoặc theo hướng dẫn hoặc hướng dẫn của nó đã được soạn thảo. Anh ta sẽ vượt qua nó và có thể sửa chữa để cải thiện. Dự thảo có thể được gửi đến một số giám đốc điều hành khác cho các đề xuất của họ, nếu có, hoặc để bổ sung. Ví dụ, một số số liệu có thể phải được bộ phận tài khoản thêm vào một bản nháp được chuẩn bị dựa trên chính tả của người quản lý tiếp thị.

Bây giờ, vấn đề sẽ được gửi để đánh máy cuối cùng hoặc sao chép, tùy theo từng trường hợp. Trong trường hợp sau, một máy nhân đôi sẽ phải được sử dụng. Cùng với việc gõ văn bản cuối cùng của bức thư, các bản sao của các tài liệu khác để gửi kèm có thể phải được gõ. Hai đến năm bản có thể phải được gõ tùy thuộc vào số lượng phòng ban hoặc cá nhân có liên quan đến bức thư.

Các phong bì, giấy gói, vv được sử dụng để gửi đi sẽ được gõ đồng thời. Nếu 'phong bì cửa sổ' được sử dụng, không cần gõ vào phong bì. Phong bì có một đường cắt ra để có thể nhìn thấy địa chỉ bên trong được gõ trên chính chữ cái. (Tuy nhiên, việc gấp đúng chữ cái là cần thiết). Việc gõ địa chỉ là không cần thiết nếu sử dụng máy đánh địa chỉ.

(3) Chữ ký:

Đây là một hoạt động quan trọng vì các chữ cái có giá trị phải được ký bởi những người có thẩm quyền ký. Thư ký có thẩm quyền ký thư thay mặt cho tổ chức. Một sĩ quan cấp dưới có thể ký 'cho' cấp trên của mình nếu anh ta được ủy quyền. Mẫu thư 'thường được ký bởi các sĩ quan cấp dưới.

Một thư ký riêng có thể ký thay cho ông chủ của mình. Thư có ý nghĩa pháp lý được ký bởi những người ở cấp cao nhất của thẩm quyền hoặc bởi thư ký có giấy ủy quyền.

Những bức thư như vậy có thể phải được xử lý thông qua Bộ phận pháp lý, nếu có, hoặc thông qua cố vấn pháp lý. Bản thân thư ký có đủ năng lực cho mục đích. Các dấu hiệu ký tên trên bản gốc đầy đủ và có thể đặt tên viết tắt của mình trên bản sao văn phòng hoặc bản sao của bộ phận. Chữ ký phải được làm rõ ràng (tốt nhất là bằng mực) và rõ ràng.

Nó sẽ được đi kèm với sự chỉ định của người ký. Không có chữ ký được yêu cầu trên bản sao văn bản trùng lặp, nhưng theo ghi chú chuyển tiếp kèm theo, nếu bản sao trùng lặp sẽ được gửi cho người khác để tham khảo.

Nếu đó là một hình tròn hoặc bất kỳ loại thư nào phải được sao chép và gửi cho một số người thì thư hoặc thông báo hoặc thông báo phải được gõ trên giấy stprint và chữ ký sẽ được tạo bởi bút stylus. Trong một số lo ngại, có một sĩ quan đặc biệt hoặc một Giám sát viên của Cục Thư tín kiểm tra từng lá thư ở giai đoạn cuối cùng, viết tắt nó và được thông qua.

(4) Tham khảo:

Mỗi chữ cái phải có một số tham chiếu là ký hiệu và có chức năng như một mã. Từ ý nghĩa bên trong của mã, các đặc điểm của một chữ cái có thể được biết. Dự kiến ​​người nhận, trong khi trả lời thư, sẽ tham khảo số tham chiếu này. Số tham chiếu có thể được đặt bởi bộ phận liên quan để làm cho nó có ý nghĩa.

Một lần nữa, số tham chiếu có thể được thêm bởi nhân viên bán hàng tại thời điểm gửi nó nhưng số đó không là gì ngoài số sê-ri gửi hàng. Điều này không khoa học. Trong mối quan tâm lớn, số tham chiếu tượng trưng được thêm vào thời điểm chuẩn bị thư và ngoài ra, một số gửi hàng nối tiếp được đóng dấu trên đó bởi nhân viên bán hàng. Đây là một thủ tục hoàn chỉnh.

Gửi hàng:

Ý nghĩa:

Thư phải đạt được địa chỉ chính xác trong thời gian hợp lý. Việc gửi hàng có ý nghĩa rất lớn vì những lý do sau: Có thể có các biến chứng thương mại hoặc pháp lý, khiếu nại có thể tăng lên, danh tiếng có thể bị đe dọa, phản ứng dự kiến ​​có thể không xảy ra, và thậm chí có thể phải chịu tổn thất tài chính nếu có sự bất thường hoặc không chính xác trong quá trình.

Có một bộ phận trung tâm để thực hiện các hoạt động. Một "dòng chết" đã được sửa, tức là thời gian cuối cùng đã được sửa, giả sử vào 4-15 giờ chiều mà sau đó sẽ không nhận được thư nào để gửi vào ngày hôm đó.

Quy trình gửi thư được đưa ra dưới đây:

(1) Đối chiếu:

Cùng với một lá thư, một số bao vây, bao gồm séc, hối phiếu, đơn đặt hàng bưu chính, hóa đơn, bản sao của các chữ cái hoặc tuyên bố khác, v.v ... thường được gửi. Đôi khi một thông tư bao gồm một số trang cyclostyled. Một thông báo được kèm theo các báo cáo.

Tất cả các giấy tờ liên quan này phải được lắp ráp hoặc đối chiếu và nối với nhau bằng cách ghim hoặc bằng cách sử dụng ghim, kẹp, thẻ, v.v ... Việc đối chiếu phải được thực hiện rất cẩn thận, xem rằng không có phần nào bị bỏ sót hoặc nếu có trang, chúng là lắp ráp răng cưa. Để đối chiếu một bảng lớn được yêu cầu và một máy dập ghim. Một máy đối chiếu có thể được sử dụng.

(2) Gấp:

Các hoạt động tiếp theo là gấp. Gấp giấy là một nghệ thuật. Nó phải được thực hiện một cách gọn gàng. Trong trường hợp chữ cái nội địa, việc gấp phải được thực hiện theo hướng đã cho. Nếu phong bì cửa sổ được sử dụng thì việc gấp lại phải được thực hiện theo cách có thể nhìn thấy địa chỉ được nhập bên trong.

Trong một mối quan tâm lớn, máy gấp được sử dụng có thể gấp các chữ cái ở tốc độ cao và đồng bộ. Sau khi gấp lại, các giấy tờ sẽ được chèn vào bên trong phong bì, nếu có. Một số chữ cái được viết cho cùng một bên từ các phòng ban khác nhau có thể được chèn cùng nhau.

(3) Viết địa chỉ:

Trong nhiều văn phòng, hệ thống là nhân viên bán hàng sẽ viết địa chỉ. Nó không phải là một hệ thống tốt. Điều mong muốn là người đánh máy trong khi gõ chữ cái cũng sẽ gõ địa chỉ. Nhưng nhân viên bán hàng có thể sử dụng máy đánh địa chỉ.

Máy này rất hữu ích khi việc liên lạc phải được thực hiện thường xuyên với một số địa chỉ cố định. Ví dụ: thông tư hoặc thông báo cho các thành viên của hiệp hội, hóa đơn điện hoặc điện thoại cho người đăng ký, v.v.

(4) Niêm phong và dập:

Các phong bì phải được niêm phong là một công việc đơn điệu. Văn phòng lớn sử dụng máy niêm phong cho mục đích này. Tất cả các phong bì có thể không phải được niêm phong. Ví dụ: các chữ cái được gửi bởi 'bài đăng'. Các hoạt động tiếp theo là dập.

Dập hoặc sửa tem bưu chính là một hoạt động tẻ nhạt, bẩn thỉu và rủi ro. Nó bẩn vì người ta phải sử dụng kẹo cao su dính. Đó là rủi ro vì có thể có sự ăn cắp tem bưu chính. Sổ Bưu điện có thể được duy trì như Sổ Tiền mặt Imprest.

Nhân viên bán hàng nhận được một số tiền lớn nhất để mua tem mà anh ta phải tiêu thụ bằng cách ghi lại số lượng chữ cái được gửi đi và tem tương ứng được tiêu thụ. Các tem có giá trị khác nhau phải được cố định trên các thư có trọng lượng khác nhau và các loại dịch vụ bưu chính khác nhau được hưởng. Ví dụ, bài viết thông thường, bài đăng sách, theo giấy chứng nhận đăng bài, bài đăng ký và bài bảo hiểm.

Tốt hơn là một cuốn sách hướng dẫn bưu chính được giữ trong văn phòng để tham khảo sẵn sàng. Một máy thẳng thắn có thể được sử dụng để khắc phục tất cả những khó khăn của việc sửa tem thủ công. Máy này có thể được kiểm tra hoàn toàn bằng máy này. Tất cả các loại thư không yêu cầu dán tem, ví dụ như thư được gửi bởi người nhắn tin. Các mục được thực hiện trong cuốn sách mẫu đơn.

(5) Ghi âm:

Khi tất cả các hoạt động trên kết thúc, thư thực sự đã sẵn sàng để gửi đi. Hầu hết các mối quan tâm duy trì một 'Đăng ký thư bên ngoài' hoặc 'Đăng ký gửi hàng' cho mục đích này. Nó bao gồm một số cột cung cấp đầy đủ chi tiết của thư gửi đi.

Thư ký gửi hàng sẽ điền vào các chi tiết của mỗi bài viết về việc gửi hàng và sẽ đặt tên viết tắt của mình ở góc bên trái của bài viết được gửi đi. Đôi khi một con dấu cao su mang tên của phần gửi hàng được dán trên đó các chữ cái đầu được thực hiện bởi nhân viên bán hàng. Điều này là phổ biến hơn trong các sở của Chính phủ.

(6) Đăng bài:

Bây giờ thư sẽ được đăng. Nếu thư là: được gửi bằng tin nhắn thì việc đăng bài là không cần thiết. Người đưa tin sẽ mang các bài báo và tiếp cận họ trực tiếp với người nhận chống lại sự thừa nhận đã ký trong sách hoa mẫu đơn. Điều này chỉ có thể cho giao tiếp địa phương. Nếu không, thư phải được đăng.

Các bài viết có thể được bỏ trong Hộp bài. Các bài viết hoặc thư đã đăng ký sẽ được đăng theo giấy chứng nhận đăng, phải được gửi trực tiếp đến Bưu điện để đăng ký và ghi lại. Một văn phòng có thể duy trì Túi Bưu điện trong đó tất cả các thư gửi đi có thể được gửi đến Bưu điện, một số lần trong một ngày.

Post Bag bị khóa và do đó không có cơ hội bỏ lỡ bất kỳ bài viết bưu chính. Một số thư khẩn có thể phải được đăng trực tiếp trong khoang RMS được gắn vào một chuyến tàu cụ thể. Có thể có một bảng thời gian thường xuyên cho một văn phòng nêu rõ khi nào thư sẽ được mang theo để gửi. "Đăng" không bắt buộc theo hệ thống dịch vụ chuyển phát nhanh.