Điền vào văn phòng: Chủ đề và tính năng

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Office Filing. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Chủ đề của vấn đề lưu trữ trong văn phòng 2. Các tính năng của việc lưu trữ trong văn phòng.

Đối tượng của việc nộp hồ sơ tại văn phòng:

Một tập tin là một thùng chứa trong đó giấy tờ và tài liệu được chèn để bảo quản. Bảo quản như vậy là cần thiết để tham khảo, hướng dẫn, bằng chứng và lịch sử. Nộp hồ sơ phải được thực hiện một cách có hệ thống, phân loại, có phương pháp, gọn gàng, bảo mật và xác định.

Có hệ thống:

Có hai hệ thống nộp đơn tập trung và phi tập trung. Cả hai hệ thống đều có ưu điểm và nhược điểm. Một sự lựa chọn phải được thực hiện.

Phân loại:

Các tập tin có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, chủ đề khôn ngoan, khôn ngoan theo lãnh thổ, khôn ngoan theo đảng hoặc khôn ngoan, hoặc kết hợp hai hoặc nhiều hơn những điều trên. Tên có thể được phân loại thêm theo cách chữ cái, số hoặc chữ cái-số.

Phương pháp:

Có nhiều phương pháp khác nhau để giữ các tập tin theo chiều ngang, ngang và dọc. Bất kỳ một phương pháp phải được thông qua.

Gọn gàng:

Giấy tờ, tài liệu, vv phải được chèn một cách gọn gàng để chúng trông gọn gàng và được bảo vệ nhiều hơn.

Đảm bảo:

Các tập tin phải được giữ lại trong một thời gian dài và đôi khi trong một thời gian rất dài. Các tập tin, do đó, phải được giữ một cách an toàn. Chúng phải được bảo vệ chống trộm hoặc phá hủy bởi lửa, côn trùng, vv Trong thời hiện đại, các loại tủ hồ sơ có sẵn cho mục đích này.

Xác định:

Vị trí của mỗi tệp phải xác định để có thể tìm ra nó trong thời gian ngắn nhất.

Các tính năng của nộp hồ sơ tại văn phòng:

Lưu trữ như một phần của chức năng ghi âm của một văn phòng có các tính năng đặc biệt sau:

(1) Thiết bị:

Hoạt động lưu trữ cần nhiều loại thiết bị: các tập tin hoặc thư mục, giá đỡ, kệ hoặc tủ, khay và giỏ, thẻ khác nhau (thẻ hướng dẫn hoặc thẻ chỉ mục), v.v. Hầu hết các thiết bị đều có thông số kỹ thuật.

(2) Phương pháp:

Có nhiều phương pháp khác nhau để giữ các tập tin theo chiều ngang, ngang và dọc. Phương pháp dọc, hoặc phương pháp mới nhất là tốt nhất.

(3) Thủ tục:

Từng bước một số thao tác nhất định phải được tuân theo từ việc nhận lệnh nộp giấy và cuối cùng là băm nhỏ hoặc thanh trừng.

(4) Nhân sự:

Nhân viên được đào tạo đặc biệt là cần thiết để thực hiện công việc.

(5) Nguyên tắc:

Có một số nguyên tắc nhất định phải được tuân theo để nộp đơn hiệu quả.

(6) Lập chỉ mục:

Lưu trữ phải được đi kèm với lập chỉ mục để làm cho các hoạt động hoàn thành.