Cách tổ chức văn phòng của bạn: 12 bước hàng đầu

Bài viết này đưa ra ánh sáng trên mười hai bước cần thiết để tổ chức một văn phòng. Các bước là: 1. Lập kế hoạch 2. Lựa chọn địa điểm 3. Không gian hoặc chỗ ở 4. Bố trí 5. Điều kiện làm việc 6. Thiết bị 7. Tuyển dụng nhân viên 8. Bộ phận 9. Phân công công việc 10. Phân quyền về các mối quan hệ 12. Chuẩn bị một Sổ tay văn phòng.

Tổ chức Văn phòng Bước # 1. Lập kế hoạch:

Mỗi loại công việc cần lập kế hoạch. Công việc haphazard dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và năng lượng. Việc lập kế hoạch của một văn phòng phần lớn phụ thuộc vào sự đa dạng và khối lượng hoạt động của nó. Điều đó một lần nữa được xác định bởi bản chất và cô ấy của tổ chức mà văn phòng đang được thiết lập. Ngoài kế hoạch vật lý, một ngân sách cũng phải được chuẩn bị, cả về vốn và chi phí doanh thu để xem các quỹ có sẵn.

Tổ chức một Văn phòng Bước # 2. Lựa chọn Trang web:

Đây là một nhiệm vụ có vấn đề. Nhiều yếu tố khác nhau, thương mại, kinh tế và hoàn cảnh, phải được tính đến.

Tổ chức Văn phòng Bước # 3. Không gian hoặc chỗ ở:

Chỗ ở phải đủ cho các hoạt động của bộ phận. Phạm vi sẽ có để mở rộng trong tương lai nhưng không thể bỏ qua yếu tố thuê.

Tổ chức một Văn phòng Bước # 4. Bố trí:

Chỗ ở và bố trí có liên quan chặt chẽ với nhau. Có nhiều kiểu bố trí khác nhau phụ thuộc vào hệ thống văn phòng và số lượng phòng ban. Nguyên tắc sử dụng tối ưu không gian phải được ghi nhớ.

Tổ chức Văn phòng Bước # 5. Điều kiện làm việc:

Văn phòng phải được cung cấp ánh sáng thích hợp, thông gió, vệ sinh, vv mà hiệu quả công việc phụ thuộc phần lớn.

Tổ chức Văn phòng Bước # 6. Thiết bị:

Các loại thiết bị khác nhau bao gồm đồ nội thất, máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, vv là cần thiết cho hoạt động hàng ngày của một văn phòng. Mua phải được thực hiện với sự cẩn thận. Sự liên tục của việc cung cấp, bảo trì thích hợp và thời gian sửa chữa và gia hạn là cần thiết cho họ.

Một bộ phận mua hàng riêng biệt có thể được thiết lập cho mục đích này. Thư ký có thể được giao phó công việc. Nói cách khác, tất cả các yếu tố vật chất phải được mua và nguồn cung cấp thường xuyên của chúng được đảm bảo.

Tổ chức Văn phòng Bước # 7. Tuyển nhân viên:

Đây là việc đối phó với các yếu tố con người trong một tổ chức văn phòng và là nhiệm vụ khó khăn nhất.

Tuyển dụng nhân viên là một quá trình bao gồm các bước và khía cạnh sau đây:

(a) Đặc điểm kỹ thuật và phân loại:

Đầu tiên đặc tả công việc phải được thực hiện. Nó có nghĩa là một danh sách phải được chuẩn bị về những loại công việc cụ thể cần thiết cho mối quan tâm. Tương ứng, một danh sách các loại đàn ông cụ thể cần thiết để thực hiện các công việc cũng phải được chuẩn bị.

Đặc tả công việc và đặc tả người đàn ông là hành vi đồng thời. Việc làm phải được phân loại quá. Theo Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ, có sáu loại cấp độ từ A đến F. Cấp cao hơn, chức năng tư duy nhiều hơn chức năng. Hạ lớp, nhiều hơn là làm chức năng hơn chức năng suy nghĩ.

Các yếu tố sau đây phải được xem xét trong việc xác định điểm:

(i) Giáo dục, cả nói chung và kỹ thuật,

(ii) Kỹ năng cần thiết để thực hiện một công việc.

(iii) Kinh nghiệm, nếu có.

(iv) Số lượng giám sát và hướng cần thiết. Tỷ lệ thù lao sẽ phụ thuộc vào cấp bậc của công việc.

(b) Chính sách tuyển dụng:

Phải có một chính sách tuyển dụng nhất định. Tuyển dụng có thể được thực hiện thông qua quảng cáo trên báo hoặc thông qua trao đổi việc làm. Các nguồn tuyển dụng khác là: từ các thành viên gia đình của nhân viên hiện có, công đoàn, nhân viên phục vụ cũ (đặc biệt là nhân viên an ninh), viện chuyên nghiệp, mối quan tâm cung cấp thiết bị văn phòng, người tìm việc, v.v.

(c) Thủ tục tuyển dụng:

Thủ tục bao gồm tổ chức các bài kiểm tra khác nhau, bằng văn bản và bằng miệng, tham gia phỏng vấn, trải qua kiểm tra y tế, vv Đó là một quá trình loại bỏ và cuối cùng một số người được chọn.

(d) Đào tạo:

Trong nhiều mối quan tâm, những người đàn ông được lựa chọn phải trải qua đào tạo cảm ứng. Đôi khi, trước khi có việc làm, người ta phải phục vụ một thời gian học việc. Hoặc, sau khi nhận được việc làm, một thời gian thử việc phải được nhân viên bảo hiểm trước khi dịch vụ được thực hiện vĩnh viễn. Đào tạo cũng được cung cấp để thăng chức hoặc chuyển liên bộ phận.

Tổ chức Văn phòng Bước # 8. Bộ phận:

Phòng ban là một công việc chuyên ngành. Nó có nghĩa là nhóm các công việc. Một nhóm các công việc đồng minh được gọi là bộ phận.

Ví dụ: bộ phận tài khoản bao gồm tất cả các công việc liên quan đến việc giữ sổ sách, lập báo cáo tài chính và tài khoản, tính toán chi phí sản xuất và giá bán, chuyển lệnh thanh toán, duy trì quan hệ với ngân hàng, chủ nợ, con nợ, v.v., và làm các chức năng đồng minh khác.

Các yếu tố khác nhau phải được xem xét trước khi phân chia tổng số chức năng của một tổ chức thành các phòng ban. Trước khi phân chia, phân chia có thể là cần thiết. Câu hỏi về tập trung hóa và phân cấp các chức năng văn phòng cũng xuất hiện. Hệ thống văn phòng phải được xác định.

Tổ chức một Văn phòng Bước # 9. Phân công công việc:

Mỗi thành viên của nhân viên sẽ được phân bổ nhiệm vụ cụ thể. Việc làm được giao cho họ. Mọi người sẽ biết ai là cấp trên của mình, người mà anh ta phải nhận lệnh và ai sẽ chịu trách nhiệm. Phân công công việc được theo sau bằng cách chuẩn bị thói quen để thực hiện công việc theo quy trình hoặc phương pháp được xác định rõ.

Tổ chức Văn phòng Bước # 10. Phân quyền:

Phái đoàn thẩm quyền là lực lượng cuộc sống của một tổ chức. Mỗi cấp trên sẽ ủy thác hoặc trao một phần thẩm quyền của mình cho cấp dưới của mình. Nhờ uy quyền đó, cấp dưới sẽ được trao quyền để thực hiện công việc của mình và có thể ra lệnh cho cấp dưới của mình. Số lượng trách nhiệm bằng nhau được tạo ra với sự ủy quyền. Cao hơn thẩm quyền lớn hơn là trách nhiệm.

Quyền hành di chuyển xuống từ cấp trên đến cấp dưới, trách nhiệm được tạo ra và trách nhiệm giải trình đi lên từ cấp dưới lên cấp trên. Trách nhiệm có nghĩa là lấy báo cáo từ cấp dưới để cấp trên xác định xem họ đã hoàn thành nhiệm vụ bao xa. Thông qua trách nhiệm giải trình, các bài tập cấp trên kiểm soát cấp dưới của mình.

Tổ chức một Văn phòng Bước # 11. Tạo mối quan hệ:

Đây là nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức. Trong tổ chức, một số lượng lớn người được tập hợp lại. Họ phải làm công việc tương ứng nhưng phải có sự phối hợp hoàn hảo trong chức năng của họ để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.

Mối quan hệ giữa các thành viên của nhân viên trong một tổ chức dựa trên thẩm quyền. Thuật ngữ thẩm quyền có nghĩa là sức mạnh của việc đưa ra quyết định và ra lệnh cho người khác để thực hiện các quyết định đó. Trong một tổ chức có một chuỗi các mối quan hệ cấp dưới giữa các thành viên của đội ngũ nhân viên.

Mỗi cá nhân đều vượt trội so với người tiếp theo của mình nhưng phụ thuộc vào người trước đó. Và, quyền lực di chuyển xuống dưới và trách nhiệm giải trình đi lên giữa cấp trên và cấp dưới của mình. Một cấp trên có thể có một số cấp dưới dưới mình. Đây là 'khoảng kiểm soát'. Nhưng, mỗi cấp dưới phải chỉ có một cấp trên. Đây được gọi là nguyên tắc "thống nhất chỉ huy".

Trong một văn phòng nếu chúng ta nhìn vào bộ phận tài khoản, việc thụ thai sẽ rõ ràng. Quyền hạn để thực hiện các công việc chuyển từ Bộ trưởng, là giám đốc, sang Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính (bất cứ điều gì có thể là tên của bài đăng). Bản thân Kế toán trưởng không tự mình làm tất cả các công việc kế toán.

Ông ủy thác một phần quyền hạn của mình cho các trợ lý của mình và trợ lý ủy quyền một phần thẩm quyền của họ cho các thư ký giao dịch. Trách nhiệm chuyển lên từ các thư ký giao dịch đến các trợ lý, từ trợ lý đến Kế toán trưởng và từ Kế toán trưởng đến Thư ký. Bộ trưởng, người đã nhận được thẩm quyền từ những người quản lý hàng đầu, chịu trách nhiệm trước họ.

Các khía cạnh khác nhau của một tổ chức:

Mối quan hệ quyền lực trong một tổ chức được chia thành hai phần:

(a) Dòng:

Những người tham gia thực hiện các chức năng cơ bản hoặc chính của một tổ chức, như sản xuất, tiếp thị, mua hàng, v.v. được gọi là người 'dòng'. Thẩm quyền của họ được gọi là thẩm quyền dòng. Phái đoàn chính quyền chủ yếu diễn ra thông qua dòng người,

(b) Nhân viên:

Những người đang tham gia vào các chức năng dịch vụ hoặc tư vấn, như tài chính, quản lý nhân sự, v.v. được gọi là 'nhân viên'. Những người này là chuyên gia và tư vấn cho những người trực tuyến bằng các dịch vụ chuyên biệt của họ để các chức năng chính hoặc cơ bản có thể được thực hiện một cách hiệu quả.

Một văn phòng, là chỗ ngồi cho cả hai loại người và dòng nhân viên. Khi phân chia được thực hiện, nhóm chức năng này phải được ghi nhớ. Điều này rất có ý nghĩa bởi vì thường có một cuộc xung đột được tìm thấy tồn tại giữa dòng và nhân viên.

Đây là tất cả về tổ chức chính thức của một văn phòng được thành lập bởi những người quản lý hàng đầu dựa trên các mối quan hệ thẩm quyền. Bên cạnh tổ chức chính thức này, có sự phát triển của tổ chức không chính thức trong một văn phòng.

Những người làm việc trong một văn phòng thuộc các phòng ban khác nhau và các cấp thẩm quyền khác nhau có thể hình thành các nhóm không chính thức vì các yếu tố sau:

(a) Nói cùng một ngôn ngữ;

(b) Có nhà ở cùng tiểu bang hoặc quận;

(d) Thuộc cùng một cộng đồng tôn giáo; v.v.

Tổ chức không chính thức thường được tìm thấy mạnh hơn tổ chức chính thức. Những gì không thể đạt được thông qua các đơn đặt hàng chính thức hoặc chính thức, có thể đạt được thông qua các yêu cầu không chính thức.

Sơ đồ và Hướng dẫn tổ chức:

Đó là mong muốn rằng một biểu đồ được vẽ lên cho thấy các vị trí chính thức và các mối quan hệ chính thức. Bằng cách nhìn vào biểu đồ, người ta có thể hiểu vị trí của mình trong mối quan hệ với cấp trên và cấp dưới. Một sơ đồ tổ chức có thể là dọc hoặc ngang hoặc tròn. Nhưng sơ đồ tổ chức là không đủ. Nó không mô tả chức năng của những người giữ các bài viết khác nhau.

Một hướng dẫn tổ chức được chuẩn bị giống như một cuốn nhật ký mô tả các chức năng cụ thể cho các bài viết khác nhau. Một bản sao của hướng dẫn này được trao cho mọi thành viên của nhân viên để hiểu rõ hơn về tổ chức và người dân. Người ta có thể biết nhiệm vụ của mình và giới hạn thẩm quyền của mình. Thư ký có nhiệm vụ chính là chuẩn bị sơ đồ tổ chức và sổ tay tổ chức.

Tổ chức Văn phòng Bước # 12. Chuẩn bị Sổ tay Văn phòng:

Trong một văn phòng tốt, một hướng dẫn về thủ tục văn phòng được chuẩn bị và một bản sao được phân phát cho mỗi thành viên của nhân viên để được hướng dẫn. Chính phủ xuất bản hướng dẫn văn phòng cho các thủ tục và thủ tục của bộ và nó được chào bán cho công chúng với giá danh nghĩa.

Một hướng dẫn được thiết kế tốt cho thủ tục văn phòng phục vụ các mục đích sau:

(a) Đó là một kế hoạch thường trực cho công việc,

(b) Nó được coi là một phương tiện nội bộ, truyền thông,

Một hướng dẫn văn phòng bao gồm các biểu đồ dòng chảy.

Ưu điểm của hướng dẫn sử dụng văn phòng là:

(a) Nó giúp phối hợp các hoạt động khác nhau,

(b) Nó giúp cho việc ra quyết định nhanh hơn và dựa trên tính đồng nhất của mục đích,

(d) Nó ghi lại những bài học về kinh nghiệm trong quá khứ của tổ chức và từ đó thủ tục thuận tiện nhất được thực hiện.

(e) Đây là một công cụ kiểm soát và đo lường công việc rất hiệu quả,

(f) Nó cung cấp nền tảng cho nghiên cứu O & M.